ZarzÄ…dzanie projektami
ćwiczenia
Wydział Zarządzania UW
MSM, studia zaoczne, rok II
dr hab. Krzysztof Klincewicz
[e-mail]
kklinc.blox.pl
© Krzysztof Klincewicz
Interesariusze projektu
Interesariusz  strona
zaangażowana, stakeholder
lð
Nie tylko bezpośredni odbiorca odczuwa
skutki wdrożenia projektu
lð
ZwiÄ…zki zawodowe, pracownicy,
właściciele, grupy ekologów, lokalny
samorzÄ…d, rzÄ…d i inne podmioty
lð
Stakeholderzy potrafią wykorzystywać
swoje wpływy dla wstrzymania lub zmiany
projektu
© Krzysztof Klincewicz
Ekoterroryzm?
Stowarzyszenie "Przyjazne Miasto"
-
organizacja ekologiczna
-
opóz
niła liczne warszawskie inwestycje
budowlane  przepisy pozwalajÄ… na
protesty ekologów
-
W 2004 roku przyłapana na próbie
wyłudzenia "ekoharaczu" od inwestycji
"ZÅ‚ote Tarasy
-
od tego czasu uległy
zmianie przepisy budowlane
© Krzysztof Klincewicz
Interesariusze projektu
ZwiÄ…zki
Firma Akcjona
Firma
zawodowe
klient riusze
wykonawca
Księgowość
Zespół
Inni
Kierownik
projektowy
klienci
Przełożeni
projektu
Dostawcy
wewnętrzni
Projekt
zewnętrzni
Konkurenci
Media
masowe
Grupy
SÄ…dy
Lokalni
SamorzÄ…d Politycy
konsumentów
mieszkańcy
lokalny
© Krzysztof Klincewicz
Analiza interesariuszy
lð
Ważny element
przygotowania do
projektu
lð
Pozwala
-
zrozumieć interesy
stron
-
zidentyfikować
z
ródła ryzyka
-
wymyślić sposoby
wpływu i
zapobiegania
problemom
© Krzysztof Klincewicz
Możliwa klasyfikacja
stakeholderów
S
4
S
5
S
6
 pieniacze
 kluczowi
gracze
S
3
 cicha
 nieistotni
S
2
woda
gracze
S
1
© Krzysztof Klincewicz
niski wysoki
Wpływ stakeholdera
Ważność stakeholdera
a
k
yso
w
ka
s
i
n
Decyzje podejmowane wobec
stakeholderów
Informuj? Współpracuj?
Konsultuj? Kontroluj?
X X
Stakeholder 1
X X X
Stakeholder 2
X
Stakeholder 3
Stakeholder 4
© Krzysztof Klincewicz
Definicja celu i wymagań
lð
Od dobrego zdefiniowania, o co nam chodzi,
zależy sukces projektu
lð
Konieczne zrozumienie między wykonawcą,
sprzedajÄ…cym a klientem
-
Wspólny język
-
Wspólny cel
-
Wzajemnie rozumiane wymagania
-
Wspólnie ustalone kryteria akceptacji
© Krzysztof Klincewicz
Definiowanie celu
S pecific określony
M easurable mierzalny
A ttainable osiÄ…galny
R esults-focused zorientowany na wyniki
T ime-related ograniczony w czasie
© Krzysztof Klincewicz
Definiowanie celu
lð
Cel niewłaściwie zdefiniowany:
0Chcę być w życiu szczęśliwy0
0Chcę w ciągu 2 lat wziąć ślub i mieć
dziecko0
lð
Cel spełniający kryteria SMART:
0Chcę do końca maja 20.. ukończyć z
pozytywnÄ… ocenÄ… Podyplomowe Studia
Menedżerskie ZZL na Wydziale Zarządzania
UW0
© Krzysztof Klincewicz
Wymagania w projekcie
lð
Punkt wyjścia dla definiowania kryteriów
sukcesu i przygotowywania harmonogramów
-
Nieprecyzyjne  stanÄ… siÄ™ z
ródłem
problemów, a nawet uniemożliwią odbiór
-
Dobrze sformułowane wymaganie powinno
spełniać kryteria SMART
lð
Zawarte w zapytaniu ofertowym
-
Powinny być doprecyzowane w ofercie i w
fazie negocjacji, zostać spisane jako
załącznik do umowy i podstawa protokołu
odbioru/naliczania kar umownych
© Krzysztof Klincewicz
Autostrada A2
lð
Nawierzchnia odcinka autostrady,
wybudowanego przez spółkę Autostrada
Wielkopolska S.A. odbiega od standardów
budowy tego typu dróg
-
konstrukcja jest o znacząco cieńsza od
odcinków autostrad budowanych przez
Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i
Autostrad
-
zamiast tradycyjnego kruszywa, podbudowÄ™
wykonano z gruntu stabilizowanego cementem
-
wylano asfalt na 15 mm, podczas gdy GDDKiA
wylewa 20-30 mm
-
zimą 2006 roku okazało się dodatkowo, że
taka nawierzchnia pęka pod wpływem mrozu
© Krzysztof Klincewicz
Autostrada A2
lð
...ale wszystko jest zgodne z wymaganiami
zleceniodawcy:
-
autostrada miała wytrzymywać niskie
temperatury  choć nie podano jasno, jak
niskie (zimą 2006 r. było -30 stopni C)
-
jeszcze w 1999 minister transportu
podpisał z Autostradą Wielkopolską S.A.
aneks do umowy, który zezwalał, by w
pierwszych latach użytkowania
nawierzchnia była cieńsza  ma być
wzmocniona dopiero, gdy przejedzie po
niej odpowiednia liczba samochodów (6 mln
tzw. osi obliczeniowych)
© Krzysztof Klincewicz
Specyfikacja zakresu prac
lð
Specyfikacja zakresu prac (statement of
work, SOW)
"
pisemny opis wymagań klienta
"
specyfikacje techniczne
"
ogólny harmonogram i kamienie milowe
"
kryteria akceptacji
"
delegowani pracownicy
"
procedury zmian zakresu
"
wymogi zwiÄ…zane z komunikacjÄ… i
raportowaniem postępu prac
© Krzysztof Klincewicz
Zarys zawartości SOW
lð
Projekt: wysyłka kart bożonarodzeniowych do
klientów firmy
"
pisemny opis wymagań klienta
opis tła projektu, oczekiwania, grupa
docelowa, cel wysyłki
"
specyfikacje techniczne
ilość, papier, druk, motyw, czcionka, treść,
podpisy, koperta, baza adresowa,
adresowanie i zaklejanie kopert, forma
wysyłki, terminy
"
ogólny harmonogram i kamienie milowe
kolejność działań, najważniejsze zdarzenia i
terminy
© Krzysztof Klincewicz
Zarys zawartości SOW
lð
Projekt: wysyłka kart bożonarodzeniowych do
klientów firmy
"
kryteria akceptacji
powtarzajÄ… elementy specyfikacji technicznej,
każde można określić jako
'spełnione/niespełnione' (=zgodność z
kryteriami SMART), zestaw kryteriów
akceptacji przygotowany tak, by mógł
stanowić załącznik do umowy, element
protokołu odbioru
"
delegowani pracownicy
kto będzie zaangażowany w projekt (innych nie
należy obciążać pracą!) - np. konieczność
podpisania kartek przez poszczególne osoby
© Krzysztof Klincewicz
Zarys zawartości SOW
lð
Projekt: wysyłka kart bożonarodzeniowych do
klientów firmy
"
procedury zmian zakresu
reguły zgłaszania propozycji zmian, ich
analiz oraz akceptacji lub odrzucania;
procedury eskalacji (co zrobić, gdy
pojawiają się poważne problemy)
"
wymogi zwiÄ…zane z komunikacjÄ… i
raportowaniem postępu prac
np. co tydzień przesłane mailem do
określonych osób raporty, spotkanie na
rozpoczęcie i na podsumowanie, odznaczanie
podpisanych/wysłanych kartek w bazie danych
© Krzysztof Klincewicz
Interpretacja SOW  z
ródło
problemów w projekcie
lð
Zleceniodawca otrzyma nie to, czego
oczekiwał
lð
Wykonawca wykona niepotrzebnÄ… pracÄ™
i nikt nie będzie zadowolony...
© Krzysztof Klincewicz
Ryzyko w projektach
lð
Występuje zawsze
lð
Możliwe podejścia
-
Unikanie  rezygnacja z projektu
-
Ograniczanie  pilotaż, powolne zmiany
-
Zapobieganie -> dzisiejsze zajęcia
-
Współdzielenie ryzyka z klientem lub
podwykonawcÄ…
-
Ubezpieczenie
© Krzysztof Klincewicz
ZarzÄ…dzanie ryzykiem
lð
Jeden z najważniejszych obowiązków
kierownika projektu
lð
Decyduje o ciągłości zatrudnienia i
karierze
lð
Ma bezpośrednie implikacje finansowe dla
firmy
lð
Jest zbyt często lekceważone
lð
Duzi klienci wymagają od dostawców planów
zarzÄ…dzania ryzykiem
© Krzysztof Klincewicz
Analiza ryzyka
lð
Analiza wstępna
-
interesariusze
-
wymagania klienta
-
harmonogramy, koszty i współzależności
lð
Dalsze analizy
-
burza mózgów
-
checklisty
-
lessons learned (doświadczenia z
wcześniejszych projektów)
-
analiza scenariuszowa
© Krzysztof Klincewicz
Ocena ryzyka
lð
Jeszcze przed decyzjÄ… o projekcie!
1.Ryzyko
2.Prawdopodobieństwo wystąpienia
3.Konsekwencje
4.Priorytet
5.Postulowane działania zapobiegające
lð
W trakcie projektu: regularne analizy i
modyfikacje planów działań
© Krzysztof Klincewicz