1. Co to jest projekt? Cechy charakterystyczne projektów. Jakie podstawowe parametry określają projekt?

Pojęcie projekt pochodzi z łacińskiego słowa proiectus, które oznacza „wysunięcie ku przodowi” Należy je zatem tłumaczyć jako przedstawienie

opisu rozwiązania jakiegoś zadania (problemu), które w przyszłości ma zostać wykonane.

1) Według Project Management Institute projekt to przedsięwzięcie o charakterze tymczasowym, którego celem jest stworzenie unikatowego produktu (wyprodukowanie wyrobu, świadczenie usługi).

„Tymczasowość” jest tu rozumiana jako zamknięty przedział czasu, w jakim będzie realizowane określone zadanie projektowe.

„Unikatowość” to wyjątkowość, wyróżniająca się pozycja projektowanego produktu, należącego do danej klasy (grupy) asortymentowej.

2) J. Davidson Frame definiuje pojęcie projekt przez następujące wyróżniki:

• jest zorientowany na jakiś cel,

• polega na skoordynowanym podejmowaniu powiązanych ze sobą działań,

• ma skończony czas trwania (wskazany początek i koniec)

• cechuje się wyjątkowością.

Cechy charakterystyczne:

1.Projekt ma jeden, dający się określić cel oraz ściśle określone produkty końcowe, wyniki, rezultaty, zwykle definiowane za pomocą kosztów, terminów oraz wymogów dotyczących działania.

2. Każdy projekt jest unikatowy, czyli ma na celu zrobienie czegoś innego od tego, czego dokonano wcześniej. Nawet projekty z pozoru „rutynowe”, takie jak np. budowa domu, są unikatowe za sprawą specyfiki danego terenu, dojazdu, przepisów dotyczących zabudowania, rynku pracy, usług publicznych czy lokalnej sieci instalacji. Projekt stanowi działanie jednorazowe, którego nigdy nie da się powtórzyć dokładnie w ten sam sposób.

3. Projekty są działaniami tymczasowymi. Każdy z nich wymaga doraźnego skompletowania zespołu, materiałów, sprzętu i wyposażenia w celu realizacji konkretnego zadania w wyznaczonym terminie. Po wykonaniu zadania struktura ta ulega rozwiązaniu. 4. Projekty tworzone są ponad podziałami organizacyjnymi i funkcjonalnymi, ponieważ do ich realizacji potrzebne są talenty i umiejętności osób różnych profesji, należących do różnych

organizacji i sprawujących różne funkcje.

5. Unikatowość każdego projektu sprawia, że wiąże się on z nowością oraz ryzykiem. Projekt może wymagać wykorzystania nowych technologii lub procesów, a organizacja, która go realizuje, podejmuje duże ryzyko i staje przed wieloma niewiadomymi.

6. Organizacja realizująca projekt zwykle ma coś do stracenia. Praca wymaga specjalnej kontroli lub wysiłków, ponieważ porażka zagraża pozycji organizacji lub jej celom.

7. Projekt to proces prowadzący do realizacji wyznaczonego celu. Proces ten składa się z kilku etapów, zwanych cyklem życia projektu. Zadania, ludzie, organizacje i inne zasoby zaangażowane

w projekt zmieniają się w miarę tego, jak projekt przechodzi z jednego etapu w drugi.

2. Jak można sklasyfikować projekty? Podaj przykłady projektów w każdej kategorii

Rodzaje projektów:

1. wg. pochodzenia zleceń

   • zewnętrzne

   • wewnętrzne

2. wg orientacji

• zorientowane obiektowo

• zorientowane procesowo

1. wg stopnia nowości

• wysoki stopień nowości

• niski stopień nowości

1. wg rozmiaru

• małe

• duże

• wielkie

3. Zdefiniuj pojęcie interesariuszy projektu? Z jakimi grupami interesariuszy projektu mamy do czynienia w projektach?

Interesariusze są to osoby fizyczne, grupy osób lub instytucje, które mogą pośrednio lub bezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie wpływać lub podlegać wpływowi projektu. Mogą oni oddziaływać zarówno pozytywnie, tzn. wspierać jego cele, jak również negatywnie, utrudniając lub

uniemożliwiając ich osiągnięcie. Im większe są potencjalne możliwości oddziaływania, tym większe jest znaczenie interesariuszy dla realizacji projektu.

• Interesariusze zewnętrzni,

• Interesariusze zewnętrzni pozaorganizacyjni,

• zewnętrzni wewnątrzorganizacyjni,

• wewnętrzni.

4. Co to są procesy, przedstaw podstawowe cechy procesów. Jakie są rodzaje działań (procesów) w organizacji?

Procesy są to zespoły następujących po sobie działań:

• pozostających w związku przyczynowo-skutkowym;

• wykonywane dla uzyskania zamierzonego rezultatu, stanowiącego zaspokojenie istotnej potrzeby zewnętrznej i wewnętrznej;

• realizowane przez zespół wykonawców, (na wielu

stanowiskach pracy, w wielu komórkach organizacyjnych)

Podstawowe cechy procesów:

• Cechy Pierwotne (zakres, wymagania)

• Cechy Wtórne (czas i koszty)

W przedsiębiorstwie mamy do czynienia z czterema rodzajami działań (procesów):

• działania rutynowe

• działania improwizowane

• funkcje

• przedsięwzięcia (projekty)

5. Jakie są różnice pomiędzy zarządzaniem organizacją a zarządzaniem projektami?
Zarządzanie przedsiębiorstwem(organizacją):

• Zadania powtarzalne,

• struktura organizacyjna trwała,

• złożoność zadań mała i średnia,

• czas realizacji krótki,

• nakłady koszty małe i średnie,

• ryzyko średnie,

• kompetencje fachowe średnie,

• innowacyjność niewielka,

• standaryzacja wysoka.

Zarządzanie projektami:

• zadania niepowtarzalne,

• struktura nietrwała ograniczona w czasie,

• złożoność zadań duża,

• czas realizacji długi,

• nakłady koszty duże, bardzo duże,

• ryzyko wysokie,

• kompetencje fachowe wysokie,

• innowacyjność duża,

• standaryzacja niska.

6. Zdefiniuj zarządzanie projektami i przedstaw podstawowe cele zarządzania projektami.

Zarządzanie projektami jest to dziedzina zarządzania zajmująca się zastosowaniem dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi i metod dla osiągnięcia założonych celów przygotowania i realizacji projektów, tzn:

• spełnienia określonych wymagań(wyników)

• realizacji w wyznaczonym czasie

• utrzymanie kosztów w limicie

7. Jakie są obszary problemowe zarządzania projektami?
Wyodrębnia się 4 główne obszary problemowe:

• funkcjonowanie zarządzania projektami

• instytucjonalnego zarządzania projektami

• personalnego zarządzania projektami

• metod zarządzania projektami

8. Na czym polega podejście procesowe w zarządzaniu i podejście strukturalne (statyczne)?

Podejście procesowe to zarządzanie wysuwające na pierwszy plan aspekty dynamiczne i harmonizację procesową działań:

• główny nacisk na potrzeby klientów

• wyrazem tego podejścia są procedury zarządzania

Podejście strukturalne to zarządzanie wysuwające na pierwszy plan aspekty statyczne i harmonizację strukturalną działań:

• główny nacisk na realizację celów przedsiębiorstwa jako całości

• wyrazem tego podejścia jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa

Podejścia te nie są alternatywne - uzupełniają się

9. Przedstaw ogólną budowę modelu funkcjonalnego zarządzania projektami?

Podstawowym funkcjonalnym problemem zarządzania projektami jest określenie struktury realizacji projektu, tzn. składających się nań działań i ich powiązań. Główny podział działań to:

• zarządzanie projektem (faza przygotowawcza, kontrolowanie i koordynowanie);

• wykonawstwo projektu;

• wsparcie realizacji projektu.

10. Jakie są cztery obszary problemowe zarządzania projektami?

funkcjonalnego zarządzania projektami?

Wyodrębnia się 4 główne obszary:

• funkcjonalne zarządzanie projektami

• instytucjonalne zarządzanie projektami

• personalne zarządzanie projektami

• metody zarządzania projektami

11. Źródła inicjatyw projektów? Główne problemy i rozwiązania inicjowania projektów:

Wynikają ze szczegółowych analiz potrzeb przedsiębiorstwa np: analizy rynkowe, organizacyjne, ekonomiczne, społeczne i inne

12. Główne problemy i rozwiązania etapu definiowania projektów:

• Poświęcenie małej ilości czasu na pierwszy etap projektu i na odpowiedz czy jest potrzebny

• Zbyt mało planowania - dopiero po jego zakończeniu "bierz się do roboty"

• Zbytnie zainteresowanie szczegółami ze strony szefa projektu - członkowie też pracują

• Nieumiejętne delegowanie obowiązków i zadań - szef chciałby wszystko zatwierdzać

• brak lub zła komunikacja w trakcie planowania, realizacji i oceniania

• nadmiar informacji powodujący przeciążenie i chaos

• Nieprecyzyjnie określone cele - inaczej rozumiane przez członków

• Myslenie "wszystko pojdzie gładko" - trzeba docenic ryzyko i zagrożenia

13. Główne problemy i rozwiązania etapu organizowania zespołu projektowego?

• Członkowie zespołu powinni mieć świadomość przynależności do zespołu. Każda osoba musi mieć jasno przypisane role, jakie ma spełnić i powinna znać oczekiwania zespołu i kierownika wobec niej.

• Wskazane jest przyjęcie przez członków zespołu wspólnych wartości i przestrzeganie wspólnych norm, co nadaje zespołowi określoną „kulturę organizacyjną”

• Potrzebne jest pełne porozumienie między członkami zespołu, co umożliwi im ścisłą współpracę.

• Zadania powinny być tak rozdzielone między poszczególnych członków zespołu, aby musieli oni ze sobą współpracować, co sprzyja integracji efektów ich pracy

• Kierownik projektu musi być prawdziwym przywódcą zespołu, co znacznie ułatwi mu integrację zespołu wokół uzgodnionych celów.

• Kierownik projektu powinien wykorzystywać spotkania robocze, ale i towarzyskie dla integracji zespołu. Okazją do takich spotkań powinno być również osiąganie kamieni milowych w realizacji harmonogramu projektu.

• Kierownik projektu powinien umieć pokonywać w zespole tzw. „syndrom grupowego myślenia”, polegający na tym, że każdy z członków zespołu dąży do jedności w myśleniu z całym zespołem, niezależnie od osobistych poglądów.

• Zespół projektowy już od samego początku, czyli od chwili swego powstania, musi mieć jasno określony cel projektu,czyli cel swojej działalności

• Kierownik projektu powinien jasno określić procedury podejmowania decyzji w zespole, w sensie uprawnień do podejmowania określonych decyzji.

• Kierownik projektu powinien wypracować wraz z zespołem projektowym definicję sukcesu projektu

• Kierownik projektu powinien wytworzyć w zespole poczucie identyfikacji z projektem wśród członków zespołu poprzez urealnianie bytu zespołu projektowego, ustalając np. wspólną przestrzeń biurową do pracy i nadając nazwę zespołowi projektowemu.

14. Główne problemy określenia struktury projektu?

• Niesprecyzowane celóe projektu

• Brak dodatkowych informacji dotyczących projektu

• Nieustalenie kryteriów podziału projektu

• Brak określenia struktury hierarchicznej projektu

• Brak zatwierdzenia struktury projektu przez kierownictwo

15. Na czym polega podejście matrycy logicznej? Przedstaw strukturę matrycy logicznej?

Wyniki analiz zostają uporządkowane w postaci matrycy logicznej, która umożliwia definiowanie projektu uwzględniające wstępną identyfikację problemu przy określeniu jasnych i trwałych celów. Kolejne kroki polegają na uzupełnieniu informacji o projekcie oraz sprawdzaniu powiązań między jego elementami. Matryca logiczna, w swojej podstaw. postaci, składa się z czterech kolumn i czterech wierszy. Pierwsza kolumna matrycy logicznej zawiera informacje o poszczególnych kategoriach celów projektu:

• celach nadrzędnych, długookresowych,

• cel projektu,

• rezultatach, produktach projektu,

• czynnościach, zadaniach, działaniach w projekcie.

16. Kim są i jakie role odgrywają członkowie zespołu projektowego?

Zespół projektowy to grupa osób celowo dobranych przez kierownika projektu i współpracujących ze sobą, aby osiągnąć określony cel, tzn. starannie przygotować plan projektu i skutecznie go zrealizować. W zespołach projektowych działają pracownicy, którzy bezpośrednio zajmują się realizacją prac, przy pomocy oraz wsparciu konsultantów z zewnatrz. Dzięki efektywnej współpracy zespół moze wygenerować rozwiązania problemów, które są znacznie lepsze od tych, jakie mogłyby być stworzone przez każdego z członków zespołu indywidualnie

17. Jakie role odgrywa i jakie zadania realizuje kierownik projektu?

Role kierownika: lider projektu, mediator, mentor, ekonomista, organizator, biurokrata, kierownik kadr, psycholog, sprzedawca

Do najczęstszych zadań kierownika projektu należą m.in.:

• planowanie zadań, czynności, rezultatów projektu poprzez tworzenie struktur podziału pracy, harmonogramów, budżetu, sterowanie realizacją zadań, przydzielanie zasobów;

• dobór i organizowanie zespołu projektowego;

• tworzenie i utrzymywanie relacji z interesariuszami;

• negocjowanie i integracja w projekcie kierowników funkcyjnych, podwykonawców, użytkowników, kierownictwa wyższego szczebla;

• monitorowanie statusu projektu;

• identyfikowanie problemów technicznych i funkcjonalnych;

• bezpośrednie rozwiązywanie problemów lub poszukiwanie odpowiednich sposobów ich rozwiązania;

• radzenie sobie z kryzysem i zarządzanie konfliktem;

• rekomendacja wstrzymania projektu w przypadku, gdy osiągnięcie jego celów nie jest możliwe.

18. Jakie cechy charakteru powinien mieć kierownik projektu?

• Skrupulatny, sumienny – wykonuje powierzoną mu pracę, dotrzymuje terminów realizacji zadań, działa zgodnie z zasadami i normami pracy;

• Energiczny – człowiek akcji, lubi być zajęty, mieć wiele do zrobienia;

• Mający kontrolę, przywódczy – kieruje ludźmi, chce przewodzić zespołowi, organizator, dopilnowuje pracy i nadzoruje jej wykonanie;

• Pewny swojej wartości, otwarty – chętnie nawiązujący kontakty z innymi, dobrze współpracuje z nowymi osobami;

• Trzeźwo oceniający sytuację – podejmuje krytyczną analizę, poszukuje rozwiązań, alternatyw i ograniczeń, wyszukuje pomyłki i niespójności;

• Przekonujący – czerpie przyjemność ze „sprzedawania” i przekonywania innych do swoich racji, negocjuje, przytacza argumenty;

• Wrażliwy na emocje – analizuje działania i postawy innych, chce poznawać ludzi i ich motywacje, zachowania.

19 Jakie czynniki powinny być brane pod uwagę przy wyborze kierownika projektu?

Wśród czynników wyróżnić można:

Kulturę organizacyjną, nieformalną pozycję kierownika projektu w organizacji

Pozycję kierownika projektu w strukturze organizacyjnej

Doświadczenie w roli menedżera

Jednostkę organizacyjną kierownika projektu

Posiadaną wiedzę

Cechy osobowe i umiejętności

Oddelegowanie kierownika do przedsięwzięcia

Losy kierownika projektu po zakończeniu przedsięwzięcia

20. Typowe struktury zespołu projektowego (szkic)?

21. Co to jest plan i jakie są cechy dobrego planu?

Plan to dokument który jest projektem przyszłosci jakiej pragniemy, zawierający skuteczne środki do jej realizacji. Podstawową cechą planu jest jego celowość gdyż jest on formuowany dla zapewnienia sprawnej realizacji postawionego celu. Plany powinny przewidywać jakie działania prowadzą do zamierzonego celu.

Cechy dobrego planu:

• celowy, tzn. doprowadzający do postawionego celu,

• wykonalny, tzn. możliwy do zrealizowania,

• teoretycznie i praktycznie konsekwentny, tzn. zgodny wewnętrznie i nie zawierający sprzeczności,

• operatywny, czyli przejrzysty i czytelny, tzn. nie sprawiający trudu w zrozumieniu (komunikatywny)

• racjonalny, czyli ugruntowany poznawczo, tzn. oparty na rzetelnej wiedzy,

• giętki, tzn. dopuszczający zmiany w trakcie realizacji,

• optymalnie szczegółowy, tzn. nie za szczegółowy i niezbyt ogólny,

• odpowiednio długodystansowy, tzn. obejmujący możliwie najdłuższy przedział czasu,

• czasowo określony, tzn. zawierający termin prekluzyjny (wyznaczony, obowiązujący) wykonania,

• kompletny, tzn. zupełny, obejmujący całość zadania i istotne jego względy

22. Co to jest struktura hierarchiczna projektu?

Struktury hierarchiczne określane są relacjami nadrzędności, podrzędności i współrzędności części składowych projektu.

Nadrzędność części składowych projektu wynika z faktu, że na ich realizację składają się części składowe o mniejszej złożoności, określane jako podrzędne. Wobec siebie są one częściami współrzędnymi. Im bardziej złożony projekt, tym

więcej szczebli podziału, między którymi występują relacje nadrzędności i podrzędności. W rezultacie, tworzy się wieloszczeblowa struktura hierarchiczna projektu.

23. Co to jest struktura kooperacyjna projektu?

Struktury kooperacyjne określają zależności występujące między współzależnymi częściami projektu. Wynikają one z tego, że rozpoczęcie

realizacji pewnych części projektu jest uwarunkowane zakończeniem innych jego części. Realizacja projektu oparta jest więc w tym ujęciu na

współdziałaniu (kooperacji). W rezultacie, powstaje złożona struktura kooperacyjna projektu.

24. Jakie kroki obejmuje etap planowania przebiegu projektu?

1. Podział celów projektu na cele cząstkowe i zadania (analiza zadań).

2. Przyporządkowanie zadaniom właściwych działań (analiza czynności).

3. Określenie obiektów działania (analiza obiektów działania).

4. Przydział środków do poszczególnych działań (analiza zasobów).

5. Określenie przebiegu działań w czasie (analiza czasowa przebiegu projektu).

6. Określenie przebiegu działań w przestrzeni (analiza przestrzenna przebiegu projektu).

25. Co to są elementy krytyczne projektu?

Elementami krytycznymi projektu są te jego

elementy, których realizacja ma decydujące znaczenie dla realizacji celów projektu: spełnienia wymagań jakościowych, nieprzekraczania terminów oraz kosztów realizacji.

26. Jakie są techniki obliczania czasów trwania projektu, w jakich sytuacjach mogą być zastosowane?

Technika punktów funkcjonalnych - Specjalna technika szacowania nakładów,

Technika procentowa - Nakłady czasu są określane za pomocą struktury procentowej nakładów ustalonej na podstawie zrealizowanych wcześniej, podobnych projektów

Technika parametryczna - Nakłady czasu są określane za pomocą analizy korelacji

Technika oceny ważonej - Nakłady czasu są określane poprzez zestaw czynników wpływających na czas trwania czynności, ustalenie ich wagi i obliczenie wyniku za pomocą specjalnych wzorców

Technika multiplikacyjna - Nakłady czasu są określane poprzez przemnożenie

produktów/wyników cząstkowych czynności przez nakłady dla tych produktów

Technika analogii - Nakłady czasu są określane na podstawie analogii do czynności zrealizowanych wcześniej podobnych projektów

Technika analityczna - Nakłady czasu są określane na podstawie obliczeń analitycznych czasów trwania elementów czynności

27. Jakie znaczenie ma ścieżka krytyczna projektu? Jak przebiega i czemu służy obliczanie sieci „w przód”? Jak przebiega i czemu służy obliczanie sieci „wstecz”? Jak oblicza się rezerwy czasu w projekcie i jak wyznacza się ścieżkę krytyczną projektu?
Ścieżka krytyczna projektu to ciąg takich zadań(podzadań) że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu

Metoda CPM składa się z dwóch kroków. Wykonując pierwszy z nich, zwany krokiem do przodu, otrzymujemy najwcześniejsze

momenty rozpoczęcia i zakończenia wszystkich czynności wchodzących w skład projektu oraz najkrótszy czas realizacji projektu. Drugi, zwany krokiem do tyłu, umożliwia wyznaczenie

najpóźniejszych momentów rozpoczęcia i zakończenia tych czynności, określenie harmonogramu realizacji przedsięwzięcia

oraz pozwala na znalezienie rezerw czasowych dla poszczególnych czynności.

Obliczenie rezerwy czasu Rezerwa= Ls – Es

lub Rezerwa= Lf – Ef

28. Co to jest harmonogram projektu (schemat Ganita), jak jest sporządzany i czemu służy?

Harmonogram projektu jest to graf uwzględniający podział projektu na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie.Oś

pozioma przedstawia oś czasu, natomiast oś pionowa czynności podlegające planowaniu bądź wykonawców tych czynności (pracowników, stanowiska robocze itd.).Czas może być wyrażony zarówno w kolejnych jednostkach czasu jak i w jednostkach kalendarzowych czasu (godzinach, dniach, tygodniach, miesiącach itd.).

29. Co to są kamienie milowe projektu i czemu służą?

Monitorowanie i zarządzanie realizacją projektu odbywa się na podstawie tzw. kamieni milowych.

Są to kluczowe wydarzania, będące miernikiem postępu działań oraz celem, do którego dąży zespół

wdrażający na danym etapie projektu.

Kamienie milowe to szczególne rodzaje zadań, są sygnałem zakończenia pewnej fazy i warunkują

przejście do następnego etapu projektu.

30. Jakie są rodzaje zasobów projektu?

1. zasoby ludzkie

• wykonawcy

• kierownicy

• eksperci

1. zasoby materialne

• surowce, materiały

• wyposażenie trwałe

• wyposażenie ruchome

1. zasoby niematerialne

• usługi

• energia

1. zasoby nominalne

• środku finansowe

• prawa, licencje

31. Co oznacza 7M (lub 6M) w zarządzaniu zasobami projektu?

7M - Zasoby projektu są to wszelkiego rodzaju zasilenia – zarówno ludzkie, materialne, niematerialne, jak i nominalne – używane

do osiągnięcia celu projektu.

Zestaw zasobów zużywanych do realizacji proj. określa się często mianem 7M. Obejmuje on:

1. środki finansowe (money),

2. materiały (materials),

3. towary (merchandise),

4. maszyny i urządzenia/wyposażenie (machinery),

5. zasoby ludzkie (manpower),

6. kierownictwo i specjalistów (management,professionals and specialists),

7. ruch (movement).

32. Jakie są metody planowania zasobów projektu?

Harmonogramy (wykresy Gantta) - wykorzystania maszyn i urządzeń, pracowników, zużycia materiałów;

Techniki sieciowe - technika planowania wykorzystania zasobów oparta na technice CPM i PERT,

Techniki drzewa Decyzyjnego - PATTERN, CPE

33. Jakie jest miejsce i rola planowania kosztów i budżetowania projektu w cyklu zarządzania projektem?

Tworzenie i przestrzeganie budżetu projektu jest jednym z najważniejszych obowiązków kierownika projektu. Oszacowanie kosztów realizacji projektu wynika z kosztów użycia zasobów realizacji projektu. Koszty muszą być oszacowane dla wszystkich zasobów przewidzianych w projekcie. Odnosi się to do zasobów:

• ludzkich (praca ludzi),

• materialnych (koszt zakupu maszyn i urządzeń, ich praca),

• finansowych (koszt kapitału),

• informacyjnych (studia, ekspertyzy, dokumentacje).

34. Co to są koszty projektu i jakie są ich rodzaje?

Koszty projektu jest to wyrażona w jednostkach pieniężnych wartość zasobów własnych organizacji oraz zasobów obcych zużytych bezpośrednio lub pośrednio w związku z przygotowaniem i realizacją projektu. Mogą być one rozpatrywane w różnych przekrojach: kosztów bezpośrednich i pośrednich, kosztów stałych i zmiennych oraz kosztów rodzajowych.

35. W jaki sposób można oszacować koszty projektu?

Koszty projektu można oszacować przy pomocy jednej z metod szacowania:

• Metoda szacowania odgórnego lub porównawczego - szacowanie kosztów projektu poprzez wzorowanie się na kosztach uprzednio realizowanych projektów

• Metoda parametryczna - bazuje na modelu matematycznym w oparciu o cechy charakterystyczne pozwala prognozować koszty projektu

• Szacowanie oddolne - szacowanie kosztów poszczególnych zadań w projekcie i nastepnie sumowanie ich w ramach poszczególnych faz oraz dla całego projektu

Rezerwa menadżerska - do oszacowanej kwoty budżetu dodaje się często tzw. rezerwę menadzerską w wysokości 5-10% kwoty budzetu

36. Co to jest budżet projektu i jakie spełnia funkcje?

Budżet projektu jest to zestawienie środków finansowych potrzebnych do pokrycia kosztów realizacji przedsięwzięcia zgodnie z założonymi celami o odpowiednim stopniu szczegółowości.

Budżet ten wyraża w ujęciu wartościowym przyjęty do zrealizowania sposób alokacji zasobów do projektu.

Spełnia on zwykle następujące funkcje:

• nakierowuje wykonawców projektu na ustalone cele;

• koordynuje i integruje działania różnych wykonawców;

• dyscyplinuje wykonawców w zakresie zużycia środków;

• stanowi podstawę i narzędzie kontroli;

• motywuje do oszczędnego działania.

37. Na czym polega i jak przebiega budżetowanie projektu?

Budżetowanie projektu - polega na zsumowaniu oszacowań kosztów poszczególnych działań lub pakietów roboczych w celu wyznaczenia łącznego planu bazowego kosztów umożliwiającego pomiar wykonania projektu

Obejmuje ono następujące kroki:

• określenie okresu objętego budżetem;

• ustalenie rodzajów, miejsc powstawania i nośników kosztów objętych budżetem;

• opracowanie budżetu kosztów projektu;

• sprawdzenie możliwości realizacji budżetu z punktu widzenia płynności finansowej;

• zatwierdzenie budżetu projektu.

38. Na czym polega organizacja wykonawstwa projektu?

Polega na:

• Pozyskaniu środków finansowych na realizację projektu

• Zaplanowaniu podziału zadań z zakresu wykonawstwa projektu

• Poszukiwaniu dostawców i podwykonawców projektu

• Kontraktowaniu dostaw i usług

• Opracowaniu systemów motywacyjnych wykonawstwa projektu

• Opracowaniu systemu zapewnienia jakości projektu

• Zatwierdzeniu przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu

39. Jakie są typowe instytucjonalne formy realizacji projektu? Jakie kryteria wpływają na wybór danej formy?

• Organizacja liniowa

• Organizacja liniowo-sztabowa

• Organizacja macierzowa

• "Czysta" organizacja projektowa

• Spółka - córka projektowa

• Realizacja projektu przez instytucje zewnetrzne

Kryteria wpływające na wybór danej formy to:

• złożoność i innowacyjność projektu

• autonomiczność jednostki projektowej

• znaczenie i specjalizacja projektu

• pozycja jednostki projektowej w strukturze przedsiębiorstwa

40. Na czym polega organizacja projektowa w strukturze liniowej (szkic)?

41. Na czym polega organizacja projektowa w strukturze liniowo-sztabowej (szkic)?

42. Na czym polega projektowa organizacja macierzowa (szkic)?

43. Na czym polega „czysta” organizacja projektowa (szkic)?

44. Jak funkcjonuje spółka-córka projektowa (szkic)?

45 Na czym polega zewnętrzna organizacja projektu (szkic)?

46. Na czym polega metoda PERT i w jakich sytuacjach ją stosujemy? Na jakie pytania

możemy odpowiedzieć stosując metodę PERT?

Metoda PERT polega na:

1. Wyodrębnieniu czynności wchodzących w skład przedsięwzięcia

2. Określenia zależności między nimi

3. Ustalenie chronologii zadań i wyznaczenie tzw. kamieni milowych

4. Wykreślenie ścieżki krytycznej w postaci rysunku wektorowego - grafów

Metoda ta stosowana jest w przypadkach gdy czasy trwania czynności niepowtarzalnych lub nietypowych nie są ustalone deterministycznie. Czasy te ustalane są na podstawie oceny prawdopodobieństwa ich trwania

Wykorzystując metodę PERT, możemy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jaki jest oczekiwany czas realizacji całego projektu i jego wariancja?

• Jakie jest prawdopodobieństwo realizacji projektu w zadanym czasie?

• Jak określić termin zakończenia realizacji projektu z zadanym prawdopodobieństwem?

47. Na czym polega metoda CPM (ścieżki krytycznej) i w jakich sytuacjach ją stosujemy?
Podstawową metodą wyznaczania czasu krytycznego jest metoda ścieżki krytycznej(CPM). Pozwala ona określić najwcześniejsze i najpóźniejsze momenty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności, czynności krytyczne i niekrytyczne oraz rezerwy czasowe dla czynności niekrytycznych. Metoda CPM składa się z dwóch kroków. Wykonując pierwszy z nich, zwany krokiem do przodu, otrzymujemy najwcześniejsze momenty rozpoczęcia i zakończenia wszystkich czynności wchodzących w skład projektu oraz najkrótszy czas realizacji projektu. Drugi, zwany krokiem do tyłu, umożliwia wyznaczenie najpóźniejszych momentów rozpoczęcia i zakończenia tych czynności, określenie harmonogramu realizacji przedsięwzięcia oraz pozwala na znalezienie rezerw czasowych dla poszczególnych czynności.

48. Co to są zdarzenia i czynności pozorne i dlaczego je wprowadzamy do sieci (grafu)?

Czynność pozorna nie jest związana z upływem czasu. Łączy zdarzenia między którymi nie jest wymagane wydatkowanie środków, lecz istnieje następstwo czasowe.

Wprowadzamy je do sieci bo:

• sieć odpowiadająca projektom powinna być grafem acyklicznym, mieć jedno zdarzenie początkowe i jedno zdarzenie końcowe

• dwa dowolnie wybrane zdarzenia może łączyć co najwyżej jedna czynność

• jednej czynności odpowiada w sieci dokładnie jeden łuk