Zarządzanie logistyczne
1. Definicja logistyki oraz krótki rys historyczny.
Logistyka staje się w Polsce coraz częściej stosowanym pojęciem. Przedsiębiorstwa zaczynają w niej właśnie szukać szansy na poprawę efektywności działania. Bardzo często niestety logistyka spotyka się z niezrozumieniem i dużą porcją rezerwy. Wynika to częściowo z przekonania, że poszczególne funkcje logistyczne (transport, dystrybucja, zarządzanie zapasami, magazynowanie, itp.) były od dawna realizowane i są obecnie wykonywane w przedsiębiorstwie na dobrym poziomie. Celem współczesnej logistyki jest jednak integracja funkcji wzdłuż całego łańcucha przepływu materiału i dokładna, szybka informacja jemu towarzysząca, obecnie wspierana systemami informatycznymi. Jako dyscyplina badawcza, logistyka jest dziedziną interdyscyplinarną - łączy w swoich rozwiązaniach osiągnięcia m.in.: badań operacyjnych, statystyki, ekonomii, informatyki. Należy jednocześnie wyraźnie wskazać jej wojskowy rodowód w obecnych gospodarczych zastosowaniach.
W literaturze spotyka się wiele wzajemnie uzupełniających się definicji logistyki. Wynika to, z zależnego w dużym stopniu od specyfiki danej branży i skali systemu, szerokiego spektrum zagadnień nią objętych. Europejski Komitet Normalizacji zdefiniował logistykę gospodarczą jako: "planowanie, organizację, realizację i kontrolę przepływu dóbr od ich zakupu, poprzez produkcję i dystrybucję do ostatecznego klienta, w celu spełnienia wymagań rynkowych przy minimalnych kosztach i minimalnym zaangażowaniu kapitału". Chyba najpopularniejszą definicją jest opracowana w USA przez Council of Logistics Management:
Logistyka jest terminem opisującym proces planowania, realizowania i kontrolowania sprawnego i efektywnego ekonomicznie przepływu surowców, materiałów do produkcji, wyrobów gotowych oraz odpowiedniej informacji z punktu pochodzenia do punktu konsumpcji w celu zaspokojenia wymagań klienta. Działania logistyczne mogą obejmować (choć nie muszą się do nich ograniczać): obsługę klienta, prognozowanie popytu, przepływ informacji, kontrolę zapasów, czynności manipulacyjne, realizowanie zamówień, czynności reparacyjne i zaopatrywanie w części, lokalizację zakładów produkcyjnych i składów, procesy zaopatrzeniowe, pakowanie, obsługę zwrotów, gospodarowanie odpadami, czynności transportowe i składowanie.
Analiza tej definicji pozwala wyróżnić podstawowe zadania stawiane logistyce w przedsiębiorstwie:
koordynacja przepływu surowców, materiałów do produkcji i wyrobów gotowych do konsumentów
minimalizacja kosztów tego przepływu
podporządkowanie działalności logistycznej wymogom obsługi klienta
W praktycznych działaniach zadania te można zrealizować przez: optymalizację fizycznego przepływu dóbr rzeczowych, usprawnienie procesów informacyjno-decyzyjnych, analizę kosztów procesów logistycznych, synchronizację infrastruktury procesów logistycznych i utrzymywanie optymalnych zapasów rzeczowych.
W historii logistyki gospodarczej wyróżnia się na ogół trzy okresy: powstanie dyscypliny 1950-1964, okres dojrzałości 1965-1979 i okres światowej recesji po 1979 roku.
Lata 1950-1964 to okres dynamicznego wzrostu, rosnącego popytu i zdolności produkcyjnych. Dystrybucja staje się powoli najsłabszym ogniwem systemu. Głównym powodem rosnących trudności w tej sferze są konsekwencje działań marketingowych: m.in. zwiększanie asortymentu wyrobów i wprowadzanie sprzedaży mieszanej. Zwiększanie asortymentu wyrobów różniących się tylko cechami z punktu widzenia użyteczności nieistotnymi wiązało się z koniecznością tworzenia oddzielnych zapasów, manipulacji i transportu w całym procesie dystrybucji. Sprzedaż mieszana także komplikowała system kanałów dystrybucyjnych i utrudniała możliwość konsolidacji towarów. Coraz bardziej rosły koszty dystrybucji i wyraźny stawał się jej wpływ na rentowność, lecz ludzie odpowiedzialni za tę dziedzinę mieli ograniczony zakres podejmowanych decyzji.
Od 1965 do 1979 roku następował dalszy rozwój fizycznej dystrybucji z równoległym wzrostem znaczenia zarządzania materiałami, na co wpłynęły zakłócenia dostaw. Zwiększony został zakres uprawnień ludzi kierujących dystrybucją, a także uzyskali oni wpływ na strategię przedsiębiorstwa. Nastąpiła też zmiana koncepcji dystrybucji na zaspokajanie wymagań klienta, a osiągnięcia w dziedzinie technik informatycznych umożliwiły praktyczne wykorzystanie znanych już algorytmów planistycznych.
Okres po roku 1979 charakteryzował się znacznym spadkiem koniunktury, problemami energetycznymi oraz stosunkowo znaczną inflacją. Czynniki te okazały się istotne dla rozwoju logistyki w skali poszczególnych krajów i w skali globalnej. Globalizacja stała się znaczącym wyróżnikiem gospodarki ostatniego okresu. Nie tylko międzynarodowe rynki zbytu, ale także globalne poszukiwanie zasobów i lokalizacji miejsc wytwarzania stało się faktem. Towarzyszy temu dalszy dynamiczny rozwój technik informatycznych, automatycznej identyfikacji, elektronicznej wymiany danych - technik wspomagających rozwiązania globalne i lokalne łańcuchy dostaw o mniejszej rozległości. Lata osiemdziesiąte i dziewięćdziesiąte wyróżnia wzrost zainteresowania ochroną środowiska, zatem zwiększa się nacisk na ekologiczne rozwiązania w sferze logistyki. Okres od około 1970 roku charakteryzuje się także "ekonomią czasu" - czyli skracaniem cyklu "zamówienie - dostawa", co zostało wymuszone jako forma doskonalenia obsługi klienta.
W Polsce logistyka napotyka istotne problemy zarówno w skali mikro jak i makro. Dominującym czynnikiem jest zacofanie infrastruktury (telekomunikacji, sieci drogowej, centrów dystrybucji, przejść granicznych), a niedostatki w tym obszarze mają wpływ na sprawność systemów logistycznych przedsiębiorstw. Nakłada się na to przestarzałe zaplecze magazynowo-transportowe oraz systemy planistyczne nieefektywne w warunkach gospodarki rynkowej. Wprowadzanie systemów informatycznych najczęściej odbywa się chaotycznie, w sposób przypadkowy, bez rozeznania rzeczywistych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Porównując stan logistyki w Polsce z innymi krajami można dojść do wniosku, że jesteśmy niejako podwójnie opóźnieni, gdyż według ekspertów same kraje Europy Zachodniej są z kolei opóźnione w stosunku do Japonii i Stanów Zjednoczonych.
2. Zastosowanie logistyki w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.
Sprawny i efektywny system logistyczny można potraktować podobnie jak aktywo niematerialne w księdze finansowej przedsiębiorstwa. Zdolność do szybkiego i taniego dostarczania klientom potrzebnych im produktów umożliwia osiągnięcie przewagi rynkowej nad konkurentami. Istotną cechą systemu logistycznego jest trudność do szybkiego skopiowania przez konkurencję. Logistyka ma duże znaczenie ze względu na to, że zajmuje się sferą działalności, która raczej generuje koszty niż przysparza wartości dodanej wyrobom, jest więc sposobem na racjonalizację działań i redukcję kosztów. Obecnie nabiera coraz większego znaczenia wypracowanie przewagi w obszarze kształtowania poziomu obsługi klienta, ponieważ dystrybucja stała się polem walki konkurencyjnej. Celem do którego się dąży jest zapewnienie pożądanego poziomu obsługi przy możliwych do akceptacji kosztach. Potrzeby związane z obsługą klienta są na ogół wynikiem działań marketingowych. Upraszczając można powiedzieć, że kreując towary i rynki marketing określa wymagany poziom obsługi, a logistyka musi go zapewnić przy minimalnych kosztach i zaangażowaniu kapitału. Zadowolenie klientów osiągane jest przez skoordynowane działania marketingowe dotyczące produktu, ceny, promocji, dystrybucji i przez oferowaną mu przez logistykę maksymalizację użyteczności czasu i miejsca. Z drugiej strony, osiągnięcie przez przedsiębiorstwo akceptowalnego poziomu zysku w długim okresie jest determinowane obniżką globalnych kosztów logistycznych, osiąganą jednak przy założeniu utrzymania odpowiedniego poziomu obsługi klienta.
Obie te funkcje ukierunkowane są wyraźnie na poprawę wyniku finansowego firmy, choć w różny sposób kształtują się nakłady na ich realizację. Dzisiaj szczególnego znaczenia nabiera czynnik czasu. Zwiększenie szybkości przepływu materiałów i towarów to szansa na zdobycie przewagi na rynku i podniesienie szybkości obrotu kapitału. Poziom obsługi klienta musi podlegać uważnej obserwacji, może okazać się konieczne wprowadzenie pewnych procedur postępowania dotyczących: identyfikacji elementów obsługi klienta, ich hierarchizacji, porównywania z konkurencją, określenia niezbędnego poziomu i kontroli jego utrzymania.
Głównymi elementami obsługi klienta są:
jakość towaru lub usługi
wybór
cena
dostępność
obsługa sprzedaży (np. poprawność sporządzenia dokumentów)
czas realizacji zamówienia
informacja o statusie zamówienia
jakość dostaw (np. kompletność, terminowość)
obsługa po sprzedaży
Wśród zidentyfikowanych elementów obsługi należy wydzielić te związane z logistyką. Następnie należy dokonać kolejnego podziału na elementy, których wartości powinny być możliwie jak najwyższe (np. wskaźnik poprawnie sporządzonych dokumentów sprzedaży) oraz te, które powinny być ustalane na optymalnym, racjonalnie uzasadnionym poziomie (np. czas dostawy). Należy jednak zaznaczyć, że to klient decyduje o istotności poszczególnych elementów obsługi. Jest to przyczyną tego, że nieraz trzeba określać odrębnie strategię obsługi klienta dla różnych rynków, a także dla różnych produktów. Przykładem skuteczności wysokiego poziomu obsługi klienta są badania porównawcze przeprowadzone w USA. Okazało się, że firmy cenione za wysoki poziom obsługi rozwijają się o 8% szybciej, oferują swe produkty po cenach wyższych o 7%, a także osiągają do 12 razy wyższą rentowność niż ich konkurenci, którzy nie przywiązują większej wagi do tego elementu. Innym przykładem może być wprowadzenie nowej formy obsługi klienta w firmie Dell. W ciągu 10 miesięcy od wdrożenia, firma przesunęła się z drugiej dziesiątki do pierwszej czwórki dostawców na rynku amerykańskim. Idea ta polega na połączeniu w odpowiedniej proporcji produkcji i logistyki, jest także świetnym chwytem marketingowym. System ten, zwany BTO (Built To Order) wypiera poprzedni CTO (Configure To Order), polegający na "dokonfigurowywaniu" na życzenie klienta standardowych pecetów produkowanych "na skład". Nowy system BTO stosują także Gateway i Hewlett-Packard. DELL buduje na bazie swoich wybranych, renomowanych dostawców (jego partnerami strategicznymi są Microsoft i Intel) wszystko, czego zażyczy sobie klient. Stosowana jest także sprzedaż typu "direct" - bezpośrednie dotarcie do klienta z ofertą i zamówionym towarem bez łańcucha pośredników w najkrótszym realnym w produkcji "Just-In-Time" czasie, co pozwala na szybką reakcję na życzenia klienta. Na sukces DELLa miała wpływ doprowadzona do perfekcji organizacja produkcji, od odbioru zamówienia po dostawę sprzętu pod drzwi z kompletem zamówionego, zainstalowanego i przetestowanego oprogramowania. Cały proces produkcji rozpoczyna się z chwilą zamówienia przez klienta konkretnej konfiguracji - nie modelu - pod indywidualne potrzeby. Przy tym nie trzeba się wcale fatygować do przedstawiciela firmy. Wystarczy otworzyć firmową stronę w Internecie i wypełnić odpowiedni formularz. Po około pięciu dniach zjawi się firma kurierska i dostarczy zamówiony sprzęt (przynajmiej w USA).
3. Decyzje logistyczne.
Dla racjonalnej organizacji przepływów w przedsiębiorstwie istotne jest podejście systemowe do całości procesów logistycznych, zapewnienie koordynacji wszystkich funkcji logistycznych oraz oddziaływanie na redukcję kosztów w sposób kompleksowy, przenikający do wszystkich służb i komórek organizacyjnych. Chodzi zwłaszcza o całościowe widzenie tych procesów, by odcinkowe racjonalizacje (np. w transporcie) nie powodowały uchybień w innych sferach działalności przedsiębiorstwa (np. zmniejszenie niezawodności, czy utrata zaufania klientów).
Logistyka staje się dzisiaj elementem strategii przedsiębiorstwa, więc efektywne zarządzanie logistyczne musi obejmować dość szeroki zakres decyzyjny. Zależnie od horyzontu czasowego rozpatruje się decyzje logistyczne na poziomie strategicznym, taktycznym i operacyjnym. Logistyczne decyzje strategiczne muszą odpowiadać planom strategicznym całego przedsiębiorstwa i dotyczą na ogół:
liczby i lokalizacji miejsc wytwarzania
liczby, lokalizacji i funkcji magazynów
wyposażenia magazynów
zlokalizowania tzw. punktów rozdziału (a co za tym idzie określenia formy zapasów i zasad ich rozmieszczenia w całym systemie)
Punkt rozdziału stanowi granicę między zapotrzebowaniem niezależnym od przedsiębiorstwa, a tzw. zapotrzebowaniem zależnym. Zasadniczo rozróżnia się 5 typowych lokalizacji punktu rozdziału:
w magazynie centralnym (produkcja na magazyn)
w położonych blisko odbiorcy rozproszonych magazynach regionalnych (produkcja i transport do magazynów regionalnych)
w magazynie przedmontażowym (montaż na zamówienia)
w magazynie surowców, materiałów i dostarczanych podzespołów (produkcja na zamówienie)
w magazynach dostawców (zakup materiałów i produkcja na zamówienie)
O położenie punktu rozdziału decyduje charakter branży (inne w przemyśle spożywczym, inne w motoryzacyjnym) i równowaga między kosztami a poziomem obsługi klienta. W punkcie rozdziału gromadzone są największe zapasy, więc im bliżej rynku będą one umieszczone tym ich koszt utrzymania będzie większy (zwiększa się stopień przetworzenia składowanych materiałów), z drugiej strony przesuwanie tego punktu bliżej rynku pozwala na szybszą reakcję i krótsze czasy dostaw. Za strategiczny kierunek logistyki należy uznać poprawę wydajności oraz obniżenie kosztów. Wymagana jest przy tym poprawa gospodarki zasobami, racjonalne wykorzystywanie zapasów oraz podejmowanie inwestycji polepszających organizację, systemy sterowania i automatyzację. Przy tym Japończycy udowodnili, że możliwe jest uzyskanie wyższej wydajności dzięki wyższej jakości (np. metoda KAN-BAN, część tej metody - dostawy kierowane wprost na linię produkcyjną po adaptacji w gospodarce amerykańskiej zyskało nazwę "Just-In-Time Delivery").
W krótszym horyzoncie czasowym rozwinięciem decyzji strategicznych są decyzje taktyczne, obejmujące na przykład:
poziom zatrudnienia
wybór systemów zamawiania
wybór wyposażenia magazynów i sprzętu do manipulacji
wybór rodzaju transportu
wybór przewoźnika (np. transport własny lub usługodawca zewnętrzny)
określenie minimalnych zapasów w poszczególnych punktach składowania
Na etapie realizacji główne znaczenie mają decyzje operacyjne dotyczące przykładowo:
wielkości zamówień
wielkości partii produkcyjnych
przydział ładunków do pojazdów
harmonogramy ruchu pojazdów
Patrząc na funkcjonowanie procesów logistycznych w polskich firmach przez pryzmat zachodnich doświadczeń, trzeba stwierdzić, że polskie przedsiębiorstwa znajdują się dopiero na początku drogi, prowadzącej do logistycznego traktowania procesów przepływów materiałowych. Niezbędna jest głęboka reorientacja świadomości naszych menedżerów i pracowników w kierunku kompleksowego podejścia do procesów logistycznych.
4. Koszty logistyki.
Koszty stanowią bardzo ważny czynnik oceny projektowanych inwestycji oraz realizacji operacji logistycznych. Koszty logistyki podzielić można na cztery kategorie:
magazynowanie
zapasy
transport
administracja
Często wyróżnia się jeszcze koszty opakowań, obsługi zwrotów, oraz koszty pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji. Innym ważnym przekrojem kosztów logistyki są obszary powstawania kosztów:
zakupy
produkcja
sprzedaż
dystrybucja
Obserwacja kosztów logistyki jest zależna od sposobów księgowania kosztów. Badania prowadzone w polskich przedsiębiorstwach wskazują na dużą agregację kosztów (np. transportu i magazynowania), uniemożliwiającą prawidłową ocenę efektywności funkcjonowania poszczególnych podsystemów logistyki. Dla uzyskania niezbędnych danych i by zapewnić możliwość bieżącego śledzenia konieczne jest wprowadzenie niezbędnych procedur obserwacji kosztów. Zastosowanie głębszej analityki kosztów w obszarze logistyki może stać się źródłem znaczących oszczędności.
Mając na uwadze, że globalne koszty logistyczne przedsiębiorstw stanowią 10-40% wartości sprzedawanych towarów i są grupą kosztów, w której istnieją największe rezerwy oszczędności - waga tej problematyki staje się oczywista wobec podstawowego celu działania, jakim jest maksymalizacja długookresowego zysku. Punktem wyjścia optymalizacji kosztów logistycznych jest zrozumienie ich kompleksowego charakteru. Pomagają to zrozumieć trzy koncepcje: globalnych kosztów logistycznych ściśle związana z koncepcją współzależności kosztów i koncepcja unikania suboptymalizacji.
Koncepcja globalnych kosztów logistycznych opiera się na założeniu, że wszystkie działania przedsiębiorstwa mające znaczenie w fizycznym przepływie i składowaniu surowców i materiałów do produkcji oraz wyrobów gotowych powinny być traktowane jako całość, a nie indywidualnie. Podejmowanie różnych decyzji powoduje, że pewne koszty logistyczne będą wzrastały, inne spadały, a niektóre mogą pozostać na tym samym poziomie. Celem jest znalezienie wariantu z najniższymi kosztami globalnymi, jednak przy założeniu osiągnięcia określonego poziomu obsługi klienta. Koncepcja współzależności kosztów wspiera poprzednią koncepcję uznając, że zmieniając działania logistyczne możemy spowodować wzrost jednych kosztów i spadek innych (np. zmniejszenie poziomu zapasów może zmniejszyć koszty składowania, lecz może także prowadzić do wzrostu kosztów zakupu i transportu na skutek częstych zakupów małych ilości towarów). Natomiast suboptymalizacja następuje wówczas, gdy mimo wysiłków w częściach składowych systemu nie osiąga się optymalnego rezultatu z punktu widzenia systemu jako całości (np. oszczędzanie na transporcie może paraliżować sprzedaż przedsiębiorstwa).
5. Eurologistyka.
Eurologistyka zajmuje się obecnie wszystkimi zmianami, które zostają wywołane nowymi warunkami ramowymi funkcjonowania gospodarek w sferze międzynarodowej (europejskiej) w wyniku obowiązywania Unii Europejskiej z dniem 1 listopada 1993 r. i Europejskiego Obszaru Gospodarczego z dniem 1 stycznia 1994 r., jak również wprowadzeniem struktur gospodarki rynkowej w Europie Środkowo-Wschodniej, przy uwzględnieniu podziału pracy w ramach współpracy międzynarodowej. W definicji wspólnego rynku akcentuje się to, że w rozumieniu praktycznym chodzi o jednolitą przestrzeń gospodarczą bez granic lądowych, w której jest zapewniony wolny przepływ towarów, osób, usług, kapitału, a także - niezaznaczony w tekście układu - wolny międzynarodowy przepływ płatności.
Z punktu widzenia logistyki interesujące jest wyeliminowanie ogniwa kontroli granicznych. Prowadzi to do znaczących oszczędności czasowych, zmniejszenia poziomu zapasów w drodze, umożliwia koncentrację transportu na potrzeby zaopatrzenia i dystrybucji oraz pozwala na ukształtowanie się nowych centralnych punktów przeładunkowych z optymalnym zasięgiem dla efektywnego zaopatrzenia rynku. Rozwój eurologistyki pozwoli uzyskać istotne efekty ekonomiczne. Przewiduje się, że koszty transportu mogą zmniejszyć się np. o 40%. Nastąpi istotne przyśpieszenie obrotu zapasów, w której to sferze Europa pozostaje w tyle za wynikami Japonii i USA. Według szacunków, już na etapie wyeliminowania kontroli granicznych wprowadzone zmiany przyniosły w EWG roczne oszczędności rzędu 15 miliardów DM dzięki polepszeniu ekonomiczności i racjonalności w sferze zaopatrzenia i dystrybucji. Także poprzez łączenie różnych towarów w przesyłki przeznaczone do przewozu w jednym kierunku można zwiększyć wielkość dostaw i obniżyć koszty jednostkowe przewozu. Przed powstaniem koncepcji jednolitego rynku wewnętrznego gospodarki poszczególnych krajów europejskich traciły wiele w konkurencji międzynarodowej ze względu na krajowy charakter segmentacji rynków.
6. Systemy informatyczne w zarządzaniu logistycznym.
Obok przepływu rzeczowego, przepływ informacji jest drugim dominującym procesem wymagającym starannego zarządzania. Systemy informacyjne mogą spełniać w logistyce następujące funkcje:
inicjujące (tworzenie dokumentów, przetwarzanie zamówień)
planistyczne (np. prognozowanie zapotrzebowania niezależnego)
kontrolne (np. porównywanie wyników z założeniami)
koordynacyjne (harmonogram produkcji, plan sprzedaży)
łączące system przedsiębiorstwa z systemami zewnętrznymi klientów, dostawców, usługodawców (np. systemy EDI)
Rozwój technik informatycznych i relatywny spadek kosztów sprzętu i oprogramowania pozwolił na zastosowanie ich w przepływie informacji w przedsiębiorstwach i ich systemach logistycznych. Zwiększenie szybkości przetwarzania, możliwość przepływu informacji w czasie rzeczywistym nawet na duże odległości, automatyczna identyfikacja, EDI, techniki satelitarne - to wszystko pozwala na znaczne przyśpieszenie i usprawnienie przepływów materiałowych. Zintegrowane systemy komputerowe wspomagają procesy planistyczne sprzedaży, prognozowanie, planowanie zapotrzebowania materiałowego, harmonogramowanie produkcji, bilansowanie dostępnych zasobów. Za pomocą wyspecjalizowanych systemów można wesprzeć również decyzje operacyjne w transporcie i magazynowaniu. Obecne na polskim rynku w pełni zintegrowane systemy produkcji zachodniej, są w różnym stopniu dostosowane do naszych warunków. Mogą wystąpić problemy wynikające np. z nieprzystosowania obowiązujących w przedsiębiorstwach procedur planistycznych, zasad tworzenia harmonogramów, systemów zaopatrzeniowych do wymogów algorytmów realizowanych przez większość systemów opartych na metodach MRP i MRP II. Dlatego też wybór systemu i jego wdrożenie powinny poprzedzać stosowne analizy.