System Informatyczny Lasów Państwowych
zeszyt 23
Inwentaryzacja
Podręcznik użytkownika
Warszawa - 2001
Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych
Opracował zespół w składzie:
Krzysztof Jarosz (redaktor), Stanisława Linhard (3Ⴘ5), Anna Paszkiewicz (6Ⴘ9; 35), Irena Hoffer (15Ⴘ23; 36), Jerzy Jaszczyk (22; 24; 25), Artur Królicki (26Ⴘ29), Mariusz Błasiak (30Ⴘ34; 39; 40), Marek Jaskólski (38), Krzysztof Taraszkiewicz (37), Artur Andrzejewski (opracowanie graficzne; 39; 40; 42), Jacek Gałuszka (2), Zbigniew Gróżdź (1), Wojciech Górka (10Ⴘ14), Tadeusz Nadolny (38a; 41; 41a)
Spis treści
1. Wstęp
W
cyklu podręczników dotyczących obsługi programów wchodzących w skład Systemu Informatycznego Lasów Państwowych opisano następujące zagadnienia:
Podstawy administracji systemem operacyjnym HPUX oraz bazami danych
Finanse i księgowość:
Ewidencja procesów gospodarczych
Rozliczanie usług wewnętrznych
Infrastruktura:
Gospodarka towarowa:
Las:
Kadry i płace:
Pozostałe
Poszczególne tematy zostały przedstawione w kontekście stanu prawnego obowiązującego na dzień 31 maja 2000.
Dla zachowania przejrzystości tekstu przyjęto we wszystkich zeszytach następującą konwencję opisu:
opisy pogrupowano w rozdziały dotyczące poszczególnych elementów obsługi,
w punktach wymieniono funkcje i pokazano ekran do wprowadzania danych,
za ekranem następuje w formie tabelarycznej opis znaczenia pól.
Symbol |
Znaczenie |
Czcionką pochyłą |
oznaczono teksty, które pojawiają się na ekranie (nazwy pól i ekranów) |
Czcionką „pochyłą w cudzysłowie” |
teksty, które wpisywane są z klawiatury i komunikaty błędów i inne komunikaty systemowe, |
Czcionką pogrubioną |
oznacza się szczególnie ważne pojedyncze teksty oraz nazwy pól opisywanych w tabelach, |
W nawiasach „<>” |
klawisze oraz funkcje menu oznaczone są, np.: <ESC>, <Dodaj>, <Transfer>, <+>. |
W tekście znajdują się „ikony”, które mają następujące znaczenie:
Tu znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Zwróć szczególną uwagę, aby uniknąć nieoczekiwanych rezultatów
Cenne informacje skróty i sugestie, które zaoszczędzą czas
1
Wstęp
W rozdziale tym podane sa ogólne uwagi o inwentaryzacji w programie LAS.
W
podsystemie Gospodarka towarowa proces inwentaryzacji uruchomiany jest celem dokonania spisu z natury stanów drewna oraz zapasu materiałów, towarów i użytków ubocznych.
Proces inwentaryzacji obejmuje:
definicję inwentaryzacji, to jest ustalenie zakresu danych;
wydruk arkusza spisowego;
wprowadzenie danych spisu z natury;
rozliczenie wyników z ustaleniem różnic;
przekazanie różnic do podsystemu Finanse i księgowość (Zespół operacji księgowych - patrz zeszyt Ewidencja procesów gospodarczych).
Przed uruchomieniem procesu inwentaryzacji konieczne jest sporządzenie i zaewidencjonowanie wszystkich dokumentów związanych z obrotem (do dnia spisu) inwentaryzowanych składników majatkowych.
Przebieg procesu inwentaryzacji drewna opisano w rozdziale 2. Natomiast inwentaryzację materiałów, towarów oraz użytków ubocznych przeprowadza się zgodnie z opisem podanym w rozdziale 3.
2
Inwentaryzacja stanu drewna
Rozdział obejmuje opis kolejnych etapów procesu inwentaryzacji stanów drewna.
P
roces inwentaryzacji drewna uruchamia się w związku z prowadzonymi spisami kontrolnymi (rocznymi lub doraźnymi), przy zmianie osób materialnie odpowiedzialnych (przekazanie leśnictwa) oraz w celu zaewidencjonowania danych z protokółów kradzieży drewna. Przed przystąpieniem do czynności związanych z uruchomieniem procesu inwentaryzacji:
Należy wprowadzić do SILP wszystkie dokumenty związane z obrotem drewna do dnia, na który przeprowadza się spis z natury;
Uzgodnić obroty w zakresie dostaw drewna i wyjaśnić dostawy zareklamowane;
Wydrukować (Gospodarka towarowa → Przychód/rozchód tow. → Magazyn drewna → Mag.dr) „Listy magazynowe drewna”, na koniec miesiąca poprzedzającego termin inwentaryzacji, i uzgodnić stan z odpowiedzialnymi leśniczymi.
„Listy magazynowe” zawierają stan aktualny drewna na moment wydruku.
Etapy procesu inwentaryzacji drewna obejmują:
zdefiniowanie zakresu inwentaryzacji - pkt.2.1;
wydruk „Arkusza spisu z natury” - pkt. 2.2;
przeprowadzanie spisu z natury - pkt. 2.3;
zaewidencjonowanie wyników spisu z natury (ujęcie) - pkt. 2.4;
sprawdzenie prawidłowości wprowadzonych danych - pkt. 2.5;
zakończenie inwentaryzacji - pkt. 2.6.
Definicja inwentaryzacji stanów drewna
Definicja inwentaryzacji, oznaczonej określonym numerem, polega na sprecyzowaniu zakresu danych będących przedmiotem sprawdzania.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Drewno
Inwentaryzacja: Definicja Ujęcie Różnice Y_Wydruk Przejęcie ...
... Likwidacja Baza_excel. Exit
Zdefiniowanie inwentaryzacji
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
Ekran do wyboru funkcji umożliwiających ewidencjonowanie poszczególnych etapów procesu inwentaryzacji
Specyficzne funkcje ekranu:
<Definicja> - funkcja umożliwiająca zdefiniowanie zakresu inwentaryzacji patrz opis Ekran 2.
<Ujęcie> - funkcja do wprowadzania danych z arkuszy spisu z natury (patrz pkt. 2.4).
<Różnice> - funkcja przywołująca ekran umożliwiający prezentację różnic inwentaryzacyjnych i wprowadzania danych adresowych osoby materialnie odpowiedzialnej za powstałą różnicę (patrz opis funkcji Ekran 12).
<Y_Wydruk> - polecenie wykonania wydruku: arkuszy spisu (patrz pkt. 2.2), wykazów różnic (patrz pkt. 2.6.2) i protokółów z wprowadzonych (ujętych) danych (patrz pkt. 2.6.1).
<Przejęcie> - zaewidencjonowanie wyników inwentaryzacji - zakończenie inwentaryzacji (patrz pkt. 2.6.3).
<Likwidacja> - likwidacja inwentaryzacji. Likwidację inwentaryzacji przeprowadza się w sytuacji kiedy została ona błędnie zdefiniowana (patrz Ekran 3Ekran 4 i Ekran 5).
<Baza_excel.> - włączanie lub wyłączanie trybu wyłączności użytkowania bazy (patrz Ekran 6).
W celu uniknięcia problemów w definiowaniu inwentaryzacji drewna należy przed przystąpieniem do definicji inwentaryzacji sprawdzić czy wszystkie dotychczas definiowane inwentaryzacje (nie mające związku z inwentaryzacją bieżącą) zostały rozliczone, to jest czy wykonano polecenie <Przejęcie> lub <Likwidacja>.
Sposób wykonania sprawdzenia:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Drewno→Ujęcie
Wprow.inwentaryzacji: Szuk Nast Poprz Wyśw Dod 2_Dod Exit
Następne dane
Brak danych spełniających kryterium
+-----------------------------------------------------------------------------++
| I N W E N T A R Y Z A C J A DREWNO ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Nr.inwentaryz. : ( ) |
| Data spisu : ( ) |
| Wykonawca : ( ) |
| |
| |
| Numer artykułu : ( ) |
| Oznaczenie : ( ) |
| |
| Leśn. / Oddział: ( ) |
| Nr.magazynu : ( )( ) |
| Spisana ilość : ( )( ) |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_p.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:41 forest Exp $ -----------+
Ekran z komunikatem o braku definicji inwentaryzacji
Potwierdzenie funkcji <Szuk> i następnie (bez podania warunków) użycie klawisza <Esc> spowoduje wyszukanie wszystkich aktualnych (nie zakończonych) inwentaryzacji. Informacja o braku danych świadczy o pustym zbiorze do inwentaryzacji i jest informacją prawidłową. W sytuacji kiedy zostaną wyszukane dane należy zapamiętać numery (pole Nr.inwentaryzacj) wszystkich wyszukanych inwentaryzacji. Następnie korzystając z polecenia <Likwidacja> (patrz Ekran 3) zlikwidować wszystkie wcześniej zdefiniowane (błędne, nie związane z aktualnym procesem) inwentaryzacje, lub przejąć wyniki rozliczenia inwentaryzacji prawidłowych (patrz 2.6.3) polecenie <Przejęcie>.
Wyszczególnione wyżej czynności powtarza się do czasu uzyskania Ekran 2 z komunikatem „Brak danych spełniających kryterium”.
Przystępując do likwidacji (polecenie <Likwidacja>) lub przejęcia (polecenie <Przejęcie>) wyników inwentaryzacji należy pamiętać o konieczności włączenia trybu wyłączności <Baza_excel.>.
Dojście do ekranu umożliwiającego przeprowadzenie likwidacji inwentaryzacji:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Likwidacja
+------------------------------------------------------------------------------+
| L I K W I D A C J A I N W E N T A R Y Z A C J I D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------------+
| |
|Numer inwentaryzacji |
| |
| Numer inwentaryz.: (01/R/00 ) .|
| |
| |
+---------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do likwidacji inwentaryzacji
Po potwierdzeniu funkcji <Likwidacja> podaje się w polu Numer inwentaryz. numer inwentaryzacji, która jest likwidowana i potwierdza klawiszem <Esc>. Program sprawdza poprawność podanego numeru. Przy poprawnym wprowadzeniu danych uzyskuje się Ekran 4.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Tak Nie |
| |
|UWAGA: Na pewno likwidować inwentaryzację? (01/R/00) |
|-----------------------------------------------------------------------------+
| L I K W I D A C J A I N W E N T A R Y Z A C J I D R E W N O |
+-----------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do potwierdzania decyzji o likwidacji (po sprawdzeniu programowym podanego numeru inwentaryzacji)
<Tak> - potwierdzenie klawiszem <Enter> funkcji uruchomi proces likwidacji danej inwentaryzacji. Proces likwidacji wymaga włączenia trybu wyłączności <Baza_excel.> (patrz opis funkcji Ekran 1)
<Nie> - potwierdzenie tego polecenia klawiszem <Enter> powoduje, że przerwany proces likwidacji inwentaryzacji (patrz Ekran 5).
Wpisanie w Ekran 3 błędnego numeru inwentaryzacji spowoduje również przerwanie procesu likwidacji inwentaryzacji (patrz Ekran 5) z przejściowym komunikatem „Brak dostępu lub nie znaleziono”.
Inwentaryzacja: ... Likwidacja Baza_excl. Exit
Likwidacja inwentaryzacji
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Proces likwidacji inwentaryzacji przerwano
Ekran informujący o braku zgodności podanego do likwidacji numeru inwentaryzacji z aktualnie istniejącymi inwentaryzacjami lub o braku inwentaryzacji w ogóle
Definicję zakresu inwentaryzacji przeprowadza się po wprowadzeniu do bazy wszystkich dokumentów związanych z operacjami gospodarczymi zaistniałymi do daty spisu.
Przystępując do definicji inwentaryzacji ustala się sposób numerowania poszczególnych inwentaryzacji. Numer powinien być prosty, łatwy do zapamiętania i wprowadzania z klawiatury ponieważ będzie on przywoływany w dalszych etapach procesu inwentaryzacji.
Dla jednego numeru inwentaryzacji może być ustalona definicja zakresu obejmującego zapas drewna w całym nadleśnictwie. Definiowanie inwentaryzacji odrębnie dla każdego leśnictwa lub innej komórki organizacyjnej, z podaniem odrębnego numeru pozwoli na sprawniejszy przebieg wszystkich etapów procesu inwentaryzacji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Baza_excel.
Definicję inwentaryzacji przeprowadza się w trybie „wyłączności użytkowania bazy danych”. Uzyskuje się go uruchamiając funkcję <Baza_excel> w czasie, kiedy w programie nikt nie pracuje. O włączonym trybie wyłączności informuje Ekran 6.
Inwentaryzacja: Definicja Ujęcie Różnice Y_Wydruk Przejęcie ...
... Likwidacja Baza_excel. Exit
Włączenie/wyłączenie trybu wyłączności użytkowania bazy danych
Tryb wyłączności użytkowania bazy danych włączony
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
Ekran prezentujący włączony tryb wyłączności
Po włączeniu trybu wyłączności (Ekran 6 potwierdza się funkcję <Definicja> w celu przywołania Ekran 7 do podania warunków definicji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Definicja
Proces : Nowy Koniec : <ESC> Przerwa : <DEL>
1 POMOC 2 KOP.RÓŹ. 3 KOP.WSZ.4 5 6 7 8
Numer magazynu (drewno)
+-----------------------------------------------------------------------------++
| DEFINICJA INWENTARYZACJI DREWNO (01/R/99 )||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Numer artykułu : ( ) |
| Oznaczenie : ( ) |
| Grupa artykułów : ( ) |
| Grupa planowa : ( ) |
| Wskaźniki : (D) (-) |
| Gat.drewna g.tow: ( ) ( ) |
| Sortyment : ( ) |
| Magazyn podziel.: ( ) |
| |
| Numer magazynu : (?99* )( ) |
| |
| Leśn./Oddz/P-odd: (01)( )( ) |
| |
+------- $Header: c_inv_def.4gl,v 7.6 97/10/08 10:03:52 leitgeb Exp $ --------+
Ekran do definiowania zakresu inwentaryzacji
Opis pól ekranu „Definicja inwentaryzacji - drewno”
Nazwa pola |
Opis |
Numer inwentaryzacji |
Podaje się numer inwentaryzacji, zgodny z ustalonym przez użytkownika sposobem numerowania poszczególnych inwentaryzacji. Przykłady numeracji:
gdzie: - „01” to numer leśnictwa; - litera „R” to symbol inwentaryzacji rocznej; - „00” to dwie końcowe cyfry roku;
gdzie: - „02” to numer leśnictwa; - litery „ZO” to symbol inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej; - „00” to dwie końcowe cyfry roku; |
Numer artykułu |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów drewna (bez względu na kategorię, klasę, grupę, podklasę, podgrupę, klasę wymiarową oraz długość drewna stosowego) pole pozostaje puste. W sytuacji kiedy inwentaryzowany będzie wybrany lub wybrane Artykuły (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) w polu podaje się ich numer np.: „SO WC0 2” lub „???WC*”, co oznacza w pierwszym wypadku definicję inwentaryzacji dla drewna wielkowymiarowego klasy „C” podklasy „0” (zero), klasy wymiarowej (grubości) „2”, w drugim przykładzie inwentaryzacja jest definiowana dla drewna wielkowymiarowego klasy „C” iglastego i liściastego wszystkich klas wymiarowych. |
Grupa artykułu |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów drewna (bez względu na kategorię, klasę, grupę, podklasę, podgrupę, klasę wymiarową oraz długość drewna stosowego) pole pozostawia się puste. Przy inwentaryzacji określonej Grupy artykułów (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) dla drewna podaje się odpowiednio: „DRWI” - drewno wielkowymiarowe iglaste; „DRWL” - drewno wielkowymiarowe liściaste; „DRSI” - drewno średniowymiarowe iglaste; „DRSL” - drewno średniowymiarowe liściaste; „DRMI” - drewno małowymiarowe iglaste; „DRML” - drewno małowymiarowe liściaste; „DRZI” - zrębki iglaste; „DRZL” - zrębki liściaste. |
Grupa planowa |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów drewna (bez względu na kategorię, klasę, grupę, podklasę, podgrupę, klasę wymiarową oraz długość drewna stosowego) pole pozostawia się puste. W szczególnych przypadkach zakresu inwentaryzacji wprowadza się kod Grupy planowej (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) inwentaryzowanych sortymentów. |
Wskaźniki |
Podaje się zawsze wskaźnik „D” określający drewno. |
Gat.drewna g.tow |
Przy inwentaryzacji wszystkich gatunków drewna, pole pozostaje puste. Jeżeli definicję inwentaryzacji przeprowadza się tylko dla określonego (określonych) gatunku drewna podaje się w polu jego kod (patrz słownik Gatunki zeszyt: Wprowadzanie artykułów). |
Sortyment |
Przy inwentaryzacji wszystkich sortymentów pole pozostaje puste. Jeżeli definicję inwentaryzacji przeprowadza się tylko dla określonego (określonych) sortymentu, w polu podaje się jego kod (patrz słownik Sortymenty zeszyt: Wprowadzanie artykułów). |
Magazyn podziel. |
Pole pozostawia się puste. |
Numer magazynu |
Pole pozostawia się puste lub podaje się numer WOD (magazynu drewna) objętego inwentaryzacją. Przy pustym polu definicja inwentaryzacji zostanie przeprowadzona dla wszystkich magazynów drewna bez względu na jego stan. W celu zmniejszenia zakresu definiowania danych do inwentaryzacji, zaleca się wprowadzanie ograniczenia zakresu wykazów odbiorczych, np. przy definiowaniu zakresu inwentaryzacji drewna w roku 1999 podaje się „?99* Podane kryterium spowoduje uwzględnienie podczas inwentaryzacji tylko drewna z wykazów utworzonych w 1999 roku. Jeżeli na stanie w nadleśnictwie występuje drewno z lat poprzednich, dodatkowo definiuje się, do już utworzonej inwentaryzacji, magazyny drewna (WOD), na których występuje takie drewno. |
Numer podmagazynu |
Przy inwentaryzacji tylko określonych numerów drewna (np. w celu uaktualnienia stanu drewna po kradzieży) w polu podaje się ich zakres. |
Lesn. |
Wprowadza się numer leśnictwa (z adresu leśnego), w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja. |
Oddz |
Przy inwentaryzacji drewna w określonym oddziale podaje się jego numer, natomiast gdy prowadzona jest w całym leśnictwie lub nadleśnictwie pole pozostaje puste. |
P-odd |
Przy inwentaryzacji drewna w określonym pododdziale podaje się jego numer. Gdy inwentaryzacja dotyczy całego oddziału, leśnictwa lub nadleśnictwa - pole pozostaje puste. |
Specyficzne funkcje ekranu:
Funkcja <Definicja> umożliwia określenie kryteriów inwentaryzacji poprzez wprowadzenie informacji w polach zgodnie z ich opisem. Wprowadzone kryteria potwierdza się klawiszem <Esc>. Przy inwentaryzacji według leśnictw w polu Leśn. wprowadza się numer leśnictwa. Jeżeli podane zostały kryteria, które obejmowały tylko część drewna w leśnictwie, dodefiniowuje się do tego samego numeru inwentaryzacji następne dane. W tym celu na Ekran 6 wybiera się polecenie <Definicja>. W polu Numer inwentaryzacji podaje się numer inwentaryzacji, dla której będą definiowane uzupełnienia i potwierdza klawiszem <Enter>. Po uzyskaniu Ekran 8 na pytanie „Kontynuować” potwierdza się <Tak> i podaje się następne kryteria określające warunki jakie ma spełnić drewno będące przedmiotem tej samej inwentaryzacji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Definicja
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Nie Tak |
| |
|UWAGA! Numer inwentaryzacji jest w zastosowaniu! Kontynuować? |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| DEFINICJA INWENTARYZACJI DREWNO (01/R/00 )||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Numer artykułu : ( ) |
| Oznaczenie : ( ) |
| Grupa artykułów : ( ) |
| Grupa planowa : ( ) |
| Wskaźniki : ( ) ( ) |
| Gat.drewna g.tow: ( ) ( ) |
| Sortyment : ( ) |
| Magazyn podziel.: ( ) |
| |
| Numer magazynu : ( )( ) |
| |
| Leśn./Oddz/P-odd: ( )( )( ) |
| |
+------- $Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $ -----------+
Ekran do definiowania dodatkowych danych do istniejącego numeru inwentaryzacji
<Tak> - potwierdzenie polecenia <Enter> umożliwia wprowadzenie zakresu danych (np.: numerów magazynów, numerów drewna), które będą dodatkowo przypisane do podanego numeru inwentaryzacji (patrz Ekran 7);
<Nie> - w wyniku potwierdzenia klawiszem <Enter> tego polecenia następuje powrót do Ekran 1.
Po zakończeniu definicji inwentaryzacji drukuje się arkusze spisu według opisu 2.2.
Wydruk arkuszy spisu z natury
Arkusze spisowe drukuje się dla podanego numeru inwentaryzacji. Na wydruku podane są numery WOD i numery drewna (bez masy) znajdującego się na stanie w zakresie określonym w definicji.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Y_Wydruk→Arkusz_spis
Y_Wydruk: Arkusz_spis Wykaz różnic Protokół Exit
Drukowanie listy do dokonania inwentaryzacji
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------------+
| |
|Numer inwentaryzacji |
| |
| Numer inwentaryz.: (01/R/00 ) .|
| |
| |
+---------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do wydruku „Arkusza spisowego”
Potwierdzając polecenie < Arkusz_spis> przywołuje się Ekran 9, w którego polu podaje się numer inwentaryzacji, dla której są drukowane arkusze spisowe i potwierdza się wprowadzone dane klawiszem <Esc>. Funkcja <Opis> umożliwia wprowadzenie tekstu który będzie wydrukowany na arkuszu np. Inwentaryzacja roczna 1999 rok.
Arkusze spisu z natury drukowane są oddzielnie dla każdego oddziału z podziałem na poszczególne wykazy odbiorcze (WOD). Arkusze mogą być drukowane wielokrotnie do czasu zakończenia inwentaryzacji poprzez przejęcie danych lub likwidację inwentaryzacji. Wydrukowany arkusz spisowy nie jest drukiem ścisłego zarachowania. Arkusze spisu (przed wydaniem dla grup spisowych) wymagają ponumerowania, ostemplowania, podpisania i ujęcia w ewidencji, zgodnie z obowiązującą instrukcją inwentaryzacji.
Wypełnianie arkuszy spisu z natury (spis z natury)
Wynik przeprowadzonej inwentaryzacji drewna odnotowuje się na wydrukowanym arkuszu spisu z natury w następujący sposób:
drewno dłużycowe
zakreśla się słowo „tak” przy każdym numerze drewna przy stwierdzeniu, że dłużyca jest na gruncie i podane w WOD wymiary są prawidłowe;
podaje się ilość stwierdzonej (nowej) masy w m3, jeżeli dokonany został nowy pomiar, w wyniku którego wystąpiła różnica w masie;
wpisuje się „0” (zero) w miejscu przeznaczonym na ilość w przypadku stwierdzenia braku numeru na gruncie. W uzasadnionych przypadkach wpisuje się „0” i obok podaje się numer dokumentu rozchodu jaki został sporządzony do dnia spisu.
drewno stosowe
przy każdym numerze stosu podaje się stwierdzoną na gruncie masę w m3;
drewno nie ujęte w definicji inwentaryzacji (numery nie występują w wydrukowanym arkuszu)
dla drewna odebranego lecz nie ujętego w definicji ustala się numer WOD, z którego pochodzi dany numer, a następnie podaje się w pozycjach dodatkowych arkusza spisu informacje: numer WOD, numer drewna, numer artykułu, nazwę oraz stwierdzoną masę;
dla drewna nie odebranego sporządza się ROD (Rejestr Odbioru Drewna), ustala się masę, a następnie wpisuje się w pozycjach dodatkowych arkusza spisu: numer drewna, numer artykułu, nazwę, ustaloną masę (nie podaje się numeru WOD).
Arkusz spisu z natury powinien zawierać wszystkie podpisy i adnotacje zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami.
Dane ze zweryfikowanych, przez Komisję Inwentaryzacyjną arkuszy spisu z natury, wprowadza się do bazy w sposób opisany w pkt.2.4.
Wprowadzenie wyników spisu z natury
Wyniki dokonanego spisu na gruncie zawarte w arkuszach spisu z natury, w zakresie zdefiniowanych danych - wprowadza się poprzez Ekran 10, zgodnie z opisem funkcji.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Ujęcie
Wprow.inwentaryzacji: Szuk Nast Poprz Wyśw Dod 2_Dod Exit
Następne dane
+-----------------------------------------------------------------------------++
| I N W E N T A R Y Z A C J A DREWNO ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Nr.inwentaryz. : (01/R/00 ) |
| Data spisu : ( ) |
| Wykonawca : ( ) |
| |
| |
| Numer artykułu : (BRZS2B 125 ) |
| Oznaczenie : (drewno S2B brzozowe dł.125 cm ) |
| |
| Leśn. / Oddział: (01/308 ) |
| Nr.magazynu : (W0002113/1 )(00003780) |
| Spisana ilość : ( 0.00)(M3 ) |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_p.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:41 forest Exp $ -----------+
Ekran do wprowadzania danych stwierdzonych na gruncie i ujętych w arkuszu spisu z natury
Opis pól ekranu „Inwentaryzacja drewna”
Nazwa pola |
Opis |
Uwagi |
Nr. inwentaryz. |
Podaje się numer inwentaryzacji, dla której wprowadzane będą dane (ujęcie). |
|
Data spisu |
Wprowadza się datę zakończenia spisu na gruncie. |
|
Wykonawca |
Podaje się symbol pracownika wprowadzającego dane. |
Podpowiedź <F4> |
Numer artykułu |
Podawany jest programowo numer artykułu z arkusza spisowego (wynik definicji inwentaryzacji). |
|
Oznaczenie |
Wprowadzana jest programowo nazwa drewna przypisana do numeru artykułu podanego w polu Numer artykułu. |
|
Leśn./Oddział |
Wprowadzany jest programowo numer (kod) leśnictwa i numer oddziału z adresu leśnego dla numeru drewna wykazanego w polu Nr.magazynu. |
|
Nr.magazynu |
Wprowadzane są odpowiednio numer WOD i numer „ujmowanego” drewna. Numery te są wprowadzane programowo przy korzystaniu z funkcji <Dod>. Przy ujmowaniu danych za pomocą funkcji <2_Dod> numer magazynu (WOD) i numer drewna wprowadza użytkownik (patrz opis funkcji ekranu). |
|
Spisana ilość |
Dla drewna dłużycowego proponowana jest masa danego numeru, którą użytkownik, w uzasadnionych przypadkach (stwierdzona na gruncie różnica w masie) może skorygować. Dla drewna stosowego w polu podaje się masę m3 odczytaną z arkusza. |
|
Specyficzne funkcje ekranu:
<Szuk> - wybór polecenia potwierdza się klawiszem <Enter>. Następnie podaje się w polu Nr.inwentaryzacji numer inwentaryzacji, dla której wprowadzane są dane z arkuszy spisowych i potwierdza klawiszem <Esc>. Wyszukane zostaną wszystkie dane wynikające z definicji ustalonej dla podanego numeru inwentaryzacji.
<Dod> - po wybraniu polecenia wypełnia się pola Data spisu i Wykonawca zgodnie z ich opisem i potwierdza się klawiszem <Enter>. Na ekranie wyświetlone są dane pierwszego numeru drewna podanego ma arkuszu spisowym. Przy drewnie stosowym w polu Spisana ilość podaje się masę m3 danego stosu odczytaną z arkusza. Dla drewna dłużycowego w polu Spisana ilość proponowana jest programowo masa w m3, którą w uzasadnionych przypadkach zmienia się do wielkości stwierdzonej na gruncie (wpisanej w arkuszu spisu z natury). Po wypełnieniu podanych wyżej pól potwierdza się dane klawiszem <Esc>. W celu wprowadzenia następnych pozycji wybiera się funkcję <Nast.> (przywołanie na ekran następnego numeru drewna), wybór polecenia <Dod> umożliwiającego wprowadzenie spisanej masy drewna poprzez jej podanie lub potwierdzenie zaproponowanej (patrz Ekran 11). Wprowadzone dane potwierdza się klawiszem <Esc>. W praktyce, po wprowadzeniu pierwszej pozycji powtarza się następujące czynności: litera „N” (oznacza wybór polecenia <Nast.>), litera „D” (oznacza wybór polecenia <Dod>), dla drewna stosowego podaje się masę w m3 w polu Spisana ilość i potwierdza klawiszem <Esc>.
<2_Dod> - z polecenia korzysta się w celu wprowadzania danych, które nie występowały (nie były drukowane programowo) w arkuszu spisowym, i tak:
dane dla drewna, które było już wcześniej wprowadzone do bazy (to jest numer WOD i numer drewna występował już w bazie i były ujęte w definicji inwentaryzacji) wprowadza się podając dane w polach Nr.inwentaryzacji, Data spisu, Wykonawca a następnie w polu Nr.magazynu podaje się numer WOD a w polu przeznaczonym na numer podmagazynu wprowadza się numer drewna oraz w polu Spisana ilość podaje się stwierdzoną na gruncie masę (m3).
wprowadzenie danych dla drewna, które wystąpiło na gruncie, a nie było ujęte dotychczas w bazie wykonuje się w następującej kolejności:
wprowadza się poprzez punkt <Magazyn drewna> (Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Magazyn drewna) dane z ROD sporządzonego dla nie odebranego drewna. Sposób wprowadzania danych patrz zeszyt: Ewidencja przychodu drewna z tym, że w tym przypadku wprowadza się wszystkie informacje związane z lokalizacją oraz gatunkiem, sortymentami, wymiarami ale z masą `0' (zero). Dla sporządzonego WOD należy wykonać funkcję <Global>.
przeprowadza się dodatkową definicję inwentaryzacji (patrz Ekran 8 ) podając numer inwentaryzacji jaki figuruje na arkuszu spisowym oraz w polu Nr.magazynu wprowadza się numer nowo sporządzonego WOD.
przeprowadza się ujęcie stwierdzonego na gruncie drewna w sposób opisany wyżej, dla drewna które było już wcześniej wprowadzone do bazy.
Proces : Nowy Koniec : <ESC> Przerwa : <DEL>
1 POMOC 2KOP.RÓ¬. 3KOP.WSZ. 4SZUKANIE 5NAGŁÓWEK 6 7 8
HOFFER
Stwierdzona ilość magazynowa w jednostkach magazynowych
+-----------------------------------------------------------------------------++
| I N W E N T A R Y Z A C J A DREWNO ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
| Nr.inwentaryz. : (01/R/00 ) |
| Data spisu : (2000.02.03) |
| Wykonawca : (HI241) |
| |
| |
| Numer artykułu : (BRZS2B 125 ) |
| Oznaczenie : (drewno S2B brzozowe dł.125 cm ) |
| |
| Leśn. / Oddział: (01/308 ) |
| Nr.magazynu : (W0002113/1 )(00003780) |
| Spisana ilość : ( 0.00)(M3 ) |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_p.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:41 forest Exp $ -----------+
Ekran do wprowadzania następnych danych stwierdzonych na gruncie i ujętych w arkuszu spisu z natury (po potwierdzeniu funkcji <Dod>
Przy wprowadzaniu danych z arkusza spisowego nie ma kontroli, że drewno zostało już raz ujęte. W celu uniknięcia wielokrotnego podania (ujęcia) tych samych danych, konieczne jest zaznaczenie na arkuszu wprowadzonych już pozycji. Korektę błędnie podanych mas drewna, przeprowadza się poprzez następny zapis masy dla danego numeru drewna z odpowiednim znakiem („-„ zmniejszenie masy, bez znaku - zwiększenie masy).
Sprawdzenie prawidłowości wprowadzonych danych
Wprowadzone poprzez polecenie <Ujęcie> (pkt. 2.4) dane drukuje się według opisu funkcji Ekran 13 (patrz pkt. 2.6.1). Dane te sprawdza się z arkuszem spisu z natury. Dostęp do ekranu:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Y_Wydruk→Protokół
Innym sposobem wstępnego sprawdzenia poprawności wprowadzonych (ujętych) danych jest wyszukanie wszystkich pozycji danego numeru inwentaryzacji lub tylko pozycji z różnicami w masie poprzez Ekran 12.
Dostęp do Ekran 12:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Różnice
Różnice inwentaryzacyjne: Szuk Nast Poprz Wyśw Kor 2_Szuk Exit
Szukanie danych z różnicami ilościowymi
+-----------------------------------------------------------------------------++
| R Ó Ż N I C E I N W E N T A R Y Z A C Y J N E DREWNO ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| Numer artykułu: (BRZS2B 125 ) Numer inwentar.: (01/R/00 ) |
| Oznaczenie : (drewno S2B brzozowe dł.1) Data inwentar.: (2000.02.09) |
| Numer magazynu: (W0002113/1 )(00003780) |
| Ilość magazyn.: ( 2.03)(M3 ) Leśn. / Oddział: (01/308 )|
| Ilość przych. : ( 0.00) |
| Ilość rozchód : ( 0.00) |
| Stan aktualny : ( 2.03) |
| Ilość inwent. : ( 10.00) |
| |
| Odpowiedzialny: ( ) |
| Adres : ( ) |
| ( ) |
| ( )( ) |
| Konto różnic : ( ) |
+- $Header: c_inv_h.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ -----------------+
Ekran prezentujący informacje o masie w m3 wyszukanego numeru drewna
Opis niektórych pól ekranu „Różnice inwentaryzacyjne”
Nazwa pola |
Opis |
Uwagi |
Ilość magazyn. |
W polu podawana jest programowo masa w m3 numeru drewna (z pola Numer magazynu), według stanu na dzień definicji inwentaryzacji (patrz pkt. 2.1). |
|
Ilość przych. |
Podawana jest programowo masa numeru drewna (z pola Numer magazynu), która została przyjęta do magazynu w okresie od dnia definicji do dnia wykonania spisu. W tym polu wykazywana jest również masa z wprowadzonego błędnie (w wyżej podanym okresie) rozchodu drewna, który został usunięty z bazy. |
|
Ilość rozchód |
Podawana jest programowo masa dla numeru drewna (z pola Numer magazynu), która została rozchodowana w okresie od dnia definicji do dnia wykonania spisu. |
|
Stan aktualny |
Wyświetlany jest programowo aktualny stan masy dla podanego w polu Numer magazynu numeru drewna. |
|
Ilość inwent. |
Podawany jest programowo wprowadzoną (ujętą) (patrz pkt. 2.4) masę drewna dla podanego w polu Numer magazynu numeru drewna. |
|
Odpowiedzialny |
Wprowadza się numer adresowy pracownika odpowiedzialnego za powstałe różnice. |
Podpowiedź <F4> |
Adres |
Dane adresowe związane z numerem podanym w polu Odpowiedzialny wprowadzane są programowo po potwierdzeniu <Enter> wpisanego, w poprzednim polu numeru adresowego. |
|
Konto różnic |
Wprowadza się konto, na którym księguje się wartość powstałych różnic. Konto wpisuje się z klawiatury. Klawisz <F5> powoduje wprowadzenie do tego pola numeru konta z Parametrów (patrz zeszyt: Rozchód drewna). Wprowadza się konto osobowe. |
|
Specyficzne funkcje ekranu:
<Szuk> - potwierdzenie funkcji umożliwia wprowadzenie do pól ekranu kryteriów wyszukiwania danych, które zatwierdza się klawiszem <Esc>. Wyszukane są wszystkie dane w ramach wprowadzonych warunków.
<2_Szuk> - patrz funkcja <Szuk>, z tym że wyszukane są tylko numery drewna, przy których wystąpiły różnice.
<Kor> - funkcja do wprowadzania lub korygowania wprowadzonych danych w polach Odpowiedzialny i Konto różnic.
W przypadku stwierdzenia różnic, których przyczyną jest błędne ujęcie danych, korektę wykonuje się poprzez polecenie <2_Dod> (Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Drewno→Ujęcie→2_Dod), wprowadzając dodatkowy (korygujący) zapis z odpowiednim znakiem.
Dokumenty rozchodowe drewna, z okresu od dnia definicji inwentaryzacji do dnia spisu, wprowadza się do bazy pod rzeczywistą datą dokumentu. Dokumenty przychodowe powstałe w okresie od dnia definicji inwentaryzacji do dnia spisu, a dotyczące numerów drewna, które były ujęte w definicji (np. specyfikacja manipulacyjna z przeklasyfikowania), również wprowadza się pod datą dokumentu.
Ilości (masy) z wprowadzonych dokumentów rozchodowych lub przychodowych (patrz uwaga wyżej) są podane na wydruku protokółu różnic (patrz pkt. 2.6.2) w rubryce „Rozchód” lub „Przychód”.
Przy stwierdzeniu różnic wynikających z rozchodu lub przychodu od dnia definicji do dnia spisu:
drukuje się protokół różnic (patrz pkt. 2.6.2);
po stwierdzeniu, że różnice w masie znajdują potwierdzenie w ww. dokumentach, korzystając z procesu ujęcia danych (patrz pkt. 2.4), wprowadza się masy poszczególnych numerów drewna (wynikające z wprowadzonych dokumentów) jako stan faktyczny na dzień przeprowadzenia spisu;
ustala się rzeczywiste różnice w masie (patrz Ekran 12 i pkt. 2.6.1).
Zakończenie inwentaryzacji
Proces zakończenia inwentaryzacji polega na:
wydrukowaniu protokołu wprowadzenia, stwierdzonych na gruncie, danych z arkuszy spisowych w sposób opisany w pkt. 2.6.1;
wydrukowaniu protokółu różnic w sposób opisany w pkt.2.6.2
przejęcie wyników inwentaryzacji - patrz pkt. 2.6.3.
Poszczególne czynności procesu zakończenia inwentaryzacji wykonuje się w podanej kolejności. Po wykonaniu przejęcia wyników inwentaryzacji nie ma możliwości uzyskania wydruków.
Wydruk protokołu wprowadzenia danych z arkuszy spisowych
Protokół inwentaryzacyjny dokumentuje zgodność wprowadzonych danych z podanymi wielkościami w arkuszu spisowym.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Y_Wydruk→ Protokół - podać numer inwentaryzacji (patrz Ekran 9) i <Esc>
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY 01/R/00 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_dr3.4gl,v 1.3 99/10/28 20:21:54 ela Exp $ ------------+
Ekran do drukowania „Protokółu inwentaryzacyjnego” z wprowadzonych danych z arkuszy spisowych podanego numeru inwentaryzacji
Potwierdzając polecenie < Protokół> przywołuje się Ekran 9, w którego polu podaje się numer inwentaryzacji, dla której drukowany jest protokół, i potwierdza się wprowadzone dane klawiszem <Esc>. Funkcja <Opis> umożliwia wprowadzenie tekstu który jest zapisywany na wydruku np. dane z arkuszy spisu z natury numer 10 i 12.
Wydruk protokołu różnic
W protokóle różnic podane są informacje ilościowe dotyczące poszczególnych numerowi drewna: stan magazynowy z dnia definicji, przychód oraz rozchód w okresie od dnia definicji do dnia spisu, ilość ustalona na podstawie spisu oraz różnica.
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Drewno→ Y_Wydruk→ Wykaz różnic
Y_Wydruk: Arkusz_spis Wykaz różnic Protokół Exit
Drukowanie wykazu różnic
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A D R E W N O |
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------------+
| |
|Numer inwentaryzacji |
| |
| Numer inwentaryz.: (01/R/00 ) .|
| |
| |
+---------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do podania numeru inwentaryzacji, dla której drukowany jest protokół różnic
W polu Numer inwentaryz. wpisuje się numer inwentaryzacji, dla której drukowany jest protokół różnic i następnie zatwierdza się klawiszem <Esc> lub <Enter>. Po wykonaniu opisanych czynności przechodzi się na Ekran 16.
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH 01/R/00 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do wyboru polecenia drukowania Protokółu różnic dla inwentaryzacji określonej na Ekran 14
Specyficzne funkcje ekranu:
<Opis> - funkcja umożliwia wprowadzenie dowolnego tekstu, który jest drukowany na protokóle różnic (np. przed korektą obrotów od dnia definicji do dnia spisu);
<Drukowanie> - w wyniku potwierdzenia tego polecenia przechodzi się do Ekran 16, na którym podaje się dopuszczalne wielkości odchyleń.
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH 01/R/00 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+----------------------------+------------------------------------------------+
| | |
|Dopuszczalna wielkość odchyl| |
|enia | |
| ODCHYLENIE | |
| | |
| Procent : ( 0.01) | |
| Ilość : (0.01 ) .| |
| | |
| | |
+----------------------------+ |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do wprowadzenia dopuszczalnych wielkości odchyleń
W polach Procent i Ilość wprowadza się wielkości graniczne, włącznie powyżej których odchylenie traktowane jest za różnicę. Wprowadzenie w obu polach wielkości "0.01" spowoduje uznanie każdego odchylenia za różnice. Przy pustych polach, w protokole drukowane są wszystkie numery drewna, występujące w inwentaryzacji, bez względu na wynik rozliczenia (również z zerowymi stanami).
Po wprowadzeniu dopuszczalnych odchyleń przechodzi się na Ekran 17.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Tak Nie |
| |
|Czy wydrukować? |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH 01/R/00 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do potwierdzenia lub przerwania drukowania "Protokółu różnic" inwentaryzacji określonej na Ekran 14
Specyficzne funkcje ekranu:
<Tak> - potwierdzenie polecenia klawiszem <Enter> spowoduje wydruk różnic inwentaryzacyjnych;
<Nie> - potwierdzenie polecenia klawiszem <Enter> spowoduje przerwanie wydruku i powrót na Ekran 15.
Przejęcie wyników inwentaryzacji
Przejęcie wyników inwentaryzacji jest końcowym etapem procesu inwentaryzacji. W wyniku przejęcia wyników inwentaryzacji następuje:
uaktualnienie magazynu drewna (WOD) o stwierdzone różnice;
zapisanie różnic w kartotece;
wyliczenie różnic i sporządzenie na ich podstawie protokółów (patrz Ekran 20);
likwidacja danej inwentaryzacji.
Przejęcie wyników inwentaryzacji wykonuje się po stwierdzeniu, że wszystkie dane zostały wprowadzone prawidłowo, a różnice na wydrukowanym protokóle są rzeczywistymi.
Wykonanie punktu przejęcia danych kończy inwentaryzację. Rozliczenie wyników następuje w dniu wykonania polecenia <Przejęcie>.
Dostęp na Ekran 18 w celu podania numeru inwentaryzacji :
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Drewno→ włączyć tryb wyłączności < Baza_excl.> → Przejęcie
+-----------------------------------------------------------------------------++
| Z A K O Ń C Z E N I E I N W E N T A R Y Z A C J I D R E W N O ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+---------------------------------+-------------------------------------------+
| | |
|Numer inwentaryzacji | |
| | |
| Numer inwentaryz.: (01/R/00 ) .| |
| | |
| | |
+---------------------------------+ |
| |
| |
| |
| |
+-$Header: c_inv_end.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $-----------------+
Ekran do podania numeru inwentaryzacji w celu przejęcia wyników rozliczenia
W polu Numer inwentaryz. wpisuje się numer inwentaryzacji, dla której przeprowadza się przejęcie wyników i potwierdza klawiszem <Esc> lub <Enter>. Następuje przejście na Ekran 19 z funkcjami do przejęcia danych lub przerwania procesu.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Tak Nie |
| |
|Zakończyć przejęcie danych z inwentaryzacji? (01/R/00) |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| Z A K O Ń C Z E N I E I N W E N T A R Y Z A C J I D R E W N O ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-$Header: c_inv_end.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $-----------------+
Ekran do potwierdzenia lub przerwania przejęcia wyników inwentaryzacji określonej na Ekran 18
Specyficzne funkcje ekranu:
<Nie> - wybranie polecenia powoduje przerwanie procesu przejęcia danych i powrót na Ekran 1 z komunikatem "Proces wprowadzania danych z inwentaryzacji przerwano";
<Tak> - potwierdzenie tej funkcji skutkuje uruchomieniem procesu kończącego inwentaryzację. Magazyn drewna i kartoteka zostaną zaktualizowane o różnice (stan na gruncie). Sporządzone zostają "Protokóły różnic" (patrz Ekran 20) z ustaloną wartością różnic na podstawie przeciętnej ceny zakupu danego artykułu (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów).
Przed przystąpieniem do przejęcia danych należy sprawdzić poprawność, wprowadzonej programowo (obliczanie TKW) lub z klawiatury, przeciętnej ceny zakupu artykułu, dla którego zostały stwierdzone różnice.
Dostęp do protokołów różnic, sporządzonych w wyniku procesu przejęcia wyników inwentaryzacji:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Protokół różnic
Protokół: Szuk Nast Poprz Wyśw Kor Usuń 2_Usuń Transfer ...
Następne dane
+------------------------------------------------------------------------------+
| P R O T O K Ó Ł R Ó Ż N I C I L O Ś C I O W Y C H |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
| |
| Nr.artykułu : (SO S10 ) Protokół: (D) |
| Nazwa : (drewno S10 sosnowe ) Data : (1999.06.02) |
| Nr.bież.: ( 2632) |
| Nr.magazynu : (W9900452/6 )(99056030) Referenc: (TEST ) |
| Różnica ilość: ( -0.30)(M3 ) Status : (1) |
| Cena zakupu : ( 30.09) |
| Wartość : ( -9.03) |
| |
| Os.odpowiedz.: ( ) Nr.dokum: ( ) |
| Adres : ( ) |
| ( ) |
| ( ) ( ) |
| Konto różnic : ( ) |
+- c_diffp $Header: c_diffp.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:38 forest Exp $ ----------+
Protokół różnic ilościowych - ekran przeznaczony do uzupełniania, drukowania i transferowania danych.
Opis pól ekranu Protokółu różnic ilościowych.
Nazwa pola |
Opis |
Uwagi |
Protokół |
Wprowadzany jest programowo symbol określający rodzaj protokółu różnic inwentaryzacyjnych: „D” - drewna; „M” - materiałów magazynowych i użytków ubocznych; „K” - ilościowych drewna powstałe z kwitów wywozowych i przemieszczeń; „Z” - ilościowych drewna ze zleceń; |
|
Data |
Data systemowa powstania protokółu. |
|
Nr.bieżący |
Numer systemowy protokółu. |
|
Nr.referencyjny |
Numer dokumentu, przy wprowadzaniu którego powstały różnice. Dane wprowadzane przez program. |
|
Status |
Status protokółu (1/2/3). „1” - protokół nie przekazany do księgowości; „2” - brak możliwości przekazania - protokół należy uzupełnić poprzez polecenie <Kor> o osobę odpowiedzialną lub numer konta; „3” - dane z protokółu przekazano do księgowości; Dane wprowadzane przez program. |
|
Nr. artykułu |
Numer (kod) artykułu, którego dotyczy różnica. Numer artykułu wprowadzany jest automatycznie przy powstawaniu różnic. Przy wyszukiwaniu danych możliwość korzystania z podpowiedzi. |
Podpowiedź <F4> |
Nazwa |
Nazwa artykułu związana z numerem Dane wprowadzane przez program. |
|
Numer magazynu |
Numer magazynu, w którym wystąpiła różnica. Przy drewnie numer WOD. Dane wprowadzane przez program. |
|
Numer podmagaz. |
Numer podmagazynu, numer drewna. Dane wprowadzane przez program. |
|
Różnica ilość |
Różnica ilościowa podawana w jednostkach magazynowych. Dane wprowadzane przez program. |
|
Jedn. |
Jednostka magazynowa. Dane wprowadzane przez program. |
|
Cena zakupu |
Cena zakupu z pola Przec.c.zak. z ekranu Artykuł (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów Przy drewnie cena zakupu jest właściwa jeżeli wykonany został proces obliczania TKW za miesiąc poprzedni. Dane wprowadzane przez program. |
|
Wartość |
Wartość różnicy w złotych. Dane wprowadzane przez program. |
|
Odpowiedzialny |
Podaje się numer adresowy osoby odpowiedzialnej zgodny z nadanym w słowniku adresowym (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów). |
Podpowiedź <F4> |
Adres |
Nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej wprowadzane są automatycznie po wpisaniu w poprzednim polu numeru adresowego. |
|
Konto różnic |
Wprowadza się konto, na którym księguje się wartość różnic. Konto wprowadza się z klawiatury. Klawisz <F5> powoduje sprowadzenie do pola numeru konta odpowiednio z pola Konto różnic + propon.lub Konto różnic - propon ekranu Parametry (patrz zeszyt: Rozchód drewna). |
Podpowiedź <F4> |
Nr.dokum |
Wprowadzany jest automatycznie numer dokumentu, na podstawie którego został zapisany w zespole operacji księgowych przetransferowany (przesłany z podsystemu Gospodarki towarowej) protokół. |
|
Specyficzne funkcje ekranu:
<2_Usuń> - Funkcja pozwala na usunięcie wszystkich wyszukanych protokółów. Dane z usuniętych protokółów można odnaleźć w kartotece.
<Transfer> - Funkcja pozwala na przekazanie danych z protokółów do zespołu operacji księgowych w podsystemie finanse i księgowość. Po dokonaniu transferu wpisany zostaje w pole Nr.dokum. wpisany systemowy numer przekazania protokółu.
Protokoły te, po uzupełnieniu o dane adresowe osoby odpowiedzialnej i po wprowadzeniu numeru konta do księgowania różnic, mogą być transferowane do podsystemu Finanse i księgowość. Protokóły mogą być przeglądane na ekranie oraz drukowane. Po wydrukowaniu mogą być usunięte ze zbioru protokółów. Po usunięciu protokółów informacje o różnicach są do odszukania w kartotece.
Protokół różnic wymaga uzupełnienia o numer adresowy osoby odpowiedzialnej oraz o numer konta księgowego. Uzupełnienia mogą być dokonane bezpośrednio przy powstaniu różnic (patrz Ekran 12) lub po odszukaniu danego protokółu na ekranie przewidzianym do opracowywania protokółów.
Protokóły drukowane z bazy odzwierciedlają stan różnic, bez względu na przyczynę ich powstania, i stanowią podstawę do dalszej pracy komisji inwentaryzacyjnej ustalającej przyczyny powstania i określające sposób rozliczenia tych różnic na obowiązujących drukach. Zatwierdzone wnioski komisji inwentaryzacyjnej stanowią podstawę rozliczenia różnic w podsystemie finanse i księgowość.
3
Inwentaryzacja stanu materiałów, towarów i użytków ubocznych
W rozdziale opisano przebieg procesu inwentaryzacji stanu materiałów, towarów i użytków ubocznych.
P
roces inwentaryzacji materiałów i użytków ubocznych uruchamia się w związku z przeprowadzanymi spisami kontrolnymi (rocznymi lub doraźnymi), przy zmianie osób materialnie odpowiedzialnych (przekazanie leśnictwa, magazynów) oraz w celu zaewidencjonowania danych z protokółów kradzieży. Przed przystąpieniem do czynności związanych z uruchomieniem procesu inwentaryzacji należy:
wprowadzić do SILP wszystkie dokumenty związane z obrotem materiałów, towarów lub produktów użytkowania ubocznego do dnia, na który przeprowadza się spis z natury;
wydrukować (Gospodarka towarowa → Dane podstawowe → Artykuły → Y_Wydruk → 1Magazyn) stany materiałów magazynowych lub produktów użytkowania ubocznego według magazynów ( w sposób opisany w zeszycie: Wprowadzanie artykułów) na koniec miesiąca poprzedzającego termin inwentaryzacji i uzgodnić stan z osobami odpowiedzialnymi materialnie.
Wydruki zawierają stan aktualny danego składnika majątkowego na moment wydruku.
Etapy procesu inwentaryzacji materiałów i produktów użytkowania ubocznego:
zdefiniowanie zakresu inwentaryzacji - pkt. 3.1;
wydruk „Arkusza spisu z natury” - pkt. 3.2;
przeprowadzanie spisu z natury - pkt. 3.3;
zaewidencjonowanie wyników spisu z natury (ujęcie) - pkt. 3.4;
sprawdzenie prawidłowości wprowadzonych danych - pkt. 3.5;
zakończenie inwentaryzacji - pkt.3.6.
Definicja inwentaryzacji stanów materiałów lub produktów użytkowania ubocznego
Definicja inwentaryzacji materiałów, towarów lub użytków ubocznych polega na ustaleniu zakresu danych będących przedmiotem konkretnej (numeru) inwentaryzacji.
Wyeliminowanie z definicji inwentaryzacji materiałów magazynowych ze stanem zerowym jest możliwe po przyjęciu jednego z dwóch sposobów:
zdefiniowanie nowej grupy artykułów i przypisanie tej grupy do artykułów inwentaryzowanych. Nowa grupę artykułów wprowadza się poprzez ekran Grupy artykułów (Gospodarka towarowa→Dane podstawowe→Grupy artykułów) w sposób opisany w zeszycie Wprowadzanie artykułów. Przy definiowaniu zakresu inwentaryzacji podawanym kryterium jest grupa artykułów przypisana do inwentaryzowanych artykułów.
wprowadzenie w nazwie inwentaryzowanych artykułów wskaźnika (oznaczenia) umożliwiającego selekcję przy definicji inwentaryzacji.
W tym celu przed przystąpieniem do definiowania zakresu inwentaryzacji wykonać należy następujące czynności:
wydrukować stan artykułów magazynowych ze wskaźnikiem "M" dla materiałów i towarów lub "U" dla użytków ubocznych (Gospodarka towarowa→Dane podstawowe→Artykuły Y_Wydruk);
Gospodarka Towarowa Dane podstawowe Artykuły (patrz Ekran 21) wyszukać artykuły, które mają być inwentaryzowane i poleceniem <Kor> wprowadzić w pole Nazwa artykułu na przykład literę `I', na ostatnim miejscu trzydziestoznakowego pola.
Artykuł: Szuk Nast Poprz Wyśw Dod Kor Usuń 2.część Art_mag ...
Następne dane
+------------------------------------------------------------------------------+
| A R T Y K U Ł (Część 1) |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
| Numer artykułu : (S SO-DNG ) |
| Nazwa artykułu : (szyszki sosnowe drze.nas.gos.I) |
| Artykuł mag. : (T) |
| Grupa artykułów: (SZYS) Jedn.mag/sprz.: (KG )/(KG ) |
| Grupa planow. : (S SO-DNG ) Przelicznik : ( 1.0000) |
| WskaĽniki : (U) (O) Podziel.poz. : (T) |
| |
| Gatunek/Rodzaj : (SO )/(SO ) Wsk.ceny zak. : (O) |
| Sortyment : ( ) Przec.c.zak. : ( 0.00)zł |
| W korze (T/N) : (N) Ost.cena zak. : ( 0.00)zł |
| Kl.wymiar./jak.: ( ) Cena sprz.1/A : ( 1.50)zł |
| Długo¶ć/Sym.pr.: ( 0.01)(99.99) Cena sprz.1/B : ( )zł/DM |
| Cena sprz.1/C : ( )zł |
| Kod współ.zam. : ( ) Cena sprz.2/A : ( 0.00)zł |
+- c_article1 $Header: c_article.4gl,v 1.3 99/11/05 21:59:44 ela Exp $ --------+
Ekran z przykładową nazwą artykułu określającego szyszki sosnowe, dla których jest definiowana inwentaryzacja
Opis pól i funkcji ekranu patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów.
Należy sprawdzić czy w dotychczasowych nazwach nie ma artykułów, które w tym miejscu mają wprowadzoną literę `I'.
Definiując inwentaryzację dla materiałów należy w polu Oznaczenie (nazwa artykułu) podać kryterium „?????????????????????????????I” (29 znaków „?” na końcu litera „I”).
Dostęp do ekranu dla definicji inwentaryzacji:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Magazyn
Inwentaryzacja: Definicja Ujęcie Różnice Y_Wydruk Przejęcie ...
Zdefiniowanie inwentaryzacji
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A M A G A Z Y N U |
+------------------------------------------------------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do wyboru funkcji umożliwiających ewidencjonowanie poszczególnych etapów procesu inwentaryzacji
Specyficzne funkcje ekranu:
<Definicja> - funkcja umożliwiająca zdefiniowanie zakresu inwentaryzacji patrz opis Ekran 23.
<Ujęcie> - funkcja do wprowadzania danych z arkuszy spisu z natury (patrz pkt. 3.4).
<Różnice> - funkcja przywołująca ekranu umożliwiający prezentację różnic inwentaryzacyjnych wprowadzania danych adresowych osoby materialnie odpowiedzialnej za powstałą różnicę (patrz Ekran 27).
<Y_Wydruk> - polecenie do wydruku: arkuszy spisu (patrz pkt.3.2), wykazów różnic (patrz pkt. 3.6.2) i protokółów z wprowadzonych (ujętych) danych (patrz pkt. 3.6.1).
<Przejęcie> - zaewidencjonowanie wyników inwentaryzacji - zakończenie inwentaryzacji (patrz pkt. 3.6.3).
<Likwidacja> - likwidacja inwentaryzacji. Likwidację inwentaryzacji przeprowadza się w sytuacji kiedy została ona błędnie zdefiniowana (patrz Ekran 3, Ekran 4 i Ekran 5).
<Baza_excel.> - włączanie lub wyłączanie trybu wyłączności użytkowania bazy (patrz Ekran 6).
W celu uniknięcia problemów w definiowaniu inwentaryzacji materiałów i produktów użytkowania ubocznego, należy przed przystąpieniem do definicji inwentaryzacji sprawdzić czy wszystkie dotychczas definiowane inwentaryzacje (nie mające związku z inwentaryzacją bieżącą) zostały rozliczone, to jest czy wykonano polecenie <Przejęcie> lub <Likwidacja>. Sposób przeprowadzenia sprawdzenia i likwidacji błędnie zdefiniowanych inwentaryzacji wykonuje się zgodnie z opisem w pkt. 2.1.
Definicję zakresu inwentaryzacji wykonuje się po wprowadzeniu do bazy wszystkich dokumentów związanych z operacjami gospodarczymi zaistniałymi do daty spisu.
Przystępując do definicji inwentaryzacji ustala się sposób numerowania poszczególnych inwentaryzacji. Numer powinien być prosty łatwy do zapamiętania i wprowadzania z klawiatury ponieważ jest on przywoływany w dalszych etapach procesu inwentaryzacji.
Dla jednego numeru inwentaryzacji może być ustalona definicja zakresu obejmująca zapas materiałów i użytków ubocznych bez względu na numer magazynu. Definiowanie inwentaryzacji odrębnie dla każdego magazynu, z podaniem odrębnego numeru pozwoli na sprawniejszy przebieg wszystkich etapów procesu inwentaryzacji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Baza_excel.
Definicję inwentaryzacji przeprowadza się w trybie „wyłączności użytkowania bazy danych”. Uzyskuje się go potwierdzając funkcję <Baza_excel.>, w czasie kiedy w programie nikt nie pracuje. O włączonym trybie wyłączności informuje Ekran 6.
Po włączeniu trybu wyłączności Ekran 6 potwierdza się funkcję <Definicja> w celu przywołania Ekran 23 do podania warunków definicji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn → Definicja
Proces : Szukanie Koniec : <ESC> Przerwa : <DEL>
1 POMOC 2 3 4 5 6 7 8
Kod grupy artykułów
+-----------------------------------------------------------------------------++
| DEFINICJA INWENTARYZACJI MAGAZYNU (M/99 )||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Numer artykułu : ( ) |
| Oznaczenie : (?????????????????????????????I) |
| Grupa artykułów : ( ) |
| Grupa planowa : ( ) |
| Wskaźniki : ( ) ( ) |
| Gat.drewna g.tow: ( ) ( ) |
| Sortyment : ( ) |
| Magazyn podziel.: ( ) |
| |
| Numer magazynu : ( )( ) |
| |
| Leśn./Oddz/P-odd: ( )( )( ) |
| |
+------- $Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $ -----------+
Ekran do definicji inwentaryzacji
Opis pól ekranu „Definicja inwentaryzacji - magazynu”
Nazwa pola |
Opis |
Numer inwentaryzacji |
Podaje się numer inwentaryzacji, zgodny z ustalonym przez użytkownika sposobem numerowania poszczególnych inwentaryzacji. Przykłady numeracji:
gdzie: - „M1” to numer magazynu; - litera „R” to symbol inwentaryzacji rocznej; - „00” to dwie cyfry końcowe roku;
gdzie: - „M2” to numer magazynu ; - litery „ZO” to symbol inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej; - „00” to dwie końcowe cyfry roku; |
Numer artykułu |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów materiałów lub użytków ubocznych pole pozostaje puste. W sytuacji kiedy inwentaryzowany będzie wybrany lub wybrane Artykuły (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) w polu podaje się ich numer np.: „N SO-*", co oznacza definicję inwentaryzacji dla nasion sosnowych. |
Oznaczenie |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów materiałów lub użytków ubocznych pole pozostaje puste. Przy definicji artykułów oznaczonych zgodnie z opisem Ekran 21 w tym polu podaje się kryterium „?????????????????????????????I” (29 znaków `?' na końcu litera „I”). |
Grupa artykułu |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów materiałów lub użytków ubocznych pole pozostaje puste. Przy inwentaryzacji określonej Grupy artykułów (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) podaje się daną grupę. |
Grupa planowa |
Przy inwentaryzacji wszystkich stanów materiałów lub użytków ubocznych pole pozostaje puste. Przy inwentaryzacji określonej Grupy planowej (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów) podaje się daną grupę. |
Wskaźniki |
Podaje się wskaźnik „M” dla materiałów, a wskaźnik "U" dla użytków ubocznych. Przy definicji inwentaryzacji bez podziału na użytki uboczne i materiały pole pozostawia się puste. |
Gat.drewna g.tow |
Pole puste. |
Sortyment |
Pole puste. |
Magazyn podziel. |
Pole puste. |
Numer magazynu |
Podaje się numer magazynu dla którego definiuje się inwentaryzację. Przy definicji inwentaryzacji dla całego nadleśnictwa - pole pozostawia się puste. |
Numer podmagazynu |
Pole pozostawia się puste lub podaje się numer podmagazynu dla którego definiowana jest inwentaryzacja. |
Lesn. |
Pole puste. |
Oddz |
Pole puste.. |
P-odd |
Pole puste. |
Specyficzne funkcje ekranu:
Funkcja <Definicja> umożliwia określenie kryteriów inwentaryzacji poprzez wprowadzenie informacji w polach zgodnie z ich opisem. Wprowadzone kryteria potwierdza się klawiszem <Esc>. Jeżeli podane zostały kryteria, które obejmują tylko część materiałów, towarów lub użytków ubocznych, dodefiniowuje się do tego samego numeru inwentaryzacji następne dane. W tym celu, po uzyskaniu dostępu do Ekran 22 na którym wybiera się polecenie <Definicja>, które się potwierdza. W polu Numer inwentaryzacji podaje się numer inwentaryzacji, dla której będą definiowane uzupełnienia i potwierdza klawiszem <Enter>. Po uzyskaniu Ekran 24 na pytanie „Kontynuować” potwierdza się <Tak> i podaje się następne kryteria określające warunki jakie musi spełnić materiał, towar lub użytek uboczny będący przedmiotem tej samej inwentaryzacji.
Dojście:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Definicja
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Nie Tak |
| |
|UWAGA! Numer inwentaryzacji jest w zastosowaniu! Kontynuować? |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| DEFINICJA INWENTARYZACJI MAGAZYNU (M1/R/99 )||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Numer artykułu : ( ) |
| Oznaczenie : ( ) |
| Grupa artykułów : ( ) |
| Grupa planowa : ( ) |
| WskaĽniki : ( ) ( ) |
| Gat.drewna g.tow: ( ) ( ) |
| Sortyment : ( ) |
| Magazyn podziel.: ( ) |
| |
| Numer magazynu : ( )( ) |
| |
| Le¶n./Oddz/P-odd: ( )( )( ) |
| |
+------- $Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $ -----------+
Ekran do definiowania dodatkowych danych do istniejącego numeru inwentaryzacji
<Tak> - potwierdzenie polecenia <Enter> umożliwia wprowadzenie zakresu danych (np.: numerów magazynów, numerów artykułów), które będą dodatkowo przypisane do podanego numeru inwentaryzacji (patrz Ekran 23);
<Nie> - w wyniku potwierdzenia klawiszem <Enter> tego polecenia następuje powrót na Ekran 22.
Po zakończeniu definiowania zakresu inwentaryzacji drukuje się arkusze spisu według opisu z pkt. 3.2.
Wydruk arkuszy spisu z natury
Arkusze spisowe drukowane są dla podanego numeru inwentaryzacji według poszczególnych magazynów. Na wydruku podane są numery artykułów, ich nazwy i jednostki magazynowe.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Y_Wydruk→Arkusz_spis
Y_Wydruk: Arkusz_spis Wykaz różnic Protokół Exit
Drukowanie listy do dokonania inwentaryzacji
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A M A G A Z Y N U |
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------------+
| |
|Numer inwentaryzacji |
| |
| Numer inwentaryz.: (M1/R/99 ) .|
| |
| |
+---------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do wydruku „Arkusza spisowego”
Potwierdzając polecenie <Arkusz_spis> przywołuje się Ekran 25, w którego polu podaje się numer inwentaryzacji, dla której są drukowane arkusze spisowe i potwierdza się wprowadzone dane klawiszem <Esc>. Funkcja <Opis> umożliwia wprowadzenie tekstu który jest wydrukowany na arkuszu np. Inwentaryzacja roczna 1999 rok.
Arkusze mogą być drukowane wielokrotnie, do czasu zakończenia inwentaryzacji poprzez przejęcie danych lub likwidację inwentaryzacji. Wydrukowany arkusz spisowy nie jest drukiem ścisłego zarachowania. Arkusze spisu (przed wydaniem dla grup spisowych) wymagają ponumerowania, ostemplowania, podpisania i ujęcia w ewidencji zgodnie z obowiązującą instrukcją o inwentaryzacji.
Wypełnianie arkuszy spisu z natury
W arkuszach spisowych podaje się, w przeznaczonym do tego celu miejscu, stwierdzone stany poszczególnych artykułów. Artykuły, których brak jest na wydruku wpisuje się w dodatkowych pozycjach arkusza.
Arkusz spisu z natury powinien zawierać wszystkie podpisy i adnotacje zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami.
Dane ze zweryfikowanych przez Komisję Inwentaryzacyjną arkuszy spisu z natury wprowadza się do bazy w sposób opisany w pkt.3.4.
Wprowadzanie wyników spisu na gruncie
Wyniki dokonanego spisu na gruncie zawarte w arkuszach spisu z natury, w zakresie zdefiniowanych danych wprowadza się poprzez Ekran 10, zgodnie z opisem funkcji.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Ujęcie
Wprow.inwentaryzacji: Szuk Nast Poprz Wyśw Dod 2_Dod Exit
Następne dane
+-----------------------------------------------------------------------------++
| I N W E N T A R Y Z A C J A MAGAZYNU ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| Nr.inwentaryz. : (M1/R/99 ) |
| Data spisu : ( ) |
| Wykonawca : ( ) |
| |
| |
| Numer artykułu : (N BK-DGN ) |
| Oznaczenie : (nasiona bukowe drze.gosp.nas I) |
| |
| Leśn. / Oddział: ( ) |
| Nr.magazynu : (SZK )( ) |
| Spisana ilość : ( 0.00)(KG ) |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_p.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:41 forest Exp $ -----------+
Ekran do wprowadzania danych stwierdzonych na gruncie i ujętych w arkuszu spisu z natury
Opis pól ekranu „Inwentaryzacja magazynu”
Poniżej przedstawiono opis pól, który jest inny niż Ekran 10.
Nazwa pola |
Opis |
Leśn./Oddział |
Pole puste. |
Nr.magazynu |
Wprowadzane są odpowiednio numer magazynu i numer podmagazynu „ujmowanego” artykułu (materiału, produktu ubocznego). Numery te są wprowadzane programowo przy korzystaniu z funkcji <Dod>. Przy ujmowaniu danych za pomocą funkcji <2_Dod> numer magazynu i numer podmagazynu wprowadza użytkownik (patrz opis funkcji ekranu). |
Spisana ilość |
Wprowadza się ilość odczytaną z arkusza. |
Specyficzne funkcje ekranu:
<Szuk> - wybór polecenia potwierdza się klawiszem <Enter>. Następnie podaje się w polu Nr.inwentaryzacji numer inwentaryzacji, dla której wprowadzane będą dane z arkuszy spisowych i potwierdza klawiszem <Esc>. Wyszukane zostaną wszystkie dane ujęte w definicji dla podanego numeru inwentaryzacji.
<Dod> - po wybraniu polecenia wypełnia się pola Data spisu i Wykonawca zgodnie z ich opisem i potwierdza się klawiszem <Enter>. Na ekranie wyświetlone są dane pierwszego artykułu podanego ma arkuszu spisowym. W polu Spisana ilość podaje się ilość danego artykułu odczytaną z arkusza. Po wypełnieniu podanych wyżej pól potwierdza się dane klawiszem <Esc>. W celu wprowadzenia następnych pozycji wybiera się funkcję <Nast.> (przywołanie na ekran następnego numeru artykułu), wybór polecenia <Dod> umożliwiającego wprowadzenie ilości dla następnego artykułu. W praktyce, po wprowadzeniu pierwszej pozycji powtarza się następujące czynności: litera „N” (oznacza wybór polecenia <Nast.>), litera „D” (oznacza wybór polecenia <Dod>), podaje się ilość polu Spisana ilość i potwierdza klawiszem <Esc>.
<2_Dod> - z polecenia korzysta się do wprowadzania danych, które nie występowały (nie były drukowane programowo) w arkuszu spisowym, i tak:
dane dla artykułu, który był już wcześniej wprowadzone do bazy (to jest numer magazynu i numer artykułu występował już w bazie i były ujęte w definicji inwentaryzacji) wprowadza się podając dane w polach Nr.inwentaryzacji, Data spisu, Wykonawca a następnie w polu Nr.magazynu podaje się numer magazynu a w polu przeznaczonym na numer podmagazynu wprowadza się numer podmagazynu oraz w polu Spisana ilość podaje się ilość stwierdzoną na gruncie.
wprowadzenie danych dla artykułu, który wystąpił na gruncie, a nie był ujęty dotychczas w bazie wykonuje się w następującej kolejności:
wprowadza się poprzez do słownika Artykuły występujący artykuł w sposób opisany w zeszycie Wprowadzanie artykułów. Następnie poprzez punkt <Przychód mater. i UU> (Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow. → Przychód mater. i UU) wprowadza się ten artykuł do magazynu z ilością `0' (zero).
przeprowadza się dodatkową definicję inwentaryzacji (patrz Ekran 24) podając numer inwentaryzacji jaki figuruje na arkuszu spisowym, w polu Numer artykułu podaje się dany artykuł i w polu Nr.magazynu wprowadza się numer magazynu.
przeprowadza się ujęcie stwierdzonego na gruncie artykułu w sposób opisany wyżej, funkcja <2_Dod>.
Przy wprowadzaniu danych z arkusza spisowego nie ma kontroli, że poszczególne ilości zostały już raz ujęte. W celu uniknięcia wielokrotnego podania (ujęcia) tych samych danych konieczne jest zaznaczenie na arkuszu wprowadzonych już pozycji. Korektę błędnie podanych ilości przeprowadza się poprzez następny zapis ilości (różnicy) dla danego artykułu z odpowiednim znakiem („-„ - zmniejszenie , bez znaku zwiększenie ilości).
Sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych
Wprowadzone poprzez polecenie <Ujęcie> (pkt. 3.4) dane drukuje się według opisu w pkt. 3.6.1), które sprawdza się z arkuszem spisu z natury. Dostęp do ekranu:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Y_Wydruk→Protokół
Innym sposobem wstępnego sprawdzenia poprawności wprowadzonych (ujętych) danych jest wyszukanie wszystkich pozycji danego numeru inwentaryzacji lub tylko pozycji z różnicami w masie poprzez Ekran 27.
Dostęp do Ekran 27:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Różnice
Różnice inwentaryzacyjne: Szuk Nast Poprz Wyśw Kor 2_Szuk Exit
Pokazywanie następnych danych
+-----------------------------------------------------------------------------++
| R Ó Ż N I C E I N W E N T A R Y Z A C Y J N E MAGAZYNU ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| Numer artykułu: (N BK-DGN ) Numer inwentar.: (M1/R/99 ) |
| Oznaczenie : (nasiona bukowe drze.gosp) Data inwentar.: (2000.02.21) |
| Numer magazynu: (SZK )( ) |
| Ilość magazyn.: ( 733.70)(KG ) Leśn. / Oddział: ( )|
| Ilość przych. : ( 0.00) |
| Ilość rozchód : ( 0.00) |
| Stan aktualny : ( 733.70) |
| Ilość inwent. : ( 10.00) |
| |
| Odpowiedzialny: ( ) |
| Adres : ( ) |
| ( ) |
| ( )( ) |
| Konto różnic : ( ) |
+- $Header: c_inv_h.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ -----------------+
Ekran prezentujący informacje o poszczególnych ilościach wyszukanego artykułu
Opis niektórych pól ekranu „Różnice inwentaryzacyjne - magazynu”
Poniżej przedstawiono opis tych pól, który jest inny niż Ekran 12.
Nazwa pola |
Opis |
Ilość magazyn. |
W polu podawana jest programowo ilość w jednostkach magazynowych artykułu w magazynie, którego numer jest podany w polu Numer magazynu według stanu na dzień definicji inwentaryzacji (patrz pkt. 3.1). |
Ilość przych. |
Podawana jest programowo ilość dla danego artykułu i magazynu, jaka została przyjęta do magazynu w okresie od dnia definicji do dnia wykonania spisu. W tym polu wykazywana jest również ilość z wprowadzonego błędnie (w wyżej podanym okresie) rozchodu artykułu w podanym magazynie, która została usunięta z bazy. |
Ilość rozchód |
Podawana jest programowo ilość artykułu z określonego magazynu , jaka została rozchodowana w okresie od dnia definicji do dnia wykonania spisu. |
Stan aktualny |
Wyświetlany jest programowo aktualny stan artykułu w podanym magazynie w polu Numer magazynu. |
Ilość inwent. |
Podawana jest programowo wprowadzona (ujętą) (patrz pkt. 3.4) ilość artykułu w magazynie podanym w polu Numer magazynu. |
Specyficzne funkcje ekranu:
<Szuk>, <2_Szuk> i <Kor> - jak Ekran 12.
W przypadku stwierdzenia różnic, których przyczyną jest błędne ujęcie danych, korektę wykonuje się poprzez polecenie <2_Dod> (Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Magazyn→Ujęcie→2_Dod), wprowadzając dodatkowy (korygujący) zapis z odpowiednim znakiem.
Ilości z wprowadzonych dokumentów rozchodowych lub przychodowych (patrz uwaga wyżej) są podane na wydruku protokółu różnic (patrz pkt. 3.6.2) w rubryce „Rozchód” lub „Przychód”.
Przy stwierdzeniu różnic wynikających z rozchodu lub przychodu od dnia definicji do dnia spisu:
drukuje się protokół różnic (patrz pkt. 3.6.2);
po stwierdzeniu, że różnice znajdują potwierdzenie w ww. dokumentach korzystając z procesu ujęcia danych (patrz pkt. 3.4) wprowadza się ilości artykułów (wynikające z wprowadzonych dokumentów) jako stan faktyczny na dzień przeprowadzenia spisu;
ustala się rzeczywiste różnice w masie (pkt. . 3.6.2).
Zakończenie inwentaryzacji
Proces zakończenia inwentaryzacji polega na:
wydrukowaniu protokółu wprowadzenia stwierdzonych na gruncie danych z arkuszy spisowych w sposób opisany w pkt. 3.6.1;
wydrukowaniu protokółu różnic w sposób opisany w pkt. 3.6.2;
przejęcie wyników inwentaryzacji (patrz pkt. 3.6.3).
Poszczególne czynności procesu zakończenia inwentaryzacji wykonuje się w podanej kolejności. Po wykonaniu przejęcia wyników inwentaryzacji nie ma możliwości uzyskania wydruków.
Wydruk protokołu wprowadzenia danych z arkuszy spisowych
Protokół inwentaryzacyjny dokumentuje zgodność wprowadzonych danych z podanymi wielkościami w arkuszu spisowym.
Dostęp:
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Y_Wydruk→ Protokół - podać numer inwentaryzacji (patrz Ekran 29) i <Esc>
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY M1/R/99 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+------- $Header: c_inv_dr3.4gl,v 1.3 99/10/28 20:21:54 ela Exp $ ------------+
Ekran do drukowania „Protokółu inwentaryzacyjnego” z wprowadzonych danych z arkuszy spisowych dla podanego numeru inwentaryzacji
Potwierdzając polecenie < Protokół> przywołuje się Ekran 29, w którego polu podaje się numer inwentaryzacji, dla której są drukowany jest protokół i potwierdza się wprowadzone dane klawiszem <Esc>. Funkcja <Opis> umożliwia wprowadzenie tekstu który jest zapisany na wydruku np. dane z arkuszy spisu z natury numer .....
Wydruk protokółu różnic
W protokóle różnic podane są informacje ilościowe dotyczące poszczególnych numerów artykułów: stan magazynowy z dnia definicji, przychód oraz rozchód w okresie od dnia definicji do dnia spisu, ustalona na podstawie spisu według inwentaryzacji oraz różnica.
Gospodarka towarowa→ Przychód/rozchód tow.→ Inwentaryzacja→ Magazyn→ Y_Wydruk→ Wykaz różnic
Y_Wydruk: Arkusz_spis Wykaz różnic Protokół Exit
Drukowanie wykazu różnic
+------------------------------------------------------------------------------+
| I N W E N T A R Y Z A C J A M A G A Z Y N U |
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------------+
| |
|Numer inwentaryzacji |
| |
| Numer inwentaryz.: (M1/R/99 ) .|
| |
| |
+---------------------------------+
$Header: c_inv_def.4gl,v 1.2 99/10/18 21:40:09 jgal Exp $
Ekran do podania numeru inwentaryzacji, dla której drukowany jest protokół różnic
W polu Numer inwentaryz. wpisuje się numer inwentaryzacji, dla której drukowany jest protokół różnic i następnie zatwierdza się klawiszem <Esc> lub <Enter>. Po wykonaniu opisanych czynności przechodzi się do Ekran 30.
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH M1/R/99 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do wyboru polecenia drukowania "Protokółu różnic" inwentaryzacji określonej na Ekran 29
Specyficzne funkcje ekranu:
<Opis> - funkcja umożliwiająca wprowadzenie dowolnego tekstu, który jest drukowany na protokóle różnic (np. przed korektą obrotów od dnia definicji do dnia spisu);
<Drukowanie> - w wyniku potwierdzenia tego polecenia przechodzi się do Ekran 31, w którym podaje się dopuszczalne wielkości odchyleń.
Lista: Drukowanie Opis Wyb.druk Ilość Exit
Drukowanie zestawień
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH M1/R/99 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+----------------------------+------------------------------------------------+
| | |
|Dopuszczalna wielkość odchyl| |
|enia | |
| ODCHYLENIE | |
| | |
| Procent : ( 0.01) | |
| Ilość : (0.01 ) .| |
| | |
| | |
+----------------------------+ |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do wprowadzenia dopuszczalnych wielkości odchyleń
W polach Procent i Ilość wprowadza się wielkości graniczne, włącznie powyżej których odchylenie traktowane jest za różnice. Wprowadzenie w obu polach wielkości "0.01" spowoduje uznanie każdego odchylenia za różnice. Przy pustych polach na protokóle drukowane są wszystkie numery artykułów występujące w inwentaryzacji bez względu na wynik rozliczenia (również z zerowymi stanami).
Po wprowadzeniu dopuszczalnych odchyleń przechodzi się na Ekran 32.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Tak Nie |
| |
|Czy wydrukować? |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| WYKAZ RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH M1/R/99 ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+- $Header: c_inv_dr2.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $ ---------------+
Ekran do potwierdzenia lub przerwania drukowania "Protokółu różnic" inwentaryzacji określonej na Ekran 29
Specyficzne funkcje ekranu:
<Tak> - potwierdzenie polecenia klawiszem <Enter> spowoduje wydruk różnic inwentaryzacyjnych;
<Nie> - potwierdzenie polecenia klawiszem <Enter> spowoduje przerwanie wydruku i powrót do Ekran 30.
Przejęcie wyników inwentaryzacji
Przejęcie wyników inwentaryzacji jest końcowym etapem procesu inwentaryzacji. W wyniku przejęcia wyników inwentaryzacji następuje:
uaktualnienie stanu w magazynie o stwierdzone różnice;
zapisanie różnic w kartotece;
wyliczenie wartości różnic i sporządzenie na ich podstawie protokółów różnic (patrz Ekran 35);
likwidacja danej inwentaryzacji.
Przejęcie wyników inwentaryzacji wykonuje się po stwierdzeniu, że wszystkie dane zostały wprowadzone prawidłowo, a różnice na wydrukowanym protokóle różnic są rzeczywistymi.
Wykonanie punktu przejęcia danych kończy inwentaryzację. Rozliczenie wyników wykonane jest w dniu wykonania polecenia <Przejęcie>.
Dostęp do Ekran 33 w celu podania numeru inwentaryzacji :
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Inwentaryzacja→Drewno→ włączyć tryb wyłączności < Baza_excl.> → Przejęcie
+-----------------------------------------------------------------------------++
| Z A K O Ń C Z E N I E I N W E N T A R Y Z A C J I M A G A Z Y N ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+---------------------------------+-------------------------------------------+
| | |
|Numer inwentaryzacji | |
| | |
| Numer inwentaryz.: (M1/R/99 ) .| |
| | |
| | |
+---------------------------------+ |
| |
| |
| |
| |
+-$Header: c_inv_end.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $-----------------+
Ekran do podania numeru inwentaryzacji dla przejęcia wyników rozliczenia
W polu Numer inwentaryz. wpisuje się numer inwentaryzacji, dla której przeprowadza się przejęcie wyników i potwierdza się klawiszem <Esc> lub <Enter>. Następuje przejście na Ekran 34 z funkcjami do przejęcia danych lub przerwania procesu.
+-----------------------------------------------------------------------------+
|Wybór: Tak Nie |
| |
|Zakończyć przejęcie danych z inwentaryzacji? (M1/R/99) |
+-----------------------------------------------------------------------------++
| Z A K O Ń C Z E N I E I N W E N T A R Y Z A C J I M A G A Z Y N ||
+-----------------------------------------------------------------------------++
+-----------------------------------------------------------------------------+
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
+-$Header: c_inv_end.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:40 forest Exp $-----------------+
Ekran do potwierdzenia lub przerwania przejęcia wyników inwentaryzacji określonej na Ekran 33
Specyficzne funkcje ekranu:
<Nie> - wybranie polecenia powoduje przerwanie procesu przejęcia danych i powrót do Ekran 22 z komunikatem "Proces wprowadzania danych z inwentaryzacji przerwano";
<Tak> - potwierdzenie tej funkcji skutkuje uruchomieniem procesu kończącego inwentaryzację. Magazyny z artykułami i kartoteka zostają zaktualizowane o różnice (stan na gruncie). Sporządzone zostają "Protokóły różnic" (patrz Ekran 35) z ustaloną wartością różnic na podstawie przeciętnej ceny zakupu danego artykułu (patrz zeszyt: Wprowadzanie artykułów).
Przed przystąpieniem do przejęcia danych należy sprawdzić poprawność wprowadzonej programowo (obliczanie TKW) lub z klawiatury, przeciętnej ceny zakupu artykułu, dla którego zostały stwierdzone różnice.
Dostęp do protokółów różnic, sporządzonych w wyniku procesu przejęcia wyników inwentaryzacji:
Gospodarka towarowa→Przychód/rozchód tow.→Protokół różnic
Protokół: Szuk Nast Poprz Wyśw Kor Usuń 2_Usuń Transfer ...
Następne dane
+------------------------------------------------------------------------------+
| P R O T O K Ó Ł R Ó Ż N I C I L O Ś C I O W Y C H |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
| |
| Nr.artykułu : (SALETRA AMON) Protokół: (M) |
| Nazwa : (/281/nawóz saletra amonowa ) Data : (1997.11.12) |
| Nr.bież.: ( 2313) |
| Nr.magazynu : (SZK )( ) Referenc: (M SZK/97 ) |
| Różnica ilość: ( 600.00)(KG ) Status : (2) |
| Cena zakupu : ( 0.42) |
| Wartość : ( 252.00) |
| |
| Os.odpowiedz.: ( 586) Nr.dokum: ( ) |
| Adres : (DŁUGOSZ ) |
| (Antoni Piotr ) |
| (73-240 ) (Rębusz-Smędowa ) |
| Konto różnic : (24620586) |
+- c_diffp $Header: c_diffp.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:38 forest Exp $ ----------+
Protokół: Szuk Nast Poprz Wyśw Kor Usuń 2_Usuń Transfer ...
Następne dane
Protokół różnic ilościowych - ekran do uzupełniania, drukowania i transferowania.
Opis pól i funkcji Ekran 20.
Protokóły różnic po uzupełnieniu o dane adresowe osoby odpowiedzialnej i po wprowadzeniu numeru konta do księgowania różnic mogą być transferowane do podsystemu Finanse i księgowość. Protokóły mogą być przeglądane na ekranie oraz drukowane. Po wydrukowaniu mogą być usunięte ze zbioru protokółów. Po usunięciu protokółów informacje o różnicach są do odszukania w kartotece.
Protokół różnic wymaga uzupełnienia o numer adresowy osoby odpowiedzialnej oraz o numer konta księgowego. Uzupełnienia mogą być dokonane bezpośrednio przy powstaniu różnic (patrz Ekran 27) lub po odszukaniu danego protokółu na ekranie przewidzianym do opracowywania protokółów.
Protokóły drukowane z bazy odzwierciedlają stan różnic, bez względu na przyczynę ich powstania, i stanowią podstawę do dalszej pracy komisji inwentaryzacyjnej ustalającej przyczyny powstania i określające sposób rozliczenia tych różnic na obowiązujących drukach. Zatwierdzone wnioski komisji inwentaryzacyjnej stanowią podstawę rozliczenia różnic w podsystemie finanse i księgowość.
Spis ekranów
Ekran 1. Ekran do wyboru funkcji umożliwiających ewidencjonowanie poszczególnych etapów procesu inwentaryzacji
Spis tabel
Tab I. Opis pól ekranu „Definicja inwentaryzacji - drewno”
|
Inwentaryzacja stanu materiałów, towarów i użytków ubocznych |
40
|
Spis tabel |
C