RACHUNKOWOŚĆ

WYKŁADY

RACHUNKOWOŚĆ – to system informacji przedsiębiorstw, który obejmuje podsystem gromadzenia danych, przetwarzania danych i podsystem prezentacji informacji.

DEFINICJA klasyczna prof. Skrzywan

Rachunkowość – to system ciągłego w czasie ujmowania, grupowania, prezentowania i interpretowania wyrażonych w pieniądzu i bilansujących się ogólnych i szczegółowych danych liczbowych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowo – kapitałowej jednostki.

Rachunkowość jest prowadzona dzień po dniu, miesiąc po miesiącu, dane liczbowe są wyrażone w sposób wartościowy, dane muszą się bilansować – od słowa bilans – czyli równoważyć – równowaga międzi aktywami a pasywami.

PRZEDMIOT RACHUNKOWOŚCI – jest to majątek, źródła finansowania tego majątku, procesy gospodarowania, czyli czynności i zjawiska zachodzące w jednostce prowadzącej działalność – sprzedaż, zakup itp.

PODMIOT RACHUNKOWOŚCI – jednostki prowadzące rachunkowość, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, a także w niektórych przypadkach osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, bez względu na to jakie procesy gospodarcze występują w tych jednostkach.

Bardzo szeroki zakres podmiotów; ustawa o rachunkowości + nowelizacje z 2009 – kto jest podmiotem rachunkowości – spółki, banki, zakłady ubezpieczeń, spółki giełdowe, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która spełnia wymagania ustawy.

AKTY PRAWNE REGULUJĄCE RACHUNKOWOŚĆ W POLSCE

UoR – Ustawa o rachunkowości,

„Polskie prawo bilansowe”,

Rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości,

KSR – krajowe standardy rachunkowości,

MSR – międzynarodowe standardy rachunkowości.

1. UoR

2. KSR – na podstawie MSR

3. MSR

4. Dyrektywy UE

METODY JAKIMI POSŁUGUJE SIĘ RACHUNKOWOŚĆ

1. Podmiotowa

Polega na pomiarze majątku i rejestracji procesów gospodarczych z punktu widzenia poszczególnego podmiotu, czyli rachunkowość jest prowadzona z perspektywy danego podmiotu gospodarczego, np. spółdzielni mieszkaniowej

Prowadzona rachunkowość dla danej, konkretnej jednostki gospodarczej, konkretnego podmiotu, inaczej na inne rzeczy patrzy się w sklepie, a inaczej w innych podmiotach, rachunkowość jest prowadzona podmiotowo.

1. Bilansowa

Polega na tym, że wszystkie zasoby i wszystkie zjawiska gospodarcze ujmowane są w danym podmiocie dwustronnie, musi być zawsze zachowana równowaga między majątkiem i źródłami finansowania tego majątku, przejawem stosowania tej metody jest bilansowe zestawienie aktywów i pasywów, a także dwustronne ujmowanie operacji gospodarczych, to szukanie równowagi, sporządzanie bilansu.

1. Grupowanie

Polega na selekcji i porządkowaniu zjawisk podlegających ewidencji księgowej.

ZAKRES RACHUNKOWOŚCI, obejmuje:

1. Przyjęte zasady, politykę rachunkowości, zasady rachunkowości, np. zasada kontynuacji działania, polityka rachunkowości – dokument obowiązujący w danym roku, „bufor” bezpieczeństwa.

2. Prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

Dowód księgowy – dokument.

1. Okresowe ustalanie lub sprawdzanie za pomocą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

2. Wycenę aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego,

3. Sporządzanie sprawozdań finansowych, podstawowe sprawozdanie to bilans.

4. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji, przewidzianej w UoR.

5. Poddawanie badaniu przez biegłego rewidenta i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych w UoR – nie wszystkie jednostki, na pewno giełdowe, banki, o dużej skali.

FUNKCJE RACHUNKOWOŚCI

1. Informacyjna – polega na tworzeniu informacji, jej przetwarzaniu i przekazywaniu odbiorcom wewnętrznym, np. kierownictwu jednostki i/lub odbiorcom zewnętrznym, np. banki, które udzielają kredytu, urzędy.

2. Kontroli wewnętrznej – polega na dostarczeniu materiału liczbowego w celu sprawdzenia zgodności przebiegu działań z regułami prowadzenia działalności gospodarczej i prawem.

3. Sprawozdawcza.

4. Analityczno – interpretacyjna – wyciąganie różnych wniosków na podstawie sprawozdań finansowych.

5. Statystyczna – polega na dostarczeniu danych do sporządzenia informacji makroekonomicznych - GUS.

PODSTAWOWE RÓWNANIE RACHUNKOWOŚCI

AKTYWA = PASYWA

AKTYWA TRWAŁE + AKTYWA OBROTOWE = KAPITAŁ WŁASNY + KAPITAŁ OBROTOWY

Aktywa trwałe zużywają się stopniowo, a aktywa obrotowe zużywają się do 1 cyklu obrotowego – do roku.

Aktywa trwałe mają wyższą wartość, po wyżej 1 roku, aktywa obrotowe do 1 roku, są wyjątki.

Aktywa trwałe:

• Wartości niematerialne i prawne – prawa autorskie, licencje, oprogramowania komputerowe, know how – pewna wiedza technologiczna, organizacyjna, która powoduje, że przedsiębiorstwo ma przewagę.

• Rzeczowe aktywa trwałe – prawo wieczystego użytkowania gruntów, środki trwałe w budowie,

• Należności długoterminowe,

Należność – coś co nam się należy od kogoś,

Zobowiązania – my jesteśmy zobowiązani coś komuś,

• Inwestycje długoterminowe – te nieruchomości i te wartości, które nie są użytkowane przez jednostkę, np. wynajęte, wydzierżawione budynki,

Akcje, obligacje, lokaty – inwestycje dłuższe niż rok,

Udzielone pożyczki,

Rozliczenia międzyokresowe, np. opłata za prenumeratę za cały rok uiszczana w grudniu poprzedniego roku.

Aktywa obrotowe:

• Należności z tytułu dostaw i usług bez względu na okres spłaty są zawsze krótkoterminowe !!!

• Zapasy – rzeczowe aktywa obrotowe, materiały, np. środki czystości, paliwa, odpadki, opakowanie, produkty gotowe, towary – kupowane po to by dalej sprzedać, półprodukty i produkty w toku,

• Inne środki, inne aktywa pieniężne – czeki obce, weksle obce – kontrahent wystawia czek, weksel, który realizowany jest później, weksel obcy – z reguły większa kwota niż z wartości sprzedanych towarów.

Pasywa:

• Sposób finansowania majątku,

• Kapitał własny należący do jednostki, powstał w toku powstawania/działania przedsiębiorstwa,

• Wynik finansowy – może być albo zyskiem albo stratą, zysk zwiększy wynik, a strata zmniejszy,

• Kapitał podstawowy – wniesiony w momencie powstawania,

• Fundusz założycielski – w przedsiębiorstwie państwowym,

• Fundusz udziałowy – w spółkach mieszkaniowych,

• Kapitał zapasowy,

• AGO

• Kapitał aktualizacji wyceny,

• Wynik finansowy = dochody/przychody – koszty

• Zobowiązania długoterminowe – powyżej 12 miesięcy,

• Zobowiązania krótkoterminowe – do 12 miesięcy,

Zobowiązania z tytułu dostaw i usług zawsze wykażemy jako zobowiązania krótkoterminowe !!!

• Zobowiązania krótkoterminowe – weksel, czek własny, fundusze specjalne – ZFŚS – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

BILANS

• To wartościowe zestawienie majątku, czyli aktywów i źródeł finansowania, czyli pasywów, sporządzone w ściśle określonej przez regulacje prawne formie i na ściśle określony dzień(dzień bilansowy). Bilans to sprawozdanie statyczne, może być prezentowany w formie dwustronnej lub jednostronnej tabeli.

• Podstawowe sprawozdanie finansowe,

• Wzór w UoR,

• Suma bilansowa – jeżeli suma aktywów=100, suma pasywów=100, to suma bilansowa=100,

• Bilans otwarcia dla okresu następnego to bilans zamknięcia poprzedniego okresu – bilans zamknięcia to jednocześnie bilans otwarcia następnego okresu – stan na początek i na koniec okresu,

• Elementy bilansu:

Słowo bilans, nazwa przedsiębiorstwa, dzień bilansowy, równowaga aktywów i pasywów, podpis osoby sporządzającej, podpis kierownika jednostki, data sporządzenia – może być sporządzony do 3 miesięcy następnego roku, czyli do 31.03.

• Uproszczona struktura bilansu – z wyłączeniem zakładów ubezpieczeń i banków – w materiałach,

• Składniki aktywów uszeregowane są w bilansie wg wzrastającej płynności i w pierwszej kolejności są aktywa trwałe, a później aktywa bardziej płynne, np. środki pieniężne w kasie, natomiast pasywa w bilansie są uszeregowane w bilansie wg kryterium wzrastającej wymagalności, w pierwszej kolejności wykazuje się kapitały własne, potem zobowiązania długoterminowe, a na końcu te najszybciej wymagalne, czyli krótkoterminowe,

• Bilans sporządza się na określony dzień, zwany dniem bilansowym lub momentem bilansowym, data ta jest momentem kończącym jeden okres i równocześnie początkiem następnego okresu sprawozdawczego. Bilans zamykający 1 okres i otwierający nowy okres nosi nazwę bilansu zamknięcia lub końcowego dla okresu ubiegłego oraz bilansu otwarcia lub początkowego dla okresu nowego,

• Bilans sporządza się generalnie raz w roku. Jest to bilans roczny,

• Cechy formalne bilansu:

- musi być słowo BILANS

- nazwa podmiotu, dla którego bilans jest sporządzany,

- musi być oznaczony dzień bilansowy,

- musi być odpowiednia struktura aktywów i pasywów,

- musi być zgodność sumy A z sumą P,

- musi być data sporządzenia bilansu,

- podpisy osoby sporządzającej i kierującej jednostką,

• Bilans przedstawia rzetelnie stan majątku przedsiębiorstwa.

WPŁYW OPERACJI GOSPODARCZYCH NA BILANS

Bilans jest sporządzany na określony dzień, ale już następnego dnia po jego sporządzeniu w jednostce mogą zachodzić pewne zjawiska, zdarzenia, które mogą powodować zmiany w stanach majątku i źródłach jego finansowania, te zdarzenia wynikają z charakteru prowadzonej działalności przez jednostkę.

Zdarzenia gospodarcze zachodzące w jednostce można podzielić na dwie grupy:

1. Te, które powodują zmiany majątkowo – kapitałowe – to podlegają ewidencji księgowej – te zdarzenia nazywamy operacjami księgowymi rachunkowość ogranicza się do 1 grupy,

2. Te, które nie powodują zmian majątkowo – kapitałowych, a więc nie wymagają ewidencji księgowej – są to zdarzenia gospodarcze.

Przedmiot ewidencji księgowej ogranicza się zatem do tych zdarzeń gospodarczych, które są operacjami gospodarczymi. Każda operacja gospodarcza jest zdarzeniem gospodarczym, ale nie każde zdarzenie gospodarcze jest operacją gospodarczą.

Przykład operacji gospodarczej: podjecie gotówki z banku do kasy 1000zł.

Przykład zdarzenia, które nie jest operacją: złożenie wniosku kredytowego w banku.

Klasyfikacja operacji gospodarczych:

A

Operacje A czyli aktywne powodują zmiany tylko po stronie aktywów, tylko jeden składnik aktywów zwiększa się, a drugi składnik aktywów zmniejsza się o wartość operacji gospodarczej, suma bilansowa nie zmienia się, np. podjęcie środków pieniężnych z banku do kasy 1000zł.

P

Operacje P wywołują zmianę tylko po stronie pasywów bilansu, przy czym jeden składnik pasywów zwiększa się a drugi zmniejsza o wartość operacji gospodarczej, suma bilansowa nie zmienia się, np. przeznaczenie części wygospodarowanego zysku na zwiększenie kapitału zapasowego, np. 50 000zł.

AP+

Operacje aktywno – pasywne zwiększające powodują zmianę w A i P równocześnie, rośnie składnik aktywów i pasywów o wartość operacji, suma bilansowa zwiększa się o wartość operacji, np. zakup materiałów z odroczonym terminem płatności 13 000zł.

AP-

Operacje aktywno – pasywne zmniejszające powodują zmianę w A i P bilansu równocześnie, maleje składnik aktywów i równocześnie składnik pasywów o wartość operacji; suma bilansowa zmniejsza się o wartość operacji, np. spłata raty kredytu z rachunku bieżącego 400zł.

Oprócz operacji bilansowych występują operacje generujące wynik finansowy, czyli tzw. operacje wynikowe, są to operacje gospodarcze wywołujące powstawanie kosztów i przychodów określonej działalności gospodarczej oraz wpływające na powstanie zysków i strat nadzwyczajnych, wynikających ze zdarzeń losowych.

W związku z występowaniem operacji wynikowych i powstawaniem i pojawieniem się przychodów, kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych obok bilansu sporządza się w przedsiębiorstwie rachunek wyników inaczej rachunek zysków i strat, który pozwala na obliczenie wyniku finansowego.

W celu obliczenia wyniku finansowego koszty i straty są przeciwstawiane przychodom i zyskom.

Koszty, straty > przychody, zyski = strata

Koszty, straty < przychody, zyski = zysk

Rachunek wyników

Koszty i straty przychody i zyski

Cechy operacji gospodarczych:

1. Ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,

2. Musi być jednoznacznie określony termin wystąpienia tej operacji – dzień, miesiąc, rok,

3. Ma dualny charakter – występuje równoczesny wpływ na przynajmniej dwa składniki bilansu,

4. Wyrażone operacja musi być wartościowa.

Zasady ujmowania operacji gospodarczej w rachunkowości:

1. Każda operacja gospodarcza wywołuje zmiany w co najmniej dwóch pozycjach bilansu (wyłącznie w aktywach lub wyłącznie w pasywach lub w aktywach i pasywach równocześnie),

2. Oprócz operacji bilansowych występują operacje wynikowe, wywołujące zmiany w wyniku finansowym,

3. Niezależnie od ilości i wartości operacji gospodarczych musi być zawsze zachowana równowaga bilansowa.

Przykład w materiałach

W dn. 08.01.2009 wystąpiły następujące operacje gospodarcze:

Operacja 1 to operacja aktywna i w jej wyniku środki pieniężne w kasie 140 000 + 10 000 = 150 000 i środki pieniężne na rachunku bankowym 95 000 – 10 000 = 85 000, suma bilansowa nie zmienia się.

Operacja 2 to operacja pasywna, wywołała następujące zmiany 89 000 – 89 000 = 0, a kapitał zapasowy 100 000 + 89 000 = 189 000, suma bilansowa nie zmienia się.

Operacja 3 to operacja aktywno – pasywna zwiększająca, w materiałach: 80 000 + 50 000 = 130 000, w zobowiązaniach: 57 000 + 50 000 = 107 000, suma bilansowa wzrosła o 50 000 = 1 061 000

Operacja 4 to operacja aktywno – pasywna zmniejszająca, wywołała zmiany: środki pieniężne w kasie: 150 000 (już po zmianie !!! chronologia) – 20 000 = 130 000, zobowiązania wobec pracowników: 20 000 – 20 000 = 0, suma bilansowa zmniejszyła się o 20 000 1 061 000 – 20 000 = 1 041 000

Operacja 5 są to operacje wynikowe – wiąże się z nimi powstanie przychodu lub kosztu, rachunek – koszt i rosną zobowiązania z tytułu dostaw i usług, ta operacja wynikowa powoduje zwiększenie zobowiązań z tytułu dostaw i usług o 7 000 107 000 + 7 000 = 114 000 oraz powoduje powstanie kosztów w przedsiębiorstwie

Rachunek wyników

7 000 1 000 strata

Wynik finansowy -6

Operacja 6 to operacja wynikowa, powoduje zwiększenie środków na rachunku bankowym o 1 000 85 000 + 1 000 = 86 000 i powstał przychód w przedsiębiorstwie.

Rejestracja operacji gospodarczych na kontach księgowych

• Saldo – stan konta końcowy

Aby zmniejszyć pracochłonność wykazywania zmian zachodzących w aktywach i pasywach za pomocą bilansu sporządzanego po każdej operacji gospodarczej prowadzi się w rachunkowości konta księgowe.

Konta księgowe to podstawowe urządzenie księgowe służące do ewidencji jednorodnych operacji gospodarczych. Konta księgowe prowadzi się dla każdej pozycji aktywów, pasywów oraz wyniku finansowego. Jest przeznaczone do wartościowego:

1. Ujmowania na nim stanów początkowych aktywów i pasywów – z bilansu otwarcia,

2. Do bieżącej ewidencji na nim zachowanych operacji gospodarczych,

3. Ustalenia w dowolnym momencie stanów końcowych,

4. Ujmowania operacji gospodarczych, związanych z powstawaniem kosztów, przychodów, czyli związanych z wynikiem finansowym.

Konto księgowe nie musi posiadać wyodrębnionej fizycznie formy. Współcześnie konta prowadzi się za pomocą technologii komputerowej, gdzie konto zawiera określony zbiór liczb i symboli mających sens ekonomiczny.

Dla celów dydaktycznych prowadzi się konta teowe – teówki, czyli w kształcie litery T

Konto trzeba założyć.

Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu, który mu został nadany w planie kont. Otwarcie konta następuje w momencie zaksięgowania stanu początkowego z bilansu otwarcia. Stan ten nosi nazwę salda początkowego, w skrócie symbol Sp. Jeżeli dane konto nie występuje w bilansie otwarcia wówczas nie posiada salda początkowego, a wtedy otwarcie takiego konta następuje z chwilą zaksięgowania na nim pierwszej operacji.

Zapisane na danym koncie operacje gospodarcze podlegają okresowemu sumowaniu tworząc tzw. obroty konta. Każde konto ma dwie strony.

L Nazwa konta P

Debet Dt Credit Ct

Winien Wn Ma

Obroty obroty

Każde konto księgowe ma dwie przeciwstawne strony. Strona lewa jest nazywana stroną Debet Dt lub Winien Wn. Prawa strona konta jest nazywana Credit Ct lub Ma.

Obrót konta to ogólna suma zapisów po jednej ze stron konta. Rozróżnia się obrót debetowy i kredytowy.

Różnica między obrotami konta nazywana jest saldem konta lub stanem końcowym(aktualnym stanem konta), oznaczanym w skrócie Sk.

Saldo ustala się po podsumowaniu oddzielnie obrotów po stronie Debet i oddzielnie po stronie Credit konta.

Zatem saldo konta to różnica między obrotem większym a obrotem mniejszym konta – zatem saldo przyjmuje nazwę większego obrotu!!!

Dt Ct

200 000 50 000

200 000 – 50 000

150 000

Saldo końcowe – saldo debet

W zależności od tego, która strona przeważa saldo może być debetowe lub kredytowe.

Jeżeli obroty obu stron konta są sobie równe, to saldo końcowe nie występuje, jest równe zero. Wpisanie salda końcowego na koncie oznacza jego zamknięcie.

Saldo końcowe wpisuje się do bilansu zamknięcia. Saldo końcowe danego konta jest jednocześnie stanem początkowym dla następnego okresu.

Cechy konta:

• Każde konto ma nazwę i symbol cyfrowy z planu kont,

• każde konto ma dwie strony i jedna ze stron służy do ewidencji zwiększeń, a druga do ewidencji zmniejszeń.

Zapisy księgowe dokonywane po stronie Debet są określane jako obciążenie konta, a po stronie Credit jako uznawanie konta.

Rodzaje kont – w materiałach

Z ewidencją na kontach księgowych wiąże się zasada podwójnego zapisu operacji gospodarczych oznacza, że każda operacja gosp. jest rejestrowana:

1. na odpowiednich 2 kontach – kont może być więcej,

2. po przeciwnych stronach kont, jedna po str. Dt druga po str. Ct,

3. w tej samej kwocie po każdej ze stron,

4. na podstawie dowodu księgowego.

Wszystkie te 4 warunki muszą być spełnione łącznie.

Związek pomiędzy kontami ujmującymi skutki operacji gospodarczych jest nazywany korespondencją kont. Natomiast konta, które pozostają we wzajemnym związku, czyli korespondują za sobą zwane są kontami korespondującymi, albo kontami przeciwstawnymi.

Elastyczność urządzeń księgowych.

Konta możemy łączyć i dzielić.

Podzielność kont.

Konta możemy dzielić w sposób pionowy i poziomy, w pionie i w poziomie.

Podział poziomy polega na wprowadzeniu do ewidencji w miejsce dotychczas stosowanego jednego konta dwóch lub większej liczby kont bardziej szczegółowych. Istnieją dwa warianty podziału poziomego:

1. konto dzielone ulega likwidacji, przestaje funkcjonować, np. rezygnujemy z konta środki trwałe a zamiast niego konta, które powstały w wyniku jego podziału, ale przy bilansie trzeba te konta sumować i tworzyć środki trwałe,

2. konto dzielone nadal funkcjonuje jako konto syntetyczne, a jednocześnie działają konta, które powstały w wyniku podziału, czyli konta analityczne, np. konto syntetyczne „środki trwałe” i konta analityczne „budynki”, „grunty”, „środki transportu”.

Konta uzyskane w wyniku podziału poziomego otrzymują nowe nazwy i charakteryzują się tym, że:

1. suma obrotów strony dt = sumie obrotów strony dt konta podzielonego, a suma obrotów strony ct tych kont = sumie obrotów strony ct konta podzielonego,

2. suma ich sald =saldu konta podzielonego.

Podział poziomy – konta analityczne i syntetyczne konto.

Podział pionowy kont polega na wyodrębnieniu po stronie Dt lub Ct konta dzielonego wybranych grup operacji gospodarczych i na ujmowaniu ich na specjalnym koncie. Konto podlegające podziałowi pionowemu zachowuje pierwotną nazwę, ale zmniejsza się na nim liczba i rodzaj księgowanych operacji. Konta te rozpatruje się w ścisłym związku ze sobą. W wyniku podziału pionowego powstaje konto podstawowe, czyli główne, z którego zostały wyodrębnione określone operacje; konta pomocnicze, zwane korygującymi, które zostały utworzone do ewidencji tych wyodrębnionych operacji gospodarczych. Korygujące mogą spowodować zmniejszenie lub zwiększenie składnika.

Przykład konta – podział poziomy: środki trwałe ulegają podziałowi i wyniku tego podziału powstają środki trwałe, dalej to konto funkcjonuje, ale jest na nim o tyle mniej operacji o ile konto dodatkowe pomocnicze umorzenie środków trwałych.

Łączenie kont – w materiałach.

Przykład

Rozrachunki z pracownikami

Sp. 30 000 45 000 Sp.

N 1 1000 2000 2 N

Z 3 3500 1300 5 Z

Z 4 4000 700 6 N

38 500 49 000

Z Sk 38 800 28 300 Sk N

77 300 77 300

Sk debetowe – wynosi 28 300 i oznacza stan należności od pracowników.

Sk kredytowe – wynosi 38 800 i oznacza stan zobowiązań wobec pracowników.

Dokumentacja operacji gospodarczej.

Wystąpienie operacji gospodarczej musi być odpowiednio udokumentowane. Dokumentami stwierdzającymi dokonanie operacji gospodarczej są dowody księgowe, które zgodnie z UoR stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych !!!

Dowody księgowe mogą być zewnętrzne lub wewnętrzne, przedsiębiorstwo może sporządzać także dowody księgowe zbiorcze korygujące, zastępcze i rozliczeniowe. UoR stanowi co każdy dowód księgowy powinien zawierać.

Na dowodzie księgowym osoba odpowiedzialna, np. główny księgowy powinna wskazać sposób ujęcia tego dowodu księgowego w księgach rachunkowych. Jest to tzw. dekretacja. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim lub obcym, a treść tego dowodu powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dozwolone jest stosowanie tylko wyłącznie skrótów ogólnie przyjętych.

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.

Błędy w dowodach księgowych – uwaga !!! nie mylić z błędem w zapisach księgowych !!!

W przypadku wystąpienia błędu w dowodach zewnętrznych źródłowych można je korygować jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, a w przypadku wystąpienia błędu w dowodach wewnętrznych – tylko dotyczą jednostki, mogą być one poprawiane np. poprzez skreślenie.

Zgodnie z UoR ewidencja operacji gospodarczych w jednostce musi być prowadzona chronologicznie i systematycznie.

Do prowadzonych ksiąg rachunkowych należą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald, inwentarz – wykaz składników aktywów i pasywów.

Ważnym elementem dokumentacji księgowej jednostki prowadzącej rachunkowość jest zakładowy plan kont, który wyznacza sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie. Zakładowy plan kont to zestaw kont księgowych tworzonych obowiązkowo i zgodnie z przyjętymi zasadami, polityką rachunkowości. Plan ten powinien zawierać wykaz kont syntetycznych księgi głównej oraz zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych ksiąg pomocniczych. Zakładowy plan kont ustala i aktualizuje kierownik jednostki. W planie kont, konta pogrupowane są w zespoły, np. zespół 1, zespół 2. Zakładowe plany kont opracowuje się na podstawie tzw. wzorcowego planu kont.

Zespół 1 i w jego ramach konta to: każde konto w ramach danego zespołu ma symbol, składający się z 3 cyfr, pierwsza cyfra jest taka jak nr zespołu.

Poprawianie błędów w zapisach księgowych.

Błędy popełniane w zapisach księgowych możemy podzielić na dwie grupy:

1. naruszające równowagę bilansową(i te można sprawdzić za pomocą zestawienia obrotów i sald),

2. nienaruszające równowagi bilansowej, np. księgowanie na niewłaściwych kontach i tych nie wykryje zestawienie obrotów i sald).

UoR dopuszcza poprawę błędu w zapisach księgowych poprzez:

1. skreślenie błędniej treści i wpisanie właściwej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, przy czym należy to opatrzyć datą wprowadzenia poprawki i podpisem; poprawki takie muszą być dokonane we wszystkich księgach rachunkowych jednocześnie i tylko przed zamknięciem miesiąca – tym sposobem można poprawić błąd wykryty przed zamknięciem miesiąca,

2. wniesienie zapisu korygującego – storno – ma zastosowanie wówczas, gdy błąd został spostrzeżony po pewnym czasie i polega na wyrównaniu zapisu błędnego lub jego uzupełnieniu, wyróżnia się storno czarne, inaczej zwykłe i storno czerwone. Storno czarne polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, ale po przeciwnych stronach do zapisu i następnie dokonanie zapisu prawidłowego. Strono czerwone polega na dokonaniu zapisu korygującego po tej samej stronie, po której był zapis błędny, ale za pomocą liczb ujemnych – oznaczony kolorem czerwonym lub np. wzięte w ramkę, a następnie dokonanie zapisu prawidłowego w materiałach.

Ewidencja kosztów w podstawowej działalności.

Każde przedsiębiorstwo w toku swej działalności ponosi koszty.

Koszty to wyrażone wartościowo celowe zużycie środków trwałych, wartości niematerialnym i prawnych, materiałów, praca pracowników oraz niektóre wydatki nieodzwierciedlające zużycia, np. podatki i opłaty, a dotyczące normalnej działalności jednostki w określonym przedziale czasu.

Do kosztów zalicza się zużycie związane z normalną, zwykłą działalnością podmiotu, natomiast nie zalicza się do nich zużycia spowodowanego zdarzeniami losowymi, np. powódź są to straty nadzwyczajne. Z kosztami jak i stratami nadzwyczajnymi wiąże się pojęcie wydatku. Wydatkiem jest każdy rozchód środków pieniężnych, niezależnie od celu tego rozchodu.

Biorąc pod uwagę kryterium struktura wewnętrzna kosztów wyróżnia się:

1. koszty proste i koszty złożone. Koszty proste to koszty, które w swej budowie są jednorodne i których nie da się podzielić na elementy proste,

2. koszty złożone składają się z kilku rodzajów kosztów prostych i które w planowaniu, sprawozdawczości i analizie ulegną podziałowi na poszczególne elementy.

Jeśli weźmiemy pod uwagę sposób odnoszenia kosztów na wytwarzane produkty i miejsca powstawania wyróżnia się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie:

1. Koszty bezpośrednie to koszty, które dadzą się z łatwością, za pomocą pomiarów i dokumentów źródłowych odnieść się na wytwarzane produkty lub miejsca powstawania kosztów, do tych kosztów zalicza się płace bezpośrednie, robotników zatrudnionych przy produkcji wraz z ubezpieczeniami społecznymi(tzw. narzut na wynagrodzenie), materiały bezpośrednie, albo paliwo i energia zużyte na cele technologiczne,

2. Koszty pośrednie – to koszty wspólne dla różnych produktów, które nie dadzą się bezpośrednio odnieść na wytwarzane rodzaje produktów, lub ich bezpośrednie rozliczenie staje się nieopłacalne ze względu na dużą pracochłonność, np. koszty administracji(tzw. koszty zarządu).

Wg kryterium zależność kosztów od wielkości produkcji wyróżnia się:

1. koszty stałe(względnie stałe) – nie reagują na zmiany wielkości produkcji, np. utrzymania pomieszczeń, zarządu, są stałymi w pewnych granicach wielkości produkcji,

2. koszty zmienne – ulegają zmianie w zależności od wielkości produkcji - koszty degresywne, progresywne, proporcjonalne(np. zużycie materiałów podstawowych).

Koszty zwykłej działalności operacyjnej(tzn. podstawowej działalności, do której jednostka została utworzona – produkcyjnej, usługowej, czy handlowej), mogą być ujmowane w układach ewidencyjnych(co jest zależne od samej jednostki):

• wyłącznie w układzie rodzajowym,

• wyłącznie w układzie funkcjonalnym,

• w układzie rodzajowym oraz funkcjonalnym równocześnie.

Układ rodzajowy kosztów dzieli koszty z punktu widzenia ich rodzaju, czyli rodzaju zużytych zasobów. W ramach tego układu wyróżnia się 7 poz.( w materiałów).

1. Amortyzacja to koszty z tytułu planowych odpisów zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych, prawnych, zmniejszający ich wartość początkową. Wzrosty kosztów po str. Dt, zmniejszenie kosztów po str. Ct.

2. Zużycie materiałów i energii – podział lub jedno konto – są to koszty zużycia surowców, materiałów podstawowych i pomocniczych, opakowań, paliwa, części zamiennych maszyn i urządzeń, odpadków, półfabrykatów obcej produkcji; zużycie obcej energii elektrycznej, cieplnej, wody, itp.; to także koszty zakupu książek, czasopism i druków przeznaczonych do bezpośredniego zużycia.

3. Usługi obce – to koszty usług świadczonych przez obce jednostki, usługi transportowe(np. związane z zakupem i sprzedażą materiałów, produktów, pracowników); usługi remontowe; obróbka obca, czyli roboty i usługi wykonane przez inne jednostki na powierzonych im przez nas składnikach, np. my dajemy im skórę, a oni farbują; usługi bankowe, poczty, najmu, dzierżawy, komunalne, itp.

4. Podatki i opłaty – od nieruchomości, środków transportu, opłaty skarbowe, notarialne, administracyjne, podatek VAT naliczony, nie podlegający zwrotowi ani odliczeniu (naliczony przy zakupie, należny przy sprzedaży).

5. Wynagrodzenia – obejmują wynagrodzenia za pracę wykonaną na rzecz podmiotu, bez względu na charakter stosunku pracy.

6. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników – obejmują obciążające pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, koszty związane z bhp, szkoleniem pracowników, itp.

7. Pozostałe koszty rodzajowe – koszty reprezentacji i reklamy, składki z tytułu ubezpieczeń majątkowych, koszty podróży służbowych krajowych, zagranicznych – delegacji.

Wariant ewidencji kosztów wyłącznie w układzie rodzajowym(na kontach zespołu cztery planu kont). Wariant w układzie rodzajowym może być stosowany w podmiotach prowadzących jednorodną działalność o krótkich cyklach produkcyjnych i w takich, w których nie ma rozbudowanych struktur organizacyjnych.

Układ funkcjonalny kosztów – dzieli koszty z punktu widzenia miejsca powstawania kosztów(w materiałach):

1. Produkcja podstawowa – to koszty bezpośredniej działalności produkcyjnej, np. materiały bezpośrednie, płace bezpośrednie z narzutami, obróbka obca, koszty zużycia półfabrykaty własnej produkcji.

2. Koszty wydziałowe – inaczej koszty wydziałów podstawowych, produkcji podstawowej – są to koszty ponoszone na wydziałach produkcji podstawowej, np. amortyzacja maszyn produkcyjnych budynku wydziału, koszty utrzymania w ruchu maszyn i urządzeń wytwórczych, np. koszty konserwacji i remontów maszyn i urządzeń, to koszty kierowania wydziałem, koszty ogrzewania, oświetlenia wydziału podstawowego.

3. Produkcja pomocnicza – koszty działalności pomocniczej – to koszty wydziałów pomocniczych świadczących usługi na rzecz innych komórek organizacyjnych jednostki, usługi wzajemne oraz usługi świadczone na zewnątrz jednostki. Do wydziałów pomocniczych zalicza się wydziały energetyczne, wydziały transportowe, remontowe, budowlane, pralnię, laboratorium, itp.

4. Koszty zakupu – występują przy zakupie materiałów, surowców, półfabrykatów obcych nie objętych ceną zakupu, a ponoszone przez jednostkę do momentu przyjęcia zapasów do magazynu, np. koszty załadunku, wyładunku, przewozu, opakowań, spedycji, ubezpieczenie transportu i koszty płac za prace rozładunkowe i wyładunkowe.

5. Koszty sprzedaży – ponoszone przez jednostkę w związku ze sprzedażą produktów gotowych, towarów i związanych z pozyskaniem nabywców towarów i produktów, np. załadunku, wyładunku, przeładunku, przewozu, koszty reklamy, opakowań, spedycji, ubezpieczenia w transporcie.

6. Koszty handlowe – koszty związane z działalnością handlową, czyli z prowadzeniem placówek handlowych, np. wynagrodzenie wraz z narzutami(składki ubezpieczeń)pracowników sklepów i hurtowni, albo ogrzewanie i oświetlenie tych sklepów i hurtowni.

7. Koszty zarządu – koszty działania jednostki jako całości i zarządzania nią, dzielą się na dwie grupy: koszty ogólno administracyjne – wynagrodzenie kierownictwa, zużycie materiałów biurowych, podatki, opłaty i koszty ogólno gospodarcze – amortyzacja środków trwałych wykorzystywanych w komórkach zarządu, koszty ochrony biur, itp.

Wariant ewidencji kosztów wyłącznie w układzie funkcjonalnym na kontach zespoły 5 planu kont, może być stosowany w podmiotach prowadzących różne typy działalności i mających rozbudowaną strukturę organizacyjną.

Przykład.

Stany początkowe kont są następujące: materiały 40 000, rozrachunki z dostawcami 60 000. Przedsiębiorstwo X prowadzi różnorodną działalność, jest podatnikiem podatku VAT i ewidencjonuje koszty w dwóch układach. W okresie sprawozdawczym wystąpiły 2 operacje dotyczące kosztów:

1. Wydano z magazynu i zużyto materiały:

• Do produkcji wyrobów 11 000

• W wydziale podstawowym 2 000

• W administracji 1 000

• W wydziale narzędziowni produkcji pomocniczej 3000

1. Otrzymano fakturę za usługi remontowe, wykonane w wydziale podstawowym:

• Wartość usługi 4 000

• Podatek VAT 22%

• Suma faktury 4 880

Otworzyć konta podanymi stanami i zaewidencjonować operacje dotyczące kosztów w stosowanych 2 przekrojach ewidencji kosztów.

Ewidencja równoległa

Materiały rozrachunki z dostawcami

Sp. 40 000 60 000 Sp.

4 880 /2

Zużycie materiałów i energii rozliczenie kosztów

17 000 1’ 17 000

Produkcja podstawowa koszty wydziałowe

1a’ 11 000 1b’ 2 000

Koszty zarządu produkcja pomocnicza

1c’ 1 000 1d’ 300

usługi obce VAT naliczony

2/ 4 000 2/ 880

OBROTY MATERIAŁOWE

Materiały to rzeczowe składniki majątku obrotowego, najczęściej nabyte od kontrahentów, lub ewentualnie wytworzone we własnym zakresie, które najczęściej zużywają się całkowicie w jednym cyklu operacyjnym, produkcyjnym jednostki.

Klasyfikacja materiałów:

Miejsce składowania:

1. Materiały na składzie,

2. Materiały w przerobie,

3. Materiały w drodze.

Cel zużycia materiałów:

1. Materiały odstawowe,

2. Materiały pomocnicze,

3. Paliwo,

4. Części zamienne maszyn i urządzeń,

5. Opakowania,

6. Odpady.

Stopień przydatności tych materiałów:

1. zapasy materiałów prawidłowych – bieżące, sezonowe, rezerwowe,

2. Zapasy nieprawidłowe – zbędne, albo nadmierne.

Wycena materiałów

Bilansowa wycena materiałów – na dzień bilansowy – może być dokonana na poziomie rzeczywistej ceny zakupu lub rzeczywistej ceny nabycia.

Cena rzeczywista zakupu materiałów wynika np. z rachunku lub faktury dostawcy bez dodatkowych kosztów związanych z zakupem materiałów.

Rzeczywista cena nabycia materiałów – obejmuje cenę zakupu danego materiału wraz z dodatkowymi kosztami związanymi z zakupem materiałów(czyli koszty zakupu).

Wycena bieżąca materiałów – w trakcie roku obrotowego.

Do bieżących ewidencji operacji gospodarczych, związanych z obrotem materiałowym(zakup i zużycie) można stosować:

1. Stałe ceny ewidencyjne – to cena, która w dłuższym okresie, np. roku nie ulega zmianom pomimo występujących czasem rozbieżności między rzeczywistymi cenami a cenami stałymi. Stosowanie ich ma na celu uproszczenie ewidencji. W przypadku ich stosowania mogą wystąpić różnice pomiędzy ceną stałą, a ceną rzeczywistą, które nazywamy odchyleniami od stałych cen ewidencyjnych materiałów(mogą być Dt +, Ct -)

2. Zmienne ceny ewidencyjne – to rzeczywiste ceny zakupu lub nabycia.

W praktyce gospodarczej przy zakupach materiału przedsiębiorstwa muszą się rozliczać z podatku VAT. Obrót materiałowy musi być udokumentowany dowodami księgowymi, którymi mogą być: faktury, rachunki, dowód przyjęcia materiałów z zewnątrz, tzw. Pz, wydanie na zewnątrz materiałów – Wz.