6.10

Kto to jest rzecznik?

- praca rzecznika ma pasować do zajęć: adwokata, menadżera i dyplomaty.(musi posiadać wszystkie te umiejętności)

- praca to jest to kształtowanie stosunków publicznych

- jej celem jest dbałość o wizerunek instytucji, którą się reprezentuje

- jest to sfera działania, która kształtuje stosunki, międzymi rządzącymi a rządzonymi, biznesmenem i konsumentami

- jest to wytwór demokracji i wolnego rynku

- w czasach PRL-u do zadań rzecznika należało: wydawanie komunikatów i organizowanie konferencji prasowych

- rzecznicy są potrzebni: administracji rządowej, samorządom, partiom politycznym, organizacjom, fundacjom, firmom i przedsiębiorcom różnego typu, oraz grupom interesów organizacji poza rządowych i środowiskowym

- często rzecznikami są kobiety- potrafią uporządkować czas, przestrzeń i atrybuty

- obowiązkiem rz. Jest ustalenie norm pracy, choć rz. z racji pełnionej funkcji musi być do dyspozycji nieustanie, oraz ustalenie zadań i dobre określenie problemów instytucji, w której podejmuje prace

Rozmowa wstępna:

- przed podjęciem pracy należy ustalić pogląd na dana instytucję, którą będzie się reprezentować

- W rozmowie należy ustalić zakres obowiązków i wynagrodzenie

- rzecznik ma szeroki zakres obowiązków, dlatego ważne jest ustalenie pisemne

- praca rz. jest pracą etatową ( chyba, że ustalono inaczej)

- wiedzę szczegółową na temat pracy rz. uzyskujemy dopiero podczas pracy

17.11

Relacja rzecznika z szefem instytucji i kontakty reprezentacyjne

- podstawowy wymiar czasu pracy wynika z umowy, jeżeli rz. został zatrudniony na podstawie umowy pracy to liczba godzin tyg. Jest zapisana w kodeksie pracy. Każda godzina pracy powinna być rozliczana ekwiwalentem pieniężnym lub wolnym czasem

- często terminy spotkań reprezentacyjnych są ustawione w soboty i niedziele- są to ważne i konieczne okazje do nawiązywania kontaktów, na takich spotkaniach zawsze reprezentuje się instytucje. Rz. zawsze powinien wykazać się umiejętnością dialogu i tworzenie zaufania

- Rz., powinien wiedzieć i mieć, o czym mówić, musi mieć szeroką wiedzę na tematy społeczne i kulturowe, nie może zapomnieć o dyplomacji, zasada tzw. Ograniczonego zachowania

- Trzeba zapisywać prace obligatoryjne.

- Szef jest zawsze autorytetem merytorycznym. Nie należy jednak powielać sposobu bycia szefa: należy zachować własne zdanie i własny styl, rz. obowiązuje szacunek, subordynacja, lojalność. Szacunek wypływa z godności sprawowanej funkcji. Istnieje obowiązek posłuszeństwa - w zasięgu tego, co dobre i leży w zasięgu władzy.

- rz. musi mieć własne zdanie i poglądy

- musi umieć bronić siebie i instytucji szefa oraz siebie

Obowiązki rzecznika prasowego:

- codzienne:

#przegląd prasy

# przygotowanie wystąpień szefa

#kontakty z prasą

#wysyłanie komunikatów do mediów

#uczestnictwo w posiedzeniach zarządu instytucji

- okresowe obowiązki:

#organizowanie konferencji

# przygotowanie przemówień, wywiadów i listów

#autoryzacja wypowiedzi szefa

#organizowanie obsługi prasowej i spotkań

- sporadyczne obowiązki:

#udział w okolicznościowych reprezentacjach

#ujęć z zakresu obowiązków i przedyskutowanie z szefem

- Nigdy nie zostawiać omówienia zakresu obowiązków, bo rodzi to konflikty.

- Prace redaktorskie:

#pisanie przemówień, wystąpień, listów okazjonalnych

#redakcja stylistyczna dokumentów sygnowanych przez szefa

#monitoring prasowy

#przegląd prasy pod kątem potrzeb szefa i kierownictwa

#przegląd prasy, jako obraz instytucji należy ją podać, jako forma prasowego sprostowania

- Uczestnictwo w konferencji: sporządzanie notatek na własny użytek

Ramowy dzień pracy rzecznika:

# przegląd prasy - od niego zaczyna się każdy dzień rzecznika, jest to zestaw wycinków gazet z wybranych wycinków prasy codziennej i periodycznej. Przegląd powinien by c gotowy, kiedy szef wchodzi do instytutu ( przez prasę rozumiemy: gazety, TV i radio).

# organizacja przeglądu prasy: wybór odpowiednich tytułów, prasa centralna wszystkich opcji politycznych

#prasa terenowa i regionalna- tytuły, które zajmują się tematyką instytucji

# prasa specjalistyczna - np. Gazeta Prawna

#prenumerata - dobór prenumerowanych czasopism uzgodnić z szefem

# rz. pierwszy powinien otrzymywać prasę

# przegląd prasy - to umiejętność ogarnięcia szybkiego prasy, tekst poznajemy po tytule, nazwiskach, nazwach i ilustracjach. Przeczytać tekst i zakreślać najważniejsze zdania, teksty odkładamy do archiwum ( zaznaczamy tytuł, nr i dzień-, jeżeli są to portale internetowe to także godzinę). Wycinki kserujemy oraz podajemy nazwisko osoby, która przygotowała przegląd.

# z archiwum korzysta: szef, kierownictwo i kadra merytoryczna, ( czyli dyrektor departamentu)

- Przegląd prasy: wąski i szeroki:

# przegląd wąski: wybrane artykuły gdzie pojawia się nazwisko szefa lub firmy albo współpracowników

# przegląd szeroki: artykuł polityczne, ustawy, arty. Naukowe związane z działalnością instytucji

- Biuro prasowe; miejsce pracy dla rz. jest ważnym miejscem zadań, starannie zagospodarowane, koniczne szafy i segregatory

- Segregatory mieszczą: regulamin instytucji, podstawy prawne, życiorysy kierownicze, sprawy bieżące, korespondencje, wywiady, komunikaty, monitoring prasowym, kontakty, adresy, polecenia i zaproszenia

Warsztat merytoryczny pracy- to zbiór przepisów, zasad i praw, konieczne dokumenty, prawo prasowe, strat instytutu, rozporządzanie rady ministrów w sprawie udzielania prasie informacji o prawie autorskim, ustawa o ochronie danych osobowych, o języku polskim.

Konferencje prasowe - mogą być zwoływane okresowo w zależności od potrzeb, podania ważnych faktów do wiadomości publicznej.

Czynności związane z prowadzeniem konferencji:

1) ustalenie tematu z kierownictwem

2) lista uczestników konferencji

3) lista dziennikarzy

4) przygotowanie materiałów związanych z konferencją

Prowadzenie konferencji:

1. Otwarcie - otwiera rz., przedstawia gości

2. Oddanie głosu

3. Pytania z Sali

4. Podsumowanie - szef instytucji

5. Zakończenie - słowa zachęty

# Konferencja nie powinna trwać dłużej niż 1 h - niezwoływana później niż po 13

# sterowanie konferencją

#dopilnowanie czy zostały spełnione wszystkie obietnice konferencji

#zgromadzenie komentarzy po konferencji

Rzecznik może odmówić przedstawienia informacji tylko w przypadku tajemnicy służbowej lub państwowej

---