Zgodnie z normą wyrażoną w art. 772 Kodeksu pracy do wydania regulaminu wynagradzania zobowiązani są pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy albo objętych co prawda układem ponadzakładowym, który jednak nie stwarza możliwości określenia na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Przykładem może być ponadzakładowy układ zbiorowy pracy wprowadzający uzupełniający składnik wynagrodzenia za pracę (np. premię), nie określając zarazem warunków jej przyznania.
Regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania dla członków korpusu służby cywilnej, pracowników mianowanych i powołanych, zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych oraz pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 239 § 3 i art. 24126).
Przez liczbę 20 pracowników rozumie się wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy i wymiaru czasu pracy. Liczba ta nie obejmuje jednak osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, którzy zostali wyłączeni spod regulacji regulaminowej (poprzez odesłanie do art. 24126 § 2 k.p.). Za pracownika uznaje się również młodocianego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.
W regulaminie wynagradzania pracodawca winien ustalić warunki wynagradzania, które traktowane są jako obligatoryjny element regulaminu. Tu zatem powinny znaleźć się postanowienia pozwalające na określenie wysokości wynagrodzenia zasadniczego, czyli ustalające system wynagrodzenia i stawki. Zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą są fakultatywne.
Moc obowiązująca regulaminu wynagradzania ustaje z chwilą objęcia pracowników układem zbiorowym pracy, przy czym regulamin może być uchylony jednorazowo w całości lub częściowo - w takim zakresie w jakim warunki wynagradzania zostały uregulowane układem. Ważne jest, iż regulamin traci moc obowiązującą nawet wtedy, gdy układ zbiorowy pracy przewiduje warunki wynagradzania mniej korzystne dla pracowników od dotychczasowych. Przyjęty regulamin nie traci mocy obowiązującej wskutek spadku zatrudnienia poniżej 20 pracowników.
Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy. Natomiast postanowienia umów o pracę lub innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy nie mogą być mniej korzystne od regulaminu. Korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy, ale mniej korzystne wymagają dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego w trybie art. 42 Kodeksu pracy (art. 24113).
Podmiotem upoważnionym do ustalenia regulaminu wynagradzania jest pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią przedmiotowy regulamin. Postanowienia regulaminu, na które zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody, nie będą miały mocy obowiązującej. W doktrynie uważa się, iż w razie braku zgody na treść całego regulaminu akt ten nie będzie mógł być wydany przez pracodawcę samodzielnie.
Warunkiem wejścia regulaminu w życie jest jego publikacja. Podanie go do wiadomości następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, doręczenie egzemplarza każdemu pracownikowi, odczytanie potwierdzone podpisem). Dla obowiązywania regulaminu istotne jest czy pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią, nie zaś czy zapoznał się z nią rzeczywiście.
Pracodawca obowiązany jest zawiadomić pracowników o wejściu regulaminu w życie. Należy podkreślić, iż obowiązek ten nie jest tożsamy z obowiązkiem podania regulaminu do wiadomości pracowników. Pracodawca powiadamia zatem pracowników o samym tylko fakcie, że regulamin podany do ich wiadomości przed dwoma tygodniami zaczął obowiązywać. Obowiązek zawiadomienia obejmuje także zmiany regulaminu i informację o utracie jego mocy obowiązującej.
Do regulaminu wynagradzania stosuje się określone w przepisy dotyczące układów zbiorowych. Zgodnie z nimi pracodawca obowiązany jest powiadomić pracowników o wejściu w życie regulaminu, jego zmianach i utracie przez niego mocy, dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę jego egzemplarzy, a także wydać egzemplarz na żądanie pracownika.