Analiza interesariuszy
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaanga\
owane w danÄ… decyzjÄ™,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.
Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej zidentyfikujcie
interesariuszy w omawianym przypadku, analizujÄ…c ich
oczekiwania i mo\
liwe zachowania. Zaproponujcie
podjęcie wobec nich określonych działań.
Oczekiwania Jak mo\
e Jak mo\
e Jakie działania
zagrozić wspomóc wobec niego
realizacji? realizację? podjąć?
Interesariusz 1
Interesariusz 2
Interesariusz 3
Interesariusz 4
Interesariusz 5
© Krzysztof Klincewicz
Decyzje podejmowane
wobec interesariuszy
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaanga\
owane w danÄ… decyzjÄ™,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.
Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej ustalcie, jakie
decyzje podjąć wobec określonych interesariuszy.
Informuj? Konsultuj? Współpracuj? Kontroluj?
Interesariusz 1
Interesariusz 2
Interesariusz 3
Interesariusz 4
Interesariusz 5
© Krzysztof Klincewicz
Definiowanie celu
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria
SMART  to znaczy być:
S (pecific) określony
M (easurable) mierzalny
A (ttainable) mo\
liwy do osiągnięcia
R (esults-focused) zorientowany na wyniki
T (ime-related) ograniczony w czasie
Przykłady niewłaściwie zdefiniowanych celów:
Chcę być w \
yciu szczęśliwy (S, M, R, T)
Chcę w ciągu 2 lat wziąć ślub i mieć dziecko (S)
ChcÄ™ w najbli\
szej przyszłości zbudować nowy dom (S, M, T)
Wdro\
ony do 23 marca program komputerowy powinien być przyjazny
dla u\
ytkownika (S)
Przykład dobrze zdefiniowanego celu:
Chcę do końca marca 200. zdać na pozytywn ą ocenę resortowy
egzamin MSZ z języka tureckiego
Ćwiczenie: zdefiniuj samodzielnie trzy (fikcyjne?) cele
Cel związany z własnym kształceniem
Cel zwiÄ…zany z \
yciem prywatnym (rodzina, mieszkanie, podró\
e,
oszczędności itp.)
Cel zwiÄ…zany z \
yciem zawodowym (awans, podwy\
ka, wykonanie zadań
itp.)
Pamiętaj, \
e dobrze zdefiniowany cel musi spełniać wszystkie kryteria SMART.
Najlepiej, jeśli zawiera się w jednym zdaniu.
© Krzysztof Klincewicz
Definiowanie wymagań
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria SMART: S(pecific) określony;
M(easurable) mierzalny; A(ttainable) mo\
liwy do osiągnięcia; R(esults-focused)
zorientowany na wyniki; T(ime-related) ograniczony w czasie
Wymagania w projektach lub procesach zakupowych są określane analogicznie
do celów. Precyzyjne (spełniające kryteria SMART) wymagania mogą stanowić
jednocześnie kryteria akceptacji.
Ćwiczenie: W ramach pracy zespołowej zdefiniujcie wymagania,
odnoszące się do zakupu kartek świątecznych. Kartki z \
yczeniami
będą wysłane przed Bo\
ym Narodzeniem do organizacji, z którymi
współpracuje nasza instytucja.
Określając wymagania, zwróćcie uwagę na następujące aspekty: kartki
standardowe czy drukowane na zamówienie, motyw graficzny, tekst \
yczeń,
ewentualny tekst nadruku, czcionka, papier, rozmiar, typ druku, termin dostawy,
koszt.
Ka\
de wymaganie na liście powinno być jednoznaczne i zrozumiałe dla
postronnego odbiorcy. Powinno spełniać kryteria SMART.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
© Krzysztof Klincewicz
Studium przypadku
MOTYLKI
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Agencja reklamowa Motylki to mała, specjalistyczna firma z Kopydłowa, zajmująca
się usługami marketingowymi. Firma współpracuje z zaufaną drukarnią i dostawcami
papieru oraz gad\
etów i zatrudnia grafika, który projektuje nadruki firmowe oraz składa
komputerowo materiały promocyjne dla klientów. Jej klienci to głównie lokalne
przedsiębiorstwa produkcyjne, szkoły i instytucje samorządowe.
Firma wygrała właśnie przetarg na organizację wysyłki materiałów informacyjnych
w ramach marketingu bezpośredniego, rozpisany przez klienta, Urząd Miasta
Kopydłowa. Kontrakt został jej przyznany dlatego, \
e zaoferowała najni\
szą cenę (stałą
kwotę 500.000 złotych, obejmującą ju\
materiały), a jednocześnie posiadała dobre
relacje z klientem, który wcześniej korzystał z jej pomocy przy druku kalendarzy, broszur
i wizytówek.
Klient uwa\
a, \
e firma Motylki dba o jakość i obsługę klientów, sprawdziła się
równie\
jako kreatywny projektant oraz rzetelny, terminowy wykonawca. Kontrakt
przewiduje dotarcie z materiałami promocyjnymi Urzędu Miasta do 90% firm
chemicznych w Polsce. Urząd miejski chciałby w ten sposób zachęcić te firmy do
inwestowania w nowopowstałym parku technologicznym. Wprowadzono równie\
karÄ™
umowną w wysokości 5% sumy zamówienia za ka\
dy dzień opóz
nienia w stosunku do
określonego terminu dostawy.
Firma Motylki nie realizowała dotychczas podobnego projektu, planuje jednak do
jego obsługi zatrudnić osobę z doświadczeniami w marketingu bezpośrednim. Docelowo
ta działalność ma być szansą na dywersyfikację działalności i podniesienie rentowności
na coraz bardziej konkurencyjnym cenowo rynku. W realizację projektu ma być
zaanga\
owanych ponadto wszystkie 5 osób, obecnie pracujących w firmie. Jest to
największy kontrakt, jaki dotychczas realizowała.
Partnerem przy organizacji wysyłki będzie Poczta Polska  firma Motylki liczy na
profesjonalne doświadczenie partnera w tym obszarze, ale musi z nim jeszcze
przygotować kalkulację kosztów współpracy. Jednocześnie poszukuje odpowiedniej
bazy danych teleadresowych dla organizacji wysyłki oraz nowego pracownika, który
będzie dedykowany do obsługi projektu.
Pytania do dyskusji:
Określ przedmiot projektu
Wska\
mo\
liwe problemy w realizacji projektu przez firmÄ™ Motylki
Zaproponuj działania naprawcze
Skomentuj przygotowanie do projektu Urzędu Miasta Kopydłowa
© Krzysztof Klincewicz
Analiza ryzyka
(ZarzÄ…dzanie projektami)
Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej przeprowadz
cie analizÄ™
ryzyka dla projektu...
Prawdopodo Konsekwencje Priorytet Postulowane
działania
bieństwo
zapobiegawcze
wystÄ…pienia
Ryzyko 1
Ryzyko 2
Ryzyko 3
Ryzyko 4
Ryzyko 5
Prawdopodobieństwo wystąpienia: 0-99% Priorytet: niski  średni  wysoki - bardzo wysoki
© Krzysztof Klincewicz
 Studium przypadku
AUTOSTRADA W
BANTUSTANIE
(ZarzÄ…dzanie projektami)
2
Bantustan jest krajem o powierzchni ponad 300 tys. km i prawie 40 mln mieszkańców.
Jest rozwijajÄ…cÄ… siÄ™ gospodarkÄ…, przechodzÄ…cÄ… okres transformacji od centralnego sterowania
do gospodarki rynkowej. W ciągu ostatnich 18 lat kraj był kierowany przez jedenaście kolejnych
rządów, a mieszkańcy odczuwają destabilizację polityczną i brak spójnej polityki gospodarczej.
Najwa\
niejszÄ… przeszkodÄ… w rozwoju Bantustanu jest zacofana infrastruktura, w tym brak
sieci transportowej i logistycznej, odpowiadajÄ…cej wymogom nowoczesnej gospodarki. Naprawa
dróg i ambitne projekty budowy autostrad były istotnymi elementami kolejnych kampanii
wyborczych, jednak często zmieniające się rządy nie dotrzymują składanych obietnic, a intratne
kontrakty otrzymują 'zaufani' wykonawcy, nie wywiązujący się z nich i zastępowani po kolejnych
wyborach.
Po latach realizacji projektów i potę\
nych inwestycjach, Bantustan posiada obecnie tylko
około 200 kilometrów autostrad  wobec analiz wskazujących pilną potrzebę wybudowania kilku
tysięcy kilometrów.
Dodatkowym problemem jest brak koordynacji działań poszczególnych wykonawców 
poszczególne odcinki autostrad budowane są według inaczej definiowanych wymagań, w
których często 'zapomina' się o krytycznych parametrach technicznych.
Opinię publiczną Bantustanu zbulwersowała ujawniona ostatnio afera korupcyjna, która
doprowadziła do wyeliminowania z budowy autostrad jednego z największych ich
dotychczasowych wykonawców. Równocześnie okazało się, \
e znaczące odcinki dróg nie są
przygotowane na temperatury powy\
ej 45 stopni Celsjusza  a takie temperatury panujÄ… w
Bantustanie przez kilka tygodni w roku (formalne wymagania mówiły tylko o nawierzchni
odpornej na upały).
Po ostatnich zawirowaniach politycznych, Bantustanem rzÄ…dzi niedawno uformowana
koalicja rządowa. Pierwsze jej działania pokazały, \
e zwycięzcy wyborów ponownie nie potrafią
wywiązać się ze wszystkich składanych obietnic wyborczych  jednak wobec intensywnej walki
politycznej, stawkÄ… jest przetrwanie lub kompromitacja rzÄ…dzÄ…cych partii. RzÄ…d deklaruje
rozgraniczenie działań politycznych i gospodarczych, odwołując się do profesjonalizmu,
bezstronności i etyki.
Jesteście reprezentantami międzynarodowej firmy doradczej i znanymi specjalistami w
zakresie zarządzania projektami, którzy zostali zatrudnieni przez rząd Bantustanu w celu
dokonania oceny dotychczasowych projektów budowy autostrad oraz przygotowania
rekomendacji, jak uzdrowić niesprawny system ich budowy. Wobec ograniczonych środków i
pilnej konieczności szybkiej budowy setek kilometrów autostrad, odgrywacie kluczową rolę w
przygotowaniu kolejnych działań.
Zidentyfikujcie z
ródła problemów oraz wska\
cie inne mo\
liwe ryzyka, które towarzyszyć
mogÄ… projektowi tego typu.
Zaproponujcie rozwiÄ…zania organizacyjne  zasady planowania sieci autostrad,
wyłaniania wykonawców, kontroli i rozliczania kontraktów. Propozycje powinny
gwarantować bezstronny wybór i ocenę wykonawców, jak równie\
kontynuacjÄ™ prac
niezale\
nie od zmian politycznych.
© Krzysztof Klincewicz