Współczesna biurowość 08.11.2014

Dostarczanie informacji: poczta, osobiście, mail, fax, zaufany profil epuap,

Podpis elektroniczny 2001 r

Czynności kancelaryjne:

1)

2) rejestracja właściwa,

3)

4)sygnatura kancelaryjna - to znak sprawy, wpływa pismo jest rejestrowane i dalsza sprawa ma ten sam znak .

5)

6) jednostka kancelaryjna - potocznie zwana teczką ze sparawmi akt, może być również segregator, skoroszyt itp. Zgromadzone akt dotyczące pokrewnej treści np. wycinka drzew pan nowak pan kowalski ale wszystko dotyczy wycinki drzew

7) nadanie jednostką kancelaryjnym kolejności –

Przykazanie archiwisty – nie cudzołóż skąd się wzięło to tam odłóż

Czas przechowania u referenta dwa lata najczęściej, zakończona styczeń 2011 do archiwum zakładowego trafia w 2014

Instrukcja kancelaryjna : miedzy innymi mówi co jest zbędnie i czego nie rejestrować, powinna zaczynać się od tego jak maja wpływać az do momętu przechowania akt

-To zbiór zasad metod norm wskazówek szczegółowych wyjasnień i opisów czynności.

Instrukcja jest normatywem urzędowym, jest zaliczana do podstawowego pakietu dokumentacji organizacyjno formalnej, tj, regulaminów organizacyjnych, okob: ststutu regulaminu schematu organizacyjnego.

Zakres uzgodnień i procedury zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej i wykazów akt określa rozporządzenie Ministra kultury z 16 wrzesnia 2002 w sprawie postepowania z dokumentacja zasad jej klasyfikowania kwalifikowania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

1917 tymcasowa instrukcje ogólna dla sadów Królestwa polskiego z dn. 21

Uchwała rady ministrów z 1931 o przepisach kancelaryjnych

Art. 6 uste 1 i 2 1983 o narodowym zasobie archiwalnym… w organach państwowych, jednostkach organizacyjnychi samorza………

Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 prezesa rady ministrów -

Zakres instrukcji:

Powinna obejmować zakresem merytorycznym całość dokumetacji wytwarzanej w danym podmiocie niezależnie od nośnika i sposobu utrwalenia informacji.

Zakres instrukcji powinna zaiwerać treści:

1 obowiazująca terminologia

2 podstawy prawne instrukcji

3 organizacje biurowości

5 obieg wszystkich typów dokumentów

6 odsyłacz do innych opracowań o charkterze instrukcji koancelaryjnych, min. Traktujących o dokumetach elektrinicznrj , dokumetacji geodezyjno kartograficznej, fotografiach, dokumetacji technicznej i. in

7 postępowanie w przypadkach likwidacji całej lub części komórki organizacyjnej lub zmianach personalnych na stanowiskach pracy

8 wzory formularzy i pieczatek

9 wykaz akt ,zawierających komentarz z wykładem co do korzystania , spis treści i indeks haseł rzeczowych

Analiza instrukcji kancelaryjnej

…………………………………………………………………………

Organizaja biurowości - typ kancelarii

O typie kancelarii decyduje podził czynności kancelaryjnych , pomiędzy dane komórki organizacyjne .

Kancelara zaiwra dwa typy kancelarki

Kancelaria

Typ scentarlizowany

Wszystkie czynności kancelaryjne wykonywane są przez pracowników technicznych , pracownik techniczny to pracownik obsługujący pracownika merytorycznego nap pracownik który nie może podejmować decyzji .

, nie ma znaczenia z ilu komórek organizacyjnych się sklada

Idzie w parze z z systemem dziennikowym,

Typ zdecentralizowana(rozproszony)

Większość czynności kancelaryjnych przechodzi na ręce pracowników merytorycznych ,

Idzie w parze z systemem bezdziennikowycm

Scentralizowany typ

Pracownicy techniczni(sekretariat, dz.podawczy	Pracownicy merytoryczni (referenci, kierownictwo
Przyjmowanie korespondencji
Rejestracja korespondencji
Pieczeć wpływu
Założenie nowej jednostki kancelaryjnej
Dołączanie priorów(czyli wcześniejszych dokumentów w sprawie)
	Dekretacja
	Załatwienie sprawy, podjecie decyzji
Pisanie brulionu	Przygotowanie brulionu odpowiedzi, czy też projektu
	Aprobata brulionu
Stworzenie czystopisu, sporządzenie czystopisu, perzpisanie brulionu
Koracjonowanie	Koracjonowanie
Przystawianie pieczęci	Uwierzytelnienie(podpis)
Załączniki do pisma
Przygotowanie pisma do wysyłki
Rejestracja korespondencji
Spedycja przesyłki
Włączenie kopii odpowiedzi do akt sprawy
Przechowywanie akt spraw zamknietych
Przekazanie akt do archiwum bierzacego

Koncept pisma – to projekt odpowiedzi pisma przed akceptacja pisam

Minuta pisam zaakceptowany project

Czystopis – gotowe pismo

Koracjonowanie – sprawdzenie zgodności brulionu z czystopisem.

Kancelaria zdecentralizowana

Pracownicy techniczni	Pracownicy merytoryczni
Przyjmowanie korespondencji
Rejestracja wstepna
Prezenat (przypięcie pieczeci)
sgregacja i rozdzielenie korespondencji
	Rejestracja własciwa
	Założenie nowej jednostki kancelaryjnej
	Dołączenie priorów
	dekretacja
	Załatwienie sprawy
	Przygotowanie konceptu odpowiedzi, brulionu
	Aprobata i przepisanie
	Kolacjonowanie
	Uwierzytelnienie (podpis)
Uwierzytelnienie pieczęć
	Dołączenie załaczników
	Przygotowanie do wysyłki pism
Rejestracja korespondencji wychodzącej i ekspedycjia
	Właczenie kopi do akt
	Przechowywanie akt sparw załatwinonych
	Przekaznaie do archiwum bierzącego

Definicja

Systemy kancelaryjne na zajęciach nastepnych