10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Organizacja funkcjonowania kasy w firmie
Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo zasad obrotu gotówkowego w jed- 2) zastępczymi dowodami kasowymi, które wystawiane są w przypadku braku do-
nostce. Stanowi jedynie, że dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy kumentu z
ródłowego. Występują one jako dowody wpłaty gotówki do kasy  KP
należy stosować konta pomocnicze (art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Nakazuje i wypłaty gotówki z kasy  KW.
ujmować wpłaty i wypłaty gotówką, czekami i wekslami obcymi w tym samym dniu, w któ- Dowód wpłaty KP jest zastępczym dowodem kasowym, który potwierdza wpłatę
rym zostały dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy). Nakłada też obowiązek inwentaryzacji gotówki (np. należność za fakturę). Wystawia go kasjer w dacie wpływu gotówki do kasy.
środków pieniężnych w kasie nie rzadziej niż na ostatni dzień każdego roku obrotowego Powinien on zawierać:
w drodze spisu z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy).  informacje o wpłacającym,
Określenie zasad funkcjonowania obrotu gotówkowego leży więc w gestii kierownika  datę wpływu gotówki,
jednostki. To on decyduje o wyodrębnieniu kasy w jednostce. On też ponosi odpowiedzial-  numer dowodu KP,
ność za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki i za prawidłową organizację gospodarki  tytuł dokonywanej wpłaty,
kasowej. Organizacja funkcjonowania kasy w firmie powinna zostać przez kierownika  kwotę wpłaty, także wypisaną słownie,
jednostki określona na piśmie, np. w formie instrukcji kasowej. Instrukcja taka powinna  oznaczenie dowodu w raporcie kasowym (numer i pozycję, pod którą wpisano wpłatę
zawierać ustalenia dotyczące m.in.: do raportu kasowego),
 warunków zabezpieczeń pomieszczeń kasowych służących przechowywaniu środków  podpis co najmniej kasjera przyjmującego gotówkę.
pieniężnych, zasad transportu środków pieniężnych, Dowód wypłaty KW jest zastępczym dowodem kasowym, który dokumentuje zrealizo-
 zakresu czynności kasjera, wanie wypłaty gotówki z kasy. Dowód ten wystawia kasjer lub inna upoważniona osoba na
 minimalnego zapasu gotówki pozostającej w kasie, tzw. pogotowia kasowego, podstawie z
ródłowych dokumentów kasowych, przygotowanych wcześniej i podpisanych
 trybu wykonywania operacji kasowych i rodzaju ich dokumentowania, zasad obiegu przez kierownika jednostki lub głównego księgowego. Kasjer przed wypłaceniem gotówki
dokumentów kasowych i sposobu ich przechowywania, z kasy powinien skontrolować, czy dokument z
ródłowy, na podstawie którego dokona
 formy kontroli prawidłowości funkcjonowania kasy. wypłaty, jest sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony
do wypłaty przez uprawnione osoby (na podstawie wzorów podpisów). Datą wystawienia
Przechowywanie i transport gotówki
dowodu KW jest data wypłaty gotówki z kasy. Dowód ten powinien zawierać:
W instrukcji kasowej zamieszcza się opis pomieszczenia, w którym znajduje się  informację, komu wypłacana jest gotówka,
kasa firmy  czy jest wydzielone i jak jest zabezpieczone (np. okna zabezpieczone kratą,  datę wypłaty gotówki,
odpowiednie zamki w drzwiach wejściowych, urządzenia alarmowe). Powinno też być opi-  numer dowodu KW,
sane miejsce przechowywania gotówki (np. kasetka stalowa chowana w sejfie albo szafie  tytuł dokonywanej wypłaty,
stalowej). Ponadto można wskazać osobę lub osoby odpowiedzialne za transport dużej ilości  kwotę wypłaty, także wypisaną słownie,
gotówki i sposób przewożenia tych pieniędzy.  oznaczenie dowodu w raporcie kasowym (numer i pozycję, pod którą wpisano wypłatę
O przechowywaniu i transporcie wartości pieniężnych mówiło rozporządzenie Ministra do raportu kasowego),
Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim  podpis kasjera i osoby odbierającej gotówkę.
powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych Wszystkie dokonane w danym dniu wpłaty i wypłaty z kasy muszą być ujęte w ra-
przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 1998 r. nr 129, poz. 858 ze porcie kasowym. Raport kasowy jest dowodem księgowym zbiorczym, dlatego wszystkie
zm.). Rozporządzenie to zostało uchylone z dniem 11 lipca 2010 r. przez ustawę o uchyleniu z
ródłowe dokumenty kasowe (np. listy płac, rachunki, faktury) i zastępcze dowody kasowe
lub zmianie niektórych upoważnień do wydawania aktów wykonawczych (Dz. U. z 2009 r. (KP i KW) należy do niego dołączyć (także w przypadku prowadzenia raportu kasowego
nr 98, poz. 817). W jego miejsce minister właściwy do spraw wewnętrznych, po zasięgnięciu komputerowo). Saldo w raporcie kasowym może być wyłącznie dodatnie. Saldo ujemne
opinii Prezesa Narodowego Banku Polskiego, ma wydać nowe przepisy w tej sprawie. Dopóki oznacza najczęściej błąd rachunkowy lub ewidencyjny. Niedobór gotówki w kasie doku-
tego nie zrobi, przy sporządzaniu instrukcji kasowej można opierać się na regulacjach  sta- mentowany jest w raporcie kasowym dowodem KW, a nadwyżka dowodem KP. Dla obrotu
rego rozporządzenia w zakresie bezpiecznego przechowywania i transportu gotówki. gotówkowego w walutach obcych stosuje się odrębne raporty kasowe.
Raport kasowy stanowi podstawę uzgodnienia rzeczywistego stanu kasy ze stanem
Funkcja kasjera i związane z nią obowiązki
wynikającym z raportu z kontem 10  Kasa oraz rozliczenia osoby materialnie odpowie-
Kasjer przyjmuje odpowiedzialność za powierzone mienie (gotówkę) na piśmie i jest dzialnej za stan środków pieniężnych w kasie (kasjera). W raporcie tym ustalany jest stan
z niej rozliczany podczas inwentaryzacji kasy. Należy szczegółowo określić zasady i obo- gotówki, zgodnie z wyliczeniem:
wiązki, których musi przestrzegać pracownik zatrudniony na stanowisku kasjera. stan kasy poprzedni (na dzień rozpoczęcia raportu kasowego) + wpłaty  wypłaty =
= stan obecny kasy (na dzień zamknięcia raportu kasowego).
Przede wszystkim powinien on:
1) przyjmować do realizacji wyłącznie dokumenty podpisane przez głównego księgo- Raport kasowy sporządzany jest najczęściej bieżąco każdego dnia. Może również obej-
wego i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osoby upoważnione  wykaz mować dłuższe okresy, np. kilka dni, jeśli liczba operacji kasowych w jednym dniu jest
osób upoważnionych do dysponowania gotówką oraz wzory ich podpisów powinny niewielka. Nie powinien jednak być sporządzany rzadziej niż na koniec każdego miesiąca.
stanowić załącznik do instrukcji kasowej, Częstotliwość sporządzania raportu kasowego określa kierownik jednostki, uwzględniając
2) żądać pokwitowania odbioru gotówki, tj. złożenia podpisu na dowodzie kasowym potrzeby wewnętrznej kontroli i ilość operacji. Przy czym operacje wpłat i wypłat gotówką
stanowiącym podstawę wypłaty, powinny być ujęte w raporcie w tym dniu, w którym zostały dokonane, jak nakazuje art. 24
3) wypłacając gotówkę osobom nieznanym, żądać okazania dowodu osobistego lub in- ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Raport kasowy powinien być przekazywany do ko-
nego dokumentu potwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki, a następnie wpisać mórki księgowości w terminach umożliwiających sporządzenie za dany miesiąc zestawienia
na dowodzie kasowym imię i nazwisko osoby pobierającej gotówkę, numer i rodzaj obrotów i sald kont księgi głównej  najpóz
niej na koniec każdego miesiąca.
dowodu tożsamości, datę jego wydania,
Kontrola stanu gotówki w kasie
4) przy wypłatach osobom trzecim żądać pisemnego upoważnienia do pobrania gotówki,
które następnie należy dołączyć do dowodu kasowego, Obowiązek zinwentaryzowania środków pieniężnych przypada na ostatni dzień każdego
5) przychody i rozchody gotówki rejestrować na bieżąco i w ujęciu chronologicznym roku obrotowego. W przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem
w raportach kasowych, kalendarzowym, inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na dzień 31 grud-
6) na koniec każdego dnia sprawdzać stan gotówki w kasie z saldem raportu kaso- nia. Tyle wynika z ustawy o rachunkowości. Jednak mając na względzie konieczność
wego. prawidłowego prowadzenia obrotu gotówkowego, zazwyczaj dokonuje się częstszej
Kierownik jednostki powinien powierzyć obowiązki kasjera pracownikowi, który oprócz inwentaryzacji kasy w sposób niezapowiedziany. Zapobiega to ewentualnym nadużyciom.
kwalifikacji zawodowych zapewniających prawidłowe przyjmowanie i wydawanie środków Spis z natury w kasie sporządza się też na okoliczność zmiany kasjera.
pieniężnych, ma także nienaganną opinię i nie był w przeszłości karany np. za przestępstwa Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych w kasie polega na ustaleniu
gospodarcze. Ponadto trzeba pamiętać, że w obrocie środkami pieniężnymi musi być za- ich rzeczywistego stanu (wartości nominalnej) oraz porównaniu ze stanem wynikającym
chowana rozdzielność funkcji  czynności związanych z wykonywaniem operacji kasowych z raportów kasowych i ksiąg rachunkowych. Przeprowadza ją zespół spisowy w obecności
nie można powierzać osobie, która decyduje o wypłacie środków pieniężnych lub prowadzi kasjera (kasjer nie może być członkiem takiego zespołu). Z inwentaryzacji kasy sporządza
konto księgowe kasy. Poza tym kasjer nie powinien zajmować się sprzedażą, gdyż funkcje się protokół.
sprzedaży powinny być oddzielone od czynności pobierania zapłaty. Ewentualne ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym
Często pojawiają się wątpliwości dotyczące tego, czy główny księgowy firmy może być a wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w okresie, w którym
jednocześnie kasjerem. Główny księgowy najczęściej wydaje dyspozycje m.in. co do wy- przypadał termin inwentaryzacji. Ewidencja zdarzeń z tym związanych może wyglądać
płat środków pieniężnych oraz sprawuje kontrolę wewnętrzną nad dokumentacją księgową następująco:
i zapisami księgowymi. Dlatego nie powinien być kasjerem. Wówczas bowiem jedna osoba I. Niedobór gotówki w kasie
zatwierdzałaby wypłatę, sporządzała dowody wypłaty, sprawdzała je pod względem formal- 1. PK  kwota niedoboru gotówki wynikająca z protokołu kontroli kasy:
nym i rachunkowym oraz dokonywała kontroli stanu środków pieniężnych w kasie. W takiej  Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów),
sytuacji mogłyby wystąpić wszelkie nieprawidłowości  nie tylko błędy, ale i nadużycia.  Ma konto 10  Kasa .
Zatem z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania jednostki nie jest wskazane, 2. PK  decyzja kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony przez ka-
aby jedna osoba wykonywała obowiązki kasjera i głównego księgowego. sjera:
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne
Pogotowie kasowe jednostki
kasjera),
Dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego jednostka powinna ustalić wartość  Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów).
gotówki  niezbędne minimum  jaka może być przechowywana w kasie (pogotowie 3. Wpłata do kasy niedoboru przez kasjera  na podstawie dowodu kasowego KP:
kasowe). Gotówka ponad ustalony limit powinna być odprowadzana do banku. Wysokość  Wn konto 10  Kasa ,
niezbędnego zapasu gotówki w kasie ustala kierownik jednostki, biorąc pod uwagę potrzeby  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne
jednostki. kasjera).
II. Nadwyżka środków pieniężnych w kasie
Dokumentowanie obrotu gotówkowego
1. PK  kwota nadwyżki gotówki wynikająca z protokołu kontroli kasy:
Tryb wykonywania operacji kasowych, sposób ich udokumentowania oraz zasady obiegu  Wn konto 10  Kasa ,
dokumentów kasowych i ich przechowywania może być określony w instrukcji kasowej  Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie nadwyżek).
lub wynikać z instrukcji obiegu dokumentów. Operacje kasowe powinny być udokumen- 2. PK  zarachowanie nadwyżki środków pieniężnych do przychodów jednostki:
towane:  Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),
1) z
ródłowymi dokumentami kasowymi, takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zali-  Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne .
czek, rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury zewnętrzne, dowody wpłat na rachunki
Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
bankowe itp.,
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 63 " 9.08.2010 r.