Co to jest baza danych?

Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Często początkową formą bazy danych jest lista w edytorze tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Gdy ilość danych rośnie, powstają nadmiarowe i niespójne dane. Przyjęta początkowo forma zaczyna utrudniać zrozumienie danych, ograniczając też dostępne sposoby wyszukiwania danych i pobierania podzbiorów danych w celu ich przejrzenia. Gdy pojawiają się problemy tego typu, warto przenieść dane do bazy danych utworzonej za pomocą systemu zarządzania bazami danych, takiego jak program Office Access 2007.

Skomputeryzowana baza danych umożliwia przechowywanie obiektów. Jedna baza danych może zawierać wiele tabel, na przykład system śledzenia inwentarza korzystający z trzech tabel nie stanowi trzech baz danych, ale jedną — zawierającą trzy tabele. Jeśli baza danych programu Access nie jest zaprojektowana z myślą o używaniu danych lub kodu z innego źródła, jej tabele są przechowywane w jednym pliku wraz z pozostałymi obiektami, takimi jak formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych utworzone w formacie programu Access 2007 mają rozszerzenie pliku accdb, natomiast bazy danych utworzone w formacie wcześniejszych wersji programu Access mają rozszerzenie pliku mdb. Program Access 2007 umożliwia tworzenie plików we wcześniejszych formatach (na przykład format programu Access 2000 i format programów Access 2002–2003).

Program Access pozwala wykonywać następujące czynności:

• Dodawanie nowych danych, takich jak nowy element inwentarza, do bazy danych

• Edytowanie istniejących danych w bazie danych, na przykład zmienianie bieżącej lokalizacji elementu

• Usuwanie informacji, na przykład po sprzedaniu elementu lub wycofaniu go ze sprzedaży

• Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby

• Udostępnianie danych innym osobom za pomocą raportów, wiadomości e-mail, sieci intranet lub Internet

Części bazy danych programu Access

Tabele

Tabela bazy danych przypomina arkusz kalkulacyjny, ponieważ dane są przechowywane
w kolumnach i wierszach. Z tego powodu importowanie arkusza kalkulacyjnego do tabeli bazy danych jest zazwyczaj prostą operacją. Główną różnicą między przechowywaniem danych w arkuszu kalkulacyjnym a przechowywaniem ich w bazie danych jest organizacja danych.

Baza danych jest najbardziej elastyczna, gdy dane w tabelach są zorganizowane w sposób, który nie powoduje powstawania nadmiarowości. Załóżmy na przykład, że baza danych przechowuje dane o pracownikach. Dane każdego z nich powinny być wprowadzone tylko raz — w tabeli przeznaczonej do przechowywania danych pracowników. Dane o produktach powinny być przechowywane w osobnej tabeli, a kolejna tabela powinna zawierać dane o oddziałach firmy. Proces organizowania danych w opisany sposób jest nazywany normalizacją.

Poszczególne wiersze tabeli są określane jako rekordy. Służą one do przechowywania pojedynczych informacji. Każdy rekord zawiera jedno lub więcej pól. Pola odpowiadają kolumnom tabeli. Przykładem może być tabela o nazwie „Pracownicy”, w której każdy rekord (wiersz) zawiera informacje o jednym pracowniku, a każde pole (kolumna) zawiera określony typ informacji, na przykład imię, nazwisko, adres itd. Pola muszą mieć określony typ danych, taki jak tekst, data lub czas, liczba lub inny.

Rekordy i pola można też porównać do katalogu bibliotecznego, który zawiera karty książek. Każda karta odpowiada rekordowi bazy danych. Każda informacja na pojedynczej karcie (autor, tytuł itd.) odpowiada polu bazy danych.

Formularze

Formularze są też określane jako „ekrany wprowadzania danych”. Stanowią one interfejs do pracy z danymi i często zawierają przyciski umożliwiające wykonywanie różnych poleceń. Można utworzyć bazę danych bez korzystania z formularzy, edytując dane w arkuszach danych tabel. Większość użytkowników baz danych woli jednak używać formularzy do przeglądania, wprowadzania i edytowania danych przechowywanych w tabelach.

Formularze usprawniają pracę z danymi, udostępniając łatwy w użyciu interfejs, a także umożliwiając dodawanie elementów funkcjonalnych, takich jak przyciski poleceń. Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań. Przykładem może być formularz o nazwie „Formularz klienta” służący do pracy z danymi klienta. Taki formularz może zawierać przycisk otwierający formularz zamówienia, który pozwala wprowadzić nowe zamówienie dla danego klienta.

Dzięki formularzom można określać sposoby interakcji użytkowników z danymi zawartymi w bazie danych. Można na przykład utworzyć formularz wyświetlający tylko wybrane pola
i udostępniający tylko określone operacje. Ułatwia to ochronę i poprawne wprowadzanie danych.

Raporty

Raporty służą do podsumowywania i wyświetlania danych zawartych w tabelach. Zazwyczaj raport umożliwia odpowiedź na określone pytanie dotyczące danych, na przykład „Ile pieniędzy otrzymaliśmy od poszczególnych klientów w tym roku?” lub „W jakich miastach mają swoje siedziby nasi klienci?” Każdy raport można sformatować w sposób zwiększający czytelność danych.

Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako wiadomości e-mail.

Kwerendy

Kwerendy stanowią podstawowe narzędzie baz danych, które może spełniać wiele różnych funkcji. Najczęściej są one używane do pobierania określonych danych z tabel. Często dane, które mają być pobrane, znajdują się w kilku tabelach — kwerendy pozwalają przeglądać takie dane w jednym arkuszu danych. Poza tym nie zawsze jest konieczne wyświetlanie wszystkich rekordów, dlatego przy użyciu kwerend można określać odpowiednie kryteria „filtrowania” danych, aby uzyskać dostęp tylko do potrzebnych rekordów. Kolejnym zastosowaniem kwerend jest dostarczanie danych dla formularzy i raportów.

Niektóre kwerendy umożliwiają edytowanie danych w tabelach źródłowych za pomocą arkusza danych kwerendy. W przypadku używania kwerend aktualizujących należy pamiętać, że zmiany zostaną wprowadzone w tabelach, a nie tylko w arkuszu danych kwerendy.

Istnieją dwa podstawowe typy kwerend: kwerendy wybierające i kwerendy funkcjonalne. Kwerenda wybierająca pobiera dane i udostępnia je. Można wyświetlić wyniki takiej kwerendy na ekranie, wydrukować je lub skopiować do schowka. Wyniki kwerendy mogą też posłużyć jako źródło rekordów dla formularza lub raportu.

Kwerenda funkcjonalna, jak wskazuje jej nazwa, służy do wykonywania zadań związanych
z danymi. Kwerendy funkcjonalne umożliwiają tworzenie nowych tabel, dodawanie danych do istniejących tabel oraz aktualizowanie i usuwanie danych.

Makra

Makra programu Access stanowią uproszczony język programowania, który pozwala zwiększyć funkcjonalność bazy danych. Można na przykład dołączyć makro do przycisku polecenia w formularzu, dzięki czemu będzie ono uruchamiane przy każdym kliknięciu tego przycisku. Makra zawierają opis akcji służących do wykonywania zadań, takich jak otwieranie raportu, uruchamianie kwerendy lub zamykanie bazy danych. Makra pozwalają zaoszczędzić czas, gdyż za ich pomocą można zautomatyzować większość operacji bazy danych wykonywanych ręcznie.

Moduły

Moduły, podobnie jak makra, są obiektami umożliwiającymi rozszerzanie funkcjonalności bazy danych. Makra są tworzone przez wybieranie akcji z listy, podczas gdy moduły są pisane w języku programowania Visual Basic for Applications (VBA). Moduł jest zbiorem deklaracji, instrukcji i procedur przechowywanych razem jako jednostka. Istnieją dwa typy modułów: moduły klas i moduły standardowe. Moduły klas są dołączane do formularzy lub raportów i najczęściej zawierają procedury dotyczące formularza lub raportu, do którego je dołączono. Moduły standardowe zawierają procedury ogólne, które nie są powiązane z żadnymi innymi obiektami. W przeciwieństwie do modułów klas moduły standardowe są wyświetlane w obszarze Moduły okienka nawigacji.

https://support.office.com/pl-pl/article/Bazy-danych-%E2%80%94-informacje-podstawowe-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204#bmmacros

Wstążka

Wstążka to zbiór kart zawierających grupy poleceń zorganizowane według funkcji. Wstążka zastąpiła piętrowy układ menu i pasków narzędzi występujących w starszych wersjach programu Access.

Kluczowe funkcje wstążki to:

• Karty poleceń — na kartach s ą wyświetlane polecenia często używane razem, aby można było znaleźć potrzebne polecenia w odpowiednim momencie.

• Karty poleceń kontekstowych — karta poleceń pojawiająca się w zależności od kontekstu — obiektu, z którym się w danej chwili pracuje, lub realizowanego zadania. Karta poleceń kontekstowych zawiera polecenia, które najprawdopodobniej okażą się przydatne.

• Galerie — nowe formanty, które pozwalaj ą na wyświetlanie podglądu stylu lub opcji, aby można było zobaczyć wyniki przed wprowadzeniem zmiany.

Okienko nawigacji

Okienko nawigacji, nowa funkcja w programie Microsoft Office Access 2007, stanowi centralne miejsce dostępu do wszystkich obiektów bazy danych, umożliwia także uruchamianie raportów i wprowadzanie danych. Okienko nawigacji zastąpiło okno Baza danych, które było używane we wcześniejszych wersjach programu Access. Po otwarciu bazy danych w programie Office Access 2007 okienko nawigacji jest wyświetlane po lewej stronie dowolnych obiektów bazy danych lub obszaru roboczego. W okien ku nawigacji wszystkie obiekty zdefiniowane w bazie danych są wyświetlane jako kategorie. Na poprzednim rysunku obiekt Wszystkie obiekty programu Access jest kategorią, a obiekty Tabele, Kwerendy,

Formularze i Raporty to grupy. Poszczególne kategorie są zorganizowane w grupach wyświetlanych jako paski. Nazwy grup zmieniają się w zależności od wybranego widoku kategorii. Każda grupa może zawierać jeden lub więcej obiektów bazy danych.

Obiekty wyświetlane na kartach

Domyślnie tabele, kwerendy, formularze, raporty i makra są wyświetlane jako obiekty na kartach w oknie programu Access.

Uwaga To ustawienie można skonfigurować osobno dla każdej bazy danych, tak aby używać okien obiektów zamiast kart.

W programie Office Access 2007 wprowadzono nowe rozszerzenia plików:

• ACCDB Rozszerzenie nowego formatu pliku programu Office Access 2007. Zastępuje ono rozszerzenie pliku MDB.

• ACCDE Rozszerzenie plików programu Office Access 2007 dostępnych w trybie „tylko do wykonywania”. Pliki ACCDE nie zawierają kodu źródłowego języka Visual Basic for Applications (VBA). Użytkownik pliku ACCDE może uruchomić kod VBA, ale nie może go zmodyfikować. Rozszerzenie pliku ACCDE zastępuje rozszerzenie MDE.

• ACCDT Rozszerzenie plików szablonów bazy danych pgramu Access.

• ACCDR to nowe rozszerzenie plików, które umożliwia otwarcie bazy danych w trybie czasu wykonywania. Wystarczy zmienić rozszerzenie pliku bazy danych z accdb na accdr, aby utworzyć „zablokowaną” wersję bazy danych programu Office Access 2007. Aby przywrócić pełne funkcje, rozszerzenie pliku należy zmienić z powrotem na accdb.

Zadanie Zapoznaj się z opcjami programu Access.