Wykład 2. Metodyka zarządzania cyklem
projektu (PCM)
" Metodyka PCM (Project Cycle Management)
została przyjęta w 1992 roku przez Komisję
EuropejskÄ…
" Jest narzędziem zalecanym przez Komisję do
planowania i realizacji projektów
współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej.
1
1
PCM
Głównym celem stworzenia PCM było dostarczenie
narzędzia pomagającego wykonanie wszystkich
zamierzeń w zaplanowanym czasie, w ramach
zatwierdzonego budżetu i z osiągnięciem założonych
rezultatów.
Sposób postępowania opisany w cyklu projektu daje
podstawę do stworzenia spójnej i zwięzłej koncepcji
przedsięwzięć, jakie zostaną podjęte.
Zasady PCM
" Fazy cyklu projektu
" Orientacja na partnera/uczestnika
" Zapewnienie trwałości
" Zintegrowane podejście
ZarzÄ…dzanie cyklem projektu
" Zarządzanie projektem jest procesem, w którym
zazwyczaj wyróżnia się następujące etapy:
żðProgramowanie
żð Identyfikacja
żðFormuÅ‚owanie
żðWdrożenie
żð Ocena.
4
4
Cykl projektu
Programowanie
Ocena
Identyfikacja
Wdrożenie Formułowanie
5
5
Programowanie
Programowanie  punkt wyjścia w procesie realizacji
projektu
Na podstawie analizy możliwości i zagrożeń identyfikuje się
ogólne grupy projektów, których realizacja przyczyni się do
poprawy sytuacji w jakimÅ› zakresie na danym obszarze.
Jest to bardzo istotny etap. Programowanie przeprowadza siÄ™
w oparciu o:
żð AnalizÄ™ priorytetów danej spoÅ‚ecznoÅ›ci lokalnej
żð Informacje zawarte w strategiach rozwoju (wojewódzkie,
lokalne) dokumentach programowych państwa
(programy operacyjne)
6
6
Programowanie
Rezultat:
Wstępne wyłonienie propozycji projektów, których
wykonanie przyczyni siÄ™ do zaspokojenia
najpilniejszych potrzeb podmiotów
zamierzających zrealizować projekt (np.
samorzÄ…du, organizacji gospodarczej.)
7
7
Identyfikacja
Identyfikacja - przegląd zgłoszonych propozycji i
przeprowadzenia ich selekcji według przyjętych
kryteriów
żð Efekty  wskazuje siÄ™ te projekty, dla których
powinny zostać sporządzone dokładniejsze analizy
i studia weryfikujące celowość ich realizacji
żð Tutaj powinno otrzymać siÄ™ odpowiedz
na pytanie
czy dana inwestycja jest konieczna
żð W tej fazie okreÅ›la siÄ™ też zakres projektu 
wszystkie działania, które muszą zostać
zrealizowane, aby osiągnąć zamierzone cele
8
8
Identyfikacja
Rezultaty:
" Opracowanie wstępnego studium wykonalności
projektu
żð Wybór optymalnego wariantu realizacji, dla którego
zostanie sporządzona szczegółowa analiza w
formie ostatecznego studium wykonalności
projektu
9
9
Formułowanie
Projekty, które zostały zidentyfikowane w
poprzednim etapie, są szczegółowo analizowane
pod kątem efektywności ich realizacji, w
szczególności technicznej i finansowej. Na tym
etapie sporządzany jest także wstępny montaż
finansowy projektu.
10
10
Formułowanie
Rezultaty:
żð Ostateczne studium wykonalnoÅ›ci projektu
żð Ocena (raport) oddziaÅ‚ywania na Å›rodowisko
żð Podjecie decyzji o przygotowaniu wszystkich
dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,
w tym wypełnienie wniosku o dofinansowanie i
przedłożenie ich do instytucji zarządzających
programami i funduszami pomocowymi.
11
11
Wdrożenie
Uruchomienie procedur, w wyniku których projekt
zostanie zakończony
W przypadku projektów inwestycyjnych wyróżnia się:
üðwykonanie projektów geodezyjnych,
üð opracowanie dokumentacji technicznej
üðdokonanie wymaganych uzgodnieÅ„ i uzyskanie
wszystkich pozwoleń administracyjnych prawem
wymaganych
üðprzygotowanie dokumentacji przetargowej i
przeprowadzenia przetargu
12
12
Wdrożenie
W trakcie wdrażania projektu prowadzony jest
ciągły monitoring, czyli obserwacja, interpretacja i
analiza wszystkich prowadzonych czynności.
żð Celem monitoringu jest zakoÅ„czenie wszystkich
działań zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem
rzeczowo-finansowym projektu.
żð Efektem monitoringu sÄ… raporty z postÄ™pu prac
sporządzane w określonej sekwencji czasowej.
13
13
Wdrożenie
Rezultat:
żð SporzÄ…dzenie specyfikacji istotnych warunków
zamówienia
żð Podpisanie umów z wykonawcami wyÅ‚onionymi w
drodze postępowania przetargowego
żð Wykonanie przewidzianych w projekcie usÅ‚ug i
robót
żð Raporty okresowe
14
14
Ocena
W tej fazie porównuje się zgodność otrzymanych
rezultatów z założeniami przyjętymi na etapie
programowania i identyfikacji oraz poziom
osiągnięcia przewidywanych celów
bezpośrednich i ogólnych projektu.
Rezultaty:
żð KoÅ„cowy raport oceniajÄ…cy zrealizowany projekt
żð Odbiór wykonanych prac
15
15
Struktura projektu
Analiza sytuacji wyjściowej
Problem
żð Cele
żð Produkty
Zadania/metody/personel
Harmonogram
Budżet
Monitoring projektu
Ewaluacja
Promocja
16
16
Wykład Matryca logiczna
Metodą, która ułatwia skonstruowanie projektu i
udzieli odpowiedzi na pytania pojawiajÄ…ce siÄ™ w
trakcie jego realizacji jest matryca logiczna.
Matryca logiczna:
żð Jest oparta na przedstawieniu planowanych celów
projektu,
żð Przedstawia odbiór wykonanych prac
17
17
Metoda matrycy logicznej
Jest to narządzie służące:
" Sformułowaniu konsekwentnego i realistycznego
programu/projektu
" Jako pomoc w sprawnym zarzÄ…dzaniu
programem/realizacji projektu
" Sformułowaniu punktów odniesienia do
monitorowania i oceny osiągnięć/wyników
programu/projektu
18
18
Etapy budowania matrycy
1. Analiza interesariuszy (stakeholders)
2. Analiza problemów
3. Analiza celów
4. Analiza strategii
19
19
Jak utworzyć drzewo problemów?
1. Problemy muszą być sformułowane jako
negatywne sytuacje
2. Problemy muszą być rzeczywiste a nie przyszłe
czy wyimaginowane
3. Pozycja problemu w hierarchii nie odnosi siÄ™ do
jego ważności
4. Problem nie jest wynikiem braku rozwiÄ…zania ale
istniejÄ…cÄ… negatywnÄ… sytuacjÄ…
20
20
Jak utworzyć drzewo problemów? (2)
Krok 1: Identyfikacja głównych problemów
charateryzjÄ…cych istniejÄ…ca sytuacjÄ™ (burza
mózgów)
Krok 2: Wybór pojedynczego problemu
startowego/głównego
Krok 3: Identyfikacja problemów związanych z
problemem startowym
21
21
Jak utworzyć drzewo problemów? (3)
Krok 4: Ustanowienie hierarchii przyczynowo-
skutkowej
üðProblemy, które bezpoÅ›rednio powodujÄ… problem
startowy umieszczane są poniżej
üðProblemy, które sÄ… bezpoÅ›rednimi efektami
problemów startowych są umieszczane powyżej
22
22
Jak utworzyć drzewo problemów? (4)
Krok 5: Postąpić analogicznie z wszystkimi
problemami
Krok 6: Połączyć problemy strzałkami ilustrującymi
zwiÄ…zki przyczynowo-skutkowe
Krok 7: Przejrzeć diagram i weryfikować jego
poprawność i kompletność
23
23
Drzewo problemów
Skutki
Problem startowy
Przyczyny
Analiza celów (1)
Technika służąca:
1. Do opisu przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje
po rozwiązaniu problemów
2. Identyfikacji potencjalnych rozwiązań
3. Przekształceniu aspektów negatywnych w
pozytywne
25
25
Analiza celów (2)
Krok 1: Przeformułuj wszystkie negatywne sytuacje
w analizie problemów w sytuacje pozytywne,
które są: pożądane i osiągalne
Krok 2: Zmień relacje przyczynowo-skutkowe w
relacje środki-cele
Krok 3: Jeśli konieczne:
" przeformułuj stwierdzenia,
" Dodaj nowe cele, jeśli wydają się one właściwe,
" Usuń cele, które nie są odpowiednie lub
konieczne.
26
26
Drzewo celów
CELE
CEL
ÅšRODKI
Drzewo celów
Technika służąca:
1. Do opisu przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje
po rozwiązaniu problemów
2. Identyfikacji potencjalnych rozwiązań
3. Przekształceniu aspektów negatywnych w
pozytywne
28
28
Tabela 1. Struktura matrycy logicznej
Logika Weryfikowal- y
ródło Uwarunko-
interwen- ne wskaz
niki weryfikacji wania
cji
Cel ogólny
Cele
szczegóło-
we
Rezultaty
Działania
Zasoby
29
29
Logika pionowa, rozpoznaje, jakie sÄ…
zamierzenia projektu, w jaki sposób nasze
działanie ma wpłynąć na polepszenie panującej
sytuacji i podkreślić związek przyczynowo-
skutkowy zawarty w projekcie.
Logika pozioma nawiązuje do mierzenia efektów
projektu i zużytych przez niego zasobów poprzez
określenie kluczowych wskaz
ników i z
ródeł, gdzie
mogą być zweryfikowane.
30
30
Tabela 1. Struktura matrycy logicznej
Logika Weryfikowal- y
ródło Uwarunko-
interwencji ne wskaz
niki weryfikacji wania
Zwiększenie 3% udział w rynku Informacje
Cel
konkurencyjności własne
ogólny
na rynku
Cele na poziomie 18 szt. urządzeń Faktury VAT
Cele
produktu (zakup gastronomicznych,
szczegó-
urządzeń gastron.
9 szt urządzeń
Å‚owe
i chłod.)
chłodniczych
Wzrost 125 tys. zł Informacje
Rezultaty
wydajności własne, opinie
produkcji klientów
Mies. 1 (zakup
Działania
nowych
urządzeń, itp.),
mies. 2, itd.
Wkład własny 61 tys. zł Informacja o
Zasoby
stanie konta
31
31
Matryca logiczna
" Dlaczego realizuje siÄ™ projekt?
(Logika interwencji)
" Co projekt ma osiągnąć?
(Logika interwencji plus wskaz
niki)
" Jak projekt ma to osiągnąć? (Działania,
środki)
" Jakie czynniki zewnętrzne są kluczowe dla
powodzenia projektu? (Założenia)
32
32
Matryca logiczna
" Gdzie szukać informacji koniecznych do
oceny powodzenia projektu? (y
ródła
weryfikacji)
" Jakie środki są konieczne? (Środki)
" Ile projekt będzie kosztował? (Koszt)
" Jakie warunki wstępne muszą zostać
spełnione przed rozpoczęciem projektu?
(Warunki wstępne)
33
33