Określenie definicji celu

Celem zarządzania kadrami jest doprowadzenie do tego, aby przedsiębiorstwo osiągnęło sukces, dzięki zaangażowaniu się i pracy zatrudnionych w niej pracowników. Inaczej mówiąc, to działania związane z działalnością organizacji (pozyskiwaniem pracowników, ich rozlokowaniem, motywowaniem), które mają kluczowe znaczenie dla przetrwania organizacji i rozwoju. Odpowiednie działania dotyczące zatrudniania i zatrudnionych w organizacji pracowników powodują rozwój ich kreatywności i zaangażowania się, co sprzyja uzyskaniu wyższej efektywności organizacji.

Określenie założeń wstępnych do budowy bazy

• analizę zasobów ludzkich - są to działania związane z badaniem oraz oceną sytuacji kadrowej w przedsiębiorstwie, które opierają się na sytuacji wewnętrznej oraz zewnętrznej firmy w celu dostarczenia kierownictwu przydatnych informacji pomocnych w podejmowaniu decyzji;

• planowanie kadr - to działania polegające na ustaleniu struktury zatrudnienia pod względem ilościowym i jakościowym poprzez utworzenie planów strategicznych i operacyjnych;

• dobór i adaptacja pracowników - to pozyskiwanie pracowników oraz przystosowywanie ich do warunków pracy;

• kierowanie pracą - to działania kierowników polegające między innymi na planowaniu i organizowaniu pracy, przydzielaniu zadań oraz kontroli pracowników;

• ocenienie - to okresowe oraz bieżące oceny pracowników i kierowników działów, wykorzystywane następnie w analizie i wyznaczaniu potrzeb szkoleniowych, motywowania czy też dotyczące zwolnień;

• motywowanie - polega na ustalaniu odpowiednich struktur wynagrodzeń i pozapłacowych środków motywowania zatrudnionych pracowników;

• rozwój - to działania umożliwiające pracownikom i kierownikom poszerzanie wiedzy i kwalifikacji poprzez szkolenia i inne zaprojektowane sposoby rozwoju;

• kształtowanie warunków pracy i stosunek pracy;

• controlling personalny - to działania związane z koordynacją i kontrolą realizacji planów, które umożliwiają odpowiedni czas reakcji na niepoprawne sytuacje zachodzące w kadrach.

Definiowanie funkcji systemu zarządzającego bazy

• wprowadzenie danych ogólnych (o ilości pracowników, czasie pracy, wydatkach przedsiębiorstwa na pensje w danym sektorze itp.)

• wyświetlenie danych ogólnych

• wprowadzenie danych o pracownikach

• wspomaganie tworzenia wstępnego planu

• wyszukiwanie byłych i obecnych pracowników

• nadzorowanie ilości pracowników i jakości pracy

• wyświetlanie informacji o motywowaniu i sposobu wpływania na podwładnych

• historia stanowiska

• wprowadzenie danych o kandydatach

Dane o kandydatach

W bazie zapisywane są informacje pomocne do wyszukiwania kandydatów tj. podstawowe dane osobowe, dane o wykształceniu, oraz dane o poprzednich zatrudnieniach i rodzajach wykonywanej pracy. Program posiada filtr dla wyboru kandydatów. Po zdefiniowaniu kryteriów wyboru dla kandydatów program wyświetla nam listę kandydatów spełniających zadane kryteria.

Dane o pracownikach

Możliwość ewidencjonowania danych o pracownikach zatrudnionych w zakładzie w zakresie danych osobowych podstawowych i uzupełniających, danych o członkach rodziny, wykształceniu, szkoleniach, i uprawnieniach, stażach pracy oraz danych służbowych pracowników. Po zdefiniowaniu kryteriów wyboru dla pracowników program wyświetli nam listę pracowników spełniających zadane kryteria. Dla danych kadrowych pracowników dostępne są następujące zakładki tematyczne:

• Dane podstawowe

• Adresy

• Dane uzupełniające

• Dane o niepełnosprawności

• Członkowie rodziny

• Dane wojskowe

• Wykształcenie

• Znajomość języków

• Szkolenia i uprawnienia

• Dane służbowe

• Staż pracy poza zakładem

• Staż pracy w zakładzie

Ewidencja absencji

Zarządzanie kadrami umożliwia ewidencję nieobecności dniowych i godzinowych pracowników oraz eksport tych nieobecności do modułu płacowego systemu Scala. Alarmy Moduł Zarządzania Kadrami kontroluje kluczowe dane kadrowe pracowników takie jak: data zakończenia umowy, data zakończenia ważności zaświadczenia o niepełnosprawności, badań, szkoleń i uprawnień. Odpowiednio wcześnie system sygnalizuje nam te informacje, wyświetlając listę alarmów przy każdorazowym zalogowaniu.

Urlopy

• Urlop wypoczynkowy - Na podstawie wprowadzonych danych o wcześniejszych stażach pracy, ilości lat do uprawnień urlopowych i okresu zatrudnienia w zakładzie program wylicza automatycznie wymiar przysługującego urlopu, datę prawa do pierwszego urlopu, datę zmiany wymiaru urlopu, wymiar zmiany urlopu, wymiar zaliczki urlopu. Na podstawie danych o absencji program wylicza urlop wykorzystany przez pracownika, pozostały pracownikowi oraz zaległy.

• Urlop rehabilitacyjny - Program na podstawie wprowadzonych danych o wcześniejszych stażach pracy, okresie zatrudnienia w zakładzie, daty uznania za osobę niepełnosprawną i informacji o stopniu niepełnosprawności automatycznie wylicza wymiar przysługującego urlopu oraz datę prawa do urlopu. Na podstawie danych o absencji program wylicza urlop wykorzystany przez pracownika i pozostały pracownikowi.

Współpraca

Moduł Zarządzania Kadrami posiada wbudowane funkcje eksportu dla dokumentów ZUS.

Delegacje

Kolejną funkcją modułu kadrowego jest możliwość ewidencji, obliczania oraz drukowania delegacji pracowników. Istnieje możliwość wydruku delegacji (wybranej strony lub całości delegacji), oświadczenia o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych (dla pracowników, którym przydzielono ryczałt na jazdy lokalne) oraz zestawień delegacji w różnych przekrojach.

Wydruki

Zarządzanie Kadrami pozwala na uzyskiwanie następujących dokumentów kadrowych: skierowanie na badania, skierowanie na szkolenie BHP, przeszeregowania, umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, zaświadczenie o zatrudnieniu, wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy. Użytkownik posiada możliwość modyfikacji wszystkich wydruków.

Raporty

System posiada rozbudowane możliwości raportowania, przy czym wyróżnić w nim można dwie grupy raportów

• Raporty pracowników dot. danych kadrowych, staży pracy, absencji pracownika, urlopów, przeszeregowań, umów, badań, szkoleń i uprawnień.

• Raporty zakładu pracy dot. absencji, urlopów, zatrudnienia w szerokich przekrojach na dzień oraz średniego miesięcznego i rocznego, a także zatrudnienia na dzień, i średniego niepełnosprawnych.

Integracja

Zarządzanie Kadrami w zakresie kartoteki z danymi pracownika oraz posiada funkcje eksportu informacji o absencji.

Cechy

• Baza danych o kandydatach

• Baza danych o pracownikach

• Alarmy dotyczące kluczowych dat

• Automatyczne obliczanie przysługujących urlopów

• Współpraca z programem Płatnika

• Obsługa delegacji

• Wydruki

• Raporty

• Jasny, intuicyjny graficzny interfejs

• Szeroki wybór kryteriów do raportowania

• Możliwość definiowania postaci wydruków

---