Przedmiot: Logistyka

TEMAT: Rola informatyki w logistyce

Logistyka jest terminem opisującym proces planowania, realizowania i kontrolowania sprawnego i efektywnego ekonomicznie przepływu surowców, materiałów, wyrobów gotowych oraz odpowiedniej informacji z punktu pochodzenia do punktu konsumpcji w celu zaspokojenia wymagań klienta.^[] Działania logistyczne mogą obejmować (choć nie muszą się do nich ograniczać): obsługę klienta, prognozowanie popytu, przepływ informacji, kontrolę zapasów, czynności manipulacyjne, realizowanie zamówień, czynności reparacyjne i zaopatrywanie w części, lokalizację zakładów produkcyjnych i składów, procesy zaopatrzeniowe, pakowanie, obsługę zwrotów, gospodarowanie odpadami, transport i składowanie.

Natomiast informatyka zajmuje się przetwarzaniem informacji (danych) w warunkach stosowania technologii informatycznej, wypracowuje metody stosowania i wdrażania rozwiązań informatycznych w różne dziedziny ludzkiej działalności oraz zajmuje się budową sprzętu i oprogramowania komputerowego.

W dzisiejszej gospodarce informacja jest jednym z najważniejszych zasobów. Nikogo już chyba nie trzeba o tym przekonywać. Właściwe zarządzanie informacją stanowi o możliwościach działania na rynku. Jest to szczególnie ważna kwestia dla firm działających na zasadzie efektu skali, dzięki czemu możliwe jest przetrwanie na konkurencyjnym rynku. Szczególne dbanie o informację, o jej prawidłowy przepływ i synchronizację, jest podstawową kwestią dla przedsiębiorstw.

Z dużym zasobem informacji i danych mają do czynienia działy logistyki przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych, a także firmy świadczące usługi logistyczne na zewnątrz. W skład działów logistyki, zależnie od profilu działalności, wchodzą komórki zajmujące się magazynowaniem, transportem, planowaniem czy zakupami. Ogromne przepływy informacji, np. o produktach, dla których są tworzone plany produkcji, o potrzebnych surowcach i materiałach, w które trzeba zaopatrywać dział produkcji, o realizowanych zamówieniach, które trzeba przewieźć do klientów, muszą być obsłużone w systemach informatycznych firm. Informatyka jest w tej dziedzinie nieoceniona dla logistyki.

W skład infrastruktury informatycznej logistyki wchodzą systemy informatyczne oraz sprzęt informatyczny (m.in. komputery, sieci komputerowe, skanery do odczytywania kodów kreskowych, odbiorniki GPS). System informatyczny to system informacyjny, w którym do przesyłania i przetwarzania oraz gromadzenia informacji wykorzystuje się technologię teleinformatyczną. W przedsiębiorstwach coraz bardziej popularne stają się zintegrowane systemy informatyczne. W logistyce są to najczęściej systemy typu SCM- do zarządzania łańcuchami dostaw, WMS- do zarządzania procesami magazynowania, a także ERP- systemy wspomagające planowanie. Bardzo ważne jest także wykorzystanie Internetu oraz Intranetu (wewnętrznej, lokalnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa) do realizacji procesów przepływu i dostępu do informacji. Prowadzenie działalności gospodarczej przy wykorzystaniu technologii i zasobów sieci Internet określa się mianem e-biznesu. Zastosowanie Internetu w logistyce zawiera się w następujących obszarach¹:

• elektroniczna wymiana danych (EDI),

• logistyka zaopatrzenia,

• logistyka transportu,

• logistyka dystrybucji.

Dokładniej te zależności pokazuje tabela:

Tabela Obszary wykorzystania sieci Internet w logistyce

Logistyka	EDI	mail-based EDI z wykorzystaniem poczty elektronicznej
		web-EDI z wykorzystaniem stron www
		XML-EDI z wykorzystaniem języka opisu dokumentów XML
	logistyka zaopatrzenia	obsługa zamówień
		system zakupów na stronach internetowych
	logistyka transportu	giełdy usług transportowych
		system śledzenia przesyłek
	logistyka dystrybucji	sprzedaż towarów rzeczowych
		sprzedaż produktów cyfrowych

Powyższe możliwości zastosowania Internetu usprawniają procesy logistyczne przedsiębiorstw. Zamiast dokumentów papierowych przesyłanych pocztą (np. zamówienie, potwierdzenie zamówienia, faktura) przekazywane są odpowiedniki tych dokumentów w formie plików komputerowych, odbywa się to przede wszystkim szybciej, ale to nie jedyna zaleta. W odróżnieniu od faksu, staje się możliwe przesyłanie różnego rodzaju informacji w postaci arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstów, plików graficznych czy baz danych, a dodatkowo informacje te mogą zostać poddane obróbce. Materiał dostarczany w ten sposób jest bardzo dobrej jakości, a samo korzystanie z poczty elektronicznej przyczynia się do obniżenia kosztów działalności przedsiębiorstwa. Natomiast wirtualne giełdy logistyczne to strony internetowe, na których znajdują się oferty podaży i popytu na usługi logistyczne, takie jak na przykład wolne przewozy. Korzystanie z tego typu giełd przynosi firmom wiele korzyści, polegających na ograniczeniu pustych przebiegów i wynikających z nich ograniczeń kosztów. Firmy dzięki giełdom mogą zoptymalizować drogę transportu i zwiększyć liczbę zleceń.

Znaczenie Internetu dla procesów logistycznych jest bardzo duże, ponieważ sieć Internet jest efektywnym nośnikiem informacji i doskonałym kanałem dystrybucji. Internet jest źródłem nowych szans dla logistyki, poprzez redukcję kosztów, ograniczenie liczby pośredników i współpracę w kanałach dystrybucji. Istotna dla procesów logistycznych jest możliwość wykorzystania sieci do wymiany danych. Może to oznaczać ściślejszą współpracę między przedsiębiorstwami na każdym poziomie łańcucha dostaw.

E-biznes jest przedsięwzięciem, którego celem jest zastąpienie formalnych i nieformalnych dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi i zorganizowanie obrotu nimi na drodze elektronicznej, a także zorganizowanie interakcji międzyludzkich za pomocą mediów elektronicznych zamiast bezpośrednich kontaktów.

W opinii ekspertów aplikacje magazynowe i logistyczne to jedna z najszybciej rozwijających się dziedzin w branży IT. Poniżej przedstawię, w celu zobrazowania roli informatyki w logistyce, kilka praktycznych przykładów wykorzystania narzędzi informatycznych i telekomunikacyjnych, które wspomagają logistykę i wpływają na jej poprawne działanie.

Systemy magazynowe to podstawowe narzędzia dla każdej firmy produkcyjnej czy też handlowej. Obsłużenie zazwyczaj ogromnych przepływów informacji o przyjmowanych i wydawanych towarach, a także coraz częściej kwestia optymalizacji wykorzystania powierzchni magazynowej i wyznaczanie optymalnej kolejności pobrań towaru z półek, to tylko niektóre z możliwości, jakie dają dziś systemy magazynowe. Szczególnie skomplikowana jest obsługa tzw. magazynów wysokiego składowania. Wysokość takiego magazynu dochodzi nawet do . Zastosowane do obsługi tegoż magazynu urządzenia automatyczne zapewniają sprawne działanie magazynu. Można tu wymienić m.in. układnice, automatycznie sterowane pojazdy, przenośniki, windy, itp. Urządzenia te w znakomitej większości są sterowane przez specjalne oprogramowanie komputerowe. Dostarczane tymże programom dane z systemów magazynowych o zadaniach do zrealizowania, są przetwarzane i dzięki informacjom o dokładnym miejscu składowania towaru, realizowane automatycznie przez te urządzenia.

Istotnym usprawnieniem pracy magazyniera jest wykorzystanie czytników kodów kreskowych czy też czytników RFID (radio frequency identification). RFID to system kontroli przepływu towarów w oparciu o zdalny odczyt i zapis danych z elektronicznych mikrochipów. Znacznik RFID może zawierać o wiele więcej informacji niż kod kreskowy. Magazynier posługuje się specjalnie do tego celu stworzonym terminalem (zazwyczaj ręcznym) pozwalającym mu na pracę poza biurem. Możliwa jest mianowicie sytuacja, w której magazynier będąc przy towarze poprzez ręczny terminal sprawdzi jego ilość na magazynie. Terminal kontaktując się z systemem magazynowym uzyska stosowne informacje. Możliwe jest również przesyłanie do magazyniera na terminal ręczny specyfikacji wysyłki, jaka ma być zrealizowana. Magazynier będzie w stanie, przemieszczając się po magazynie, zbierać kolejno towary ze specyfikacji wysyłki, w kolejności, jaką określi dla niego oprogramowanie. Celem takiego działania będzie oczywiście optymalizacja długości trasy, jaką musi pokonać magazynier.

W sferze dystrybucji i zaopatrzenia bardzo ważne są systemy wspomagające realizację transportu. Dziś, kiedy coraz częściej firmy korzystają z usług transportowych operatorów logistycznych, ważne jest, aby zapewnić poprawny i szybki przepływ informacji pomiędzy tymi dwiema stronami. Możliwe jest tu skorzystanie z platformy internetowej (przykładowo platformy AX4 firmy Axit), do której poprzez różne interfejsy dostęp mają, zależnie od uprawnień i pełnionej roli w tymże procesie, jego uczestnicy. Po zalogowaniu się producent (nadawca) może wprowadzić zlecenie transportowe, które zostanie przekazane do wybranego operatora logistycznego (do jego oprogramowania spedycyjnego). Operator z kolei wprowadza do platformy informację o statusie realizacji zlecenia tak, aby nadawca mógł zorientować się, w jakiej fazie realizacji jest jego zlecenie. Dodatkowo możliwe jest uczestniczenie w tymże procesie trzeciej strony, a więc zainteresowanego statusem realizacji zlecenia odbiorcy towaru. Dzięki umieszczeniu wszystkich informacji o zleceniach na jednej platformie, do której mają dostęp wszystkie strony procesu transportowego, możliwe jest zarządzanie tymże procesem. W sytuacji nie podjęcia zlecenia nadawca może upomnieć operatora. Na podstawie statystyk realizacji zleceń możliwe jest również ocenianie pracy operatora. Ważną funkcjonalnością takiej platformy jest moduł zarządzania odchyleniami (Event Management), który wg zdefiniowanych wcześniej warunków brzegowych, nadzoruje realizowane procesy i w sytuacji przekroczenia warunku, np. niedostarczenia towaru na czas, informuje o tym osoby zdefiniowane w systemie jako odbiorców tejże informacji.

Bardzo efektywne jest również zarządzanie flotą pojazdów wspomagane przez rozwiązania IT. Możliwe jest w tym zakresie wykorzystanie systemu zbierającego i nadzorującego informacje przekazywane mu drogą radiową z komputerów pokładowych zainstalowanych w pojazdach. Informacje te dotyczą m.in. przebiegu trasy, czasu parkowania, sposobu eksploatacji pojazdu. Dane te po przeanalizowaniu mogą być podstawą optymalizacji czynności transportowych, oceny kierowców, minimalizacji kosztów. Dzięki zbieraniu tzw. statusów trackingowych z pojazdów możliwe jest również śledzenie trasy przesyłki i stanu jej realizacji. Jest to szczególnie ważne dla kontroli przez klientów realizacji zamówionej usługi. Część przewoźników na rynku polskim umożliwia swoim klientom dostęp do informacji na temat ich przesyłki po zalogowaniu się na stronie WWW przewoźnika i wpisaniu kodu przesyłki.

Coraz częściej przedsiębiorstwa korzystają z narzędzi umożliwiających e-procurement. Jest to nowa organizacja zaopatrzenia wspomagana przez systemy elektroniczne. Portale internetowe (zarówno te ogólnodostępne jak i stworzone wyłącznie na potrzeby koncernów) zawierają informacje o producentach i ich produktach. Dzięki Systemowi Obsługi Zaopatrzenia użytkownik ma możliwość wyszukania produktów i usług w elektronicznych katalogach, znajdzie też tam cenę oraz szczegółowe informacje na temat produktu (np. opis i dane techniczne). Po wybraniu określonej pozycji, użytkownik tworzy zapotrzebowanie oraz może sprawdzić za pośrednictwem platformy dostępne stany magazynowe. Utworzony dokument zapotrzebowania przechodzi przez proces akceptacji wewnątrz przedsiębiorstwa, gdzie jest uzależniony m. in. od limitu wydatków. Następnie system automatycznie przetwarza zapotrzebowanie w zamówienie, które jest wysyłane do dostawcy. W przypadku, gdy zapotrzebowanie zawiera zlecenie zakupu produktów od wielu dostawców, wówczas system dokonuje podziału na odrębne zamówienia dla każdego dostawcy. Dostawca po otrzymaniu dokumentu akceptuje w systemie przyjęte zamówienie do realizacji. W przypadku, gdy dostawca z określonych powodów nie może zrealizować złożonego zamówienia, wówczas może przesłać do kupującego stosowną informację. Po otrzymaniu przesyłki od dostawcy zamawiający dokonuje w systemie odbiór oraz weryfikację faktury. Zastosowanie Systemu Obsługi Zaopatrzenia w rozwiązaniu e-procurement pozwala na optymalizację oraz zwiększenie efektywności procesu zaopatrzeniowego przedsiębiorstwa między innymi poprzez: wykorzystanie efektu skali zakupów, zwiększenie kontroli procesu zakupowego, wykorzystanie nowych narzędzi usprawniających relacje biznesowe z dostawcami, automatyzację procesu zaopatrzenia oraz oszczędność czasu pracownika działu zakupów, który musiałby go poświęcić więcej, gdyby wyszukiwał oferty w tradycyjny sposób.

W obecnych czasach koniecznym warunkiem funkcjonowania systemów logistycznych w przedsiębiorstwie i pomiędzy przedsiębiorstwami jest zastosowanie w tych systemach informatyki. Jej umiejętne wdrożenie i wykorzystanie:

• Usprawnia organizowanie informacji- dzięki używaniu komputerów, informacje można w łatwy sposób przetworzyć oraz uporządkować tak, aby ich odnalezienie, wtedy gdy są potrzebne, było łatwe.

• Umożliwia przepływ informacji w czasie rzeczywistym- wszelkie informacje praktycznie już w momencie wysłania są udostępnione odbiorcy, czas dostarczania informacji zostaje skrócony do minimum.

• Ułatwia harmonogramowanie produkcji i planowanie potrzeb materiałowych.

• Upraszcza i automatyzuje proces obsługi zamówień- dzięki wykorzystaniu przeglądarki internetowej, jako narzędzia umożliwiającego składanie zamówień w wirtualnych sklepach, czas poświęcony na wyszukiwanie odpowiednich ofert i sam proces zamawiania zostaje skrócony.

• Usprawnia zarządzanie łańcuchem dostaw- tradycyjny łańcuch dostaw, który polega na kontaktowaniu się za pomocą telefonu czy faksu, ma liczne mankamenty, poczynając od nieoczekiwanych dostaw, a kończąc na niekompletnej dokumentacji papierowej. Firmy stosujące technologie e-biznesowe mogą wdrożyć logistykę przepływów, która pozwala dostawcom na bieżące informowanie firmy o statusie zamówień i terminie dostaw, przyspieszając jednocześnie przepływ produktów na rynku.

• Zmniejsza zaangażowanie kapitałowe w zapasy we wszystkich ogniwach- staje się to możliwe dzięki skróceniu cykli dostaw.

• Zapewnia bardziej efektywną realizacje funkcji przewozowych- przede wszystkim lepsze wykorzystanie taboru i jego ładowności oraz bardziej efektywne- czasowo i kosztowo- planowanie przewozów.

• Redukuje zapasy- gdy systemy zamówień są elektronicznie podłączone do systemów utrzymywania zapasów w trybie J-i-T (Just-in-Time) następuje redukcja zapasów, a co za tym idzie redukcja powierzchni magazynowej i mniej liczny personelu nadzoru.

• Efektywnie wspomaga procesy planistyczne sprzedaży.

• Ułatwia prognozowanie sprzedaży.

• Umożliwia satelitarne śledzenie przesyłek- funkcjonowanie systemu śledzenia przesyłek polega na przydzieleniu każdemu ładunkowi indywidualnego numeru. Numer ten może być odczytywany za pomocą skanera podłączonego to telefonu komórkowego GSM i przesyłany do jednostki kierującej. Po załadowaniu towaru na środek transportu trasa przewozu jest śledzona za pomocą systemu GPS, który jest systemem nawigacji satelitarnej. Po dostawie towaru, fakt ten jest rejestrowany przy użyciu skanera. Nadawca i odbiorca przesyłki korzystając z przeglądarki stron WWW, poczty elektronicznej lub telefonu komórkowego mogą obserwować co dzieje się z towarem oraz na tej podstawie oszacować czas dostawy. Numer przesyłki zawsze znany jest nadawcy, natomiast odbiorca chcąc go poznać musi się skontaktować z nadawcą. 

• Redukuje koszty funkcjonowania- już tradycyjne rozwiązanie EDI- elektroniczna wymiany danych pozwala na obniżkę kosztów w granicach 5-10% (szczególnie w zakresie przygotowywania ofert i ich obsługi, tworzenia i dostarczania zamówień, śledzenia i potwierdzania dostaw).

• Eliminuje błędy podczas wprowadzania danych- zastosowanie komputerów eliminuje błędy popełniane przez ludzi.

• Eliminuje bariery językowe- systemy informatyczne są standardowe na całym świecie, przesyłanie ujednoliconych dokumentów eliminuje różnice.

• Ogranicza liczbę pośredników- dostawca z odbiorcą mogą kontaktować się ze sobą i przeprowadzać transakcje bez zbędnych pośredników.

• Pozwala na uzyskanie bezpłatnych informacji- przedsiębiorstwo włączone do światowej sieci informatycznej ma dostęp do niezliczonej liczby banków danych i serwisów informacyjnych. Może pobierać z nich rozmaite dane, np. aktualne taryfy przewozowe i celne, informacje o kształtowaniu się popytu, kursy walut czy nawet aktualności związane z utrudnieniami w ruchu komunikacyjnym.

• Ułatwia wgląd zarządu firmy np. w aktualny stan zapasów czy stopień realizacji zamówień wychodzących i przychodzących.

• Obniża koszty znalezienia nowych dostawców i odbiorców- giełdy internetowe, które są platformą do nawiązywania kontaktów handlowych pomiędzy przedsiębiorstwami umożliwiają negocjowanie z tysiącami dostawców oferujących swoje towary i odbiorców potrzebujących przeróżnych produktów, redukują tym samym koszty transakcyjne.

• Pozwala na powszechne stosowanie automatycznej identyfikacji.

• Ułatwia bilansowanie dostępnych zasobów (wytwórczych, transportowych i magazynowych).

• Podwyższa elastyczność działania przedsiębiorstwa.

• Poprawia konkurencyjność firmy.

• Umożliwia, dzięki uzyskaniu przewagi konkurencyjnej, maksymalizowanie zysków zarówno w firmie, w ogniwie łańcucha logistycznego, jak i w całym łańcuchu.

• Podwyższa poziom obsługi i zadowolenie klientów.

Informatyka odgrywa także wielką rolę w pracy menadżera przedsiębiorstwa. Nowoczesne techniki informatyczne jako nośniki, analizatory i syntetyzatory informacji, są niezbędnym narzędziem, służącym podejmowaniu decyzji menadżerskich na poziomie zarządzania logistycznego.

Jednakże należy pamiętać, iż samo posiadanie nawet najlepszego narzędzia w postaci sprawnego systemu informatycznego nie oznacza, że przedsiębiorstwo z dnia na dzień przeobrazi się w firmę wysoce konkurencyjną i zarządzaną w nowoczesny sposób. Istnieje cały szereg zaleceń i uwarunkowań przewidzianych do uwzględnienia w procesie przygotowania przedsiębiorstwa do wdrożenia kompleksowo zintegrowanego systemu informatycznego. Sukcesy w usprawnianiu zarządzania poprzez informatyzację zależą także od postawy pracowników, dla których narzędzie informatyczne jest przeznaczone.

Podsumowując, na podstawie przedstawionego wpływu informatyzacji na działalność logistyczną przedsiębiorstwa, należy stwierdzić, iż informatyka pełni bardzo ważną rolę w realizacji procesów logistycznych. Logistyka, w dzisiejszym jej wymiarze (obsługuje ogromną ilość towarów i informacji), nie mogłaby funkcjonować bez rozwiązań z branży IT. Z drugiej strony, branża logistyczna stwarza ogromny popyt na rozwiązania informatyczne, bez którego branża IT nie mogłaby się dynamicznie rozwijać. Ta symbioza powinna stale prowadzić do rozwoju obu tych branż.

---