Kto odtworzy utracone akta postępowania administracyjnego?
2007-07-09

Magdalena Laskowska

Informacja o autorze:

Autorka współpracuje z Serwisem Budowlanym, ABC Wolters Kluwer Polska

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Budowlany

Zaginęły akta postępowania administracyjnego w sprawie. Czy w tej sytuacji w oparciu o treść art. 289 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Nadzór Budowlany jest uprawniony do złożenia wniosku, o którym mowa w § 1 wyżej wymienionym artykule?

Odpowiedź: Sąd administracyjny nie jest właściwy do odtworzenia akt sprawy administracyjnej, które zostały zagubione lub uległy zniszczeniu, w trybie działu IX ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270).

Uzasadnienie:

Postępowanie w sprawie zaginięcia lub zniszczenia akt, uregulowane w dziale IX ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270) ma zastosowanie jedynie do akt sądowoadministracyjnych. Akta sądowoadministracyjne to akta własne sądu prowadzącego postępowanie sądowoadministracyjne, prowadzone od momentu zarejestrowania sprawy, tj. po przekazaniu sądowi skargi wraz z aktami sprawy administracyjnej W aktach tych gromadzone są dokumenty pochodzące od sądu i stron, a związane z czynnościami podejmowanymi przez sąd i przed tym sądem. Po zakończeniu sprawy są one archiwizowane przez sąd. Postępowanie w sprawie odtworzenia tych akt prowadzone jest zarówno wtedy, gdy uległy zniszczeniu lub zaginęły akta sprawy w toku, jak i akta sprawy zakończonej prawomocnym rozstrzygnięciem (Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, red. T. Woś, Warszawa 2005, s. 691-693).

Akta sprawy administracyjnej, przekazywane sądowi wraz ze skargą i odpowiedzią na skargę, pomimo, iż stanowią materiał dowodowy w sprawie sądowoadministracyjnej, nie tracą charakteru akt sprawy administracyjnej. Po zakończeniu postępowania sądowoadministracyjnego akta te zwracane są organowi administracji, który je przechowuje, a następnie archiwizuje. Nie podlegają one odtworzeniu przez sąd administracyjny w trybie postępowania uregulowanego w dziale IX p.p.s.a., nawet jeśli zaginą lub ulegną zniszczeniu razem z aktami postępowania sądowoadministracyjnego (aktami własnymi sądu). Tym bardziej nie są one odtwarzane przez sąd, jeżeli zaginęły lub uległy zniszczeniu bez związku z toczącym się postępowaniem sądowoadministracyjnym.

Regułą jest, że akta podlegają odtworzeniu niezależnie od tego, w jakich okolicznościach zostały zagubione lub zniszczone, a odtwarzaniem akt zajmuje się ten organ, który je prowadził. W literaturze i orzecznictwie nie ma jednak zgody co do tego, w trybie jakich przepisów powinno nastąpić odtworzenie akt sprawy administracyjnej, ponieważ k.p.a. nie zawiera szczególnej procedury przewidzianej na tę okoliczność. W wyroku z dnia 2 kwietnia 1998 r., (IV SA 1438/96, LEX nr 45944) NSA stwierdził, że pomimo braku wyraźnej regulacji w k.p.a. dopuszczalne, a nawet konieczne jest stosowanie w drodze analogii przepisów księgi czwartej k.p.c. (art. 716-729 k.p.c.), dotyczącej postępowania w sprawie zaginięcia lub zniszczenia akt. Względy systemowe mogą uzasadniać sięganie do tych przepisów także obecnie, po wejściu w życie p.p.s.a., bowiem postępowanie cywilne bliższe jest istocie postępowania administracyjnego jurysdykcyjnego, niż postępowanie sądowoadministracyjne, którego celem jest kontrola legalności działania organów administracji (Komentarz, s. 694). Z drugiej jednak strony przepisy działu IX p.p.s.a. są tak silnie wzorowane na postanowieniach art. 716-729 k.p.c., że sięganie przez analogię do jednych lub drugich nie wiąże się z jakąkolwiek zasadniczą różnicą; przebieg postępowania będzie w obu przypadkach zbliżony, zwłaszcza, że stosowanie określonych przepisów w drodze analogii zakłada modyfikację przewidzianych tymi przepisami reguł działania adekwatnie do charakteru postępowania, którego akta są odtwarzane.