Zarządzanie i organizacja

Instytucja- z łaciny urządzenie albo zwyczaj , jest to zaakceptowana przez daną grupę osób lub społeczność zasady zachowania oraz organy o charakterze trwałym i powszechnym , które powstały w ramach tej grupy i społeczności :

1. w nauce zarządzania - wszelka całość organizacji ludzkiego działania, podlegająca utrwaleniu przez stałe odnawianie realizacji celów , dla których została powołana ;

2. w prakseologii ( badania naukowe dotyczące celowego działania ludzkiego) - oznacza zarówno zespół ludzi ( wraz z oprzyrządowaniem) zorganizowanych przypadkowo i krótko istniejący, jak i organizacje prowadzącą za pomocą wszelkich urządzeń długoletnią działalność ;

3. w naukach prawnych - zespół norm prawnych regulujący określone działania stosunków społecznych ( instytucja małżeństwa, własności ) ;

4. w naukach politycznych- zorganizowany „ aktor „ polityczny ( np. państwo ) i jego organy ( np. parlament, rząd, sąd ) partia polityczna, związek zawodowy lub organizacje samorządu terytorialnego ( rada gminy, zarząd ). Działalność i przynależność do nich określone są przepisami prawa lub normami statusów ;

5. w socjologii- uregulowane i usankcjonowane formy działalności ( np. szkolnictwo, nauka ), niektóre sformalizowane organizacje , pełniące określone funkcje w społeczeństwie ( urząd, szpital ) lub zespół praw sankcjonujących życie społeczne ( rodzina ) ;

Każda instytucja jest organizacją, nie każda organizacja jest instytucją : jednakże każda organizacja dąży do tego, aby instytucją się stać.

Cechy instytucji :

- pełnią określone funkcje ;

- są związane z określonymi wartościami ;

- są sformalizowane .

Funkcje instytucji :

- zaspokajają potrzeby członków społeczeństwa ;

- regulują zachowania ;

- zapewniają ciągłość życia społecznego , integrują i kontrolują społeczeństwo.

Elementy instytucji :

- zespół ludzi realizujący powtarzające się lub jednorazowe cele ;

- środki techniczne - niezbędne do realizacji celów ;

- uporządkowany charakter działań ;

- formalizacja - wyróżniająca się w postaci zasad, zwyczajów, norm.

Instytucjonalizacja - osadzanie organizacji w kulturze, ma charakter długotrwały, spontaniczny , nieświadomy i naturalny. Musi posiadać własną kulturę organizacji , ma charakter spontaniczny, to ludzie przez swoje zachowanie tworzą instytucję ( strój galowy na rozpoczęciu roku szkolnego , w urzędach odpowiedni strój , szczególnie na stanowiskach kierowniczych, godło na ścianie w instytucjach, urzędach ).

Formalizacja- jest to osadzenie organizacji w przepisach . Ma charakter sztuczny, świadomy i zaplanowany ( cos , co nie jest instytucją ; narzucanie pewnych zasad) .

Zasady instytucjonalizmu.

Jeśli np. o jakiejś zasadzie organizacji ustanowionej formalnie, mówimy , że jest ona zasadą zinstytucjonalizowaną - to znaczy, że nawet gdyby nie była ustanowiona formalnie, to także bylaby przez ludzi przestrzegana na mocy zwyczaju, niepisanej normy, uznanych wartości, tradycji.

Instytucja jako system.

Instytucja , tak jak każda organizacja , jest systemem złożonym z wielu elementów ( lub podsystemów ). Elementy te połączone są relacjami ( więziami) np. małżeństwo.

Relacje organizacji występujące w instytucji:

- hierarchiczne ( służbowe )- są one podstawą podziału pracy, uprawnień decyzyjnych i kierowania instytucją ;

- funkcjonalne - polegają na obowiązku współpracy, uzgadnianiem;

- informacyjne- polegają na określeniu obiegu świadomości w instytucji ;

- społeczne - stosunki międzyludzkie o charakterze dodatnim, ujemnym lub obojętnym, mające wpływ na realizacje celów organizacji .

Stanowisko pracy- najmniejszy element konstrukcyjny komórki organizacyjnej ; podstawowy, pojedynczy i niepodzielny element struktury organizacyjnej każdej organizacji. Posiada zakres własnych obowiązków oraz kompetencji w celu realizowania zadań, wyznaczonych mu przez organizację.

Komórka organizacyjna- prawnie wyodrębniona cząstka instytucji, która wykonuje określone zadania , wynikające z podziału pracy ;

Jedno lub wieloosobowy orgaz, powołany do wykonywania określonych części zadań w jednostce organizacyjnej, mająca ustalone miejsce w jej strukturze ( departament, biuro, zespół, wydział, referat ) .

Jednostka organizacyjna- na jej czele stoi kierownik wyższego szczebla. Grupuje poszczególne komórki organizacyjne w tzw. pion organizacji.

Struktura organizacji

Sposób formalnego podziału grupowania i koordynacji zadań :

1. przedstawia podział pracy i utworzone dla realizacji zadań człony wykonawcze ;

2. ukazuje powiązania między określonymi funkcjami i czynnościami;

3. uwidacznia podział władzy ;

4. przekazuje hierarchiczne składniki, przydziela im zakresy uprawnień ;

5. określa układ odpowiedzialności ;

6. prezentuje ciągłość realizacji zadań .

Elementy struktury organizacyjne

1. specjalizacja pracy;

2. departamentalizacja;

3. hierarchia podległości;

4. zasięg kontroli ;

5. centalizacja i decentralizacja ;

6. sformalizowanie.

W jakim stopniu zadania są podzielone na odrębne czynności ? ( Henry Ford 1863-1947)

Podział pracy na drobne, powtarzalne czynności - produkowano średnio jeden samochód w ciągu 10 sek.

2- Departamentalizacja

Na jakiej podstawie grupuje się czynności?

Po dokonaniu podziału zadań ( czynności) w związku ze specjalizacją należy je pogrupować, aby umożliwić ich koordynację :

- wg. funkcji- ( dział techniczny, księgowość, kadry) - osiągnięcie korzyści dzięki umieszczeniu w jednym dziale osób o podobnych umiejętnościach ;

- wg. produktu- ( paliwa, smary, wosk) ;

- wg. terytorium - ( handel );

- wg. klientów- do których chce dotrzeć organizacja ;

- wg. procesu- ( odlewnia, walcownia, obróbka )- każdy wydział specjalizuje się w jednej fazie produkcji .

3- Hierarchia podległości

Komu podlegają jednostki i grupy ? kto komu jest podporządkowany ?

Daje pracownikom odpowiedź na pytania:

Do kogo mogę się zwrócić ? lub przed kim jestem odpowiedzialny ?

Władza formalna- zasada jedności wydawania poleceń .

4- Zasięg kontroli .

Odpowiada na pytanie :

Iloma osobami można sprawnie i skutecznie kierować ?

Szeroki zasięg Wąski zasięg

( droższy, więcej kierowników

Mniej pracowników )

5- Centralizacja i decentralizacja .

Do kogo należą uprawnienia decyzyjne ?

Wszystkie decyzje podejmowane są przez kierowników najwyższego szczebla.

Czasami podejmowanie decyzji powierza się kierownikom niższego stopnia ( tym, którzy są najbliżej miejsca działania )

6-Formalizacja

W jakim stopniu pracownicy i kierownicy muszą przestrzegać przepisów , reguł i norm ?

1. praca silnie sformalizowana - wykonawca ma niewielką swobodę wyboru. Wyznacza się ścisły zakres obowiązków , szczegółowe reguły postępowania i dokładne instrukcje wykonywania pracy;

2. sformalizowanie niewielkie- zachowania związane z pracą precyzyjnie zaproponowaną ( wystandaryzowaną ).

Dokumenty formalizujące strukturę organizacyjną :

- status- dokument prawny zarejestrowany w sądzie. Zawiera formę prawno- organizacyjną ;

- regulamin- przepisy i zarządzenia wewnętrzne ;

- schemat organizacji- graficzny obraz struktury organizacyjnej ;

- karta zadań komórki organizacyjnej ;

- zakres czynności- ( karta funkcji ) ;

- instrukcja - akt prawny wyjaśniający znaczenie istniejących norm prawnych lub wskazujący sposób ich realizacji ;

- instrukcja organizacyjna ;

- zarządzenie- akt o charakterze normatywno- wykonawczym ;

- polecenie służbowe- akt prawny regulujący jednorazowo doraźne lub okresowe zadania o charakterze operatywnym ;

Graficzna prezentacja struktury organizacyjnej

Typy struktur organizacyjnych :

1. liniowa ;

2. funkcjonalna ;

3. - liniowo- sztabowa .

Struktury pośrednie :

1. dywizjonalna ;

2. macierzowa .

Struktury organiczne :

1. projektowa ;

2. sieciowa.

STRUKTURA LINIOWA.

Występuje w małych organizacjach, opiera się na zasadzie jedności kierowania. Ma charakter centralizacji władzy i wyraźna linie podporządkowania.

Na czele stoi jeden przełożony ( kierownik, dyrektor). Kierownik niższego szczebla podlega kierownikowi szczebla wyższego. Powstaje w ten sposób linia kierowników, która w dużych jednostkach organizacyjnych może obejmować kilka szczebli. Linia ta jest zarówno drogą podejmowania decyzji, jak i przekazywania informacji.

STRUKTORA FUNKCJONALNA

Każdy pracownik ma kilku przełożonych, polecenie tylko od jednego przełożonego, w zakresie jego obszaru decyzyjnego.

Podwładni mają przełożonych służbowych ( hierarchicznych )- decydujących o tym, co ma być wykonane oraz przełożonych funkcyjnych, wydających decyzje związane ze sposobem wykonania zadania. Pracownik może mieć kilku zwierzchników i wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach ( rozbudowany aparat zarządzający ).

STRUKTURA LINIOWO- SZTABOWA

Kierownik posiada zbyt dużo zróżnicowanych zadań, nie jest w stanie efektywnie prowadzić instytucją. Wprowadza się pojedynczych ekspertów lub sztab. Całość władzy rozkazującej jest zachowany przez kierownika.

Na czele każdej komórki organizacyjnej stoi kierownik, który kieruje całą jej działalności ( struktura liniowa ). Kierownik ma jednak do dyspozycji aparat pomocniczy złożony z komórek funkcyjnych, w których zatrudnieni są odpowiedni specjaliści ( struktura funkcjonalna ).

Zarządzający mają do dyspozycji sztaby, które pełnią funkcję doradczą . Komórki organizacyjne są ułożone w ściśle określonym porządku, według obowiązującej hierarchii.

STRUKTURA DYWIZJONALNA

Opiera się na wyodrębnieniu wewnętrznych segmentów organizacyjnych o znacznym stopniu samodzielności, co prowadzi do centralizacji władzy.

STRUKTURA MACIERZOWA

Macierz zbilansowana

Macierz silna

Ma postać uporządkowanej prostokątnej tablicy danych podporządkowanych w wiersze i kolumny. Buduje się je wokół problemów lub projektów. Są one ujmowane w wiersz macierzy. Kolumny macierzy są odpowiednikami stałych, powtarzalnych funkcji.

Rezygnuje z zasady jedności kierowania. Występuje tutaj zasada podwójnego kierowania , która powoduje , że schemat struktury złożony jest z kolumn i wierszy, przypominając macierz matematyczną.

STRUKTURA PROJEKTOWA

Modyfikacja typowych struktur organizacyjnych. Jej istotą jest stworzenie zespołów zadaniowych, do realizacji tych określonych zadań. Zadania te są dokładnie zdefiniowane .

Ta struktura to rozwinięcie dotychczasowych struktur o możliwości tworzenia określonych zespołów zadaniowych tylko przez pewien czas, w celu realizacji określonych zadań.

Dostępna tylko dla organizacji , które realizują projekty dla innych firm ( biura projektowe, firmy konsultingowe ). Nie zawiera pionów funkcyjnych, składa się jedynie z zespołów projektowych. Uprawnienia kierownika projektu są tu bardzo duże.

STRUKTURA SIECIOWA

Network- zespół podmiotów i względnie trwałych więzi między nimi.

Elementem def net- są więzi kooperacyjne ( dostawca- odbiorca ).

Lider dokonuje wyboru rynku, ustala ceny strategiczne , wybiera technologie.

Przywództwo, kierownictwo i władza organizacji

1. Przywództwo ;

2. Kierownictwo ;

3. Władza.

Przywództwo ( Drucker 1994)

Jest to umiejętność kształtowania celów grupy, motywowania jej do osiągnięcia tych celów, bez uciekania się do środków przymusu ( używania sił).

To działalność polegająca na ukazywaniu szerszych horyzontów, podnoszenia wydajności każdego z ludzi , budowaniu osobowości każdego z nich , ponad ich naturalne ograniczenia.

Model przywództwa z perspektywy historii organizacji ( Edgar Schein )

Teza:

Przywództwo jest dynamiczne i na każdym etapie rozwoju organizacji potrzebny jest inny model przywództwa.

Schein wyróżnia 3 etapy takiego rozwoju :

1. tworzenie organizacji- kreślenie i wrażanie wizji, która wyzwala entuzjazm i energię do działania u podwładnych ;

2. budowanie kultury ( w tym czasie poglądy, wartości i podstawowe założenia przywódcy zostają przekazane członkom organizacji ) ;

3. funkcjonowanie i wzrost organizacji- w tym okresie z reguły następuje wymiana przywódców . Przywódcy tego etapu muszą być katalizatorami ( wzrasta szybkość reakcji ) przeobrażeń kulturowych w organizacji .

Przywództwo - E. Deming

To dążenie do zwiększenia efektywności człowieka i maszyny, podnoszenie jakości , zwiększenie produkcji, a jednocześnie umożliwienie odczuwania przez ludzi dumy z pracy.

Nie polega ono na wyszukiwaniu i rejestrowaniu błędów, ale na usunięciu przyczyn takich błędów; pomaga ludziom , aby pracowali przy mniejszym wysiłku.

Przywództwo- jest metodą skutecznego zarządzania , opartą na zaufaniu, w której cele organizacji ( podnoszenie wydajności, jakości, maksymalizacji zysków ) osiągane są z ludźmi, a nie kosztem ludzi

Takie podejście wymaga od przywódcy umiejętności wiązania indywidualnych celów każdego członka organizacji z celami organizacji jako całości. ( przywódca musi znać potrzeby, oczekiwania ogółu )

Przywódcą można nazwać osobę , która związana jest z zespołem więzami zaufania.

Przywództwo i działania powiązane są relacjami skuteczności.

Najważniejsza kwalifikacja przywódcy :

- bezwzględna prawość- jeśli komuś nie staje charakteru i prawości, to choćby brylował błyskotliwością , wiedzą i powodzeniem , działa niszcząco. Niszczy ludzi, najcenniejszy kapitał firmy, niszczy ich morale i wydajność.

Determinanty przywództwa :

- cechy osobowości ;

- sytuacja ;

- zadania ;

- czas, w którym przyszło mu działać ;

- zakres czynności ( tzw. siły władzy ) ;

- cechy charakteryzujące podwładnych.

1

---