LOGISTYKA SM. 4

TEMAT: INWENTARYZACJA W MAGAZYNIE

Inwentaryzacja w magazynach polega na: ustaleniu w sposób udokumentowany (w drodze spisu z natury) rzeczywistego stanu ilościowego rzeczowych składników majątkowych, ich wycenie, ustaleniu oraz wyjaśnieniu różnic między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z danych księgowych, rozliczeniu tych różnic oraz dokonaniu oceny gospodarczej przydatności zapasów.

Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynach powinna być szczegółowa instrukcja inwentaryzacyjna (lub zarządzenie wewnętrzne) kierownika jednostki, wydana na podstawie Ustawy o Rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz.U. Nr 121, poz. 591), która weszła w życie z dniem 01.01.1995 r. W cytowanej ustawie ujęte są zagadnienia podstawowe dotyczące inwentaryzacji, a mianowicie:

• częstotliwość, terminy i metody inwentaryzacji

• sposoby wyceny składników majątkowych

• zasady przechowywania dowodów inwentaryzacyjnych.

Wspomniana ustawa nie zawiera szczegółowych zasad dotyczących organizacji i sposobów przeprowadzania inwentaryzacji. Zasady te były dotychczas powszechnie stosowane w praktyce na podstawie nie obowiązujących już zarządzeń Ministra Finansów - pierwotne z 23.11.1972 r., późniejsze z 16.11.1983 r. (M.P. Nr 40, poz. 233) i ostatnie z 15.01.1991 r. (Dz.U. Nr 10, poz. 35) - w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości (w części dotyczącej inwentaryzacji). Najbardziej szczegółowo zagadnienie organizacji przeprowadzenia inwentaryzacji zostało uregulowane w zarządzeniu z 16.11.1983 r. Ponieważ zasady te nie utraciły aktualności, mogą być wykorzystane w praktyce (Rachunkowość. Zeszyt Specjalny 1996 r., str. 69).

Zgodnie z Art. 26 pkt. 3 cytowanej wyżej Ustawy o Rachunkowości, terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji podstawowych składników majątkowych są następujące:

Zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów objętych ewidencją ilościowo-wartościową i znajdujące się na terenie (pomieszczeniu) strzeżonym* mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie. Oznacza to, że zapasy magazynowe mogą być spisywane wszystkie jednocześnie, albo w różnych, dowolnych dla jednostki terminach. Celowe jest przy tym, aby terminy spisu przypadały możliwie blisko końca roku obrotowego, na ostatni dzień wybranego miesiąca.

Zapasy towarów i materiałów (w tym głównie opakowań) - zużywanych w związku z działalnością handlową, objętych ewidencją wartości wyłącznie w punktach obrotu detalicznego - mogą być inwentaryzowane raz w roku, w dowolnym dla jednostki terminie, pod warunkiem jednoczesnego ustalenia wartości zapasów nie tylko w cenach detalicznych, ale także w cenach zakupu oraz posiadania przez jednostkę rozbudowanej sieci punktów sprzedaży detalicznej.

Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, znajdujące się na terenie strzeżonym - inwentaryzuje się raz w ciągu 4 lat (w dowolnym terminie wybranym przez jednostkę).

Zapasy produkcji w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów, których wartość jest odnoszona bezpośrednio w koszty po ich zakupie lub wytworzeniu - inwentaryzuje się na koniec roku obrotowego, a zapasy materiałów, towarów i wyrobów gotowych - nie objętych bieżącą ewidencją, także na koniec pozostałych kwartałów.

Inwentaryzację przeprowadza się także na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek (z wyjątkiem spółek akcyjnych), strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.

Podaną częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji należy traktować jako minimalną. Oczywiście, jednostka może - jeżeli uzna za konieczne - przeprowadzić spis z natury częściej, np. w celu zaostrzenia kontroli obrotu niektórymi składnikami zapasów lub jeżeli wynika to z wypadków losowych.

W celu zapewnienia prawidłowego a w szczególności terminowego przebiegu inwentaryzacji, w przedsiębiorstwie powinien być opracowany na każdy rok plan inwentaryzacji.

Z uwagi na to, że podstawowe problemy związane z inwentaryzacją powtarzają się każdego roku - tryb jej przeprowadzania powinna regulować stała instrukcja obowiązująca przez szereg lat. Do zarządzenia kierownika jednostki powinny być załączone szczegółowe zasady ustalające sposób określania składników zapasów magazynowych. Osoby powołane do komisji inwentaryzacyjnej powinny mieć odpowiednie kwalifikacje, gwarantujące fachowość i rzetelność wykonywanych prac. Przewodniczącym komisji powinien być pracownik na stanowisku kierowniczym, najlepiej zastępca dyrektora do spraw handlowych lub ekonomicznych. Nie mogą uczestniczyć w inwentaryzacji: główny księgowy, pracownicy księgowości i pracownicy odpowiedzialni za stan składników majątku przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja zapasów w magazynach nie może się ograniczać wyłącznie do ustalenia stanu faktycznego, ale powinna być jednym z instrumentów oceny gospodarczej przydatności zapasów. W związku z tym, na podstawie wyniku spisu z natury i uwag komisji inwentaryzacyjnej powinno być opracowane zestawienie zapasów uznanych za nieprawidłowe (niepełnowartościowe) dla potrzeb przedsiębiorstwa pod względem ilości i ich jakości (określenie uszkodzeń, zniszczeń, przeterminowania itp.). Winna być przeprowadzona klasyfikacja posiadanych zapasów i wyodrębnienie z nich zapasów przeznaczonych do upłynnienia. Wnioski komisji inwentaryzacyjnej w zakresie oceny przydatności zapasów, podobnie jak wnioski z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, powinny być akceptowane przez kierownika jednostki.