JAK ROZLICZAMY KRAJOWE PODRÓŻE SŁUŻBOWE?
Podróż służbowa, nazywana także delegacją, to podróż, w ramach której pracownik, na polecenie pracodawcy, wykonuje zadanie służbowe w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w której pracownik pracuje na co dzień. W przypadku, gdy miejscem pracy pracownika nie jest konkretny adres, ale jakiś większy teren, np. województwo, to wyjazd do innego miasta w ramach tego województwa, nie będzie traktowany jako podróż służbowa. W tej sytuacji pracownik nie będzie miał prawa do diet służbowych i innych należności związanych z wyjazdem w delegację. Jako podróży służbowej nie traktuje się także wyjazdu integracyjnego, organizowanego przez pracodawcę – nawet jeśli ma on miejsce poza miejscowością, w której pracownik pracuje. Warto zwrócić uwagę na to, iż na podróże służbowe pracodawca nie może wysyłać kobiet w ciąży, jak
i rodziców, których dzieci nie mają 4 lat. Jedynie wyjątek od tego stanowi fakt, że rodzic zgodzi się dobrowolnie na podróż służbową.
Za czas podróży, która przypada w godzinach, w których pracownik zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy powinien pracować, pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę. Jeśli jednak podróż służbowa przypada poza godzinami pracy, pracownikowi nie przysługuje ani czas wolny w zamian za ten czas podróży, ani wynagrodzenie za pracę. Wyjątek jednak stanowi sytuacja, gdy pracownik w tym czasie nie tylko podróżuje, ale
i pracuje. Pracownik, który w ramach podróży służbowej, w swoim czasie pracy podróżował, a potem dodatkowo pracował poza obowiązującymi go godzinami pracy, ma prawo do wynagrodzenia za pracę orz dodatku za nadgodziny.
Podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania i rozliczenia kosztów takiego wyjazdu. Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi być związany z realizacją konkretnego zadana służbowego. Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Jednak najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba. W poleceniu tym powinny się znaleźć następujące informacje:
Dane pracownika
Cel podróży
Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe
Czas podróży służbowej
Środki lokomocji.
Warunki i wysokość należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Z tytułu podróży, którą pracownik odbywa w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługuje mu:
Dieta
Zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży (nie jest to doba astronomiczna, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
do 8 godzin - przysługuje połowa diety
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje:
za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Nocleg
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku - przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Koszty przejazdu
Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik
w podróży służbowej. Czy będzie to autobus, samolot czy samochód - decyduje pracodawca. Pracownik może występować ze swoimi propozycjami, w szczególności może złożyć wniosek o zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, motocyklem bądź motorowerem. Ostatnie słowo należy jednak od pracodawcy.
Jeśli chodzi o transport publiczny, pracodawca zwraca pracownikowi pieniądze za bilety. Jeśli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, pracodawca zwraca koszt biletu w wysokości z uwzględnieniem ulgi. Aby uzyskać zwrot kosztów przejazdu, pracownik musi przedstawić pracodawcy dokument potwierdzający poniesienie wydatku –
w tym przypadku bilet. W sytuacji, gdyby pracownik zgubił bilet, pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w którym stwierdza on, że odbył podróż i poniósł dany wydatek.
W przypadku podróży samochodem służbowym pracownik przedstawia fakturę za paliwo i ewentualnie inne płyny (płyn do spryskiwaczy itp.) i na tej podstawie uzyskuje zwrot wydatków.
Jeśli natomiast podróż odbywa się samochodem prywatnym, czyli samochodem niebędącym własnością pracodawcy, koszty do zwrotu ustala się, mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez tzw. „kilometrówkę”. Kilometrówka to ustalona przepisami stawka za
1 kilometr przebiegu. Wysokość tego wskaźnika zależy od pojemności silnika i wynosi:
0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3,
0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
0,2302 zł dla motocykla,
0,1382 zł dla motoroweru.
Kwota, jaką pracownik otrzyma po przemnożeniu liczby przebytych kilometrów przez odpowiednią stawkę kilometrówki, jest wyższa niż koszt samego paliwa. Kilometrówka ma bowiem za zadanie uwzględniać również ogólne zużycie samochodu. Ponadto, Jeśli samochód prywatny jest samochodem osobowym, zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika może być dokonany wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zatem, aby pracownik mógł używać swojego samochodu do celów służbowych, pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę. Jest to umowa o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Umowa o używanie prywatnego samochodu musi zawierać następujące informacje:
strony umowy,
określenie właściwości samochodu (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika, rok produkcji),
limit kilometrów przyznany pracownikowi na jazdy lokalne,
wysokość przysługującej stawki za 1 km,
sposób obliczania ryczałtu,
informacja o konieczności przedkładania przez pracownika comiesięcznych oświadczeń o ilości przebytych kilometrów,
termin wypłaty ryczałtu,
okres wypowiedzenia,
ewentualne warunki dodatkowe.
Pracodawca ma obowiązek przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży, jeśli
z takim wnioskiem wystąpi delegowany pracownik. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Literatura:
1. Migatulska – Jacko Marzena: Jak rozliczać krajową podróż służbową.
2. Pracownicy – Praktyczny poradnik dla pracodawcy, wyd. BL Info Polska Sp. z o.o., 2010.
3. Siwik Monika: Krajowa podróż służbowa pracownika – zasady rozliczania.