Zarządzanie projektami (wykład 15 godz.)
2010/2011
Co to jest projekt?
Projekt – operacja o jasno określonych celach, która składa się z serii prac (czynności lub usług), którego celem jest wykonanie konkretnego zadania w okresowym czasie. Projekt ma określone struktury zarządzania, harmonogram realizacji, kosztorys oraz określone reguły monitoringu i ewaluacji rezultatów. Projekt może się składać z kilku podprojektów i pomimo tego być całością. Może być interwencją w stan obecny , realizacją nowego produktu lub przygotowanie zmian w przyszłości.
Opisz strukturę projektu
- streszczenie
- wnioskodawca
- tytuł
- tło i uzasadnienie, działania, harmonogram realizacji, cele i wskaźniki
- struktura zarządzania
- aspekty techniczne (technologiczne)
- inne złożone wnioski o dofinansowanie
- budżet i środki finansowe (kwota wnioskowana, koszt całkowity)
- analiza finansowa i ekonomiczna
- równy status kobiet i mężczyzn
- informacja i promocja
Wymień rodzaje projektów
Podziału projektów można dokonać według różnych kryteriów. Podstawowe kryteria to dziedzina: projekty przemysłowe, budowlane, publiczne, społeczne, sportowe itp.), stopień nowości: projekty o niskim lub wysokim stopniu nowości, pochodzenie zlecenia: projekty zewnętrzne lub wewnętrzne, rozmiar, pochodzenie potrzeby, charakterystyka rezultatu (obiekt lub proces), stopień innowacyjności (wysoce innowacyjne projekty i projekty o niższej In owacyjności).
Opisz 4 kroki konstruowania projektu
Scharakteryzuj elementy cyklu projektu
Programowanie – uzgadnianie między UE a krajami (beneficjantami) strategii ekonomicznej
Identyfikacja – wybór, wskazanie projektu, który jest uzgadniany miedzy UE a odbiorcą pomocy finansowej
Formułowanie – potwierdzenie wykonalności projektów, przygotowanie określonych dokumentów projektu
Wdrażanie – orientacja na osiągnięcie celów i rezultatów, poprzez odpowiednie zarządzenie dostępnymi zasobami, monitorowanie i raportowanie postępu
Wymień i krótko opisz najważniejsze etapy programowania ???
Programowanie – punkt wyjścia w procesie realizacji projektów. Jest to etap, na którym w oparciu o analizę zagrożeń i możliwości identyfikuje się ogólne grupy projektów, których realizacja przyczyni się do poprawy sytuacji na danym obszarze. Opiera się głównie na analizie priorytetów oraz informacjach zawartych w dokumentach strategicznych.
Na czym polega ocena projektu?
Ocena projektu polega na porównaniu zgodności otrzymanych rezultatów z założeniami przyjętymi na etapie programowania i identyfikacji oraz osiągalności przewidywanych celów bezpośrednich i ogólnych projektu. Rezultaty:
- końcowy raport oceniający zrealizowany projekt
- odbiór wykonanych prac.
Co to jest audyt projektu?
Audyt projektu – ocena systemu wykonywana przez niezależne od ocenianego przedmiotu, osoby lub firmy. Audyt projektu ma na celu: badanie prawidłowości realizacji projektu (zgodność z umową o udzielenie dofinansowania oraz odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi), badanie zasadności i kwalifikowalności wydatków, badanie prawidłowości i kompletności dokumentacji, ocena systemu kontroli wewnętrznej.
Na czym polega zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektem może być rozumiane jako proces sterowania wzajemnie powiązanymi procesami niezbędnymi do pełnego przygotowania i zrealizowania projektu. Proces to ciąg działań prowadzący do osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Zarządzenie projektem ma na celu: osiągnięcie założonych celów projektu, realizacji projektów w wyznaczonym okresie czasu, utrzymania kosztów projektu w wyznaczonym limicie poprzez harmonizację współdziałania uczestników projektu.
Co to jest „Zarządzanie cyklem projektu” (PCM)?
Zarządzanie cyklem projektu (Project Cycle Management) – zestaw narzędzi do planowania i zarządzenia projektami, zaadaptowany przez Komisję Europejską w 1992 roku, stosowany do opisywania czynności zarządzania i procedur podejmowani a decyzji w świetle życia projektu. Używanie PCM w trakcie realizacji projektu zawsze jest nazywane „zintegrowanym podejściem” do zarządzania cyklem życia projektu. PCM jest zestawieniem idei, zadań lub technik: koncepcji cyklu życia projektu, analizy interesariuszy, narzędzia planowania – 'Macierzy Logicznej', kluczowych czynników jakościowych, harmonogramów czynności i zasobów, zestandaryzowanych, spójnych struktur kluczowych dokumentów projektowych.
Wymień narzędzia Zarządzania cyklem projektu
Narzędzia zarządzania cyklem projektu:
-metoda Macierzy Logicznej - LFA (Logical Framework Approach),
- ocena zdolności instytucjonalnych/organizacyjnych,
- monitorowanie i raportowanie,
- umożliwianie pracy grupowej poprzez szkolenia/warsztaty,
- przygotowanie Warunków Odniesienia.
Kluczowe znaczenie ma jednak Metoda Macierzy Logicznej (Logical Frame Approach). Metoda została stworzona w późnych latach 60-tych ubiegłego stulecia w celu wspierania amerykańskiej US Agency of International Development w systemie planowania i oceny projektów. Jej użycie jest wymagane przez Komisję Europejską od roku 1993 jako część systemu Zarządzania Cyklem Projektu.
Co to jest metoda matrycy logicznej?
Matryca logiczna jest metodą planowania, realizacji i oceny projektów, bazuje na zasadach logicznego myślenia i wprowadza szereg narzędzi służących do planowania, tworzenia, wdrażania i zarządzania projektami, jest wykorzystywana do przygotowania i weryfikacji poprawności wniosku projektowego. Matryca logiczna projektu jest tabelą, która w skrótowy i ujednolicony sposób przedstawia najważniejsze cechy projektu. Tabela wymusza zapisanie celów strategicznych, efektów i wyników w skondensowanej formie oraz określenie dla nich wskaźników przedsięwzięcia, źródeł informacji, założenia i ryzyka. Zestawienie w jednej tabeli najważniejszych wskaźników projektu ułatwia weryfikację przyjętych założeń i ich wzajemną spójność.
Opisz najważniejsze elementy matrycy logicznej projektu
W matrycy poza danymi formalnymi – tytułem, numerem, budżetem, okresem realizacji projektu i datą przygotowania matrycy – wpisuje się cele strategiczne, efekty i wynik projektu. Każdy parametr projektu zostaje opisany wskaźnikami do zmierzenia wartości parametrów, podaniem źródła pochodzenia informacji lub danych o wartościach mierzonych parametrami oraz przyjęte założenia i przewidywane zagrożenia. Treść zawarta w tabeli matrycy logicznej projektu powinna być zgodna z opisem projektu, co pozwala zweryfikować poprawność logiczną przedsięwzięcia. Gdy wpisuje się do matrycy logicznej cele strategiczne, należy jednocześnie podać wskaźniki i ich wartości proponowane do oceny poziomu osiągnięcia tych celów.
Scharakteryzuj wskaźniki realizacji projektu ???
- proces weryfikacji wniosku i zatwierdzenie dofinansowania
- podpisanie umowy
- rozliczenie projektu i refundacja
Opisz najważniejsze elementy planu projektu
- karta projektu – dokument formalnie zatwierdzający projekt do realizacji
- opis strategii lub metod zarządzania projektem – podsumowanie poszczególnych planów zarządzania dotyczących innych obszarów wiedzy
- deklarację zakresu – obejmuje ona cele projektu oraz produkty cząstkowe projektu
- strukturę podziału pracy określającą poziom, na którym odbywać się będzie kontrola, stanowiąca główny dokument określający zakres projektu
- szacunek kosztów, planowanych dat rozpoczęcia i zakończenia projektu
- plan bazowy pomiaru wykonania projektu dla zakresu technicznego, harmonogramu oraz kosztów
- najważniejsze „kamienie milowe” (punkty kontroli) oraz narzucone terminy ich osiągnięcia
- kluczowy i niezbędny personel
- plan zarządzania ryzykiem
- dodatkowe plany zarządzania (plan zarządzania zakresem projektu, harmonogramem, kosztami, jakością, personelem, komunikacją, zamówieniami)
- sprawy do załatwienia i decyzje do podjęcia
Opisz strukturę zespołu realizującego projekt
Struktura zespołu realizującego projekt:
- lider
- koordynatorzy zadań
- eksperci (stali i zewnętrzni)
- zespól do oceny efektów
Scharakteryzuj rolę lidera w projekcie
Lider odpowiada za projekt jako całość, buduje zespół, raportuje na zewnątrz, ustala zakres i sposób sprawozdań z wykonania zadania, odpowiada również za kompetencję swojego zespołu. Do zadań lidera należy: prowadzenie negocjacji z osobami związanymi bezpośrednio z projektem, z klientami, a także samym zespołem projektowym, budowanie sprawnie funkcjonującego zespołu, przewodzenie, kierowanie zespołem, komunikowanie się z podwładnymi, nawiązywanie z nimi kontaktu, motywowanie ludzi do sprawnego działania,
podejmowanie trafnych decyzji, określenie zadań do rozwiązania przez zespół projektowy,
dobranie kompetentnych członków zespołu i rozdzielenie im poszczególnych zadań do zrealizowania, prowadzenie zespołem, a także motywowanie podwładnych do efektywnego działania, podejmowanie trafnych decyzji i kontrolowanie przebiegu pracy, razem z zespołem projektowym powinien podejmować decyzje związane z wykorzystaniem środków, powinien analizować cele projektowe i alternatywne rozwiązania, jest pośrednikiem między zespołem projektowym, a kierownictwem.
Wymień etapy przygotowania projektu do wdrażania
Wdrażanie – uruchomienie procedur, w wyniku których projekt zostanie zakończony. Etapy przygotowania projektu do wdrażania:
- uważne przestudiowanie dokumentów odnoszących się do zakresu pracy, terminów wykonania, wymagań
- wspólna analiza najważniejszych aspektów projektu pomiędzy kierownikiem zespołu a osobą zamawiającą
- przy wdrażaniu projektu z funduszy zagranicznych formalnym potwierdzeniem zweryfikowania i uaktualnienia planu przedstawionego w ofercie jest przygotowanie przez wykonawcę tzw. raportu wstępnego i przedstawienie go do akceptacji przez stronę zamawiającą
- zarządzenie projektem w tej fazie wymaga od menagera mobilizacji zespołu ekspertów, przydzielenia zadań, określenia terminów ich realizacji, ustalenie sposobów komunikowania się itp.
- do wstępnych czynności należy zorganizowanie spotkania uczestników zespołu realizującego. Na spotkaniu ustala się plan pracy, obszary ryzyka
W trakcie wdrażania projektu prowadzony jest ciągły jego monitoring, czyli obserwacja, interpretacja i analiza wszystkich prowadzonych czynności, tak w aspekcie materialnym, jak finansowym. Celem monitoringu jest zakończenie wszystkich działań zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu. Efektem monitoringu są raporty z postępu prac sporządzane w określonej sekwencji czasowej.
Scharakteryzuj czynniki sukcesu projektu
- zidentyfikowany profil beneficjenta
- należyta prezentacja różnych interesów
- staranne planowanie
- racjonalny stosunek kosztów i korzyści
- kompetentny i zmotywowany zespół
- dobry plan
- realnie zaplanowany czas wykonania projektu oraz realnie oszacowane koszty, w stosunku do oczekiwanych efektów
- nieustanna kontrola zmian i jakości w projekcie
- komunikacja i współpraca
- stałe uczestnictwo w projekcie jego sponsorów, klientów i zespołu
Wyjaśnij, na czym polega zarządzanie ryzykiem w projekcie
Przebieg procesu zarządzania ryzykiem można przedstawić następująco:
- rozpoznanie charakteru ryzyka i jego przyczyn
- ocena i selekcja ryzyka
- wartościowanie użyteczności rozwiązań alternatywnych i stawianie hipotez o możliwych stanach rzeczy
- tworzenie obrazu sytuacji decyzyjnej oraz manipulacja ryzykiem
- wybór metody rozwiązania
- wdrożenie, kontrola wyników i ocena efektów.
Co oznacza trwałość projektu w działaniach dofinansowywanych z UE?
Trwałość projektu: beneficjent jest zobowiązany zwrócić dofinansowanie, jeśli w okresie 5 lat od podpisania umowy projekt ulegnie modyfikacji powodującej:
- zmianę jego charakteru lub warunków wdrożenia
- uzyskanie przez beneficjenta niezależnej przewagi konkurencyjnej
- wygenerowania znaczącego zysku netto, który nie był uwzględniony we wniosku
- zmianę własności infrastruktury
- zmianę lokalizacji projektu
- zmianę charakteru infrastruktury powstałej w efekcie zrealizowania projektu