Podobnie jak funkcje dyplomatyczne, także konsularne podlegają w długim procesie historycznym przemianom i rozwojowi. Na skutek wielu przemian pojawiają się nowe funkcje dawniej nieznane służbie konsularnej, jak promocja kultury. Najważniejsza funkcja konsularna-ochrona w państwie przyjmującym interesów państwa wysyłającego oraz jego obywateli, zarówno osób fizycznych jak i prawnych, w granicach dozwolonych przez prawo międzynarodowe. Inne funkcje niż przewidziane w Konwencji z 1963 roku nie mogą być sprzeczne z przepisami państwa przyjmującego lub jego wolą oraz zawartymi umowami międzynarodowymi obowiązującymi między obu państwami. Funkcje konsularne można podzielić (nie ma większego znaczenia ten podział):
- ochrona interesów państwa wysyłającego i jego obywateli (opieka konsularna)
- funkcje konsularne o charakterze administracyjnym, sądowym, notarialnym, urzędnika stanu cywilnego, w sprawach spadkowych, opieki i kurateli oraz depozytu,
- funkcje konsularne w dziedzinie żeglugi morskiej i powietrznej,
- funkcje w zakresie promocji stosunków gospodarczych i handlowych,
- funkcje w zakresie promocji stosunków konsularnych i naukowych,
- funkcja informacyjna,
- funkcje polityczne i specyficzne zadania o charakterze dyplomatycznym.
W ramach opieki konsularnej obywatelowi państwa przyjmującego przysługuje prawo widzenia się z konsulem, bądź osobiście, bądź za pośrednictwem swego pełnomocnika i przedstawienia mu nurtującej go sprawy. Jest obowiązek niezwłocznego, energicznego działania na rzecz interesów osób fizycznych i prawnych państwa wysyłającego. Np., gdy obywatel państwa wysyłającego zostanie aresztowany, to konsul ma obowiązek sprawdzić rzeczywiste przyczyny tegoż aresztowania i podjąć stosowne kroki. Opieka konsularna obejmuje także udzielanie pomocy własnym obywatelom m.in. w sprawach rent, emerytur, spadków oraz realizacji innych uprawnień. Urzędnik konsularny ma prawo porozumiewania się z obywatelami państwa wysyłającego, spotykania się z nimi oraz udzielania im pomocy lub rady. Wskazuje on adwokatów cieszących się zaufaniem konsulatu.
Funkcje konsularne o charakterze administracyjnym. Należą do nich głównie sprawy związane z problematyką obywatelstwa, wystawiania paszportów i wiz oraz pełnienie funkcji urzędnika stanu cywilnego i prowadzenie rejestru obywateli państwa wysyłającego. Urzędnik konsularny jest uprawniony do pełnienia funkcji urzędnika stanu cywilnego, a zwłaszcza sporządzania aktów urodzeń i zgonów obywateli państwa wysyłającego oraz udzielania ślubów.
Funkcje o charakterze sądowym. Chodzi o sytuację, gdy obywatel państwa wysyłającego znajdzie się w obliczu wymiaru sprawiedliwości państwa przyjmującego. Urzędnicy konsularni mają prawo podjęcia kroków w obronie obywateli przed miejscowymi sądami. Ciąży na konsulu obowiązek, aby aresztowani obywatele mieli zapewnioną opiekę prawną i byli traktowani zgodnie z prawem państwa przyjmującego, zwyczajami i standardami międzynarodowymi. Istnieje też prawo konsula do przyjmowania zeznań, przysięgi lub przyrzeczenia od obywateli własnych-na zasadzie dobrowolności, bez przymusu.
Funkcja notariusza. Na podstawie zawartych m.in. przez Polskę dwustronnych konwencji konsularnych urzędnik konsularny ma prawo:
- przyjmować, sporządzać i poświadczać oświadczenia obywateli państwa wysyłającego;
- przyjmować, sporządzać i poświadczać testamenty i inne dokumenty stwierdzające jednostronne czynności prawne obywateli państwa wysyłającego sporządzone zgodnie z ustawodawstwem tego państwa;
- legalizować dokumenty i pieczęcie na dokumentach oraz uwierzytelniać własnoręczność podpisów obywateli państwa wysyłającego;
- legalizować wszelkie dokumenty i wydane przez organy państwa wysyłającego lub państwa przyjmującego oraz poświadczać kopie i odpisy tych dokumentów;
- tłumaczyć dokumenty i poświadczać zgodność tłumaczeń;
- sporządzać i poświadczać umowy zawierane między obywatelami państwa wysyłającego, jeżeli nie dotyczą one ustanowienia, przeniesienia lub wygaśnięcia praw rzeczowych do nieruchomości znajdujących się w państwie przyjmującym;
- sporządzać i uwierzytelniać umowy, bez względu na obywatelstwo stron, jeśli umowy te odnoszą się do mienia lub praw znajdujących się w państwie wysyłającym i mają wywrzeć skutki prawne wyłącznie w tym państwie;
- legalizować lub wydawać, zgodnie z ustawodawstwem państwa wysyłającego, dokumenty dotyczące pochodzenia towarów oraz inne podobne dokumenty.
Wszystkie te dokumenty mają moc dowodową taka sama jak te zrealizowane przez organy państwa przyjmującego.
Funkcje konsularne w sprawach spadkowych. Jest ważną sprawą ochrona interesów obywateli w sprawach spadkowych na terytorium państwa przyjmującego, zgodnie z ustawami i innymi przepisami tego państwa.
Funkcje konsularne w zakresie opieki i kurateli. Chodzi tu szczególnie o opiekę nad małoletnimi, osobami ubezwłasnowolnionymi i innymi osobami nie posiadającymi pełnej zdolności do czynności prawnych, a będącymi obywatelami państwa wysyłającego. Konsul sprawuje opiekę lub kuratelę nad tymi osobami. Podobnie jak w przypadku realizacji innych funkcji konsularnych istnieje tu zróżnicowana praktyka i uregulowania prawne.
Przyjmowanie do depozytu urzędu konsularnego. Urzędnik konsularny ma prawo przyjmować do depozytu w urzędzie konsularnym dokumenty, pieniądze i inne przedmioty, zwłaszcza wartościowe, powierzone przez obywateli państwa wysyłającego. Również ma prawo przejmowania na przechowanie rzeczy znalezionych. Przechowywanie w depozycie urzędu konsularnego tych przedmiotów nie może naruszać przepisów państwa przyjmującego.
Funkcje konsula w dziedzinie żeglugi morskiej i powietrznej. Uprawnienia te należą do najstarszych, sięgają korzeniami początków instytucji konsulatu.
Konwencja Wiedeńska z 1963 roku w art. 5 potwierdza uprawnienia konsula do sprawowania nadzoru i inspekcji oraz udzielania pomocy zarówno w odniesieniu do statków morskich i rzecznych, jak i również statków powietrznych. Urzędy konsularne wydają i przedłużają m.in. ważność dokumentów bezpieczeństwa statków, przyjmują protesty morskie oraz zlecenia dla miejscowych organów celem przeprowadzenia inspekcji statków. Wykonują też określone czynności dotyczące zatrudnienia marynarzy, sprawując też opiekę prawno-konsularną nad zatrzymanymi marynarzami w związku z naruszeniem miejscowych przepisów. Konsul też przyjmuje oświadczenia dotyczące podróży statków, bada i wizuje dokumenty oraz przeprowadza dochodzenia w sprawie wypadków, które się zdarzyły w czasie podróży, a także rozstrzyga wszelkie spory między załogą o ile zezwalają na to przepisy państwa wysyłającego.
Funkcje konsularne w dziedzinie promocji stosunków gospodarczych i handlowych. Popieranie stosunków handlowych i gospodarczych należy do podstawowych funkcji konsularnych. W krajach, w których konsulowi pełnią funkcje związane z promocją handlu, ich obowiązki regulowane są przepisami wewnętrznymi. Jeśli chodzi o Polskę to w praktyce po 1948 roku służba konsularna została faktycznie wyłączona z obrotu z gospodarczego zagranicą. Kompetencje konsulów zostały w przeważającej mierze ograniczone do prawno-administracyjnych, jak opieka konsularna nad obywatelami, sprawy paszportowo-wozowe, działalność kulturalna wśród Polonii itp. Jedynie sporadycznie można było spotkać w tych latach przepisy zobowiązujące konsulów do pewnych czynności związanych z obrotem handlowo-gospodarczym. Dopiero stan ten powoli zaczął się zmieniać w latach 80-tyh ( 18.02.84-ustawa o funkcjach konsulów, akty wewnętrzne oraz przywrócenie instytucji konsula honorowego, do którego tradycyjnych i podstawowych funkcji należy realizacja stosunków handlowo-gospodarczych).
Funkcja promocyjna w dziedzinie stosunków kulturalnych i naukowych. Urząd konsularny ma obowiązek propagowania dorobku kulturalnego i naukowego państwa wysyłającego w społeczeństwie państwa przyjmującego, zwłaszcza poza stolicą tego państwa, w miejscowościach, gdzie misja dyplomatyczna ma mniejsze możliwości działania. W polskiej służbie konsularnej obowiązek taki przewiduje ustawa z 1984 roku o funkcjach konsulów. Bardzo ważnym aspektem tej funkcji jest propagowanie osiągnięć naukowych własnego narodu, często w ścisłym współdziałaniu z misją dyplomatyczną oraz zapoznawanie się z osiągnięciami naukowymi narodu (narodów) państwa przyjmującego i informowanie o tym zainteresowanych instytucji swojego państwa. Funkcje konsularne w dziedzinie promocji kultury i nauki dają podstawę do prowadzenia także działalności informacyjno-propagandowej. Działalność ta jednak nie może nosić znamion mieszania się do spraw wewnętrznych państwa przyjmującego lub państwa trzeciego.
Funkcja informacyjna. Funkcja ta dotyczy zbierania informacji i przekazywania ich swemu rządowi. Konwencja Wiedeńska uprawnia konsula do „ zapoznawania się wszelkimi legalnymi sposobami z warunkami i rozwojem życia handlowego, gospodarczego, kulturalnego i naukowego w państwie przyjmującym” i informowania o tym swych władz i osób zainteresowanych. Konsul, realizując tę funkcję, musi zważać na to, by nie przekroczyć granicy między tym, co legalne i nielegalne.
Funkcje polityczne i specyficzne zadania o charakterze dyplomatycznym. Współcześnie w praktyce funkcje dyplomatyczne i konsularne uzupełniają się i wspomagają nawzajem. Wiele funkcji jest identycznych lub analogicznie sformułowanych w konwencjach. Identycznie jest ujęty obowiązek o charakterze politycznym- „ popieranie przyjaznych stosunków pomiędzy państwem wysyłającym a państwem przyjmującym.” Konsul realizuje to zadanie w innym zakresie rzeczowym i terytorialnym niż dyplomata, bo zazwyczaj w granicach okręgu konsularnego i głównie poprzez urzeczywistnianie w konstruktywnej, przyjaznej atmosferze wiążącej się z pełnieniem funkcji konsularnych, w tym działając na rzecz promocji stosunków handlowych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych oraz pogłębiania wzajemnej znajomości. Jednak też uczestniczy w promocji rozwoju stosunków politycznych między obu państwami, np. bierze udział w realizacji części programów działalności opracowanych przez ambasadę swego państwa. Podtrzymuje też osobiste kontakty z najwyższymi rangą przedstawicielami władz lokalnych, przyczyniając się do stworzenia sprzyjających warunków i atmosfery.
Możliwość pełnienia funkcji konsularnych przez członka misji dyplomatycznej. Na mocy konwencji z 1961 i 1963 roku stałe misje dyplomatyczne mają prawo spełniać bezpośrednio funkcje konsularne bez konieczności uzyskiwania na to zgody państwa przyjmującego lub zawierania w tym celu specjalnego porozumienia. Samo nawiązanie stosunków i ustanawianie misji dyplomatycznej implikuje możliwość wykonywania na terytorium państwa przyjmującego funkcji konsularnych. Kompetencje konsularne misji dyplomatycznej mogą się rozciągać na całe lub na część terytorium państwa przyjmującego. Konwencja z 1963 roku ustanawia jedynie obowiązek notyfikowania ministerstwu spraw zagranicznych nazwisk członków misji dyplomatycznej, przydzielonych do wydziału konsularnego lub w inny sposób powołanych do wykonywania funkcji konsularnych misji. Status pracowników wydziału konsularnego nie różni się niczym od statusu pozostałych członków misji dyplomatycznej. Natomiast w przypadku, gdy jest zerwanie lub zawieszenie stosunków dyplomatycznych, wydział konsularny może pozostać. Jednak państwo przyjmujące musi wyrazić zgodę. W takim przypadku wydział konsularny mógłby spełniać funkcję urzędu konsularnego, konsularnego także być przekształcony w urząd konsularny.
Od dawna istnieje praktyka dokonywania aktów dyplomatycznych przez urzędników konsularnych. Pojawiła się tendencja do tego, aby za zgodą państwa przyjmującego konsul generalny pełnił funkcje dyplomatyczne w państwie, w którym państwo wysyłające nie ma misji dyplomatycznej. Korzystałby on z przywilejów i immunitetów dyplomatycznych, czyli posiadałby status dyplomatyczny. Koncepcja ta została odrzucona przez KPM. Natomiast Konwencja z 1963 roku potwierdziła praktykę-czyli możliwość wykonywania aktów dyplomatycznych przez urzędnika konsularnego, ale z zachowaniem statusu konsularnego- bez prawa domagania się przez tego urzędnika przywilejów i immunitetów dyplomatycznych.
Konwencja Wiedeńska z 1963 roku mówi, iż: „ urzędnik konsularny może, po notyfikowaniu państwu przyjmującemu, reprezentować państwo wysyłające wobec każdej międzynarodowej organizacji.” Urzędnik taki ma też prawo korzystania z przywilejów i immunitetów przyznawanych na podstawie międzynarodowego prawa zwyczajowego, bądź umowy międzynarodowej.
Wykonywanie funkcji konsularnych w państwie trzecim. Funkcje te mogą być wykonywane po notyfikowaniu państwom zainteresowanym i przy braku sprzeciwu któregokolwiek z nich. Urząd konsularny może pełnić swe funkcje w dwóch lub kilku państwach-trzecich jednocześnie. Podobnie jest w przypadku wykonywania funkcji konsularnych na rzecz państwa trzeciego. Niektóre konwencje dodatkowo wymagają wyraźnie uprzedniej zgody państwa przyjmującego. Natomiast czymś innym jest podjęcie czasowego pełnienia opieki nad interesami i obywatelami państwa trzeciego w wyjątkowych przypadkach-jak wojna. W takiej sytuacji nie występuje łączenie funkcji konsularnych dwóch państw, a jedynie podjęcie się czasowej opieki nad obywatelami i interesami państwa trzeciego. Konsul państwa wysyłającego nie staje się konsulem państwa trzeciego.
Dwa lub więcej państw może za zgodą państwa przyjmującego mianować tę samą osobę urzędnikiem konsularnym w tym państwie. Kierownik urzędu konsularnego staje się w takim przypadku jednocześnie organem dwóch lub więcej państw, które są jego państwami wysyłającymi.
Funkcje konsulów honorowych. Zakres i charakter funkcji konsulów honorowych określany jest zazwyczaj każdorazowo przez władze państwa wysyłającego w akcie powołania i szczegółowych instrukcjach. Honorowe urzędy konsularne nie pełnią np. wielu ważnych funkcji o charakterze administracyjnym, zwłaszcza wystawianie paszportów i innych dokumentów oraz udzielanie wiz. Konsul honorowy nie jest też uprawniony do wykonywania czynności notarialnych. Konsulowi honorowi mogą działać na rzecz rozwoju przyjaznych stosunków między państwem przyjmującym a państwem, które ich zaangażowało, zwłaszcza na rzecz współpracy handlowo-gospodarczej, kulturalnej, naukowo-technicznej, rozwoju turystyki itd. Działają oni też na rzecz ochrony praw i interesów reprezentowanego państwa i jego obywateli-opieka konsularna. W odróżnieniu od niektórych państw przepisy polskie nie przewidują możliwości pełnienia przez konsula honorowego funkcji na rzecz państwa trzeciego.
Mianowanie i dopuszczanie do wykonywania funkcji kierownika urzędu konsularnego. Kierownicy urzędów konsularnych są mianowani przez państwo wysyłające, a dopuszczani do wykonywania swych funkcji przez państwo przyjmujące. Organy i sposób mianowania kierownika urzędu konsularnego określają ustawodawstwa wewnętrzne i zwyczaje państwa wysyłającego, natomiast organy i sposób dopuszczania do wykonywania funkcji-przepisy i zwyczaje państwa przyjmującego. W odróżnieniu od służby dyplomatycznej zarówno Konwencja z 1963 roku jak i zdecydowana większość dwustronnych konwencji nie stawiają wymogu uprzedniego uzgodnienia z państwem przyjmującym osoby desygnowanej na kierownika urzędu konsularnego. Jednak państwu przyjmującemu przysługuje prawo decydowania o dopuszczeniu obcych osób na jego terytorium. W praktyce państwo przyjmujące może drogą dyplomatyczną w sposób poufny zaznaczyć, że dana osoba nie będzie mile widziana w charakterze kierownika urzędu konsularnego w państwie przyjmującym. Współcześnie jedynie bardzo ważne powody usprawiedliwiają systematyczną odmowę. Listy komisyjne- dokument oficjalny, w który państwo wysyłające wyposaża osobę desygnowaną na kierownika urzędu konsularnego. Listy komisyjne otrzymują jedynie kierownicy urzędu konsularnego, gdyż urząd ten jest organem kierowanym jednoosobowo, a nie kolegialnie. Potwierdzają te listy fakt powierzenia mu stanowiska kierownika oraz zawierają jego imiona i nazwisko, kategorię i klasę, a także siedzibę i okręg konsularny. Praktyka niektórych państw (np. Wielkiej Brytanii) stosuje wystawianie listów komisyjnych nie tylko kierownikowi, lecz również innym urzędnikom konsularnym. Listy komisyjne wystawiane są bądź przez głowę państwa z kontrasygnatą ministra spraw zagranicznych, bądź też przez samego ministra spraw zagranicznych. Polska praktyka dopuszcza obie możliwości. Listy komisyjne wystawiane są przez Prezydenta RP jedynie w przypadkach tych państw,, w których exequatur polskim konsulom wystawia głowa państwa przyjmującego. Analogiczny do listów dokument wydawany jest czasem agentom konsularnym przez konsula- np. we Francji „brevet”- wystawiany w imieniu Prezydenta Republiki Francuskiej. Forma exequatur zależy od przepisów wewnętrznych państwa przyjmującego. Może to być forma dokumentu, uznającego daną osobę, zawierającego jego imiona, nazwisko, siedzibę i okręg konsularny, bądź też w formie wpisania słowa exequatur na listach komisyjnych z podpisem i pieczęcią. Exequatur wystawia głowa państwa lub minister spraw zagranicznych, lub czasem też premier. Na podstawie obowiązującego w Polsce prawa Minister Spraw Zagranicznych mianuje kierowników polskich urzędów konsularnych, a zgoda Prezydenta wymagana jest tylko w razie mianowania osób, którym on właśnie wystawia listy komisyjne. Państwo odmawiające udzielenia exequatur nie jest zobowiązane do podania powodu państwu wysyłającemu ( w praktyce wiadomo o co chodzi). Tymczasowe dopuszczenie do wykonywania funkcji kierownika urzędu konsularnego ma miejsce, gdy jeszcze nowo mianowany nie uzyskał exequatur, a jest potrzeba, by przystąpił od razu do pełnienia swoich funkcji. Do czasu udzielenia exequatur kierownik urzędu konsularnego może być tymczasowo dopuszczony do wykonywania swoich funkcji. Natomiast tymczasowe wykonywanie funkcji kierownika urzędu konsularnego mam miejsce, gdy kierownik z jakiś powodów nie jest w stanie sprawować swoich funkcji ( np. choroba). W tedy może działać tymczasowy kierownik-podobnie jak w służbie dyplomatycznej-charge d’affaires ad interim. Funkcja ta powierzona jest zazwyczaj najwyższemu rangą, po kierowniku urzędu konsularnego, urzędnikowi konsularnemu. Tymczasowy kierownik posiada taki sam status jak stały (posiadający exequatur) kierownik urzędu konsularnego.
Zakończenie funkcji konsularnych. W różny sposób następuje-podobnie jak w służbie dyplomatycznej. Pierwszym, najczęstszym i normalnym sposobem jest odwołanie członka personelu urzędu konsularnego przez władze państwa wysyłającego. ( np. z powodu upływu terminu). Urzędnik konsularny może też być uznany za persona non grata, a jakikolwiek inny członek personelu konsularnego-za osobę niepożądaną. Cofnięcie exequatur jest równoznaczne z pozbawieniem kierownika urzędu konsularnego jego oficjalnego statusu, a przede wszystkim przywilejów i immunitetów. Funkcje konsularne również wygasają w razie zerwania stosunków konsularnych, likwidacji urzędu konsularnego, włączenia okręgu konsularnego do innego państwa i oczywiście zgonu członka personelu konsularnego, konsularnego także podania się przez niego do dymisji. Funkcje konsularne, podobnie jak w służbie dyplomatycznej, mogą być czasowo zawieszone. Funkcje konsularne wygasają też na skutek utraty suwerenności państwa wysyłającego lub przyjmującego jako podmiotu prawa międzynarodowego. Natomiast stan wojenny między obu państwami kładzie kres ich wzajemnym stosunkom konsularnym.
Początek i koniec funkcji konsula honorowego. Sprawy te regulują przepisy państwa wysyłającego. Konsul honorowy może rozpocząć wykonywanie swych funkcji po uzyskaniu exequatur państwa przyjmującego. Natomiast przestaje wykonywać swe funkcje w razie wręczenia mu aktu odwołania, cofnięcia exequatur przez państwo przyjmujące oraz złożenia pisemnej rezygnacji kierownikowi terytorialnemu właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.
Obowiązek notyfikowania państwu przyjmującemu o nominacjach, przybyciu i wyjazdach oraz wszelkich zmianach w składzie osobowym urzędów konsularnych. Konwencja z 1963 roku nakłada obowiązek notyfikowania ministerstwu spraw zagranicznych lub władzy wyznaczonej przez to ministerstwo o nominacji członków urzędu konsularnego, ich przybyciu, ostatecznym wyjeździe lub zakończeniu funkcji oraz o wszelkich innych zmianach, mających wpływ na ich status w okresie pełnienia funkcji w urzędzie konsularnym. Obowiązek notyfikowania dotyczy również przybycia i ostatecznego wyjazdu osób należących do rodziny członka urzędu konsularnego, pozostającym z nim we wspólnocie domowej oraz o tym, czy jakaś osoba staje się lub przestaje być członkiem rodziny. W przypadku służby Konwencja wymaga jedynie notyfikacji aktu przybycia, ostatecznego wyjazdu oraz ewentualnego wcześniejszego zakończenia ich służby w tym charakterze (chodzi o obywateli państwa wysyłającego). Natomiast osoby zamieszkałe w państwie przyjmującym a zatrudnione przez urząd konsularny muszą też być notyfikowane- ale te, które korzystają z przywilejów i immunitetów. Przybycie i ostateczny wyjazd powinien być uprzednio notyfikowany.