Odpowiedzialność biur rachunkowych za rachunkowość, podatki oraz ZUS swoich klientów
Jeśli księgowość w firmie prowadzę jako biuro rachunkowe, to za jakie popełnione błędy odpowiadam ja, a za jakie właściciel przed urzędem skarbowym?
Odpowiedzialność za księgi rachunkowe
Decydując się na outsourcing księgowy przedsiębiorca oczekuje pełnego wyręczenia od biurokratycznych obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg, rozliczeń podatkowych czy związanych z ZUS. Wygospodarowane w ten sposób zasoby chce wykorzystać do działalności bieżącej i nie koncentrować się na zagadnieniach, na których niekoniecznie musi się znać. Czy jednak zawsze będzie mógł uniknąć wszelkiej odpowiedzialności, decydując się na takie rozwiązanie? Z kolei czy przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadają w każdym przypadku pełną świadomość ciążącej na nich odpowiedzialności? Wzajemne relacje wynikające z obowiązujących przepisów nie są w tym zakresie intuicyjne i jednolite - a mogą powodować poważne konsekwencje.
Z tytułu wykonywania czynności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz usług podatkowych biura rachunkowe mogą zetknąć się z odpowiedzialnością karną, karno- -skarbową, podatkową czy cywilną.
W każdym przypadku zakres odpowiedzialności będzie należało ustalić w sposób indywidualny, uzależniony od okoliczności zdarzenia, powodującego jej powstanie.
Pewnym zaskoczeniem może okazać się np. stwierdzenie, że w pracy biura rachunkowego będzie możliwa sytuacja, w której personalnie żaden z jego przedstawicieli nie będzie ponosił odpowiedzialności karnej określonej w art. 77 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, karze pozbawienia wolności do lat 2, grzywnie albo obu tym karom łącznie może zostać poddana osoba, która - wbrew przepisom ustawy - dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.
Przestępstwo określone w tym przepisie będzie mogła popełnić więc wyłącznie taka osoba fizyczna, która w granicach swojej kompetencji ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Co do zasady, taką osobą będzie kierownik jednostki (członkowie organu, w przypadku kierownika wieloosobowego). Najczęściej jednak oprócz kierownika za określone obszary rachunkowości będzie również odpowiadała osoba, której powierzone zostaną określone obowiązki w zakresie rachunkowości. Stanie się tak niezależnie od tego, czy tą osobą będzie konkretny księgowy zatrudniony w jednostce na umowę o pracę, czy niezwiązany bezpośrednio z firmą certyfikowany księgowy, który jednoosobowo prowadzi biuro rachunkowe, a co za tym idzie - będzie istniała możliwość ich imiennego wskazania w dokumentacji dotyczącej odpowiedzialności rachunkowej. Zawsze bowiem warunkiem objęcia odpowiedzialnością będzie powierzenie zadań w formie pisemnej oraz pisemne przyjęcie zakresu obowiązków. Często jednak zdarza się, że spółka podpisuje umowę z przedstawicielem biura rachunkowego (np. jego właścicielem), natomiast bieżące księgowanie operacji spółki zostaje powierzone pracownikowi biura. W takich przypadkach rzadko dochodzi do pisemnego przekazania obowiązków przez kierownictwo spółki na rzecz osoby, która faktycznie zajmuje się prowadzeniem spraw klienta. Takie rozwiązanie wyłącza odpowiedzialność pracownika biura rachunkowego z tytułu wystąpienia zdarzenia opisanego art. 77 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za podatki
Zupełnie inaczej unormowano zasady odpowiedzialności za przestępstwa i wykroczenia skarbowe.
Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe będzie bowiem odpowiadał, na takich zasadach jak sprawca, także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.
Dla zaistnienia odpowiedzialności określonej w Kodeksie karnym skarbowym nie będzie więc niezbędne podpisanie dokumentu, przekazującego zakres obowiązków. Co więcej, biorąc pod uwagę zakres przedmiotowy regulacji zawartych w art. 60 oraz 61 Kodeksu karnego skarbowego, potencjalna odpowiedzialność będzie miała bardziej powszechny charakter. Zgodnie z tymi regulacjami, karalności podlegają bowiem czyny i zaniechania polegające na:
nieprowadzeniu księgi;
nieprzechowywaniu księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki;
nierzetelnym prowadzeniu księgi (dokonywaniu w nich zapisów nieodzwierciedlających stanu rzeczywistego);
wadliwym prowadzeniu księgi (prowadzeniu jej niezgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów).
Trzeba pamiętać, że przepisy podatkowe pojęcie księgi rozumieją bardzo szeroko - jako księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry (ewidencje VAT, ewidencje przychodów, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zapisy kasy rejestrującej itp.).
W zależności od istotności sprawy, działania te będą kwalifikowane jako:
przestępstwa skarbowe, zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych, albo
wykroczenia skarbowe, zagrożone karą grzywny określoną kwotowo.
Jak wynika z powyższego, powierzenie prowadzenia księgi innej osobie, uprawnionej do tej czynności (w tym podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych), obciąża ten podmiot jako "prowadzącego księgę", gdy nierzetelność lub wadliwość księgi jest wynikiem jego działania lub zaniechania. Przy czym nie będzie możliwe postawienie prowadzącemu cudzą księgę zarzutu przestępstwa nierzetelności jej prowadzenia, jeżeli klient, w imieniu i na rzecz którego jest ona prowadzona, dostarcza do biura spreparowane rachunki lub faktury, których nierzetelności nie jest on w stanie stwierdzić.
Odpowiedzialność karna czy karnoskarbowa może okazać się o tyle dolegliwa dla certyfikowanego księgowego, że zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych, zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, nie są uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Konsekwencją skazania może więc być automatyczne, z mocy prawa, pozbawienie możliwości wykonywania zawodu w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Odpowiedzialność za rozliczenia ZUS
Kolejnym obszarem, w jakim spotkamy się z powstaniem odpowiedzialności za nieterminowe wypełnianie obowiązków o charakterze publicznoprawnym, jest dziedzina ubezpieczeń społecznych. Występują tu zarówno kary administracyjne, które w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości, jako płatników składek mogą obciążyć w zasadzie wyłącznie klientów biura rachunkowego - do wysokości 100% nieopłaconych składek. Już jednak za wykroczenie przeciwko obowiązkom wynikającym z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych będzie odpowiadała zarówno osoba wykonująca obowiązki płatnika składek w jednostce, jak również osoba, która w imieniu płatnika jest obowiązana do działania. Jako wykroczenia, zagrożone karą grzywny do 5.000 złotych, są traktowane następujące czyny:
niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,
niezgłoszenie wymaganych ustawą danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych albo udzielenie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowa ich udzielenia,
nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
niedopełnienie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie.
Niezależnie od powstania odpowiedzialności karnej, czy karno-skarbowej, efektem uchybień mogących pojawić się w pracy biura rachunkowego będzie powstanie zaległości podatkowych lub zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.
Za zaległość podatkową lub na równi z nią uznaje się:
podatek niezapłacony w terminie płatności,
niezapłaconą w terminie płatności zaliczkę na podatek lub ratę podatku,
należność z tytułu podatków, zaliczek na podatki oraz rat podatków niewpłaconych w terminie płatności przez płatnika lub inkasenta,
nadpłatę, jeżeli w zeznaniu lub w deklaracji została wykazana nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej,
zwrot podatku, jeżeli podatnik otrzymał go nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej, chyba że podatnik wykaże, że nie nastąpiło to z jego winy,
wynagrodzenie płatników lub inkasentów pobrane nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej,
oprocentowanie nienależnej nadpłaty bądź zwrotu podatku zwrócone lub zaliczone na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych.
Z punktu widzenia organów podatkowych, przyczyna powstania zaległości podatkowej zasadniczo nie jest istotna i zawsze będzie obciążać skutkami podatnika. Oprócz obowiązku uiszczenia pełnej kwoty zaległości konsekwencje będą również polegały na obowiązku zapłaty odsetek za zwłokę. Podobna zasada obowiązuje w zakresie składek opłacanych na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Co więcej, należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.
W przypadku, gdy obowiązek zapłaty odsetek za zwłokę będzie wynikał z zaniedbań leżących po stronie biura rachunkowego, klientowi będzie przysługiwało prawo dochodzenia odszkodowania na drodze cywilnoprawnej. Biuro rachunkowe będzie w takim przypadku ponosiło odpowiedzialność do wysokości poniesionej szkody. W granicach zawartej umowy OC roszczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnoprawnej mogą zostać pokryte przez zakład ubezpieczeń, w którym biuro wykupiło polisę. Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, analizując portfel swoich klientów i potencjalne ryzyko związane z wykonywaniem zawartych umów, powinien rozważyć, czy minimalne sumy gwarancyjne ubezpieczenia (5, 10 i 15 tys. euro) będą w jego przypadku wystarczające.