SYSTEM INFORMACYJNY UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi system polegający na przepływie informacji pomiędzy jego podstawowymi elementami, którymi są:

1. Konta ubezpieczonych, z których każde oznaczone numerem ewidencyjnym nadane osobie ubezpieczonej przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

2. Konta płatników składek oznaczone numerem NIP, a w przypadku, gdy płatnik składek nie posiada numer NIP do czasu jego uzyskania - numerem
   z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON, a jeżeli nie posiada również tego numeru – numerem PESEL lub serią
   i numerem dowodu osobistego albo paszportu.

3. Centralne rejestry prowadzone przez ZUS: Centralny Rejestr Ubezpieczonych, Centralny Rejestr Płatników Składek, Centralny Rejestr Członków Otwartych Funduszy Emerytalnych, Centralny Rejestr Otrzymujących Emerytury
   z Funduszy Dożywotnich Emerytur Kapitałowych i inne rejestry niezbędne do realizacji zadań określonych odrębnymi przepisami.

Na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się informacje o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne (z wyłączeniem składek na otwarte fundusze emerytalne):

1. Należnych – jeżeli ubezpieczony nie jest płatnikiem składek.

2. Wpłaconych – jeżeli ubezpieczony jest płatnikiem składek.

Ponadto na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się także informacje o:

1. Zwaloryzowanej wysokości składek na Otwarte Fundusze Emerytalne.

2. Wysokości środków zgromadzonych na rachunku członka otwartego funduszu emerytalnego przekazanych na fundusz emerytalny FUS w przypadku nieustalenia prawa do okresowej emerytury kapitałowej lub dożywotniej emerytury kapitałowej.

3. Wymienione w drukach: zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym i w deklaracji rozliczeniowej.

4. O członkostwie w Otwartym Funduszu Emerytalnym i o terminach przekazania składek do tej kasy.

5. O członkostwie w kasie chorych i o terminach przekazania składek do tej kasy.

6. O wysokości należnych i wpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne oraz o wysokości należnej
   i odprowadzonej składki na Otwarty Fundusz Emerytalny.

7. O wysokości środków wypłaconych z tytułu okresowej emerytury kapitałowej.

8. O faktach pozaubezpieczeniowych, mających wpływ na prawo do świadczeń
   z ubezpieczeń społecznych i na ich wysokość.

9. O wysokości dożywotniej emerytury kapitałowej.

10. O okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
    o którym mowa w ustawie z dnia 19 grudnia o emeryturach pomostowych.

ZUS może odmówić zaewidencjonowania na koncie ubezpieczonego nieopłaconej składki na ubezpieczenia emerytalne, a zaewidencjonowaną anulować, w razie współdziałania ubezpieczonego z płatnikiem składek w celu uniknięcia obowiązku opłacania składek.

Płatnik składek przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie do rozliczenia składek.

Raport ten zawiera m.in.:

- numery identyfikacyjne ubezpieczonego,

- nazwisko i imię,

- wymiar czasu pracy,

- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe,

- datę sporządzenia raportu, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Informacje zawarte w raportach płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego, w celu ich weryfikacji.

Na koncie płatnika składek:

1. Ewidencjonuje się dane identyfikacyjne, numery NIP i REGON, jeżeli płatnikowi nie wydano tych numerów – numer PESEL lub serię i nr dowodu osobistego albo paszportu, nazwy i numery rachunków bankowych płatnika, dane informacyjne płatnika składek, w tym szczególną formę prawną oraz wszelkie inne dane konieczne do obsługi konta, takie jak informacje dotyczące wspólników spółek cywilnych jawnych
   i komandytowych, w zakresie rejestrowanych w Krajowej Ewidencji Podatników.

2. Ewidencjonuje się liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych.

3. Prowadzone są rozliczenia należnych składek, wypłacanych przez płatnika zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających zaliczeniu na poczet składek oraz innych składek pobieranych przez ZUS.

Płatnik składek jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Deklaracja rozliczeniowa zawiera:

1. Dane identyfikacyjne płatnika składek, nazwę skróconą firmy
   (w przypadku płatników składek – osób fizycznych – należy podać nazwisko i imię.

2. Informacje o liczbie ubezpieczonych.

3. Informacje o wprawieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków.

4. Zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych z uwzględnieniem podziału na składki finansowe przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

5. Kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy.

6. Kwoty przysługujących pracowników wynagrodzeń.

7. Zestawienie należnych składek na:

- ubezpieczenie zdrowotne uwzględniając podział na podmioty, które finansują składki,

- Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych,

- liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych,

- liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

8) Zestawienie zbiorcze i wynikowe należnych składek i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwot do zapłaty.

9) Oświadczenie płatnika składek, że zawarte dane w deklaracji są prawdziwe.

Płatnik przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty oraz opłaca składki za dany miesiąc w terminie do 10 dnia każdego miesiąca (w przypadku osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie), do 5 dnia (w przypadku jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych), oraz do 15 dnia następnego miesiąca (dla pozostałych płatników).

Składki opłaca się na wskazane przez ZUS rachunki bankowe (odrębnymi wpłatami) w podziale na:

1. Ubezpieczenia społeczne.

2. Ubezpieczenia zdrowotne.

3. Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

4. Fundusz Emerytur Pomostowych.

Przekazanie składki do otwartego funduszu emerytalnego przez ZUS następuje
w ciągu 15 dni roboczych licząc od dnia otrzymania składki opłaconej przy użyciu dokumentów płatniczych, raportów miesięcznych i deklaracji.

Od 2006r. w terminie do 31 sierpnia każdego roku, Zakład jest zobowiązany przesłać ubezpieczonemu urodzonemu po 31 grudnia 1948r. informację o zewielencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach ogółem według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku.

Informację tą ZUS przesyła listem zwykłym na adres ubezpieczonego.

Osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega – zgodnie art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń przez płatnika składek.

W razie sporu dotyczącego obowiązku ubezpieczeń społecznych ZUS wydaje decyzję osobie zainteresowanej oraz płatnikowi składek.

Wszelkie indywidualne dane uzyskane przez ZUS od ubezpieczonych oraz płatników składek są objęte tajemnicą służbową ZUS. Do przestrzegania tej tajemnicy obowiązani są pracownicy ZUS i członkowie Rady Nadzorczej ZUS.

Do zachowania tajemnicy zawodowej dotyczącej działalności funduszy emerytalnych są obowiązani:

- członkowie władz statutowych towarzystwa emerytalnego,

- osoby pozostające z towarzystwem w stosunku pracy,

- osoby pozostające z towarzystwem lub funduszem w stosunku zlecenia lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze,

- pracownicy podmiotów pozostających z towarzystwem lub funduszem
w takich stosunkach.

Tajemnica zawodowa obejmuje informacje związane z:

- lokatami funduszu,

- rejestrem członków funduszu,

- rozporządzeniami członków funduszu na wypadek śmierci,

- oświadczeniami, których ujawnienie mogłoby naruszyć interes członków funduszu lub interes uczestników publicznego obrotu papierami wartościowymi.

Przepisu o tajemnicy zawodowej nie stosuje się w przypadku udostępnienia informacji objętej tajemnicą zawodową prokuratorowi w związku z podejrzeniem o popełnienie przestępstwa albo na żądanie prokuratora lub sądu albo innych właściwych organów państwowych w związku z toczącymi się postępowaniami w sprawach dotyczących działalności funduszu, towarzystwa lub depozytariusza, w tym także na żądanie KNF
– w związku ze sprawowaniem przez nią nadzoru nad działalnością funduszy.

Towarzystwo emerytalne przechowuje i archiwizuje dokumenty i inne nośniki informacji funduszu emerytalnego, którym zarządza. Depozytariusz przechowuje
i archiwizuje wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji, związane
z wykonywaniem przez niego zadań depozytariusza, przez 50 lat od chwili zakończenia likwidacji funduszu. Dokumenty i inne nośniki informacji przechowuje
w przypadku likwidacji funduszu likwidator tego funduszu, a w przypadku likwidacji pracowniczego funduszu – depozytariusz. Obowiązek przechowania trwa przez 50 lat od chwili zakończenia likwidacji funduszu.

BIBLIOGRAFIA

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887).

2. Zofia Kluszczyńska [i in.], Systemy ubezpieczeń społecznych: zagadnienia podstawowe, Warszawa : LexisNexis, 2011, s. 48-54.