V. Komunikacja jako istotny element w procesach zmian

System komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Rola komunikacji wzrasta jeszcze bardziej w trakcie przechodzenia przez firmę przez zmiany, polegające na przykład na:
- łączeniu się przedsiębiorstw,
- istotnych zmianach strategii,
- restrukturyzacji,
- wprowadzaniu nowych procesów,
- modyfikacji wewnętrznych struktur i systemów, itp.
Zmiany takie prowadzą do wytworzenia się negatywnych nastrojów społecznych, będących wynikiem:
- obniżenia poczucia bezpieczeństwa,
- utraty kompetencji,
- zmiany układu relacji,
- braku poczucia kierunku,
- zmiany statusu i możliwości kariery.
Pojawia się ogólny strach przed nieznanym.
W tym kontekście każda zmiana, nawet taka, która w długim okresie czasu ma przynieść pozytywne skutki zarówno ekonomiczne jak i społeczne jest postrzegana jako zmiana na gorsze. Wynika to z powstania negatywnych reakcji emocjonalnych.
Negatywna reakcja pracowników na zmiany jest zjawiskiem naturalnym. W takich przypadkach szczególnie istotne staje się planowe i celowe zarządzanie emocjami pracowników, którzy na zmiany reagują:
- złością,
- apatiÄ…,
- uporem,
- zwiększoną ilością błędów,
- sabotażem,
- zwiększoną absencją,
- odsunięciem się,
- narzekaniami itp.
Na poziomie organizacji przejawy negatywnych emocjonalnych reakcji na zmiany sÄ… widoczne przez pryzmat:
- żądania podwyżek,
- wzrostu absencji,
- obniżonej produktywności,
- wzrostu ilości wypadków,
- protestów i strajków.
Jednakże rzadko kiedy próbuje się zmierzyć ile kosztują firmę:
- nieprawdziwe plotki i negatywne rozmowy korytarzowe,
- wzajemne obwinianie siÄ™ i poszukiwanie “kozłów ofiarnych",
- nielojalność pracowników,
- podburzanie i sabotaż,
- konflikty i walki o stanowiska,
zanim nie doprowadzą do wyraźnych negatywnych skutków w rachunku wyników przedsiębiorstwa i jego ekonomicznych wskaźnikach. Wyniki ekonomiczne odnoszą się jednakże do przeszłości, nie ujmują aktualnej, bieżącej sytuacji w przedsiębiorstwie.
System komunikacji w procesach zmian służy wspieraniu osiągania celów biznesowych zmiany przy zachowaniu zasady optymalizowania społecznych a co za tym idzie ekonomicznych kosztów zmian. Pełni on podstawową funkcję wspierającą i eliminującą opór społeczny. Jest jedynym katalizatorem umożliwiającym sprawne przeprowadzenie procesu.