PRACA KONTROLNA NR 1 Z ORGANIZACJI PRACY BIUROWEJ


Według słownika sekretarka to kobieta zajmująca się pomocą organizacyjną w pracy kierownika, dyrektora, prowadzeniem korespondencji, przyjmowaniem interesantów. Z funkcją sekretarki spotykamy się bardzo często. W większości firm oraz instytucji istnieje stanowisko sekretarki, w szkołach, w bankach, wysoko postawione głowy w państwie także mają swoje sekretarki.
Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy. Zakres obowiązków na stanowisku asystentki zarządu obejmuje:
1. Sprawy administracyjno-gospodarcze:
- Samodzielne prowadzenie sekretariatu z uwzględnieniem następujących zadań:
* przepisywanie na komputerze wszelkiej korespondencji i sprawozdań zleconych przez szefa;
* opracowanie korespondencji w zakresie administracyjno-gospodarczym,
* przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty;
* gromadzenie i przechowywanie dokumentacji;
* przygotowywanie zebrań i konferencji.
- Organizowanie i zaopatrywanie firmy w materiały potrzebne do funkcjonowania biura:
* artykuły i materiały biurowe;
* prasę określoną przez szefa;
* przedmioty nietrwałe;
* środki trwałe i zaopatrzenie socjalne.
- Prowadzenie ubezpieczeń rzeczowych wszystkich składników majątkowych firmy.
- Prowadzenie w porozumieniu z przełożonym firmy spraw administracyjnych oraz sprawozdawczość w zakresie tego zagadnienia.
- Dbałość o czystość, ład i porządek w sekretariacie i gabinecie prezesa.
2. Sprawy osobowe:
- Zakładanie, prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych;
- Prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
- Prowadzenie rejestru zarządzeń i uchwał Zarządu firmy.
3. Współpraca z przełożonym:
- Ustalanie codziennego dnia pracy;
- Ustalanie planu tygodniowego pracy i spotkań szefa;
- Prowadzenie terminarza spotkań;
- Przygotowywanie podróży służbowych;
- Przygotowywanie konferencji i narad;
- Czynny udział w przygotowanie wizyty gości;
- Obsługa szefa i jego gości - serwowanie napojów, rezerwacja hoteli, organizacja spotkań ect.
4. Inne polecenia przełożonego.
Nie każdy może zostać sekretarką, należy mieć pewne cechy. Możemy podzielić cechy potrzebne do wykonywania pracy sekretarki na dwie grupy: pierwsza to kwalifikacje zawodowe a druga kwalifikacje osobiste. Do kwalifikacji zawodowych można zaliczyć:
- bardzo dobrą znajomość języka ojczystego w mowie i piśmie;
- bardzo dobrą znajomość języka lub najczęściej języków obcych w mowie i piśmie;
- dobrą organizacje biura;
- znajomość pracy biurowej i procedur biurowych;
- umiejętność prowadzenia korespondencji zarówno w języku ojczystym jak i językach obcych;
- podstawy księgowości;
- wiedzę z zakresu przedmiotów ekonomicznych;
- umiejętność stenografowania;
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych;
- znajomość struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, firmy.
Oraz kwalifikacje osobiste:
- odpowiedzialność;
- zorganizowanie;
- zamiłowanie do porządku;
- umiejętność organizacji pracy swojej i innych osób;
- bardzo dobra pamięć;
- systematyczność;
- zdyscyplinowanie;
- umiejętność ustalania priorytetów;
- łatwość w nawiązywaniu kontaktów;
- komunikatywność;
- odporność na stres;
- wysoka kultura osobista;
- dyspozycyjność;
- umiejętność tworzenia wizerunku firmy;
- aparycja i wiele innych cech.
Coraz częściej spotykamy na swojej drodze sekretarki asystentki, których praca różni się od pracy sekretarki w tradycyjnym znaczeniu. Umownie przyjęto, że sekretarka łączy rozmowy, przyjmuje interesantów, wykonuje polecenia przełożonego, prowadzi kalendarz spotkań, organizuje plany pracy, podróże służbowe, przypomina o spotkaniach i wydarzeniach, a także kupuje prezenty i zamawia zaopatrzenie sekretariatu. Sekretarka - asystentka szuka najlepszego rozwiązania danej sprawy jeśli szef sygnalizuje problem. Ma niewątpliwie wyższy zakres samodzielności od sekretarki w tradycyjnym znaczeniu. Aby być naprawdę dobrą sekretarką trzeba się odznaczać dynamizmem, porządkiem, kulturalnością, bezkonfliktowością oraz schludnością.