Informatyczne opracowanie analityczno-syntetyczne określane jest jako nazwa opracowania z określeniem uwydatniającym jego charakter analityczno-syntetyczny, albo jako charakter przeglądowo-referatowy. Określenie to jest próbą możliwie ogólnego ujęcia istotnych cech tego rodzaju informacji do których zaliczano:
Tematyczność
Przeglądowość
Kondensację danych
Wieloźródłowość
Relewancję.
Wychodząc z założenia, że informacja syntetyczna jest informacją tematyczną, gdyż dotyczy zabrania danych na określony temat, oraz przeglądową, to znaczy dającą przegląd zagadnień, problemów, poglądów, wyników badań, doświadczeń itp., zwrócono w tym określeniu uwagę na tę jej cechę, która jest wynikiem syntezy, a mianowicie na treściową zwartość – kondensacje informacji.
Informacja syntetyczna, czyli wynik analityczno-syntetycznego przetworzenia informacji zawartej w źródłach prymarnych, stanowi w swej formie końcowej zwarta całość, której nie naruszają jej elementy składowe, mimo że wyodrębniają się i ułatwiają w postaci skondensowanej ich szybki przegląd.
Informacyjne opracowanie analityczno-syntetyczne jest forma optymalna informacji syntetycznej. W procesie jej sporządzania wyodrębniają się dwie fazy:
Analityczna – obejmująca możliwie wyczerpująca analizę zawartości treściowej dokumentów prymarnych, odpowiednio wyselekcjonowanych
Syntetyczna, w wyniku której powstaje nowa jakościowo informacja.
W drugiej fazie opracowanie informacyjne nabiera szczególnej uwagi gdyż powstała w rezultacie synteza może pełnić role nowego dokumentu prymarnego. Samo pojecie syntezy tłumaczy w pewnym sensie proces syntezy dokumentacyjnej, polegającej na uogólnianiu i łączenia w całość komponentów rozpoznawanych w procesie analizy.
Opracowanie analityczno-syntetyczne powinno w zasadzie zaspokoić zapotrzebowanie użytkownika na informację w zakresie określonej problematyki, dostarczając możliwie wyczerpujących danych. Drugą istotna funkcją opracowania syntetycznego jest zastępowanie przez nie wielu nieraz dokumentów prymarnych, co oznacza, że użytkownikowi informacji może wystarczyć ta jedna synteza, bez potrzeby studiowania większej liczby dokumentów, nierzadko rozproszonych w różnych zbiorach bibliotecznych, a nie rzadko trudno dostępnych.
Istotnym celem sporządzania opracowań syntetycznych jest zapobieganie dezaktualizacji wiedzy użytkownika informacji w określonej dziedzinie. Informacja zsyntetyzowana zapoznając z nowymi osiągnięciami czy wynikami badań uaktualnia zasób wiadomości odbiorców, w tym samym stymuluje w kierunku podjęcia przez nich nowych badań lub wyeliminowania informacji przestarzałych.
RODZAJE INFORMACYJNYCH OPRACOWAN ANALITYCZNO-SYNTETYCZNYCH
Polska służba informacji rozróżnia dwa rodzaje informacyjnych opracowań analityczno-syntetycznych:
Referujące – referuje informacje, poglądy autorów, opinie itp., zawarte w treści wyselekcjonowanych i usystematyzowanych dokumentów prymarnych, bez podawania własnej oceny tych informacji, komentarzy czy wniosków
Oceniające – podaje ocenę, zestawia informacje, ocenia poziom danych, wskazuje na kierunek rozwoju badan.
Temu zasadniczemu podziałowi odpowiadają w projekcie VINITI opracowania przeglądowe: referatowy i analityczny.
Natomiast Bljumeau, Hoell i Schmoll wyróżniają trzy rodzaje opracowań przeglądowych:
Bibliograficzne – powstaje w wyniku analizy bibliograficznej. Ma formę tekstowa jednolita, nie zachowuje podziału na opisy bibliograficzne i adnotacje. Jest to forma bibliografii syntetyzującej, zachowującej chronologie badanych tematycznie materiałów informacyjnych.
Referujące – zawiera materiał informacyjny usystematyzowany w wyniku głębszej analizy i odpowiednio uogólniony, nie zawiera oceny.
Analityczne – jest sporządzane na podstawie przetwarzania analityczno-syntetycznego dużej nieraz liczby dokumentów prymarnych, osiąga najwyższy stopień analizy, materiał informacyjny jest w nim usystematyzowany i uogólniony, zawiera ocenę, komentarze, wnioski itp. opracowanie to uznawane jest za optymalną formę informacyjnego opracowania analityczno-syntetycznego.
Bljumenau w zależności od rodzaju oceny rozróżnia opracowania przeglądowe:
Uzasadniające – zawiera motywację poglądów na określone zagadnienie, uzasadnienie jego rozwiązania ;
Podsumowujące – informuje o osiągnięciach, wynikach badan, zawiera wnioski, propozycje, określa poziom badan ;
Prognostyczne –wskazuje na kierunki i tendencje rozwojowe;
Integrujące – czyli uwydatniające więzi łączące zagadnienia, problemy, dziedziny itp.
W projekcie VINITI zasadnicze typy opracowań przeglądowych dzieli się na :
Kompleksowe – procesowi analizy i syntezy jest poddawany kompleks zagadnień na określony temat
Porównawcze – niektóre z zagadnień i ich aspektów są poddawane kompleksowi zagadnień na określony temat.
Każde z wymienionych opracowań przeglądowych może dzielić się według projektu VINITI na przeglądy:
Naukowe
Produkcyjno-technologiczne
Ekonomiczne
Popularnonaukowe
Do dwustopniowego podziału zasadniczych rodzajów opracowań analityczno-syntetycznych nawiązuje prof. Marchlewska , wyróżniając dwa rodzaje monografii:
Oryginalna - jest naukowo twórcza, gdyż ujmuje monograficzne wyniki badań autora nad nowym tematem lub tematem pozornie dobrze znanym
Kompilacyjna – wymaga interpretacji za pomocą metody analitycznej prac różnych autorów, wówczas autor monografii wnosi swój twórczy wkład w analizę, sposób naświetlania i interpretację materiału.
ANALIZA PROCESÓW ORAZ KRYTERIUM SPORZADZNAI INFORMACYJNYCH OPRACOWAŃ ANALITYCZNO-SYNTETYCZNYCH
Zasadą doboru tematyki jest uzyskanie w wyniku analizy potrzeb wszechstronnej orientacji co do:
Kierunków działania resortu i podległych ma jednostek organizacyjnych, ich aktualnych zadań i problemów, ujętych w planach i programach perspektywicznych
Potrzeb poszczególnych kategorii użytkowników lub użytkowników indywidualnych zgłaszających zamówienia na opracowanie syntetyczne.
Zasadą sprecyzowania tematu opracowania syntetycznego, jego zakresu i zasięgu jest orientacja w hierarchii potrzeb oraz w zakresie aktualnie dostępnego materiału źródłowego. Przed opracowaniem założeń do tematu konieczne jest wykonanie selekcji źródeł.
Zakres tematyczny opracowania analityczno-syntetycznego zależy m.in. od tego, czy użytkownikiem będzie dyrektor zjednoczenia, czy naczelnik wydziału, czy specjalista danej branży. Dla pierwszych temat opracowania syntetycznego powinien być ujęty możliwie szeroko i kompleksowo, dla drugich zaś odpowiednie jest ujęcie wąskospecjalistyczne, co z kolei rzutuje na właściwy wybór rodzaju opracowania.
Zasięg czasowy wypływa z założeń opracowania analityczno-syntetycznego. Zasada jest dostarczenie użytkownikowi danych możliwie najbardziej aktualnych, co w mniejszym stopniu dotyczy opracowań kompleksowych, a nie dotyczy monografii, w których dozwala się sięgnięcie do źródeł informacyjnych retrospektywnie. Zasięg terytorialny jest zawsze umowny, jednakże zasada tu może być typowanie krajów, instytucji lub specjalistów wiodących w danej dziedzinie, gdyż konfrontacje z ich wynikami badań i osiągnięć należą do najcenniejszych informacji.
Wyszukiwania i doboru źródeł dokonuje się według pewnej ustalonej w każdej instytucji czy ośrodku INTE, hierarchii ważności tych źródeł. Przyglądając się układom kolejności materiałów prymarnych, wszędzie jako pierwszy wymienia się artykuł. Artykuł zatem w kolejności dokumentów usystematyzowanych pod względem ich ważności zajmuje nadal miejsce naczelne, mimo że maleje nieco jego wyłączność na rzecz opisów patentowych, wykazów statystycznych, preprinów i różnego rodzaju dokumentów nie publikowanych , które staja się coraz bardziej cenionymi źródłami informacji.
Instrukcja COIB zaleca wykorzystywanie do sporządzania informacyjnych opracowań analityczno-syntetycznych źródeł według następującej kolejności:
Artykuły
Książki i inne wydawnictwa zwarte
Publikacje statystyczne i wskaźnikowe
Sprawozdania z konferencji, sympozjów itp.
Sprawozdania z zagranicznych podróży służbowych
Sprawozdania z prac naukowo-badawczych, doświadczalnych
Analizy i charakterystyki rozwiązań projektowych
Opisy patentowe
Normy
Katalogi
Kryteria ważności dokumentów i ustalona ich kolejność nie są w ośrodkach INTE dość jasno umotywowane. Wymienione na drugim miejscu w instrukcji COIB druki zwarte – książki – są niewątpliwie ważne jako prace podstawowe danej dziedziny wiedzy, ale w informacji ze względu na długi cykl wydawniczy dezaktualizują się szybciej niż inne źródła informacji i dlatego mogą nie stanowić danych jakościowo najkorzystniejszych dla formy opracowań analityczno-syntetycznych. W projekcie VINITI bezpośrednio po artykułach wymienia się opisy patentowe i indeksy. Opisy patentowe są przydatne do sporządzania specyficznych syntez dokumentacyjnych, gdy chodzi o wynalazki, indeksy są materiałem pomocniczym w procesie wyszukiwania informacji.
Niektóre ośrodki INTE stawiają wysokie wymagania autorom opracowań analityczno-syntetycznych. Zatem powinni oni mieć ogólną orientację w światowej koniunkturze związanej z rozwojem danej dziedziny nauki czy techniki lub przemysłu: obok wszechstronnej znajomości problematyki syntezy dokumentacyjnej powinni posiadać umiejętność analizowania syntezowania, wreszcie umiejętność twórczej oceny krytycznej oraz znajomość języków obcych.
Z tego wynika, że autorami opracowań syntetycznych powinni być wybitni specjaliści, zwłaszcza opracowań oceniających kompleksowych i oceniających wąskospecjalistycznych, także porównawczych. Opracowania referujące pozostawia się dokumentalistom.
Przetwarzanie analityczne zawartości treściowej dokumentów prymarnych odbywa się na zasadzie wyróżnienia elementów treściowych o cechach: aktualności, zgodności z tematem syntezy dokumentacyjnej, wiarygodności źródła prymarnego. Aktualność wydobytych ze źródeł prymarnych informacji wiąże się z zapoznaniem użytkownika z nowymi faktami, jakimi są nowe teorie, tezy, hipotezy itp. – w nauce, nowe maszyny, urządzenia, wynalazki techniczne, technologie – w technice. Wyboru źródeł wiarygodnych dokonuje analista kierując się własna orientacją i doświadczeniem zawodowym. Praktyczna zasada jest tu dawanie pierwszeństwa źródłom popartym autorytetom wybitnych specjalistów – autorów prac naukowo-badawczych, wyróżnionych zespołów specjalistycznych itp.
Przetwarzanie analityczne to proces tworzenia dokumentu pochodnego na podstawie analizy zawartości treściowej dokumentów prymarnych. Do sporządzenia dokumentu pochodnego tego typu co opracowanie analityczno-syntetyczne nie wystarcza analiza, niezbędny jest jeszcze proces syntezy.
Celem przetwarzania syntetycznego informacji uzyskanych w wyniku możliwej wszechstronnej analizy informacyjnych materiałów źródłowych jest taka kumulacja i kondensacja tych informacji, aby można było utworzyć z nich odrębną logiczna całość, podporządkowana tematycznie przedmiotowi opracowania syntetycznego, mającego formę dokumentu pochodnego, Lech spełniającego funkcję dokumentu prymarnego.
Proces syntezy dokonuje się za zasadzie uogólniania informacji wybranych ze źródeł prymarnych, które w sumie jak dowodzi Bljumenau powinno dać uogólniona charakterystykę zagadnienia w ramach wiedzy istniejącej.
Proces uogólniania polega na formułowania twierdzeń ogólnych na podstawie wniosków wyciągniętych z ustaleń zależności między elementami treściowymi, wyróżnionymi w procesie analizy. Ustalenie zależności polega na łączeniu ze sobą elementów treściowych na podstawie cech podobieństwa oraz tych, które są niepodobne do żadnych innych, o cechach nowości, Ne eliminowaniu elementów treściowych ubocznych i eksponowaniu relewantnych. Przy podejściu kwantyfikacyjnym można by założyć, że im więcej tych zależności zdoła syntetyk zgeneralizować, tzn. im więcej będzie zestawień informacji podobnych i zróżnicowanych, ustaleń prawidłowości, które nimi kierują, tym synteza okaże się pełniejsza i w wyniku bardziej wartościowa.
Praktyczna zasadą syntezy jest uogólnianie na podstawie konfrontacji osiągnięć specjalistów – wyników przeprowadzonych przez nich badań z osiągnięciami specjalistów przodujących w danej dziedzinie.
Proces syntezy zmierza do ujęcia w nową zwartą postać słowna elementów treściowych wyodrębnionych w procesie analizy źródeł prymarnych. W samym tym wyróżnienia do uogólnienia zawarta jest pewna ocena tych elementów. Autor opracowania syntetycznego ma prawo do obiektywnej oceny, nie powinien zatem do uogólnionej charakterystyki zagadnienia włączać własnych koncepcji lub uzasadniać czyichś nowych koncepcji.
Informacyjne opracowania analityczno-syntetyczne są szczególnie doceniane przez personel kierowniczy określonych szczebli zarządzania, następnie przez pracowników naukowo-badawczych, inżynieryjno-technicznych itp., użytkowników o określonym profilu funkcjonalnym, naukowym i zawodowym.
Według instrukcji COIB pracowników budownictwa i przemysłu materiałów budowlanych podzielono na kategorie:
Kadra kierownicza
Pracownicy naukowi
Pracownicy badawczo-projektowi
Pracownicy produkcji i montażu
pracownicy służby inwestycyjnej.
Wszyscy wymienieni pracownicy mogą pracować na różnych szczeblach zarządzania, w przedsiębiorstwach, kombinatach, biurach projektowych, zjednoczeniach i w innych jednostkach wykonujących zadania studialne, produkcyjne, wdrożeniowe.
W instrukcji COKB za odbiorców opracowań analityczno-syntetycznych uznaje się specjalistów branżowych silnie odczuwających stres produkcji, co oznacza, że wobec zalewu informacji w ich dziedzinie nie mają oni możliwości zapoznawania się ze źródłami prymarnymi. Każda syntezo-analiza jest z góry przeznaczona dla określonego odbiorcy, który jest wymieniony najpierw w założeniach do syntezo-analizy, następnie w tytulaturze.
Projekt VINITI wymienia jako odbiorców opracowań przeglądowych:
organy planowania i zarządzania
organizacje przemysłowe
instytuty naukowo-badawcze i wyższe uczelnie
indywidualnych pracowników zainteresowanych, określonymi zagadnieniami.
Użytkownicy pracujący nad wąskimi zagadnieniami specjalistycznymi zgłaszają zapotrzebowania na krótsze opracowania referujące lub oceniające o węższym ujęciu tematu, a więc na tzw. wąsko specjalistyczne porównanie.
Opracowania syntetyczne kompleksowe wydawane są albo sporadycznie jako wydawnictwa samoistne jednorazowe albo w seriach wydawniczych.
Mniejsze objętościowo opracowania analityczno-syntetyczne ukazują się w czasopismach, przeważnie w przeglądach dokumentacyjnych, biuletynach informacyjnych, zeszytach informacyjnych itp. oraz jak kompleksowe w seriach wydawniczych.
W projekcie VINITI zaleca się, aby dla organów planowania i zarządzania były sporządzane opracowania kompleksowe, porównawcze i ekonomiczne, dla organizacji przemysłowych – produkcyjno-technologiczne, dla naukowców – naukowe, dla szerokich kręgów indywidualnych użytkowników – popularnonaukowe.
Układ kompozycyjny informacyjnego opracowania analityczno-syntetycznego. Technika redagowania.
Z materiału przykładowego opracowań analityczno-syntetycznych, udostępnionych przez ośrodki INTE, wyróżniają się następujące części opracowania:
część tytułowa
streszczenie autorskie
wstęp lub wprowadzenie
zasadniczy tekst opracowania
wnioski uogólniające
wykorzystane źródła
W części tytułowej obok nazwy autora wymaga się , aby tytuł był adekwatny do tematu opracowania. W razie potrzeby sprecyzowania treści opracowania wprowadza się podtytuł. Jako informacje dodatkowe podaje się , oprócz tytułu serii, numer zeszytu itp., nazwę redaktora naukowego, nazwę instytucji, w której opracowanie zostało sporządzone, symbole klasyfikacji dziesiętnej.
Streszczenia autorskie sporządza się w języku Polskiem oraz w kilku językach obcych, najczęściej w rosyjskim, angielskim, niemieckim, rzadziej we francuskim.
Po spisie treści we wstępie omawiany jest cel, zakres i zasięg opracowania oraz ogólny zarys problematyki.
Część zasadnicza opracowania syntetycznego rozwijana jest różnorodnie, zależnie od specyfiki zagadnień. Przedmiot opracowania ujęty jest w miarę możliwości wieloaspektowo z zaznaczeniem osiągnięć, nowych wyników badan itp. oraz zakończony wnioskami syntetyzującymi. Prawi zawsze podany jest kierunek badań i tendencje rozwojowe. W tekście stosowane są odsyłacze do wykorzystanych źródeł, których wykaz zamieszczony jest na końcu opracowania.
W instrukcji COIB obowiązuje następujący układ części opracowania syntetycznego:
spis treści, ilustracji, tablic
streszczenie autorskie w języku polskim, rosyjskim, angielskim
tekst opracowania
wykaz literatury wykorzystanej
słownik pojęć
Do elementów tytulatury, oprócz elementów wymienionych, podaje się nazwisko opiniodawcy, redaktora, i innych współpracowników, określenie rodzaju opracowania oraz przeznaczenia opracowania dla określonej kategorii użytkowników.
Do elementów wstępu, dotychczas nie wymienionych, należy określenie przyjętych zasad selekcji materiałów źródłowych i charakterystyka praktycznego wykorzystania danego opracowania. Wstęp jest potraktowany jako część tekstu opracowania, który poza tym składa się z tekstu głównego i wniosków autora opracowania.