Joanna Sadowska Gliwice 13.03.2012r.
Klasa: Log 1 b
Semestr 1/2012r.
Praca semestralna z przedmiotu Ekonomika Logistyki.
Temat pracy: Zasady przeprowadzania i sporządzania inwentaryzacji, rola kontrolna inwentaryzacji.
W przedstawionym powyżej temacie wyjaśnię pojęcie jakim jest inwentaryzacja, na czym polega, jakie są jej rodzaje, kiedy należy ją przeprowadzić i jakie są jej metody. Przedstawię również zasady jakich trzeba przestrzegać w przeprowadzaniu takowych inwentaryzacji.
Inwentaryzacja, działania obejmujące swoim zakresem ogół czynności, których celem jest ustalenie faktycznego stanu zarówno składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, jak również składników własnych nie ujmowanych w bilansie (ewidencja pozabilansowa) bądź też nie stanowiących własności danej jednostki gospodarczej (np. dzierżawionych, przejętych w leasing). Zasadniczym celem inwentaryzacji jest dokonanie weryfikacji zapisów księgowych, co w rezultacie umożliwi wprowadzenie w niej niezbędnych korekt zapewniających jej zgodność ze stanem rzeczywistym.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
wyceny wartości spisanych składników,
uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Rodzaje inwentaryzacji:
inwentaryzacje jednorazowe, sporządzana jest na określoną datę, znaną osobom odpowiedzialnym za ruch i stan ilościowy składników majątkowych. Ze względu na powód przeprowadzania, inwentaryzacja jednorazowa może być okresowa, doraźna, okolicznościowa, zdawczo-odbiorcza lub nadzwyczajna.
Inwentaryzacje ciągłe, polega na objęciu składników majątku systematycznym spisem z natury dokonywanym w określonym czasie. Inwentaryzację ciągłą przeprowadza się z reguły według planu, tak aby w trakcie pewnego okresu (np. roku obrotowego) objąć spisem całą grupę majątku. W odniesieniu do zapasów przykładem takiej inwentaryzacji jest cotygodniowy spis z natury kilkunastu lokalizacji magazynowych, przy czym w każdym tygodniu spisywane są inne lokalizacje, tak by co najmniej raz w roku fizyczny stan zapasów w każdej z lokalizacji był zweryfikowany.
Inwentaryzacje można podzielić wg różnych kryteriów:
Zakres:
Inwentaryzacja pełna - obejmuje wszystkie składniki majątkowe;
Inwentaryzacja wyrywkowa – obejmuje wybrane składniki majątkowe;
Powtarzalność:
Inwentaryzacja systematyczna (cykliczna) – powtarza się w z góry określonych odstępach czasu;
Inwentaryzacja doraźna – przeprowadzana w razie potrzeby jak np zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie, wystąpienie zdarzenia losowego, powstanie lub postawienie w stan upadłości firmy;
Tryb przeprowadzania:
Inwentaryzacja okresowa – przeprowadzana w wyznaczonym wcześniej terminie;
Inwentaryzacja ciągła – przeprowadzana według planu w okresie stałym;
Metody inwentaryzacji:
Spis z natury – metoda podstawowa i najważniejsza, najczęściej stosowana w celu ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych firmy. Dotyczy tylko składników mierzalnych i policzalnych i jest dowodowo niepodważalna. Dotyczy składników majątkowych własnych oraz obcych znajdujących się na terenie jednostki;
Pośrednia uproszczona – metoda polegająca na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu, kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury z różnych względów np. brak dostępu lub pomiar techniczny jest niewykonalny. Metoda ta dokonywana jest poprzez obmiar, szacunek, próbę reprezentatywną, ocenę ekspertów, porównanie do podobnych składników;
Potwierdzenia sald – dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami, dłużnikami dla należności w formie pisemnej;
Weryfikacji – metoda polegająca na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych;
Terminy:
Raz w ciągu 4 lat - środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym;
Raz na dwa lata - materiały , towary, produkty gotowe, półprodukty – objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujących się w strzeżonych składowiskach;
Raz do roku – składniki aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego – nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku;
Na ostatni dzień roku obrotowego – aktywa pieniężne, papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony itp.) produkcja w toku, materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu, produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów;
Spis z natury tylko wtedy może zapewnić możliwość ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, gdy w toku jego prowadzenia będą przestrzegane następujące zasady:
zasada uniwersalna - polegająca na zastosowaniu przepisów prawa oraz dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób fachowych,
zasada terminowości i częstotliwości - polegająca na przeprowadzeniu inwentaryzacji według określonego planu i częstotliwości wymaganej ustawą rachunkowości, zapewniającego bezkolizyjną inwentaryzację majątku w danym czasie.
zasada ekonomii - mająca na celu minimalizowanie czasu trwania inwentaryzacji.
zasada dokładności - ustalenie rzeczywistego stanu inwentaryzowanych aktywów i pasywów wymaga dokładności we wszystkich czynnościach, tak aby końcowy wynik nie budził zastrzeżeń.
zasada ograniczonego zaufania - winna być stosowana w stosunku do wszystkich osób materialnie odpowiedzialnych,
zasada kolejnych czynności - określająca kolejność prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia czasu jego trwania.
zasada komisyjności (zespołowości) - nakazująca zaangażowanie w komisji spisowej zespołu dwóch lub trzech osób, a nie jednej osoby; zwiększa to wiarygodność i niepodważalność takich spisów.
zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej - nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej podczas spisu z natury uniemożliwia potraktowanie spisu z natury jako podstawy do rozliczenia danej osoby z powierzonego majątku. Jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach (np. długotrwała choroba) można przeprowadzić remanent pod jej nieobecność, nawet jednak wówczas daną osobę powinna zastąpić inna osoba zainteresowana (poręczyciel lub żyrant) albo zaufana, np. ktoś z rodziny. W takiej sytuacji komisja powinna liczyć więcej osób - minimum 3.
zasada zaskoczenia - polegająca na zarządzeniu przeprowadzenia spisów z natury w momencie nieoczekiwanym. Szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób materialnie odpowiedzialnych, do których istnieje ograniczone zaufanie.
zasada kompleksowości i kompletności - polegająca na objęciu inwentaryzacją wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych ewidencją a będących na stanie wszystkich aktywów i pasywów. Stosowana jest w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych oraz w związku ze zmianą formy własności lub przy prywatyzacji i przekształceniach własnościowych.
Od przestrzegania wymienionych zasad zależy uzyskanie prawidłowych wyników inwentaryzacji, dlatego też trzeba starannie przygotować składniki majątku do spisu z natury i zapewnić odpowiednią organizację komisji inwentaryzacyjnej. Niezachowanie podczas prowadzenia spisu z natury w sposób pełny i rzetelny tych zasad może spowodować, że wynik spisu nie będzie odzwierciedlał rzeczywistego stanu majątku. Nieprawidłowo przeprowadzony spis z natury składników majątku może być przyczyną marnotrawstwa czasu wysiłku pracowników, oraz straty środków pieniężnych przeznaczonych na jego przeprowadzenie. Rzetelnie dokonany spis przy zachowaniu powyższych zasad umożliwia wykrycie zapasów zbędnych:
pełnowartościowych,
małowartościowych,
bezwartościowych,
oraz dokonanie aktualnej wyceny składników stanowiących majątek przedsiębiorstwa.
Za właściwe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki.