Zadanie 1
Po upływie okresu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych należy je przekazać kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego.
2. Do archiwum zakładowego mogą być przyjęte tylko akta należycie uporządkowane. W każdym przypadku przekazywanie akt do archiwum zakładowego powinno być poprzedzone w danej komórce organizacyjnej przeglądem akt.
3. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
− wyłączenie z teczek akt dubletów, brudnopisów odpowiedzi, notatek, itp. materiałów potrzebnych w trakcie załatwiania sprawy, a niepotrzebnych po jej ostatecznym załatwieniu,
− ułożenie spraw w każdej teczce według liczb porządkowych spraw, w obrębie spraw ułożenie pism chronologicznie,
− ułożenie teczek, ksiąg i rejestrów według haseł klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt,
− broszurując teczki, należy zwrócić uwagę, aby ich grubość nie przekroczyła 5 cm (ok.500 arkuszy). Jeśli zachodzi taka konieczność, należy teczkę podzielić na kilka tomów, odpowiednio je oznaczając.
4. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego w zasadzie w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego. W przypadku akt, które są nadal wykorzystywane w pracy biurowej, możliwe jest ustalenie innego terminu ich przekazania. Decyzję o dłuższym pozostawieniu akt w komórce podejmuje jej kierownik.
5. Podstawą przyjęcia akt przez archiwum zakładowe jest spis zdawczo ‑ odbiorczy, sporządzany w trzech egzemplarzach dla kategorii niearchiwalnych i w czterech dla kat. archiwalnych. Jeden egzemplarz sporządzonego spisu pozostaje w komórce przekazującej akta, pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego. Podpisy na spisach składają: pracownik przekazujący dokumentację oraz odpowiedzialny za archiwum - przejmujący akta.
Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.
Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej.
6. Terminy przejmowania dokumentacji przez archiwum zakładowe ustala pracownik archiwum zakładowego w porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych
7. W przypadku nienależytego przygotowania akt do przekazania, pracownik archiwum zakładowego ma obowiązek odmówienia ich przyjęcia.
8. Szczegółowe zasady przygotowania materiałów, sporządzania spisów oraz przekazywania akt do archiwum zakładowego, a także zasady korzystania z jego zasobów reguluje instrukcja archiwalna.
Zadanie 2
Przekazywane materiały n a l e ż y:
1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych,
2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym
3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą j.o.
budynek, w którym mieści się archiwum powinien być usytuowany na terenie suchym, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek, jezior
pomieszczenie nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub strychu budynku
Pomieszczenie powinno być:
wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
zabezpieczone przed włamaniem,
bez instalacji wodociągowych, kanalizacyjnych i gazowych,
bez przedmiotów nie związanych z przechowywaniem dokumentacji
W pomieszczeniach, w których przechowuje się dokumentację na nośniku papierowym należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności: 45-60% i temperatury: 14-20oC. Dobowe wahania mogą wynosić do 5%
warunki wilgotności i temperatury trzeba codziennie kontrolować i zapisywać
Dokumentację należy chronić przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami spowodowanymi przez owady i gryzonie
Używać światła sztucznego (świetlówek)
Eliminować światło słoneczne (żaluzje, zasłony, folie przeciw promieniom UV