Charakterystyka sprawnego działania
W nauce organizacji i zarządzania jak z nazwy wynika są dwa nurty teorii, aby scharakteryzować sprawność działania zajmę się pierwszym z nurtów - organizacją.
Organizacja jest całością, która składa się z części, przy czym podstawowymi częściami są ludzie. Wg ojca prakseologii Kotarbińskiego i Zieleniewskiego to pewien rodzaj całości ze względu na stosunek do niej właściwych elementów, mianowicie taką całość, której wszystkie składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości.. Możemy mówić o organizacji wtedy, gdy jest to grupa przynajmniej dwóch osób, które mają wspólny cel i dążą do niego. W organizacji istnieje hierarchia, wspólne zainteresowania, statut i podział zadań formalna lub nieformalna struktura. Jednym z podstawowych pojęć organizacji jest działanie.
Działanie jest to celowe, świadome i dobrowolne zachowanie się sprawcy (osoby), której impuls dowolny jest przyczyną jakiegoś zdarzenia. Aby określić czy nasze działanie przyniesie w przyszłości korzyści powinniśmy określić czy dane działanie jest sprawne, a prakseologia to bada.
Prakseologia jest to nauka o sprawności działania, poszukująca uogólnień interesuje się przed to nade wszystko formami usprawnień sposobów działania wspólnymi dla wszystkich poszczególnych umiejętności praktycznych w sposób uproszczony a popularny można by ja nazwać nauką o dobrej robocie. Przedstawicielem i pionierem prakseologii jako nauki był Tadeusz Kotarbiński (1886-1981) Aby sprostać swym zadaniom prakseologowie starają się wypracować system pojęć niezbędnych lub swoiście przydatnych do kontynuacji dyrektyw, czyli zaleceń i przestróg dotyczących wzmagania sprawności i unikanie niesprawności w działaniu. Określają zarówno terminy do opisu techniki działania jak też terminy do oceny sposobów działania pod względem sprawności. Do pierwszych należą wyrazy np. sprawa, czyn, impuls, cel, metoda, wytwór, dzieło: do drugich: skuteczność, wydajność, dokładność prosta Oceny prakseleogiczne są ściśle utylitarne i mówią tylko o walorach działania dodatniego lub ujemnego charakteryzujących do działania z punktu widzenia sprawności.
Sprawność działania - pozytywnie oceniana cecha działania charakteryzującego się jednym lub wieloma walorami praktycznymi pojmowanymi prakseologicznie odpowiednio do znaczenia, jakie nadaje się terminowi „sprawność” w prakseologii termin ten występuje w trzech znaczeniach:
Uniwersalnym jako ogólna nazwa każdego z walorów praktycznych działań, jak ich wytworów w odniesieniu do działań. Nazwa obejmuje przede wszystkim: skuteczność, ekonomiczność, korzystność, a ponadto energiczność, dokładność, prostotę, śmiałość, ostrożność, czystość. W tym znaczeniu sprawność działania stwierdzić można w każdym przypadku, w którym działanie charakteryzuje się, choć jedną z wymienionych sprawności,
Syntetycznym jako nazwa ogółu walorów praktycznych danego działania tak rozumianą sprawność stwierdzić można w działaniach, które zawierają wszystkie lub wiele walorów praktycznych, wśród nich skuteczność, gdyż w razie nieskuteczności (przeciwskuteczności) sens walorów podostaje przekreślony i sprawność działania w sensie syntetycznym stwierdzić nie można.
Manipulacyjnym jako nazwa pewnych składników sprawność działania wyłącznie jednopodmiotowych. Składnikami tymi są: szybkość ruchów, zbliżenie ruchu wykonanego do zamierzonego; stopień zautomatyzowania; potoczystość ruchów (płynność); stopień scalenia i pewności, a ponadto mniejszy wysiłek przy wykonaniu ruchów.
Sprawność działania jest stopniowalna
Mając na uwadze powyższe można wyróżnić podstawowe postaci (walory) sprawnego działania zapobiegające zjawisku chaotyczności i nieuporzątkowania, którego miarą jest entropia, takie jak:
skuteczność
ekonomiczność
korzystność
Poza wyżej wymienionymi postaciami działania są dodatkowe takie jak: wydajność pracy, energiczność, dokładność, niezawodność, czystość.
Zajmę się teraz bliższym opisem trzech podstawowych postaci sprawnego działania.
Skuteczność - jedna z postaci sprawnego działania ocenianego pod względem zbliżenia się do celu, jaki został zamierzony i stanowi podstawę tej oceny (cel działania)
Działanie skuteczne jest, jeżeli podmiot osiągnął cel w pełni lub jakimś stopniu albo, choć umożliwił sobie lub ułatwi jego osiągnięcie w przyszłości. W przypadku, gdy podmiot nie zbliżył się do celu działanie jest nieskuteczne (obojętne), a gdy osiągnięcie celu utrudnił lub wykluczył - przeciwskuteczne. Np. przedsiębiorstwo produkujące donice wyprodukuje nowy wzór donic.
W pewnych przypadkach cel można osiągnąć tylko w całości, w tedy skuteczność jest niestopniowana. Gdy cel daje się podzielić na elementy skuteczność jest stopniowana. Stopniowanie takie jest przeciwskuteczne, gdyż wywołane działaniem utrudnienie może mieć różną skalę. Stopniowaniu natomiast nie podlega nieskuteczność.
Ekonomiczność - jedna z postaci działania dotyczącego stosunku uzyskanego efektu do poniesionego nakładu lub ogólnie nabytków do ubytków.
Mianem nabytków określa się to, co w danym działaniu zostało zamierzone i przyjęte jako cele, natomiast mianem ubytków, co zostało na realizację tych celów przeznaczone jako zużycie zasobów lub pewne braki i straty. Im większy od jedności jest stosunek nabytków do ubytków tym działanie staje się ekonomiczniejsze; im mniejszy tym bardziej nieekonomiczne. Czyli stosunek przychodu ze sprzedaży tych donic do kosztów poniesionych na ich wyprodukowanie jest większy od 1.
Odmienne są wydajność i oszczędność. Wydajność jest wtedy, gdy to działanie jest wydajniejsze, które przynosi więcej nabytków przy tego samego rodzaju i miary ubytków. Czyli przy poniesionych takich samych kosztach produkcji - przychód ze sprzedaży produkcji się zwiększy.
Oszczędzanie zaś to, które tego samego rodzaju i miary nabytki opłaca się mniejszą miarą ubytków. Czyli przy takich samych przychodach ze sprzedaży produkcji - koszty na tę produkcję ulegną zmniejszeniu.
Korzystność - jedna z postaci sprawnego działania dotycząca czynności uzyskanych w nim wyników użytecznych oraz cenności poniesionych kosztów. Wynikami użytecznymi są wszystkie skutki działania oceniane pozytywnie zarówno zamierzone jak i niezamierzone. Kosztami natomiast wszelakie skutki negatywne przewidywalne i nieprzewidywalne.
Miarą wszystkich skutków jest ich cenność dla przedmiotu działania. Działanie jest, więc dla tego przedmiotu:
korzystne, jeżeli przynosi nadwyżkę czynności wyników użytecznych nad cennością kosztów;
niekorzystne, jeżeli cenności wyników użytecznych jest mniejsze od cenności kosztów;
obojętne, jeżeli cenność wyników użytecznych równa się cenności kosztów.
Czyli podczas projektowania donic wykonano np. trzy wzory i wszystkie te wzory wdrożono do produkcji przychody ze sprzedaży tych donic są czynnościami wyników użytecznych natomiast, gdy do produkcji nowych wzorów będzie potrzebna nowa mieszanka ceramiczna to koszt wytworzenia nowej mieszanki nazwiemy cennością kosztów. Wdrożenie nowego wzoru do produkcji będzie korzystne, gdy przychody ze sprzedaży nowych donic będzie wyższa od kosztu wytworzenia nowej mieszanki ceramicznej.
Korzystność i niekorzystność są stopniowane.
Działanie jest sprawne wówczas, gdy możemy powiedzieć, że jest skuteczne, ekonomiczne, korzystne. Przede wszystkim działanie musi być skuteczne(zbliżenie się do określonego celu), ponieważ pozostałe walory bez skuteczności nie odgrywają roli. Jeżeli weźmiemy po uwagę również dodatkowe walory sprawnego działania (czystość, dokładność, energiczność, prostota) wówczas określenie sprawności działania będzie dokładniejsze.
Postaci sprawnego działania są powiązane ze sobą poniżej przedstawię przykładowe warianty powiązań, między skutecznością a korzystnością. Działanie może być:
skuteczne, ale niekorzystne,
nieskuteczne, ale korzystne,
skuteczne i korzystne, czyli poprawne,
nieskuteczne i niekorzystne.
Przedsiębiorstwo produkujące donice wprowadziło do produkcji nowe wzory (skuteczność), przychody ze sprzedaży tych nowych donic są wyższe niż koszty ich wytworzenia (ekonomiczność). Z wymienionego przykładu wynika, iż działanie przedsiębiorstwa jest skuteczne i ekonomiczne, a co za tym idzie sprawne.
Oprócz postaci sprawnego działania, których określenie służy głównie ocenie projektowanego i zrealizowanego działania, czyli stanowi tak zwany system ocen, są jeszcze wytyczne - dyrektywy sprawnego działania.
Wytyczne te stanowią niejako normatywną część prakseologii, adaptowaną przez nauki organizacji i zarządzania, są to dyrektywy ogólne i uniwersalne, które powinny być brane pod uwagę przy wszelkich rodzajach działań. Większość z nich da się połączyć w przeciwstawne pary, między którymi trzeba znaleźć „złoty środek” w każdym konkretnym przypadku.
Najważniejszą wytyczną, niemającą przeciwstawnej jest działalność w sposób zorganizowany.
Pozostałe podstawowe wytyczne połączone w pary przeciwstawne:
specjalizacja - uniwersalizacja
aktywacja - ograniczenia działania
oczekiwanie właściwej chwili, czyli kunktacja - antycypacja
utrzymanie określonego rodzaju zasobów - pełne wykorzystanie zasobów
koncentracja sił - zabezpieczenie wszystkich kierunków działania.