Księga jakości może zawierać procedury, jednak w większych organizacjach celowe jest publikowanie ich jako oddzielnych dokumentów. Procedury są opisem przebiegu procesów, w którym szczegółowo przedstawia się kolejne czynności oraz uprawnienia i odpowiedzialność wykonawców (Podręcznik... 2002, s.192 i nast.). Schemat procedury prezentuje tab. 1.

Tab. 1. Przykładowy schemat procedury

Cele procesu Wskaźniki Wejścia Wyjścia Zagrożenia Opis procesu Tabela uprawnień i odpowiedzialności Zapisy Załączniki

Dla każdego procesu opracowuje się cele szczegółowe, które wynikają z polityki jakości lub celów jakości. Dąży się do opracowywania celów mierzalnych i określonych w czasie. Ich realizacja jest mierzona przez przyjęty zestaw wskaźników i podlega ocenie w ramach przeglądu zarządzania (Zbuduj... 2002 s. 27).

Wejścia i wyjścia dotyczą dokumentów i informacji, które inicjują proces lub są jego efektem. Zazwyczaj są to inne procedury, instrukcje, zapisy (wnioski, zlecenia), zarządzania oraz przepisy prawa. Ich identyfikacja ułatwia pracownikom realizację zadań; są one również pomocne przy tworzeniu i administrowaniu mapą procesów.

Dla każdego procesu należy zidentyfikować zagrożenia, których źródłem mogą być czynniki zależne od organizacji oraz opracować dla nich środki zaradcze lub zapobiegawcze. Ma to na celu uniknięcie wystąpienia sytuacji mogących spowodować obniżenie jakości produktów lub świadczonych usług (Podstawy... 2001, s. 114).

Opis procesu może zostać przygotowany w formie tekstowej, schematu blokowego lub wykresu. Słowny opis procesu jest najczęściej stosowanym rozwiązaniem. Wymaga on od autorów jasnego wyrażania czynności oraz sposobu ich wykonania. W wielu przypadkach niedostateczna troska o właściwe przygotowanie tekstu powoduje niejednoznaczności w interpretacji i przyczynia się do niewłaściwego działania systemu (Zarządzanie jakością w... 1997, s. 130).

Na rys. 1 przedstawiono przykład procedury w formie schematu blokowego, natomiast na rys. 2 w formie wykresu Hijmansa.

Schemat blokowy jest wykorzystywany przy wstępnym opisywaniu procesów. Niektóre organizacje decydują się na przeniesienie go do procedur. W przypadku bardziej skomplikowanych procesów konieczne jest dzielenie wykresu na strony lub używanie stron o dużych rozmiarach, co utrudnia korzystanie z procedur.

Rys. 1. Przykład procedury w formie schematu blokowego

Wykres Hijmansa nie jest szeroko stosowany w procedurach ze względu na niewielką liczbę prezentujących go publikacji. Jego konstrukcja jest zwięzła i umożliwia grupowanie czynności w bardziej złożone zadania. Przypisanie wykonawców oraz ich ról do zadań jest realizowane poprzez oznaczenia w tabeli. Dla uproszczenia, zwykle stosuje się oznaczenia literowe, zamiast oryginalnych piktogramów. Metoda ta jest bardzo przejrzysta i nawet w przypadku skomplikowanych procesów umożliwia zmieszczenie całego opisu na jednej stronie. W niektórych organizacjach dodatkowo opracowuje się opis słowny lub instrukcje wykonania wybranych zadań (Projektowanie... 1997, s.222 i nast.).

Rys. 2. Przykład procedury w formie wykresu Hijmansa

Przyczynami opracowania instrukcji mogą być wymagania bezpieczeństwa pracy, przepisów prawa, skomplikowanie zadań lub konieczność zachowania szczególnej staranności wykonania. Instrukcje, inaczej niż procedury, przygotowywane są dla jednego wykonawcy, zwykle z zastosowaniem formy opisowej. Liczba i szczegółowość instrukcji zależy od poziomu kwalifikacji pracowników. Tabela uprawnień i odpowiedzialności jest odpowiednikiem zakresu obowiązków lub kart stanowiskowych. Dla każdego wykonawcy zadania opisuje się w niej jakie uprawnienia i obowiązki ma on w związku z realizacją przewidzianych czynności. Tabela stanowi więc uszczegółowienie dokumentów przechowywanych w dziale spraw pracowniczych.

[edytuj] Bibliografia

• Podręcznik zarządzania jakością, pod red. D. Locka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2002

• Podstawy kompleksowego zarządzania jakością TQM, pod red. J. Łańcuckiego, Wydawnictwo AE w Poznaniu, Poznań 2001

• Projektowania systemów zarządzania, pod red. J. Skalika, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław 1997

• Wawak S., Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, pr. doktorska, AE Kraków 2007

• Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie, pod red. J. Łańcuckiego, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz 1997

• Zbuduj swój system zarządzania jakością, pod red. J. Kowalczyka, Ministerstwo Gospodarki, Warszawa 2002