Wybór firmy zarządzającej przez wspólnotę mieszkaniową
Proces wyboru zarządcy uruchamiany jest poprzez formalne podjęcie tematu przez
aktywnych właścicieli uczestniczących w pracach zarządu wspólnoty mieszkaniowej.
Pomysł wyboru bądz
zmiany zarządcy nieruchomości wspólnej z reguły powinien
być zaproponowany w trakcie zebrania właścicieli lokali. Szczegółowa procedura
zale\
eć będzie od struktury organizacyjnej oraz wielkości wspólnoty mieszkaniowej.
Wybór zarządcy realizuje najczęściej zarząd wspólnoty  du\
ej (8 i więcej lokali
sprzedanych bądz
nie wyodrębnionych przez  dotychczasowego właściciela), bądz

te\
aktywni właściciele lokali w przypadku wspólnoty  małej (maksymalnie do
7 lokali). Wyboru mo\
e dokonać bezpośrednio, bądz
poprzez wsparcie prac zarządu
wspólnoty specjalna komisja konkursowa (jeśli taka nie istnieje, mo\
na ją powołać
formalnie  w uchwale właścicieli  bądz
nieformalnie  w postaci grupy inicjatywnej
właścicieli lokali aktywnie zaanga\
owanych w kwestie gospodarowania
nieruchomością wspólną). O pomoc w wyborze zarządcy właściciele lokali mogą się
równie\
zwrócić do zawodowych organizacji zrzeszających profesjonalistów rynku
nieruchomości, np. stowarzyszenia zarządców nieruchomości, pośredników
w obrocie nieruchomościami bądz
rzeczoznawców majątkowych. Niezale\
nej porady
mo\
e dostarczyć równie\
, komercyjny doradca ds. nieruchomości, notariusz bądz

kancelaria prawna.
Podstawową informacją, którą nale\
y uzgodnić przed rozpoczęciem poszukiwania
zarządcy jest zakres świadczonych usług, jaki oczekiwany jest przez właścicieli
lokali. Zakres ów stanowi podstawę zapytania ofertowego, które kierowane jest do
firm aktywnych na rynku. Wa\
ne jest, aby zakres ten został sprecyzowany w taki
sposób, aby zarządca do którego wspólnota kieruje propozycję współpracy, mógł się
wstępnie zorientować jakie są oczekiwania właścicieli. Właścicielom powinno
chodzić o jak najwy\
szą jakość usług świadczonych przez zarządcę, zaś krokiem
wstępnym w kierunku zapewnienia wymaganej jakości jest szczegółowe
rozpoznanie przez zarządcę potrzeb właścicieli lokali.
Niezbędne jest równie\
przedstawienie wstępnego opisu nieruchomości- właściciele
znają swoją nieruchomość. Wśród podstawowych informacji dotyczących
podmiotowej nieruchomości oraz kluczowych pytań zadawanych potencjalnym
zarządcom powinni znalez
ć się zagadnienia przedstawione na rys. 1.
Zapytanie ofertowe kieruje się najczęściej bezpośrednio do aktywnych na rynku
lokalnym przedsiębiorców. Adresy firm zarządzających nieruchomościami wyszukuje
się w ksią\
ce telefonicznej, prasie codziennej bądz
bran\
owej. Zwięzłą propozycję
współpracy mo\
na równie\
zamieścić w lokalnej prasie, wskazując sposób pobrania
od wspólnoty scharakteryzowanej powy\
ej specyfikacji zawierającej informacje na
temat nieruchomości wspólnej oraz oczekiwań wspólnoty. Warto jest zauwa\
yć, \
e
na tym wstępnym etapie nie powinno się oczekiwać od potencjalnych kandydatów
przedstawienia ani propozycji bud\
etu operacyjnego (planu gospodarczego), ani te\

precyzowania stawek kosztowych dla nieruchomości wspólnej. Na tak szczegółowe
opracowanie przyjdzie czas w ofercie finalnej, kiedy wspólnota będzie mogła
precyzyjnie przedstawić swoje potrzeby, a wyselekcjonowani wstępnie zarządcy
będą w stanie wiarygodnie i rzetelnie oszacować własne oczekiwania finansowe
oraz koszt zatrudnienia polecanych przez siebie podwykonawców, świadczących
usługi na rzecz nieruchomości wspólnej.
Warto jest dać potencjalnym zarządcom wystarczającą ilość czasu na przygotowanie
oferty. Z reguły powinny wystarczyć na to 2-3 tygodnie. Niezbędne wydaje się
równie\
podanie nazwiska, telefonu kontaktowego oraz sugerowanych godzin
kontaktu do osoby pilotującej selekcję kandydatów z ramienia wspólnoty
mieszkaniowej.
Wstępnym kryterium wyboru zarządcy będzie z pewnością jakość i staranność
sporządzonej oferty. Zarządca, oprócz standardowej prezentacji swojej firmy,
powinien udzielić precyzyjnej odpowiedzi na wszystkie elementy zapytania
ofertowego.
Pozytywnym sygnałem jest gotowość potencjalnego zarządcy do natychmiastowego
spotkania z przedstawicielami wspólnoty jeszcze przed zaprezentowaniem swojej
oferty w formie pisemnej. Spotkanie takie nie zawsze jest konieczne, nie mniej
z reguły daje szanse potencjalnemu zarządcy dokonać wstępnej inspekcji
nieruchomości oraz zapoznać się z aktywnymi właścicielami lokali.
Wstępna ocena stanu technicznego budynku pozwoli zarządcy oszacować nakład
pracy związany z zarządzaniem tą nieruchomością oraz umo\
liwi zaproponowanie
satysfakcjonującej go stawki wynagrodzenia za zarządzanie. Właściciele powinni
zwrócić uwagę, w jaki sposób zarządca ocenia ich budynek nie tylko pod względem
problemów organizacyjno-prawnych, ale równie\
i usterek bądz
zaniedbań
technicznych. Je\
eli osoba, która kontaktuje się z ramienia zarządcy z wspólnotą po
raz pierwszy, nie jest zorientowana w szczegółach technicznych (zarządca nie musi
być fachowcem w ka\
dej dziedzinie, nie mniej powinien współpracować
z specjalistami), warto poprosić ją o kolejną wizytę na terenie nieruchomości
z inspektorem nadzoru, którego zarządca zatrudnia (współpracuje).
Takie wstępne wizyty oferentów są szczególnie cenne dla wspólnot
mieszkaniowych, którym brakuje fachowej wiedzy na temat stanu technicznego
nieruchomości. Bez nakładów finansowych mogą one wtedy otrzymać cenne
informacje na temat zaległości remontowych, a tak\
e w przybli\
eniu oszacować
koszt prac niezbędnych do wykonania oraz ich kolejność (priorytety remontowe).
Prośba wykonania takiej wstępnej inspekcji stanowić będzie doskonały test dla
zarządców, których zatrudnienie się rozwa\
a.
Po wstępnej wizycie (bądz
bez niej, jeśli nie było na tym etapie potrzeby
bezpośrednich kontaktów), wspólnota zbiera oferty otrzymane od potencjalnych
kandydatów  zarządców nieruchomości zainteresowanych współpracą. Z ofert tych
nale\
y wyselekcjonować 2-3 propozycje, które spotkały się z największym
zainteresowaniem członków wspólnoty. Za kryterium wstępnej selekcji potencjalnych
partnerów wspólnoty mogą posłu\
yć właśnie odwiedziny pracownika zarządcy
(przed sporządzeniem oferty) w celu zapoznania się z nieruchomością oraz jej
mieszkańcami oraz  co najwa\
niejsze  precyzyjne ustosunkowanie się zarządcy
w ofercie do wszystkich zapytań wspólnoty. Zarządca powinien rozpoznać
i zaproponować sposoby rozwiązania problemów, jakie charakteryzują wspólnotę
i nieruchomość wspólną.
Wybranych zarządców zaprasza się do osobistego zaprezentowania oferty
w terminie uzgodnionym pomiędzy stronami. Wa\
ne jest, aby organizować co
najwy\
ej jedno spotkanie z zaproszonymi kandydatami dziennie oraz zaprosić nie
tylko właściciela firmy zarządzającej, ale przede wszystkim administratorów, którzy
bezpośrednio odpowiedzialni będą za współpracę z naszą wspólnotą.
W tej formalnej prezentacji powinno uczestniczyć jak najwięcej członków wspólnoty,
bowiem to oni decydują o sposobie utrzymania bie\
ącego nieruchomości wspólnej,
który bezpośrednio przekłada się na kalkulacje bud\
etowe. W rezultacie to
oczekiwania ogółu właścicieli kształtują wysokość bie\
ących opłat wnoszonych
przez nich na bie\
ące utrzymanie nieruchomości wspólnej. To właściciele oceniają
działania zarządcy (np. poprzez udzielenie mu absolutorium na rocznym zebraniu
ogółu właścicieli), rozsądne jest więc umo\
liwienie im podjęcia wspólnej decyzji
o zatrudnieniu takiej a nie innej firmy. Odebranie takiej szansy w mniemaniu wielu
właścicieli zuba\
a ich prawa wynikające z własności lokalu, który zajmują. Z prawa
własności i przypisanego mu udziału w nieruchomości wspólnej wynika wszak prawo
do współdecydowania o sposobie zarządzania tą nieruchomością wspólną.
Gwoz
dziem spotkania będzie prezentacja zarządcy przed właścicielami, a następnie
zarówno odpowiedzi zarządcy na szczegółowe pytania właścicieli, jak i odpowiedzi
właścicieli na pytania zarządcy. W trakcie spotkania mogą i powinny wyniknąć
sprawy, które nie zostały poruszone podczas wstępnych kontaktów z zarządcą.
Zalecane jest, aby przedstawiciele wspólnoty raz jeszcze, jasno i precyzyjnie
przedstawili zarządcy swoje oczekiwania oraz zakres i częstotliwość usług, których
świadczenia oczekują od profesjonalisty. Przykładowo, istotny jest sposób i częstość
sprzątania klatki schodowej, liczba i częstość wywozu pojemników na śmieci itp.
Optymalny wariant polega na sprecyzowaniu swych oczekiwań w stosunku do
zarządcy w formie pisemnej, co z reguły pozwala póz
niej uniknąć niepotrzebnych
rozczarowań. Nie powinno to być dla właścicieli trudne zadanie z uwagi na fakt, \
e
dysponują ju\
kilkoma szczegółowymi ofertami nadesłanymi przez oferentów, jak
i szereg odbytych wcześniej spotkań z wybranymi kandydatami.
Zarządcy, których zatrudnienie w dalszym ciągu jest brane pod uwagę, powinni
wkrótce po prezentacji przedstawić finalną, szczegółową pisemną ofertę
uwzględniającą informacje o potrzebach właścicieli. Oferta ta powinna być
uzupełniona propozycją szczegółowego bud\
etu operacyjnego nieruchomości
wspólnej, w której zarządca powinien przedstawić stawki kosztowe
odzwierciedlające  w jego mniemaniu  oczekiwania wspólnoty dotyczące zakresu,
jakości i częstotliwości usług świadczonych na rzecz nieruchomości wspólnej.
Aby wybrać zarządcę świadczącego usługi o najwy\
szej jakości konieczne będzie
przeprowadzenie rozmów z członkami wspólnot, którymi dana firma ju\
zarządza.
Optymalne jest, aby nie była to tylko przypadkowo spotkana osoba, lecz kilku
mieszkańców. Z oczywistych względów nie powinna być to równie\
osoba
wytypowana przez zarządcę nieruchomości starającego się u nas o zlecenie.
Z ró\
nych względów zalecane być mo\
e równie\
spotkanie z wspólnotami, które
zrezygnowały z usług świadczonych przez danego kandydata (je\
eli takie istnieją).
Negatywne opinie o zarządcach mogą mieć podło\
e w tendencyjnym nastawieniu
rozmówców, nie mniej warto wysłuchać wtedy opinii zarządcy na temat zarzucanych
mu  przestępstw .
Jedną kwestią jest zakres usługi świadczonej przez zarządcę, kolejną jej jakość,
a jeszcze inną cena, która bezpośrednio odzwierciedla dwa pierwsze czynniki.
Jakość to ogół właściwości usługi świadczonej przez zarządcę nieruchomości,
wią\
ących się z jej zdolnością do zaspokajania potrzeb właścicieli lokali oraz
spełnienia ich oczekiwań. Na jakość usługi składa się więc nie tylko rodzaj usługi, ale
i sposób jej wykonania oraz sposób doskonalenia rodzaju oraz wykonania tej usługi.
Właściciele lokali powinni mieć świadomość, \
e im większe będą mieli potrzeby
odnośnie zakresu obsługi wspólnoty przez zarządcę nieruchomości oraz im wy\
szej
jakości usług będą oczekiwali przy zachowaniu rozsądnej ceny  tym trudniej będzie
im znalez
ć odpowiedniego zarządcę, który potrafić będzie sprostać ich
wymaganiom. Profesjonalista taki ma prawo oczekiwać godnego wynagrodzenia.
Obok zakresu i jakości świadczonych przez zarządcę nieruchomości usług,
w praktyce bodaj\
e najwa\
niejszym kryterium wyboru zarządcy jest sugerowana
przez niego cena bie\
ącego utrzymania nieruchomości wspólnej, włączając
w szczególności jego wynagrodzenie. Porównanie stawek wynagrodzenia ró\
nych
firm zarządzających nieruchomościami bywa nieraz kłopotliwe z uwagi na ró\
ne
rodzaje rozliczeń stosowane przez zarządców. Standardowy, klarowny system
oparty jest na stałej ryczałtowej stawce za metr kwadratowy powierzchni u\
ytkowej
lokali, która odpowiada pewnemu podstawowemu zakresowi usług. Nale\
y
porównać ze sobą te zakresy, bowiem mo\
e okazać się, \
e firma oferująca usługi po
pozornie atrakcyjnej stawce, oferuje równie\
najwę\
szy zakres usług.
Zalecana jest więc uwa\
na analiza systemu rozliczeń proponowanego przez
potencjalnego zarządcę. Warto zapytać o dodatkowe koszty, którymi mo\
e być
obcią\
ona wspólnota (np. za przejęcie budynku przez nowego zarządcę,
sporządzenie rocznego rozliczenia, rozliczanie mediów na poszczególnych
właścicieli, prowadzenie ewidencji księgowej, koordynację inwestycji remontowych
i modernizacyjnych itp.). Obok analizy stawki wynagrodzenia za zarządzanie nale\
y
zapytać o pozostałe opłaty eksploatacyjne, a więc np. za utrzymanie czystości, czy
te\
konserwację budynku.
Warto równie\
zapytać zarządcę o działania, które proponuje podejmować w celu
pozyskania przez wspólnotę dodatkowych środków finansowych. Przykładem
aktywnego zarządzania gotówką wspólnoty mieszkaniowej jest lokowanie wolnych
środków na funduszu remontowym na wysoko oprocentowanych lokatach
bankowych.
Optymalnym sposobem wyboru najtańszego zarządcy jest przedstawienie przez
niego oferty uwzględniającej zakres usługi dokładnie sprecyzowany przez właścicieli
lokali (np. w trakcie wspomnianego powy\
ej wstępnego spotkania bądz
ju\
w treści
zapytania ofertowego). W ten sposób mo\
liwe jest porównanie ze sobą kilku
oferentów.
Wynagrodzenie prowizyjne mo\
e stanowić drugi składnik wynagrodzenia zarządcy.
Taki rodzaj wynagrodzenia, pomimo i\
rzadko stosowany w praktyce umów
o zarządzanie nieruchomościami wspólnymi, zazwyczaj skutecznie mobilizuje
zarządcę do intensywnych wysiłków skierowanych np. na windykację opłat od
właścicieli mających skłonność do zalegania z płatnościami. W umowie
o zarządzanie mo\
e być jasno określone, \
e gdy efektywna ściągalność opłat
(a więc to co faktycznie zostało wpłacone na konto wspólnoty) przekroczy 95%
miesięcznego wymiaru potencjalnego (a więc wartości zaplanowanej po stronie
przychodów bud\
etu operacyjnego)  to zarządca otrzymuje powiedzmy 10% od
nadwy\
ki ponad wspomniany procent. Jasne się wtedy staje, \
e będzie to
dodatkowym impulsem dla zarządcy nieruchomości do pojęcia starań, aby wszyscy
właściciele oraz kontrahenci terminowo regulowali swoje zobowiązania wobec
wspólnoty.
Wynagrodzenie prowizyjne towarzyszy najczęściej równie\
funkcji inwestora
zastępczego, realizowanej przez zarządcę w przypadku prac remontowych
prowadzonych na terenie nieruchomości wspólnej (np. wynagrodzenie rzędu 5-10%
od kosztorysu inwestorskiego bądz
ostatecznej wartości zafakturowanej inwestycji).
Zarządca nieruchomości mo\
e równie\
oczekiwać od właścicieli lokali
wynagrodzenia prowizyjnego (określona kwota pienię\
na) za przygotowanie
strategicznego planu inwestycyjnego zawierającego określenie niezbędnych
inwestycji, ich kosztorys oraz metody finansowania w horyzoncie długofalowym 5-10
letnim. W sytuacji, gdy wspólnota powierza zarządcy funkcję inwestora zastępczego,
wynagrodzenie za ww. plan inwestycyjny wliczone zazwyczaj bywa
w wynagrodzenie prowizyjne z racji sprawowania tej funkcji.
Pozytywnym efektem konkurencji na rynku zarządców nieruchomości jest
rezygnacja ich części z wynagrodzenia prowizyjnego pobieranego z tytułu
sprawowania funkcji inwestora zastępczego oraz za opracowanie planu zarządzania
(planu gospodarczego). Zarządca pobiera więc wyłącznie wynagrodzenie ryczałtowe
( z metra powierzchni u\
ytkowej lokalu) za całość swych działań podejmowanych
na rzecz klienta  wspólnoty mieszkaniowej.
Ostateczna decyzja zarówno o wyborze danej firmy zarządzającej (administrującej)
nieruchomością wspólną powinna le\
eć w rękach wszystkich (większości) właścicieli
lokali. Wybór zarządcy przypieczętowuje formalne głosowanie w trakcie zebrania
(metoda optymalna, umo\
liwiająca bezpośrednie zaprezentowanie się kilku
wybranych firm zarządzających nieruchomościami wszystkim właścicielom
uczestniczącym w zebraniu) bądz
poprzez indywidualne zbieranie głosów (sposób
mniej polecany).