Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie
Procedura organizacji szkoleń w przedsiębiorstwie
„Pełna Wiedza”
Kierunek: Zarządzanie, gr. 2
Ilona Jankowska (150528)
Joanna Kościak (150542)
Warszawa 2013
Cel procedury
Celem procedury jest wyeliminowanie chaosu, który pojawił się w firmie „Pełna Wiedza” oraz wprowadzenie zmian dążących do lepszej organizacji pracy poprzez stworzenie jasnych i przejrzystych zasad postępowania przeprowadzania szkoleń.
Zakres procedury
Zakres procedury obejmuje okres od otrzymania zapotrzebowania na organizację szkolenia aż do jego zakończenia, tj. uzyskania przez uczestników odpowiedniego certyfikatu oraz rozliczenia usługi.
Osoby odpowiedzialne
Prezes – Koordynacja całym procesem przeprowadzania szkoleń, tj. stosowania się do procedury, kontrolowanie umów oraz wystawianych rachunków, wręczanie certyfikatów za odbyte szkolenia.
Kierownik ds. organizacji szkoleń – odpowiedzialny za przygotowywanie szkolenia i ich koordynację, przyjmowanie interesariuszy przekazanych przez Sekretarkę, zatwierdzenie umów i wysyłanie ich do klientów oraz przekazywanie Głównej Księgowej.
Asystent kierownika ds. organizacji szkoleń - wyszukiwanie ekspertów (wykładowców), a następnie przekazywanie ich Kierownikowi ds. organizacji szkoleń, drukowanie materiałów szkoleniowych, przygotowywanie umów, wyszukiwanie sal, wystawianie certyfikatów.
Sekretarka – odbieranie poczty, przyjmowanie interesariuszy (formularzy zgłoszeniowych) oraz przekazywanie ich do Kierownika ds. organizacji szkoleń, tworzenie baz danych ekspertów i klientów.
Główna Księgowa – Zatwierdzenie wystawionych faktur, dostarczanie faktur i umów do klientów.
Księgowa 1, Księgowa 2 – Wystawianie rachunków za przeprowadzane szkolenia, poleceń przelewu oraz przekazywanie ich do Głównej Księgowej.
Dokumenty związane
Procedura – schemat przedstawiający sposób działania, czyli jak postępujemy i co robimy, gdy klient zgłasza zapotrzebowanie na szkolenie w firmie.
Regulamin pracy.
Kodeks pracy.
Formularz zgłoszeniowy dla klientów zainteresowanych przeprowadzeniem szkolenia w firmie „Pełna Wiedza”.
Umowa zawierana pomiędzy firmą a klientem bądź ekspertem.
Faktura za wystawione usługi.
Polecenie przelewu.
Definicje
Certyfikat – dokument potwierdzający uczestnictwo w danym szkoleniu, zawierający potwierdzenie posiadania kompetencji w określonej dziedzinie.
Ekspert – specjalista w danej dziedzinie, osoba o teoretycznej i praktycznej wiedzy z danego tematu, zatrudniany z zewnątrz do przeprowadzenia szkolenia, na które zostało zgłoszone zapotrzebowanie.
Faktura – dokument wystawiany po wykonaniu usługi, zawierający dane transakcji, takie jak: strony transakcji, rodzaj usługi, cena, informacja o formie i terminie zapłaty, sposób i miejsce wykonywanej usługi, podpisy uczestników transakcji.
Formularz zgłoszeniowy – wzór dokumentu z rubrykami do wypełnienia przez klienta zgłaszającego zapotrzebowanie na szkolenie, który umieszcza w nim podstawowe informacje o szkoleniu.
Klient – osoba zgłaszająca zapotrzebowanie na szkolenie w firmie „Pełna Wiedza”.
Szkolenie – zajęcia, mające na celu uzyskanie, uzupełnienie lub doskonalenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub ogólnych umiejętności potrzebnych do wykonywania określonej pracy.
Umowa – dokument zawierający pisemne porozumienie dwóch stron, obejmujący wzajemne prawa i obowiązki, strony, miejsce, czas oraz zakres wykonywanej usługi.
Zleceniodawca – osoba dająca zlecenie firmie „Pełna Wiedza” na przeprowadzenie szkolenia.
Tryb postępowania (opis procedury)
Czynność inicjująca proces
Proces przebiegu organizacji szkolenia zaczyna się od momentu, gdy klient zgłasza zapotrzebowanie w firmie „Pełna wiedza” na przeprowadzenie szkolenia. Może to zrobić poprzez wypełnienie formularza na piśmie, a następnie przekazanie go listownie bądź osobiście, jak również przez Internet. W składanym formularzu, klient zawiera informacje m.in. o zakresie merytorycznym szkolenia, terminie oraz liczbie uczestników.
Opis przebiegu procesu
Zamówienie na konkretne szkolenie składane jest listownie, drogą mailową bądź osobiście, poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza. Formularze trafiają bezpośrednio do Sekretarki, która na podstawie dostępnych informacji określa, czy dane zamówienie jest możliwe do zrealizowania przez firmę. Jeśli tak, przekazuje je Kierownikowi ds. organizacji szkoleń. Kierownik po otrzymaniu i zweryfikowaniu zgłoszenia może je odrzucić, wtedy Sekretarka natychmiast wysyła klientowi informację zwrotną o niemożności wykonania przez firmę danej usługi. Jeśli je zaakceptuje, przekazuje dalej Asystentowi ds. organizacji szkoleń, który wyszukuje z bazy danych odpowiedniego eksperta z danej dziedziny i przekazuje jego ofertę do sprawdzenia Kierownikowi. Ten z kolei wysyła mailowo potwierdzenie o otrzymaniu zgłoszenia oraz ofertę, która odpowiada zapotrzebowaniom klienta. Jeśli klient potwierdzi chęć uczestnictwa w zaoferowanym szkoleniu, Asystent natychmiast przygotowuje odpowiednie umowy, które daje do zatwierdzenia Kierownikowi. Po wprowadzeniu ewentualnych poprawek i akceptacji, zostaje wysłana mailowo bądź listownie klientowi oraz ekspertowi. Kierownik telefonicznie ustala z ekspertem specjalne wymagania, tj. szczegóły dotyczące przeprowadzanych zajęć (np. niezbędne materiały), po czym przekazuje zebrane informacje Asystentowi. Następnie Asystent szuka odpowiedniej sali do przeprowadzania zajęć, przygotowuje je odpowiednio oraz drukuje potrzebne materiały. Po otrzymaniu podpisanych umów (od klienta i eksperta), Sekretarka przekazuje je do Działu Księgowości. Po wykonaniu określonych czynności, ekspert w wyznaczonym miejscu przeprowadza szkolenie, podczas którego Prezes oraz Kierownik ds. organizacji szkoleń kontrolują czy występują jakiekolwiek problemy oraz jak uczestnicy oceniają szkolenie (poprzez ankiety, wywiady, itp.). Po przeprowadzeniu szkolenia Księgowe wystawiają faktury za wykonane usługi, które po zatwierdzeniu przez Główną Księgową zostają wysłane do zleceniodawcy oraz rachunek i polecenie przelewu do eksperta. Asystent Kierownika wystawia odpowiedni Certyfikat, a następnie przekazuje go Prezesowi. Proces kończy się, gdy Prezes osobiście wręcza certyfikat przeszkolonej osobie.
Załączniki:
Diagram procedury
Struktura organizacyjna firmy: