CZY WARTO PROWADZIĆ PRACOWNICZY PROGRAM EMERYTALNY?
Reforma systemu emerytalnego, obejmujące swym zakresem również III filar tego
systemu (propozycja Indywidualnych Kont Zabezpieczenia Emerytalnego) oraz wywołana
tym wydarzeniem szeroka debata publiczna, skłaniają do zastanowienia się, czy w
zreformowanym systemie emerytalnym zmieni się dotychczasowa rola pracowniczych
programów emerytalnych (PPE), które dla gromadzących środki na przyszłą emeryturę
stanowiły najbardziej atrakcyjny produkt finansowy. Lektura projektu ustawy
wprowadzającej IKZE prowadzi do wniosku, iż dotychczasowa pozycja PPE, jako
najatrakcyjniejszej formy dobrowolnego oszczędzania na cele emerytalne pozostaje
niezagrożona. Niezagrożona jest również pozycja PPE ze strony IKE, które także nie jest w
stanie sprostać atrakcyjności PPE. W przypadku IKZE mechanizmem zachęcającym do
oszczędzania na emeryturę ma być możliwość corocznego odliczenia od podstawy
opodatkowania wpłat dokonywanych na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego.
Natomiast w przypadku IKE rolę zachęty do oszczędzania pełni zwolnienie od podatku od
zysków kapitałowych (tzw. podatku Belki). Niezagrożona pozycja PPE wynika z prostego
faktu - środki na emeryturę przekazuje nie sam zainteresowany (pomijając nieobligatoryjną
składkę dodatkową), lecz jego pracodawca, gdy tymczasem przy IKE i IKZE wpłacać na
emeryturę zmuszony jest sam przyszły emeryt. Tak więc produkt finansowy polegający na
finansowaniu przyszłej emerytury własnym sumptem,  osłodzony ulgą lub zwolnieniem
podatkowym, nigdy nie będzie stanowił konkurencji dla produktu, w którym finansowania
emerytury dokonuje nie przyszły emeryt, ale inna osoba (w przypadku PPE pracodawca).
Ten wniosek jest oczywisty, a jego oczywistość jest
PPE jest najlepszym najlepiej rozumiana przez przyszłych emerytów, którzy
rozwiązaniem uważają PPE za najlepsze rozwiązanie trzeciofilarowe.
trzeciofilarowym Natomiast w odmienny sposób PPE mogą postrzegać
pracodawcy, dla których prowadzenie programu może
kojarzyć się z dodatkowym kosztem oraz z koniecznością
wypełniania obowiązków biurokratycznych. Właśnie do tych grup pracodawców skierowany
jest niniejszy artykuł.
Stwierdzić należy, iż powyższe przeświadczenie o PPE
Negatywne przeświadczenie
jest mylne. Wprawdzie opisany wcześniej obowiązek
pracodawców o PPE jest
odprowadzania składek podstawowych na rachunki
mylne uczestników programu daje podstawy ku temu, aby
pracodawcy nie podchodzili do niego w sposób
entuzjastyczny, jednakże szczegółowe prześledzenie
zasad prowadzenia PPE prowadzi do wniosku, iż nakłady finansowe na prowadzenie
programu nie są tak znaczące jakby się mogło wydawać, a pracodawca nawet pod pewnymi
względami zyskuje. Jednocześnie zakres obowiązków pracodawcy dotyczący utworzenia i
prowadzenia programu pozostaje stosunkowo niewielki. Dodać do tego należy, iż pracodawca
posiada pełny, a zarazem decydujący wpływ na określenie warunków programu, w tym
zwłaszcza na decyzję o utworzeniu i likwidacji programu. Aby udowodnić te tezy
przyjrzyjmy się wymogom dotyczącym pracowniczych programów emerytalnych. Ich
przegląd zacznijmy od początku, czyli od chwili przystąpienia do tworzenia PPE.
Inicjatywa utworzenia PPE należy do pracodawcy. Natomiast forma i zasady działania
PPE określane są w porozumieniu z reprezentacją pracowników, którą tworzą związki
zawodowe działające w zakładzie pracy lub wybrani spośród pracowników przedstawiciele.
Wyrazem tego porozumienia jest zawarcie pomiędzy pracodawcą i reprezentacją
pracowników umowy zakładowej, określającej warunki funkcjonowania programu. Następnie
pracodawca podpisuje umowę z instytucją finansową, która będzie zarządzała PPE, na
warunkach określonych w umowie zakładowej. Tak więc to wyłącznie w gestii pracodawcy
pozostaje decyzja, co do utworzenia w zakładzie pracy PPE. Jednocześnie pracodawca, będąc
stroną decydującą o utworzeniu PPE, posiada także najważniejszy wpływ na inne aspekty
1
związane z tworzeniem programu. Choć forma i zasady działania PPE są określane w
porozumieniu z reprezentacją pracowników, to jednak przeważający wpływ na ich kształt ma
pracodawca, który definiuje najistotniejsze warunki powstającego PPE, w tym w
szczególności wysokość składki podstawowej, którą będzie odprowadzał na rzecz
uczestników programu. To samo dotyczy również wyboru instytucji finansowej mającej
zarządzać środkami gromadzonymi w programie. Wyboru dokonuje pracodawca, natomiast
rola strony pracowniczej sprowadza się do jej zaakceptowania lub odrzucenia. Także to
pracodawca posiada zasadniczy wpływ na etap negocjowania warunków tworzonego PPE z
wybraną instytucją finansową, co do zasady decydując o wyniku tych negocjacji. Należy
również podkreślić, że inicjatywa pracodawcy w wyborze instytucji finansowej umożliwia mu
wyselekcjonowanie optymalnej formy programu i dostosowanie jego kształtu do sytuacji w
zakładzie pracy, którą określają takie czynniki jak np.: struktura zatrudnienia, wiek
pracowników, liczba pracowników, branża, w której działa pracodawca. W tym kontekście,
trzeba zauważyć, iż rynek oferuje usługi wielu instytucji finansowych, które proponują
szeroki wachlarz produktów PPE, dając możliwość dokonania przez pracodawcę
odpowiedniego wyboru. Dodać do tego należy, że instytucja finansowa istotnie pomaga
pracodawcy w tworzeniu programu, udostępniając mu potrzebne formularze dokumentów, w
tym przede wszystkim wzory umów, w oparciu o które będzie funkcjonował program (wzór
umowy zakładowej i umowy z instytucją finansową).
Aby utworzony w ten sposób program mógł zacząć funkcjonować niezbędne jest jego
zarejestrowanie przez KNF. W tym celu konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku do
KNF, który decyzją administracyjną dokonuje zarejestrowania programu w rejestrze
programów. Wprawdzie obowiązek złożenia wniosku spoczywa na pracodawcy, to zaznaczyć
trzeba, iż może on skorzystać z pomocy instytucji finansowej, która w jego imieniu złoży
wniosek, wyręczając go równocześnie od udziału w postępowaniu o wpis programu. Dzięki
czemu pracodawca może pozbyć się znacznej części obciążeń biurokratycznych związanych z
zarejestrowaniem PPE. Opierając się na wieloletnim doświadczeniu przy rejestrowaniu
programu należy stwierdzić, że takie przypadki są standardem. Obsługę rejestracji programu
zapewniają instytucje finansowe. Ponadto, zwrócić należy również uwagę, iż samo
przygotowanie przez pracodawcę wniosku o rejestrację i załączenie do niego dokumentów nie
powinno nastręczać mu trudności. Po pierwsze, ilość wymaganych dokumentów jest
niewielka. Nie są to również skomplikowane dokumenty (najważniejsze z nich to: umowy
tworzące program, zaświadczenie z ZUS i urzędu skarbowego, odpis z rejestru
przedsiębiorców). Po drugie, pomoc w przygotowaniu dokumentów może zapewnić instytucja
finansowa. Po trzecie wreszcie, na stronie internetowej UKNF umieszczony jest gotowy
formularz wniosku o rejestrację oraz przykładowe wzory umowy zakładowej i umowy z
instytucją finansową, które wystarczy wypełnić i wysłać.
Po uruchomieniu PPE pracodawca zobowiązany jest administrować programem.
Przeanalizujmy, jak duży jest zakres związanych z tym obowiązków i na ile mogą one
absorbować pracodawcę. Analizę rozpocznijmy od wymienienia ich. Obowiązki te dotyczą:
1) odprowadzania składek do programu, 2) przyjmowania i przekazywania do instytucji
finansowej obsługującej program oświadczeń woli uczestników dotyczących programu, w
tym oświadczeń woli o: przystąpieniu do programu lub wystąpieniu z niego, podniesieniu,
bądz
obniżeniu składki dodatkowej, dokonaniu wypłaty, wypłaty transferowej, 3)
informowania uczestników programu o jego warunkach, 4) przesyłania krótkiej informacji do
KNF o realizacji programu (raz w roku), 5) dokonywania zmian w programie (poprzez
składanie odpowiedniego wniosku do KNF) w sytuacji takiej potrzeby. Pierwszy z
obowiązków jest realizowany najbardziej intensywnie, bo w cyklach miesięcznych łącznie z
naliczaniem i wypłatą wynagrodzenia. Ma on jednak zasadnicze znaczenie dla programu.
Jednakże już w przypadku drugiej kategorii obowiązków, stwierdzić należy, że konieczność
ich realizacji przez pracodawcę będzie zachodzić sporadycznie. Częstotliwość bowiem
składania przez uczestników tego typu oświadczeń jest niewielka, poza sytuacją następującą
po zarejestrowaniu programu, kiedy to deklaracje o przystąpieniu do programu składają
2
masowo wszyscy uprawnieni pracownicy. Natomiast pozostałe oświadczenia woli obejmujące
chęć wystąpienia z programu, podniesienia, bądz
obniżenia składki dodatkowej, dokonania
wypłaty, dokonania wypłaty transferowej pojawiają się sporadycznie (wystąpienie z
programu jest rzadkością, wysokość składki dodatkowej nie jest zbyt często modyfikowana,
wypłata może być dokonana wyłącznie w sytuacji osiągnięcia określonego wieku lub
przyznania prawa do emerytury, natomiast wypłata transferowa jest dokonywana w
przypadku zwolnienia się pracownika i podjęcia pracy u innego pracodawcy prowadzącego
PPE lub założenia IKE). Ponadto, podkreślić trzeba, że rola pracodawcy w realizacji tych
obowiązków w większości ogranicza się do pośrednictwa pomiędzy uczestnikiem a instytucją
finansową, gdyż dyspozycję uczestnika określoną w oświadczeniu realizuje instytucja
finansowa, a nie pracodawca (np. wypłaty i wypłaty transferowej dokonuje instytucja
finansowa). W przypadku trzeciego z obowiązków jego spełnienie może odbyć się poprzez
wywieszenie warunków programu na tablicy ogłoszeń dostępnej dla pracowników lub
poprzez dystrybucję pomiędzy uczestników odpowiednich ulotek. Dwa ostatnie obowiązki
również realizowane są rzadko. Informację o realizacji programu należy przesłać do KNF
tylko raz w roku, natomiast zmiany w programie dokonywane są jedynie w sytuacji potrzeby
takich zmian (np. podwyższenia lub obniżenia składki, zmiany innych warunków programu,
zmiany instytucji finansowej). Jednocześnie podkreślić trzeba, że przy spełnianiu tych
obowiązków pracodawca może zapewnić sobie pomoc instytucji finansowej.
Utworzenie przez pracodawcę programu nie jest
równoznaczne z obowiązkiem jego bezterminowego
Utworzenie programu
prowadzenia, wykluczającego możliwość rezygnacji przez
nie jest równoznaczne z
pracodawcę z jego prowadzenia. Przepisy przewidują bowiem
obowiązkiem
przypadki, kiedy to z woli pracodawcy może nastąpić
pracodawcy jego
zlikwidowanie programu. Jeden z nich obejmuje sytuację, w
bezterminowego
której likwidacja ta odbywa się za zgodą reprezentacji
prowadzenia
pracowników, natomiast drugi odnosi się do jednostronnej
decyzji pracodawcy o likwidacji programu, która powinna
być poprzedzona okresem trzymiesięcznego zawieszenia składki podstawowej i 12
miesięcznym okresem wypowiedzenia umowy zakładowej. W związku z tym, pracodawca
posiada nie tylko decydujący wpływ na decyzję o utworzeniu programu, ale również o jego
likwidacji.
Obowiązki pracodawcy związane z likwidacją PPE sprowadzają się do: złożenia do
KNF odpowiedniego wniosku o wykreślenie programu, a następnie (po uzyskaniu decyzji o
wykreśleniu) poinformowania uczestników o likwidacji programu i równoczesnego wezwania
ich do wskazania rachunków do dokonania wypłaty transferowej. Brak bowiem wskazania
rachunków w określonym terminie powoduje zwrot środków. Wobec tego, trudno
powiedzieć, że liczba obowiązków na tym etapie jest duża, mając równocześnie na uwadze
fakt, iż przelewu środków uczestników na rachunki w postaci wypłaty transferowej lub też
zwrotu dokonuje nie pracodawca, ale instytucja finansowa obsługująca program. Ponadto,
pracodawca chcący zlikwidować program może skorzystać z pomocy instytucji finansowej,
która będzie go reprezentować w trakcie postępowania dotyczącego wykreślenia programu,
jak również może skorzystać z formularza wniosku o wykreślenie programu z rejestru, który
jest dostępny na stronie internetowej UKNF.
Należy także zwrócić uwagę na inne aspekty prowadzenia PPE, w tym na możliwości
minimalizowania nakładów finansowych ponoszonych na program przez pracodawcę, jak
również występowanie innych korzyści dla pracodawców prowadzących PPE.
Po pierwsze, trzeba zauważyć, że pracodawca ma możliwość zaliczenia wydatków
poniesionych na zapewnienie prawidłowej realizacji programu (przykładowo: składki na PPE,
koszty publikacji materiałów informacyjnych, koszty korespondencji) do kosztów uzyskania
przychodu, na co zezwalają mu przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i
ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Tym sposobem obniżeniu ulega dochód
3
pracodawcy podlegający opodatkowaniu, co oznacza, iż pracodawca odzyskuje część
środków wydatkowanych na program.
Prowadzenie przez pracodawcę PPE jest także istotnym narzędziem polityki kadrowej
i to zarówno w stosunku do pracowników, jak i kandydatów do pracy. Pracodawca zyskuje
bowiem instrument, przy pomocy którego może uatrakcyjnić wizerunek firmy. Ustanowienie
programu jest czynnikiem zapobiegającym fluktuacji kadr, motywującym pracowników do
trwałego związania się z pracodawcą, jak również stanowi dodatkowy atut przy wyborze tego
pracodawcy przez potencjalnych pracowników.
Warto również zauważyć, że przepisy prawa dotyczące PPE ustanowiły swego rodzaju
wentyl bezpieczeństwa dla pracodawców prowadzących program, których dotknęły problemy
finansowe. Pracodawcy tacy mogą skorzystać z możliwości zawieszenia odprowadzania
składki podstawowej lub ograniczenia wysokości składki podstawowej, zwalniając się w ten
sposób od obowiązku odprowadzania składki podstawowej w ustalonej wcześniej wysokości.
Zarówno zawieszenia, jak i ograniczenia może dokonać pracodawca jednostronnie oraz w
drodze porozumienia zawieranego z reprezentacją pracowników. Czas jednostronnego
zawieszenia składki podstawowej może wynosić od 3 do 6 miesięcy, zaś łączny okres trwania
ww. porozumień nawet 6 lat.
Należy także nadmienić, iż przepisy prawa zezwalają niektórym kategoriom
pracodawców na uczestnictwo w prowadzonych przez nich programach. Dotyczy to osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wspólników spółek cywilnych, jawnych,
partnerskich, komandytowo-akcyjnych i komandytowych odpowiadających bez ograniczenia,
którzy podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, pod warunkiem jeżeli te osoby
lub spółki prowadzą program dla swoich pracowników. Tak więc, pracodawca zakładając
program, tworzy go nie tylko dla pracowników, ale również dla siebie.
Nie sposób pominąć jeszcze jednej bardzo istotnej kwestii. PPE stanowi dla
pracodawcy o wiele mniej kosztowny mechanizm podwyżki uposażenia pracowników, niż
typowa podwyżka pensji pracownikom. Trzeba bowiem zauważyć, iż środki wpłacane przez
pracodawcę do programu (składka podstawowa) nie podlegają obciążeniu z tytułu składek na
ubezpieczenie społeczne. W związku z tym, pracodawca zamierzający dokonać podwyżki
uposażenia pracownikom poniesie niższe koszty, jeżeli podwyżka ta będzie polegać nie na
podwyższeniu pensji, ale na ustanowieniu, bądz
podniesieniu wysokości składki
podstawowej. Powyższą tezę potwierdza prosta symulacja. Zakładając, iż pracodawca chce
przeznaczyć na podwyżkę dla jednego pracownika (uczestnika) 100 zł, to w przypadku PPE
nie wystąpią żadne dodatkowe koszty po stronie pracodawcy związane z tą podwyżką,
natomiast w przypadku gdyby podwyżka ta dotyczyła pensji pracownika, to pracodawca
byłby zmuszony dopłacić do niej około 23 zł (licząc średnio koszt wszystkich składek
 zusowskich ), ze względu na konieczność pokrycia przez niego wszystkich obciążeń
 zusowskich . Tak więc całość podwyżki pensji jednemu pracownikowi będzie kosztowała
pracodawcę około 123 zł. Oczywiście, ten dodatkowy koszt pracodawcy należy jeszcze
przemnożyć przez liczbę pracowników, którzy otrzymają taką podwyżkę, co spowoduje, iż
suma dodatkowych kosztów podwyżki pensji może stanowić znaczącą kwotę.
4