Obsługa ruchu turystycznego - ćwiczenia

Impreza turystyczna (ang. tourist event) – zestawienie co najmniej dwóch usług turystycznych tworzących jednolity program i objętych wspólną ceną, jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godziny albo jeżeli program przewiduje zmianę miejsca pobytu.

Pakiet – zestawienie kilku świadczeń cząstkowych tworzących jedną ofertę, określone jedną ceną.

Klasyfikacje imprez turystycznych (wg. Turkiewicz, 1997, s.18)

• miejsce docelowe:

  • imprezy krajowe

  • imprezy zagraniczne

• kierunek:

  • wyjazdowe

  • przyjazdowe

• odbiorca imprezy:

  • własne

  • zlecane

• wielkość grupy:

  • grupowe

  • indywidualne

• charakter imprezy:

  • pobytowe

  • objazdowe

Impreza fakultatywne – uzupełniające w stosunku do podstawowego programu imprezy, mające na celu uatrakcyjnienie oferty, dostępne za dodatkową opłatą

Imprezy lokalne – często cykliczne, związane z określoną atrakcją turystyczną (targi, wydarzenia historyczne, imprezy regionalne); przygotowywane i realizowane przez dane biuro (impreza własna) lub na zlecenie (np. miasta lub gminy)

Imprezy typu study tour – imprezy promocyjne organizowane dla różnych grup m.in. kontrahentów (np.: agentów turystycznych, gestorów bazy noclegowej lub żywieniowe, przewoźników, dziennikarzy, itd.).

Cel: prezentacja oferty organizatora imprez turystycznych (jakość i sposób organizacji imprez, standard obsługi, promowanie określonych atrakcji turystycznych) oraz utrwalenie więzi z odbiorcami czy kontrahentami. W całości lub częściowo finansowane przez organizatora.

Etapy organizacji imprezy

1. Przygotowanie (planowanie, programowanie, kalkulacja, zamawianie świadczeń)

2. Sprzedaż (opracowanie koncepcji reklamy, przygotowanie informacji o ofercie, prowadzenie sprzedaży)

3. Realizacja (odprawa i wyjazd uczestników, realizacja świadczeń zgodnie z programem, powrót uczestników)

4. Rozliczenie

PRZYGOTOWANIE

• Planowanie

• znalezienie pomysłu (cel i forma)

• określenie grupy odbiorców (docelowej) (diagnoza osobnicza)

• diagnoza środowiskowa (wszelkie niezbędne warunki organizacji imprezy na miejscu docelowym)

• Programowanie

• nazwa (hasło) imprezy (element reklamowy, specyfika wyjazdu, zachęcający do zakupu;

• plan trasy (miejscowości, obiekty)

• harmonogram czasowy (codzienne godziny wyjazdów i powrotów, czas trwania elementów programu, czas i miejsca noclegów i posiłków)

• środki transportu (rodzaj, czas i warunki korzystania)

• imprezy fakultatywne

• czas do dyspozycji turystów

Zasady ustalania terminu (istotne w przypadku wyjazdów krótkookresowych, pobytowych tygodniowych):

• Wykorzystywanie dni wolnych, aby wydłużyć czas wyjazdu (początek imprezy planujemy na sobotę)

• Uwzględnianie terminów wakacji, ferii zimowych, przerw świątecznych (unikanie dni wolnych w przypadku wycieczek szkolnych);

• Początek wyjazdu świątecznego co najmniej w przeddzień głównego święta (uwzględniające możliwości bezkolizyjnego łączenia ofert np. świątecznej i sylwestrowej)

Wybór środka transportu (wpływa na czas realizacji, koszt i zadowolenie turystów – szybkość, wygoda, bezpieczeństwo podróży)

• konieczność uwzględnienia odległości i położenia geograficznego miejsca docelowego (ograniczenia możliwości wykorzystania wszystkich dostępnych środków transportu);

• koszt – możliwość pozostawienia turystom wyboru środka transportu lub wykupienia imprezy bez przejazdu);

• dostępność transportowa zewnętrzna i wewnętrzna danego obszaru;

• preferencje przewozowe konsumentów.

Konieczność dostosowania oferty (formy i programu) do potrzeb grupy docelowej

Możliwość uzupełnienia podstawowej oferty imprezami fakultatywnymi (uatrakcyjnienie wyjazdu)

Program musi odpowiadać formie wyjazdu (bardziej skromny w przypadku pobytowej, znacznie bogatszy w przypadku objazdowej)

W przypadku imprezy o charakterze objazdowym należy pamiętać o pewnych ograniczeniach formalnych:

• czas pracy kierowców;

• godziny otwarcia obiektów przewidzianych do zwiedzania

• możliwości fizyczne turystów.

Zasady planowania dnia wyjazdu objazdowego:

• czas trwania - do 10 godzin;

• czas aktywnego zwiedzania – 5 do 6 godzin (2-4 przed południem,

• 1-2 godz. po południu);

• czas uważnego słuchania informacji dotyczących zwiedzanych obiektów (zależy od cech grupy docelowej);

• optymalny czas zwiedzania miasta 3-4 godzin;

• urozmaicenie programu elementami odmiennymi niż zasadniczy cel wyjazdu (zabytki architektury obiekty przyrodnicze czy rozrywkowe)

• przerwy na posiłki (po 1,5 godz.)

• przerwy na odpoczynek (kawę, kąpiel, fotografowanie, zakup pamiątek) i przerwy w czasie podróży autokarem;

• dni i czas otwarcia odwiedzanych obiektów, czas zwiedzania dostosowanych do możliwości grupy)

• w przypadku imprez kilkunastodniowych należy zaplanować przerwy od zwiedzania (1 do 3 dni)

• Imprezy specjalistyczne wymagają odpowiednich konsultacji

Kalkulacja kosztów imprezy - ustalenie ceny

• dokładne dane dotyczące cen

• znajomość zagadnień prawnych dotyczących podatków

• konieczność uwzględnienia różnych walut (kurs, inflacja)

Elementy kalkulacji imprezy:

• koszt świadczeń

• marża biura

• stawka akwizycyjna dla agenta (prowizja od sprzedaży)

• podatek VAT

• koszt świadczeń (kwota netto za dostarczone usługi)

  • konieczność uwzględnienia kosztów ponoszonych w różnych krajach i różnych walutach (wycieczki objazdowe) – sprowadzenie kalkulacji do jednej waluty bazowej

• składają się z kosztów stałych (ponoszone bez względu na liczbę uczestników) i kosztów zmiennych (zależne od liczby uczestników

• koszty zmienne – możliwość dokonania zmian świadczeń w przypadku mniejszej niż planowana liczba uczestników w określonych terminach (ustalonych w umowie z dostawcą)

• koszt miejsca bezpłatnego - (przeznaczenie w imprezach krajowych dla zlecającego imprezę, w sprzedaży wolnej na cele promocyjne, w wyjazdach zagranicznych dla partnera zagranicznego)

  • W wyjazdach organizowanych przy współpracy z zagranicznymi biurami podróży przyjmuje się, że co 21. lub 25. miejsce jest miejscem bezpłatnym)

  • Za koszt miejsca bezpłatnego uważa się również koszty związane z podróżą kierowcy (nocleg i wyżywienie)

• marża biura – dodatkowa kwota dołożona do kosztów, przeznaczona na:

  • pokrycie kosztów związanych z działalnością biura (koszt reklamy, zakupu niezbędnych materiałów biurowych, wynagrodzenia pracowników, opłat za dzierżawę i utrzymanie pomieszczeń itd.);

  • koszty poniesione w związku z organizacją danej imprezy ;

  • zysk ze sprzedaży

  • wysokość marży nie jest ograniczona przepisami prawa;

  • marża uzależniona jest od atrakcyjności oferty i konkurencji na rynku;

  • najczęściej wynosi do 5 do 20%.

• stawka akwizycyjna dla agenta (prowizja od sprzedaży) – kwota doliczona do ceny jaką płaci nabywca, a która to przeznaczona jest dla agenta sprzedającego imprezę w imieniu organizatora;

  • wysokość stawki akwizycyjnej nie jest ograniczona przepisami prawa;

  • im atrakcyjniejsza oferta tym stawka dla agenta powinna być niższa, w przypadku mniej atrakcyjnej (trudniejszej do sprzedania) – wyższa;

  • ma motywować agenta do sprzedaży imprezy;

  • musi pokrywać koszty związane z prowadzeniem sprzedaży jak również gwarantować agentowi zysk;

• podatek VAT

• Regulacje związane z dostosowaniem polskiego prawa do VI Dyrektywy:

  • wszystkie transakcje dokonywane przez biura podróży dla realizacji imprezy traktowane są jako jedna usługa;

  • podlega ona opodatkowaniu w kraju, w którym znajduje się siedziba biura z której świadczone są usługi;

  • opodatkowaniu podlega marża biura podróży (różnica pomiędzy kwotą bez podatku, którą ma zapłacić podróżny, a rzeczywistym kosztem poniesionym przez przez organizatora;

  • jeśli transakcje powierzone są przez biuro podróży innemu podatnikowi i dokonane przez niego poza terytorium Wspólnoty, usługi biura podróży traktowane są jako zwolniona od podatku działalność pośrednika;

Sposoby opodatkowania usług turystycznych:

• podatnik, który sam wykonuje usługę (posiada własną bazę noclegową, żywieniową, środki transportu, zatrudnia pilotów i opiekunów itd.) – rozlicza podatek VAT na zasadach ogólnych;

• podatnik, który dokonuje zakupu towarów i usług w celu zapewnienia konsumentowi odpowiednich warunków pobytowych – rozlicza podatek od marży;

• podatnik, który oprócz towarów i usług nabytych wykorzystuje również usługi własne powinien odrębnie ustalić 1. podstawę opodatkowania od towarów i usług własnych i rozliczyć podatek wg ogólnych zasad, 2. Opodatkować marżę doliczoną do kosztów towarów i usług nabytych

Zasady ogólne weryfikacji uzyskanej ceny oferty:

• wyliczoną na podstawie kalkulacji cenę należy porównać z ofertą konkurencji;

• jeśli okaże się zbyt wysoka w porównaniu z konkurencyjnymi imprezami należy ją skorygować bądź kosztem marży bądź zmianami w programie;

• marketingowe zasady określania ceny – zamiast uzyskanej z wyliczenia ceny 1006,45 zł – na rynku znacznie lepiej odebrana będzie cena 999 zł;

• ceny powinny być zaokrąglone;

• niewskazane jest używanie końcówek 1, 3, 4, 6, 7, 8.

Elementy kalkulacji mające wpływ na wysokość marży

1. czarter

2. zmiana kursu walut

3. ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc

Czarter (ang. charter) – specyficzna forma zamawiania świadczeń (przede wszystkim usług transportowych i noclegowych) w określonym terminie, w określonej jakości, ilości i cenie. Umowa czarteru powinna być zawarta w formie pisemnej.

1. W ramach umowy czarteru zamawiający nie ma możliwości rezygnacji z części lub całości zamówionych usług.

2. konieczność uwzględnienia tzw. ryzyka czarteru (% niesprzedanych miejsc) – wpływa na cenę jednostkową

Dlaczego organizatorzy korzystają z umowy czarteru?

• niższa cena usługi;

• możliwość dysponowania usługą;

• możliwość prowadzenia polityki cenowej w zależności od popytu.

Zmiany kursu walut

• znaczne przesunięcie w czasie etapu przygotowywania oferty a jej sprzedaży i realizacji;

• konieczność uwzględnienia przewidywanego kursu złotego;

Ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc wpływa na koszty stałe (dysponując 50 miejscami i oceniając ryzyko na 10% koszty stałe będą dzielone nie na 50, a na 50 – 10% = 45)

Ostatnim etapem przygotowania imprezy jest zamawianie świadczeń:

1. Na podstawie umowy o współpracy (gwarancja dostarczenia usług o odpowiednim standardzie, często zapewnia lepsze warunki cenowe)

2. Zawartość: cena świadczeń, ich rodzaj i liczba, zasady rozliczeń, sposoby płatności, zamawiania i anulowania świadczeń)

3. Każdorazowe zapytanie o usługę (forma pisemna, szczegółowe warunki zamówienia)

4. Umowa czarterowa i umowa allotmentu