ABC skutecznych negocjacji cz.1

20/08/2008

W tym artykule postaram się przybliżyć narzędzia, które pozwolą Ci prowadzić skuteczny dialog z klientem, pracodawcą, pracownikiem lub partnerami biznesowymi. Przekonaj się, że osiąganie korzystnego dla Ciebie porozumienia nie jest dziełem przypadku, a umiejętności negocjacyjne przydają sie nie tylko w biznesie.

Juz starożytni byli przekonani o znaczeniu prowadzenia skutecznych negocjacji. Sztuka przekonywania była ceniona zwłaszcza w Grecji, gdzie od najmłodszych lat ćwiczono umiejętności oratorskie i retoryczne. Wiele z obserwacji poczynionych przez mądrych Greków pozostaje aktualna po dziś dzień. Obecnie trudno wyobrazić sobie taką sferę życia publicznego, która mogła by się obyć bez negocjacji. Nie tylko w gospodarce i polityce, ale często także we własnym domu przydatna jest odrobina dyplomacji i umiejętność osiągania porozumienia.

Dzięki spektakularnym rezultatom, jakie udaje sie osiągać prowadząc wzajemny dialog mówi się, bez żadnej przesady, o erze negocjacji. Znaczenie skutecznych rozmów docenił zwłaszcza nowoczesny biznes, którego podstawą jest zawieranie korzystnego porozumienia. W zasadzie każde negocjacje dotyczą jakiejś transakcji a więc mają charakter handlowy.

Do dzieła!

Nie sposób znaleźć wspólnej definicji, na którą zgodziliby się wszyscy znawcy tematu. Ja za panią Urszulą Kałążną – Drewinską przytoczę następującą: negocjacje to wymiana informacji,które służą podejmowaniu decyzji prowadzących do uzgodnienia interesów różnych stron. Inaczej mówiąc, chodzi o takie zrozumienie oczekiwań i spełnienie potrzeb naszego partnera, aby w zamian dostać to na czym nam zależy. Nieodzowne w tym procesie wydają się umiejętności przekonywania do swoich racji.

Proces negocjacji posiada swoją strukturę. Właściwie prowadzone rozmowy dzielą sie na następujące fazy:

- faza przygotowania negocjacji

- faza otwarcia negocjacji

- faza główna negocjacji

- faza po negocjacyjna

Faza przygotowania negocjacji

Abecadłem skutecznych negocjacji jest stwierdzenie, że nie mogą sie one odbyć bez właściwego procesu przygotowań. Doświadczeni negocjatorzy wiedzą, że przygotowania trwają znacznie dłużej niż same rozmowy. Przygotowując się do negocjacji powinieneś skupić sie na trzech rzeczach:

- aktualnej sytuacji podmiotu(firmy), z którym podejmujesz negocjacje

- ocenie pozycji partnerów

- osobach negocjatorów

Aktualna sytuacja podmiotu(firmy), z która podejmujesz negocjacje.

Najlepiej zacząć od zebrania kilku informacji na temat firmy, z którą podejmujemy się negocjacji. Dobrze jeśli jest to powszechnie znana firma. Natomiast jeśli mamy problem z skompletowaniem podstawowych danych na temat firmy, takich jak rok założenia i tym podobne warto zachować większą czujność. Brak tych danych może wynikać z polityki informacyjnej firmy, która pilnie strzeże swoich tajemnic. Czasami jednak zbytnia tajemniczość może oznaczać, że mamy do czynienia z niewiarygodnym partnerem.

Istnieje szereg sposobów na zdobycie takich informacji. Doskonałym źródłem danych na temat podmiotów gospodarczych jest Krajowa Izba Gospodarcza, czy Data Star. Są to profesjonalne, działające na komercyjnych zasadach bazy danych, które udostępniają informacje na temat firm. Do naszej dyspozycji pozostają również wywiadownie handlowe, oraz biura radców handlowych.

Ocena pozycji partnerów, oraz ich nastawienia do negocjacji

Jednym z podstawowych elementów składających sie na udane negocjacje jest nastawienie partnerów. Gdy są pozytywnie nastawieni do nas, należy prowadzić łagodną i uprzejma perswazję, która zaowocuje obopólną korzyścią. Źle odczytane intencje partnerów mogą mieć opłakane skutki.

Ze względu na stosunek do nas i przedmiotu negocjacji partnerów dialogu możemy podzielić na 4 kategorie.

Pierwsza postawa, z którą możemy się spotkać to młody wilk. Osoba taka charakteryzuje się tym, że widzi negocjacje tylko z perspektywy osiągania własnych korzyści. Postawa negocjacyjna jest często wynikiem doświadczenia zawodowego, nie koniecznie związanego z negocjacjami. Dlatego można sądzić, że młody wilk to najprawdopodobniej osoba, która swoją obecną pozycję zawdzięcza twardej grze i nie zaznała jeszcze goryczy porażki. O tych ludziach warto wiedzieć, że nie będzie im zależało na Twojej opinii tylko na pieniądzach. Postawa ta jest najczęściej wynikiem braku doświadczenia.

Rep negocjacyjny to typ chłodnego profesjonalisty. Osiągnięcie korzyści przez drugą stronę jest możliwe dopiero, kiedy te nie kolidują z osiągnięciem wszystkich zamierzonych celów przez repa. Ewentualne ustępstwa są zawsze wynikiem chłodnej kalkulacji. Jedynymi argumentami przemawiającymi do tego starego wygi jest Twoja siła i pozycja.

Kolejny typ, z którym możesz sie spotkać to partner. Ten typ negocjatora będzie dążył do zawarcia porozumienia satysfakcjonującego obie strony. Partner wychodzi z założenia, że obopólne korzyści są najlepszą podstawą długotrwałej i owocnej współpracy, oraz zaufania.

Ostatnim typem negocjatora jest przyjaciel. Jest on raczej rzadkością przy stole negocjacyjnym. Przyjaciel stawia wyżej potrzeby drugiej strony, niż swoje własne. To altruistyczne podejście ma jednak swoje uzasadnienie biznesowe. Także w interesach lubimy ludzi otwartych i przyjaznych, dlatego chętnie z nimi współpracujemy i obdarzamy ich swoim zaufaniem.

Pozycja negocjacyjna

Najprościej rzecz ujmując jest to wypadkowa celów do osiągnięcia i możliwości, którymi dysponuje negocjator. Nie łatwo jest mierzyć pozycję partnera. W procesie negocjacji możliwe jest zawarcie korzystniejszego lub mniej korzystnego porozumienia, niż wynikało by to z rzeczywistej pozycji firmy na rynku. Często wrażenie sukcesu, które stwarzamy w trakcie negocjacji może mieć większe znaczenie dla partnerów, niż sam rachunek ekonomiczny. Dobrzy menadżerowie znają doskonale znaczenie blefu dla zawierania korzystnych ustaleń.

Ponadto pozycja nasza lub partnera może się zmieniać nawet w trakcie prowadzenia negocjacji. Łatwo wyobrazić sobie, że pod wieczór na zakupach w sklepie rybnym żądamy niższej ceny za łososia, który naszym zdaniem zbyt długo zalega na sklepowej półce, choć jeszcze dzisiaj rano sprzedawca miał prawo żądać wyższej ceny za świeżą rybę.

Najczęściej jest tak, że któraś ze stron ma przewagę. Przewagę można mierzyć skutkami, jakie dla obu stron będzie miało nieosiągnięcie porozumienia. Strona silniejsza zawsze może pozyskać nowych partnerów do rozmowy, natomiast dla strony słabszej zerwanie negocjacji może oznaczać dotkliwą stratę.

Jest kilka typów przewag negocjacyjnych. Bardzo ważna jest przewaga racjonalna. Wiąże się ona z posiadaniem większej wiedzy i umiejętności potrzebnych do prowadzenia skutecznych negocjacji. Przewaga racjonalna może objawiać się tym, że jeden z negocjatorów posiada bardziej fachową wiedzę na temat przedmiotu rozmów. Może też być bardziej inteligentny, co pozwoli mu przewidzieć następny krok partnera. W końcu, może mieć po prostu większe doświadczenie w prowadzeniu negocjacji, co jest kluczowe dla pomyślnie zakończonych rozmów.

Innym sposobem górowania nad partnerem jest przewaga wolicjonalna. Jest ona związana z charakterem negocjatora. Nie każdy jest gotowy umrzeć za zawarcie korzystnego porozumienia. Doświadczony negocjator szybko zauważy, że partner nie wytrzymuje presji negocjacji i jest skłonny do szybkiego zawarcia porozumienia, które nie koniecznie będzie tym najbardziej korzystnym. Negocjacje wymagają silnych nerwów. Jeśli nie jesteśmy skłonni do ponoszenia ryzyka, warto pozostawić negocjacje komuś innemu.

W arsenale negocjatora można znaleźć jeszcze przewagę emocjonalną. Opiera się ona na naszym stosunku do płci, wieku, czy statusu społecznego. Chodzi o to, ze pewne zachowania wobec kobiet, czy osób starszych są źle widziane, bądź w ogóle nie akceptowalne. W niektórych przypadkach może to znacznie utrudnić negocjacje. Wie o tym każdy negocjator, który próbował pertraktować z własną teściową.

Wyróżnia się również przewagę kierownictwa. Polega ona na tym, że gospodarz organizujący negocjacje preparuje warunki korzystne z jego punktu widzenia.

Sam negocjator

Nie łatwo podejmować dialog z kimś kogo pierwszy raz widzimy na oczy. Dlatego ewentualna wiedza na temat zawodu, wykształcenia, czy stanowiska w firmie osoby, z którą przyjdzie nam negocjować może być bezcenna.

BATNA, czyli najważniejsza jest taktyka.

BATNA to angielski termin (Best alternative to a negotiated agreement ), który znaczy dosłownie najlepsza z alternatyw negocjowanego porozumienia. Często niedoświadczeni negocjatorzy nie potrafią sprecyzować celów, ani dostrzec najlepszej oferty kiedy ta się pojawi. Na podobne zachowanie mówi się negocjowanie z zamkniętymi oczami.

Aby uniknąć tego błędu należy być przygotowany na jak najwięcej możliwych scenariuszy. Następnie należy odpowiedzieć na pytanie, które z nich spełniają najwięcej naszych oczekiwań, a które spełniają je w najmniejszym stopniu. Kiedy znamy już najbardziej pożądaną alternatywę wtedy porównujemy ją do oferty naszych partnerów.

W ten sposób uzyskujemy jasny obraz naszych naszych możliwości. Nawet jeśli nasza BATNA nie jest możliwa do osiągnięcia, wtedy pracujemy nad najlepszą alternatywą, która nam pozostała. Tu dochodzimy do sedna sprawy. Skuteczne negocjacje są procesem, który nie może obyć się bez starannych przygotowań. Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której z braku rozwiązań jesteśmy zmuszeni do oddania inicjatywy stronie przeciwnej.

W tym krótkim newsletterze starałem się przybliżyć Ci proces przygotowania gruntu pod negocjacje. Szukanie porozumienia, to nie tylko zwykła codzienność nowoczesnego biznesu. Jeśli będziesz dobrze przygotowany negocjacje mogą dostarczać także wielu emocji. Negocjacjom zawsze towarzyszy napięcie oraz satysfakcja z wypracowanego porozumienia.

Przeczytaj kolejny z serii artykuł o negocjacjach i dowiedz się wszystkiego o fazie otwarcia negocjacj