Postępowanie administracyjne jest łańcuchem czynności formalnych, podejmowanych przez władzę administracyjną i osoby zainteresowane przy wykonywaniu przepisów prawa administracyjnego. Na ten ciąg czynności formalnych składają się działania prawne i faktyczne. Należą tutaj tez orzeczenia i możliwość ich weryfikowania.
Spośród czynności postępowania w sprawie indywidualnej wyróżnić można:
1. Czynności procesowe merytoryczne.
Należą tutaj:
Wszczęcie postępowania- może być wszczęte na wniosek (zasada skarbowości) lub z urzędu (zasada oficjalności). O tym, w jakiej sprawie lub, w jaki sposób postępowanie zostanie wszczęte decydują przepisy materialno-prawne. Przy czym wyjątkiem od tej zasady jest art.61§2: Organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody - postępowanie umorzyć.
Ważna jest też data wszczęcia postępowania, gdyż od tej daty biegną terminy do załatwienia sprawy. Datą wszczęcia postępowania na wniosek jest dzień doręczenia podania, zaś datą wszczęcia postępowania z urzędu- I czynność organu. W op. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Dzień doręczenia postanowienia jest datą wszczęcia postępowania. Żądanie wszczęcia postępowania może też być wniesione w formie skargi (zgodnie z art. 233), jeżeli ta skarga pochodzi od strony.
W postępowaniu ogólnym organ jest zobowiązany do ustalenia, jakie podmioty są stronami wszczętego postępowania. Powinien też o wszczętym postępowaniu zawiadomić organizację społeczną (nie dotyczy to postępowania podatkowego), jeżeli ta jest zainteresowana wynikiem sprawy ze względu na cele statutowe lub wymagania interesu społecznego lub prokuratora, o ile jest potrzebny jego udział w sprawie.
Wszczęcie postępowania może nastąpić w kilku sytuacjach (uregulowanych w kpa.):
==> Organ działa z własnej inicjatywy lub z inicjatywy organu nadzoru;
==> Z żądaniem wszczęcia postępowania występują podmioty na prawach strony;
==> Wszczęcie postępowania następuje na skutek skargi powszechnej wniesionej przez osobę trzecią.
Postępowanie może być również prowadzone w odniesieniu do kilku spraw (art.62). Chodzi tutaj o sprawy, w których prawa i obowiązki stron wynikają z tego samego stanu faktycznego i z tej samej podstawy prawnej oraz właściwy jest ten sam organ. Zasady tej nie można zastosować do spraw, w których występują strony o sprzecznych lub uzależnionych od siebie interesach, ponieważ to co będzie prawem dla jednej strony, dla drugiej będzie obowiązkiem lub pozbawieniem praw. Sprawy muszą być tutaj od siebie odrębne.
Wniesienie podania- treścią podania może być żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie, tj. każdy wniosek procesowy lub inne oświadczenie strony, uczestnika postępowania. Podanie może być wniesione w celu wszczęcia postępowania lub też w trakcie jego trwania i po zakończeniu decyzją. Podanie powinno zawierać, co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu 9Podobnie w sprawach podatkowych). Wnoszący podanie ma prawo żądać potwierdzenia jego wniesienia przez adnotację na kopii lub osobnym poświadczeniem.