10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Dofinansowanie z ZFŚS do kosztów utrzymania
zakładowych obiektów socjalnych
Środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są przede wszystkim przezna- - Wn konto 76-1  Pozostałe koszty operacyjne (w analityce: Koszty utrzymania za-
czane na finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych kładowych obiektów socjalnych),
do korzystania z Funduszu. Oprócz tego mogą być przeznaczane także na dofinansowanie - Ma konto 53  Koszty działalności pomocniczej (w analityce: Koszty utrzymania
zakładowych obiektów socjalnych. Wynika to z art. 1 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu zakładowych obiektów socjalnych).
świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Przy czym mianem zakłado- Jednostki sporządzające rachunek zysków i strat w wersji porównawczej powinny do-
wych obiektów socjalnych określa się ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, konywać przeniesienia kosztów utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w ciężar
sanatoria, obiekty sportowo-rekreacyjne, a także ogrody działkowe, żłobki i przedszkola pozostałych kosztów operacyjnych przy zastosowaniu pomocniczych kont: 79-0  Obroty we-
oraz obiekty służące działalności kulturalnej. wnętrzne i 79-1  Koszty obrotów wewnętrznych , zapisami: Wn konto 79-1, Ma konto 53
Zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności oraz Wn konto 76-1, Ma konto 79-0. Ujęcie kosztów utrzymania zakładowych obiektów
socjalnej, w tym także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych określa pra- socjalnych na kontach pomocniczych 79-0 i 79-1 ułatwia kontrolę i uzgodnienie zamkniętego
codawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 2 ustawy kręgu kosztów, jak również sporządzenie porównawczego rachunku zysków i strat.
o ZFÅšS).
Ewidencja dofinansowania obiektów socjalnych ze środków ZFŚS
Koszty utrzymywania zakładowych obiektów socjalnych  co do zasady  obciążają koszty
działalności zakładu pracy, który jest ich właścicielem. Przeznaczenie środków Funduszu Dofinansowanie z ZFŚS do kosztów utrzymania zakładowych obiektów socjalnych jest
na dofinansowanie kosztów ich utrzymania nie jest obowiązkowe i powoduje uszczuplenie ujmowane w księgach rachunkowych jako pozostały przychód operacyjny, skutkiem czego
środków na działalność socjalną. koszty poniesione na ich utrzymanie zostaną w wyniku finansowym jednostki częściowo
W regulaminie, określającym zasady przeznaczania środków Funduszu na działalność  zrównoważone przez kwotę dofinansowania.
socjalną, jednostka może uwzględnić kwotę dofinansowania obiektów socjalnych  należy Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do kosztów utrzymania zakładowych obiek-
jednak pokreślić, że regulamin wymaga uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związ- tów socjalnych może więc przebiegać zapisem:
kowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę, jeżeli pracownicy nie są zrzeszeni - Wn konto 85  Fundusze specjalne (w analityce: Zakładowy fundusz świadczeń
w zwiÄ…zku zawodowym. socjalnych),
- Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne (w analityce: Dofinansowanie
Ewidencja kosztów utrzymania zakładowych
zakładowych obiektów socjalnych).
obiektów socjalnych Równocześnie należy dokonać przelewu środków pieniężnych z rachunku bankowego
Koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w jednostkach, które prowadzą Funduszu na rachunek bieżący jednostki. W księgach ujęte to zostanie zapisem:
ewidencję kosztów na kontach zespołów 4 i 5, ujmuje się na koncie 53  Koszty działalności - Wn konto 13-0  Rachunek bieżący ,
pomocniczej . Koszty te obejmują w szczególności amortyzację obiektów socjalnych, zuży- - Ma konto 13-5  Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS .
cie energii, gazu, wody, ogrzewanie, wynagrodzenia pracowników obsługi bazy socjalnej
Koszty utrzymania i dofinansowanie z ZFÅšS a podatek dochodowy
wraz z narzutami, koszty remontów i konserwacji oraz usługi sprzątania tych obiektów.
Faktycznie poniesione koszty, na podstawie z
ródłowych dowodów księgowych, ujmuje się Koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w części, w której zostały pokryte
w księgach rachunkowych, zapisem: ze środków ZFŚS, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Mówi o tym art. 16 ust. 1
- Wn konto 40  Koszty według rodzajów , pkt 55 ustawy o pdop (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz odpowiednio art. 23
- Ma konta zespołu 0, 1, 2, 3 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
oraz równocześnie Zauważmy, że ma to swoje konsekwencje w podatku VAT  nie przysługuje prawo
- Wn konto 53  Koszty działalności pomocniczej (w analityce: Koszty utrzymania do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentują-
zakładowych obiektów socjalnych), cych koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych  w części, w której koszty te
- Ma konto 49  Rozliczenie kosztów . finansowane są środkami ZFŚS (art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT  Dz. U. z 2004 r. nr 54,
Na koniec okresu sprawozdawczego (miesiąca) koszty utrzymania zakładowych obiektów poz. 535 ze zm.).
socjalnych przenosi się na konto 76-1  Pozostałe koszty operacyjne  jako że są to koszty Ponadto kwota dofinansowania z ZFŚS do kosztów utrzymania tych obiektów nie jest
pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o ra- przychodem podatkowym.
chunkowości  Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), zapisem:
Dorota Przybyszewska
Moim zdaniem, takie rozwiązanie w sposób znaczący upraszcza rozliczenie kosztów
Porady eksperta podróży służbowej i nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. Jednostki
zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny pamiętać o zamieszczeniu
stosownego zapisu w tej sprawie w dokumentacji (polityce) rachunkowości.
Zaliczka na zagraniczną podróż służbową
Przykład
wypłacona w złotówkach
Założenia
W celu odbycia zagranicznej podróży służbowej pracownikowi wypłaco-
1. Pracodawca nieposiadający rachunku walutowego wypłacił pracownikowi  za jego
no zaliczkę w złotówkach. Jaki kurs należy przyjąć do rozliczenia kosztów
zgodą  zaliczkę w kwocie 3.000 zł na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służ-
zagranicznej podróży służbowej? Zaznaczam, że jednostka nie posiada
bowej do Berlina.
rachunku walutowego.
2. Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej pracodawca stosuje kurs
Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju pracownik średni NBP z ostatniego dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej
otrzymuje zaliczkę w walucie obcej  tak stanowi ż 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra  stosowny zapis w tej sprawie znajduje się w dokumentacji opisującej przyjęte
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków zasady rachunkowości.
ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub 3. Pracownik przebywał w podróży w dniach od 7 do 11 maja 2007 r.
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami 4. Rozliczenie kosztów podróży pracownik przedłożył w dniu 15 maja 2007 r., z którego
kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.). Zaliczka ta może być wypłacona w walucie wynika, że:
polskiej za zgodą pracownika. W takim przypadku zaliczka powinna być wypłacona a) koszty noclegu udokumentowane rachunkiem wyniosły 380 euro (limit wynosi
w wysokoÅ›ci stanowiÄ…cej równowartość przysÅ‚ugujÄ…cej pracownikowi zaliczki w walucie 103 euro × 4 noclegi = 412 euro),
obcej  możliwość takÄ… dopuszcza ust. 2 wskazanego wczeÅ›niej rozporzÄ…dzenia. b) 4,5 diety × 42 euro = 189 euro,
W ciągu 14 dni od zakończenia podróży pracownik obowiązany jest przedłożyć roz- c) pozostałe wydatki (w tym koszty przejazdu udokumentowane biletami) wyniosły
liczenie kosztów podróży, załączając dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków 200 euro,
(bilety, faktury, rachunki). Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Nato- d) razem koszty wyniosły 769 euro.
miast jeśli nie było możliwe uzyskanie dokumentu, pracownik powinien złożyć pisemne 5. Średni kurs euro z dnia 14 maja 2007 r. wynosił 3,7610 zł za 1 euro (tabela nr 92/A/
oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. NBP/2007).
Rozliczenia tego można dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymie- 6. A
Ä…czne koszty zagranicznej podróży sÅ‚użbowej wyniosÅ‚y 2.892, 21 zÅ‚ (769 euro ×
nialnej albo w walucie polskiej. 3,7610 zł za 1 euro).
Zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym koszty poniesione w walucie 7. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.
obcej przelicza się na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez NBP
z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów  tak stanowi Dekretacja
art. 15 ust. 1 ustawy o pdop oraz art. 22 ust. 1 ustawy o pdof. Z literalnego brzmienia 1. KW  wypłata zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej
tych przepisów wynika, że do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej należałoby podróży służbowej: 3.000,00 zł,
przyjmować następujące kursy walut: - Wn konto 10  Kasa ,
- do przeliczenia kosztów udokumentowanych fakturami, rachunkami czy biletami - Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
 kurs średni NBP z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia doku- (w analityce: Pozostałe rozrachunki  zaliczki),
mentu, 2. PK  rozliczenie kosztów zagranicznej podróży 2.892,21 zł,
- do przeliczenia diet i wydatków objętych ryczałtami  kurs średni NBP z ostatniego - Wn konto 40  Koszty według rodzajów
dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej. (w analityce: Pozostałe koszty),
Stosowanie wielu kursów walut bardzo komplikowałoby rozliczanie kosztów zagranicz- - Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
nej podróży służbowej. Powszechnie więc przyjmuje się, że w sytuacji, gdy na pokrycie (w analityce: Pozostałe rozrachunki  zaliczki).
kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłacono pracownikowi zaliczkę w walucie 3. KP  zwrot niewykorzystanej zaliczki przez pracownika do kasy 107,79 zł
polskiej, przeliczenia wszystkich wydatków wyrażonych w walucie obcej (koszty udoku- - Wn konto 10  Kasa ,
mentowane np. fakturami, diety i wydatki objęte ryczałtami) dokonuje się przy zastoso- - Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
waniu jednego tylko kursu, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia poprzedzającego (w analityce: Pozostałe rozrachunki  zaliczki).
dzień rozliczenia kosztów tej podróży.
Ewa Gruchot
Gazeta Podatkowa nr 45 " 4.06.2007 r.