Analiza relacji organizacji z otoczeniem

R.W. Griffin charakteryzując otoczenie organizacji dzieli ten obszar na dwie sfery. Pierwszą z nich jest otoczenie ogólne organizacji, czyli zestaw środowisk i sił, wśród których działa organizacja i które tworzą ogólny kontekst tych działań. Otoczenie zadaniowe zaś, to konkretne organizacje lub grupy, które wpływać mogą na działalność organizacji.

Sferę otoczenia ogólnego tworzy pięć zestawów czynników, które wpływają na funkcjonowanie organizacji. Pierwszym z nich jest wymiar międzynarodowy, który w przypadku Fundacji Studentów i Absolwentów UJ „Bratniak” odgrywa stosunkowo małą rolę. Fundacja Bratniak działa wyłącznie na krakowskim rynku lokalnym, dlatego też wpływ środowiska międzynarodowego na podejmowane przez nią działania jest ograniczony. Jedynym widocznym wpływem międzynarodowych zjawisk i trendów, na działalność Fundacji jest, postępująca w ostatnich latach, zmiana podejścia do studiów wśród młodych ludzi, przejawiająca się między innymi w większej odwadze do podejmowania studiów poza granicami Polski. Wpłynąć to może na spadek zainteresowania miejscami w domach studenckich, których Bratniak jest gestorem. Spadek ten jest jednak równoważony przez zainteresowanie ze strony studentów zagranicznych, którzy w ramach programów wymian studenckich, w coraz większej liczbie napływają do Krakowa. Szansą dla organizacji może być także wzrost ruchu turystycznego w Krakowie, który przełożyć się może na wzrost przychodów ze sprzedaży komercyjnych miejsc noclegowych.

Wymiar polityczno-prawny otoczenia organizacji uznać należy, w przypadku Bratniaka, za bardzo stabilny segment otoczenia. Organizacja podlega wszelkim powszechnie obowiązującym przepisom prawa, a w jej funkcjonowaniu kluczową rolę odgrywają te z nich, które dotyczą norm bezpieczeństwa w obiektach noclegowych, przepisów BHP. Analizowana organizacja nie przejawia zainteresowania działalnością lobbingową w celu przeforsowania korzystnych dla niej zmian prawnych. Nie posiada wystarczająco silnej pozycji by móc do takich zmian doprowadzić.

Fundacja Bratniak zarządza domami studenckimi UJ od roku 1992. W tym czasie nieustannie unowocześnia oddane jej w zarząd budynki, stanowiące podstawę jej zasobów, by dostosować je do podwyższających się standardów budownictwa mieszkaniowego. Czyni to wykorzystując coraz nowocześniejsze technologie i rodzaje materiałów. Zmieniający się wymiar techniczny otoczenia organizacji w ten sposób wpływa więc na jej funkcjonowanie. Kolejnym przejawem wpływu zmian technologicznego otoczenia organizacji jest zmiana w sposobie zarządzania domami studenckimi. Coraz szersze zastosowanie mają w tym procesie technologie informatyczne, rozbudowane bazy danych. Także standard bezpieczeństwa domów studenckich poprawia się poprzez zastosowanie monitoringu.

Na działalność Fundacji Bratniak bardzo silnie oddziałuje ekonomiczny wymiar jej ogólnego otoczenia. Zmieniająca się sytuacja gospodarcza bezpośrednio przekłada się na liczbę osób zainteresowanych miejscami w domach studenckich administrowanych przez Bratniaka. Pogarszająca się sytuacja ekonomiczna może, paradoksalnie, poprawić sytuację Fundacji, ze względu na konkurencyjne ceny wynajmu miejsc noclegowych, w stosunku do podmiotów działających na rynku wynajmu nieruchomości. Z pewnością Organizacja musi ze szczególną uwagą analizować liczbę osób zainteresowanych jej usługami oraz kontrolować poziom oferowanych przez siebie cen, tak aby dostosowane były one do poziomu zamożności społeczeństwa. O ile poziom zainteresowania usługami oferowanymi przez Fundację Bratniak ze strony studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego określić można jak względnie stały i niepodlegający znacznym fluktuacjom, o tyle na wynajem komercyjnych miejsc noclegowych podmiotom niezwiązanym ze środowiskiem studenckim w o wiele większy sposób wpływa bieżąca koniunktura gospodarcza. Usługi komercyjne wymagają więc znacznej troski ze strony zarządu Fundacji i personelu analitycznego.

W naszej opinii najważniejszą sferą otoczenia Fundacji Bratniak jest jego wymiar społeczno – kulturowy. Poprzez ożywioną działalność na polu kultury, wspieranie inicjatyw studenckich Fundacja bardzo silnie oddziałuje ze środowiskiem studenckim, już od ponad dwudziestu lat współkształtując etos życia studenckiego, wpływając na model funkcjonowania na studiach z którym identyfikują się tysiące studentów UJ. Prowadzi to do powstania pozytywnej więzi pomiędzy Fundacją a jej obecnymi i byłymi podopiecznymi. Więź ta i pozytywne wspomnienia związane z okresem kontaktu z Bratniakiem jest jednym z największych kapitałów Fundacji, który może być wykorzystywany na wielu polach i poprawić jej położenie w relacjach ze wszystkimi sferami jej otoczenia. Z pewnością wpływa na pozytywny wizerunek Bratniaka, ułatwia pozyskiwanie sponsorów, a przede wszystkim owocuje kolejnymi rocznikami studentów chętnie korzystających z usług Organizacji, którzy ufają jej zachęceni pozytywnymi doświadczeniami swoich bliskich i znajomych. Największym wyzwaniem wynikającym ze społecznego otoczenia Fundacji będzie w najbliższej przyszłości zmierzenie się ze skutkami niżu demograficznego, który w dającej się przewidzieć perspektywie przyczyni się do znacznego spadku liczby studentów, a wiec potencjalnych klientów Fundacji Bratniak.