Informacja w zarządzaniu

Dane a informacja

• Dane to nie obrobione (surowe) liczby i fakty odzwierciedlające jakiś jeden aspekt rzeczywistości

• Informacja to dane przedstawione w sposób mający jakieś znaczenie, informacja stanowi podstawę działania

Dane:

* W organizacji pracuje 100 osób

* Organizacja jest w stanie wyprodukować 1000 sztuk produktu dziennie, prognozowany popyt wynosi 700 sztuk dziennie.

Informacja:

* W organizacji jest przerost zatrudnienia

* Organizacja ma nadwyżkę mocy produkcyjnej , ponosi niepotrzebne koszty

Istota informacji

* To podstawowy zasób każdej organizacji,

* To pewna treść będąca opisem, poleceniem, nakazem lub zakazem przekazywana w jakikolwiek sposób od nadawcy do odbiorcy

Cechy użytecznej informacji:

Dokładna - dostarcza wiarygodnego odzwierciedlenia rzeczywistości

Aktualna - dostępna w czasie umożliwiającym właściwe działanie menedżera

Pełna - dostarcza menedżerowi wszelkich potrzebnych faktów i szczegółów

Odpowiednia - przydatna w szczególnych warunkach i w odniesieniu do szczególnych potrzeb

Informacja zarządcza

* Szczególny rodzaj informacji,

* Pozwala na realizację podstawowych funkcji zarządzania,

* Ma bezpośredni i pośredni wpływ na proces decyzyjny w organizacji

System informacyjny w organizacji
(klasyczna definicja z 1965 r.,wg E. Churchill,C. Kriebel, A. Stedry)

To sformalizowana kombinacja zasobów ludzkich i informatycznych umożliwiających zbieranie, przechowywanie, wyszukiwanie, komunikowanie i wykorzystanie danych w celu efektywnego zarządzania operacjami danej organizacji.

SI współcześnie wg R. Vigden'a i inn. (2002 r.):

To zestaw współpracujących elementów, ludzi, procedur, technologii, które mają za zadanie zbieranie, przetwarzanie, składowanie oraz dystrybucję informacji w celu wspomagania procesów decyzyjnych w organizacji

SI wg D. Avison i G. Fitzgerald (2003r.)

To system ludzkiej aktywności, który może, choć nie musi, wykorzystywać systemy komputerowe

Systemy informacyjne:

→ ręczne,

→ komputerowe,

Ludzie to podstawowy, podmiotowy element każdego systemu informacyjnego

Rodzaje systemów informacyjnych

* Systemy przetwarzania danych transakcyjnych,

* Systemy informacji kierownictwa,

* Systemy wspomagania decyzji,

* Systemy informacji najwyższego kierownictwa

Systemy przetwarzania danych transakcyjnych

* Pierwsze - najstarsze podejście do komputeryzacji zarządzania informacją,

* Jest tworzony do załatwiania rutynowych i powtarzalnych transakcji w organizacji,

* Pomocny przy łączeniu dużych ilości danych w zestawienia,

* Najbardziej przydatny menedżerom niższego szczebla

Systemy informacji kierownictwa

* Kolejny etap w ewolucji zarządzania informacją,

* Gromadzi kompleksowe dane

* Organizuje i przekształca dane w formę przydatną menedżerom

* Dostarcza informacji potrzebnych menedżerom w pracy

System wspomagania decyzji

* Bardziej elastyczny niż tradycyjny SIK,

* Często pomaga w uporaniu się z nierutynowymi problemami i decyzjami

* Automatycznie wyszukuje, przetwarza i sumuje informacje potrzebne menedżerom do podejmowania konkretnych decyzji

Systemy informacji najwyższego kierownictwa

* Najnowsza forma systemu informacji,

* Konstrukcja w postaci przyjaznej użytkownikowi,

* Stworzony w celu sprostania szczególnym potrzebom menedżerów najwyższego szczebla w zakresie przetwarzania informacji,

* Syntetyzuje informacje, zamiast szczegółowo analizować

Ewolucja systemów do wspomagania zarządzania:

Ewolucja systemów zarządzania

Kontrola Zapasów Magazynowych - IC (Inventory Control)

System klasy IC pozwala na prowadzenie bieżącej ewidencji ilościowej zapasów magazynowych, nadzorowanie dostaw pomiędzy magazynami, przyjmowanie do magazynu pozycji asortymentowych, rezerwację i wydawanie, rozliczanie zużycia, wykonywanie analizy stanów magazynowych oraz przeprowadzanie inwentaryzacji.

MRP I (Material Requirements Planning) - Planowanie Potrzeb Materiałowych:

* System klasy MRP pozwala na dokonanie obliczenia zapotrzebowania, poszczególnych pozycji produkowanych oraz na przetwarzanie danych dotyczących stanów magazynowych.

* Określenie potrzeb oznacza określenie okresowych zapotrzebowań na każdą pozycję asortymentową występującą w magazynie. Pozwala to na uzyskanie informacji niezbędnych do prawidłowego przebiegu działania związanego z zamawianiem.

* Działania te wykonywane są w sferze zaopatrzenia (zamówienia dotyczące zakupu na zewnątrz) oraz w sferze produkcji (zlecenie produkcyjne).

MRP II (Manufacturing Resource Planning) - Planowanie Zasobów Produkcyjnych

Kompleksowy system planowania procesu produkcyjnego, ułatwiający koordynowanie pracy korporacji, obejmujący on takie sfery przedsiębiorstwa jak:

* planowanie przedsięwzięć

* planowanie produkcji

* planowanie potrzeb materiałowych - MRP (Material Requirements Planning)

* planowanie zdolności produkcyjnych - CRP (Capacity Requirements Planning).

MRP II

* MRP II porządkuje procesy planowania produkcji, dostaw i wykorzystania zdolności produkcyjnych. Rozpoczynając od ogólnego planu strategicznego tworzy się coraz bardziej szczegółowe plany dalszych poziomów. Umożliwia to analizę różnych wersji planu i jego szybką aktualizację.

* Standard MRP II rozbudowany w stosunku do standardu MRP o elementy związane z procesem sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją.

Podstawowe problemy na które odpowiada MRP II :

* Czy aktualne zdolności produkcyjne i zasoby materiałowe pozwalają przyjąć kolejne zamówienie od klienta z gwarancją dotrzymania terminu?

* Jaki jest przewidywany popyt na produkowane przedmioty?

* Jak w świetle przewidywanego popytu oraz bilansu zasobów produkcyjnych zdefiniować plan produkcji w przedsiębiorstwie?

* Jakie są realne koszty produkcji?

ERP

* ERP (Enterprise Resource Planning) - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa - jest zbiorem aplikacji adresowanym głównie do firm produkcyjnych (bez względu na rodzaj produkcji) zapewniających optymalizację zasobów i procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa.

* ERP II - jest zbiorem specyficznych dla danej branży aplikacji, które generują wartości dla klientów i udziałowców poprzez udostępnienie i optymalizację procesów zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa jak i pomiędzy przedsiębiorstwami - partnerami.

Korzyści ze stosowania ERP II

* Optymalizacja kosztów, dzięki możliwości ich śledzenia w rozbiciu na dowolnie zdefiniowane Miejsca Powstawania Kosztów.

* Poprawa cash-flow, poprzez śledzenie aktualnych i planowanych płatności, zobowiązań oraz należności.

* Poprawa współczynnika rotacji zapasów i materiałów w magazynach dzięki wykorzystaniu mechanizmów MRP.

* Ułatwienia w planowaniu, sterowaniu i monitorowaniu produkcji.

* Możliwość planowania krótko i długoterminowego na podstawie posiadanych informacji historycznych oraz sygnałów z rynku.

* Zmniejszenie pracochłonności wprowadzania informacji (wprowadzanie tylko w jednym miejscu), większe jej uporządkowanie oraz zwiększenie jakości przepływu i dostępu do informacji w ramach całego przedsiębiorstwa.

CRM - Customer Relationship Management Wspomaganie zarządzania relacjami z klientami :

* Dział marketingu przy pomocy systemu może przygotować kampanię marketingową promującą produkt.

* Na podstawie szczegółowej informacji o klientach (stanu i struktury rozrachunków, danych o decyzyjności rozmówcy, preferencjach czy historii kontaktów) następuje opracowanie strategii pozyskania klienta z wybranej branży.

* Generowane są listy klientów, do których wysyłane są oferty, materiały informacyjne (zastosowanie poczty elektronicznej).

* Dla wybranego klienta następuje skonfigurowanie wyrobu na życzenie,

* Po zatwierdzeniu ostatecznej oferty i zarejestrowaniu jej w systemie następuje sprzedaż.

* Obsługa klienta nie jest jednak zakończona, gdyż realizujemy serwis i przewidujemy możliwość reklamacji.

Urządzenie wejściowe

(klawiatura, skaner, inny komputer)

Procesor

Organizujący, manipulujący, sortujący i przeliczający dane

Gromadzenie

(dysk, taśma)

Urządzenie wyjściowe

(drukarka, wideo, wyświetlacz, inny komputer)

System kontrolny

(oprogramowanie)

---