Każda organizacja ma strukturę wewnętrzną, która musi być wypełniona zasobami i procesami, które prowadzą do realizacji zamierzonych celów. Musimy jednak pamiętać, że organizacja nie może funkcjonować bez otoczenia zewnętrznego. Na dobrą sprawę organizacja, czyli firma powinna przypominać meduzę, czyli całym swoim organizmem komunikować się z otoczeniem zewnętrznym. W dzisiejszych czasach trudno jest wyznaczyć granice między otoczeniem zewnętrznym a samą firmą.
Przez otoczenie organizacji rozumiemy otaczający ją świat zewnętrzny złożony z elementów, które zasadniczo nie wchodzą w skład firmy, ale oddziaływują na nią i mogą wchodzić z nią w relacje oparte na wzajemności (ja podrapie Ciebie w plecy a Ty podrapiesz mnie).
Otoczenie firmy dzielimy w sposób następujący:
Otoczenie ekonomiczne, które składa się ze wszystkich tych jednostek, z którymi naszą firmę łączą więzi rynkowe np. zakupy, współpraca, sprzedaż, konkurencja, finansowanie. Oddziaływanie otoczenie ekonomicznego na naszą firmę zawsze da się wyliczyć w pieniądzu.
Otoczenie społeczne - obejmuje grupy, z którymi nasza firma styka się i mamy na nich a oni na nas pośredni wpływ np. klienci jak również konkurenci, związki zawodowe i szeroko rozumiani interesariusze firmy.
Reakcje tego otoczenia społecznego są z reguły kapryśne, spontaniczne i samodzielne (szantaż)
Polityczne - podobnie jak poprzednie otoczenie w tym przypadku otoczenie jest również nie przewidywalne zwłaszcza z punktu widzenia polityki i biznesu, dlatego biznesmeni często ulegają pokusie lobbowania, z kolei politycy próbują podporządkować sobie nowe firmy przy pomocy manipulowania prawem, które stanowią i za pomocą gierek personalnych. Pomimo wszystko należy pamiętać, że polityka stwarza ogólne ramy, w których funkcjonuje nasza firma, ponieważ politycy wyznaczają krótko i długo okresowe priorytety i środki realizacji tych priorytetów w społeczeństwie.
Prawne - obejmuje zestaw norm, które wyznaczają zakres funkcjonowania naszej firmy. Zasadniczo przybierają one formy twardych ograniczeń i dlatego biznesmeni próbują naginać prawo i oddziaływać na stanowienie prawa poprzez lobbing, czyli zabieganie o zmianę konkretnych przepisów.
Ekologiczne - jest to nic innego jak ekosystem, w którym funkcjonuje nasza firma, Szczególnie dotyczy to firm, które chciałyby agresywnie wkraczać w środowisko. Mamy tu twarde ograniczenia o charakterze prawnym, kulturowym i ze strony różnego rodzaju grup nacisku jak ekologów.
Organizacja, która oddziaływuje na otoczenie może funkcjonować tylko dzięki zasobom.
Zasoby to wszystko to z otoczenia firmy i jej wnętrza, co firma może przerobić na pieniądze.
Zasoby dzielimy na dwie grupy:
Zasoby materialne:
- majątek firmy,
-gotówka,
- park maszynowy,
- środki transportu,
- zapasy towaru,
- surowce,
- materiały
- produkty,
- półprodukty,
- technologie
Tutaj zaliczamy również specyficzną kategorię, jaką jest technika, technologia i know-how.
Zasoby niematerialne:
Zasoby ludzkie a zwłaszcza kadrę kierowniczą,
Kulturę organizacyjną firmy,
Informację a dokładniej umiejętności firmy do przechwytywania informacji,
Wiedzę, czyli zdolność przetwarzania informacji na zorganizowany zasób informacji,
Strategia,
Marka firmy,
Kontakty
Struktura organizacyjna
Obok zasobów bardzo ważną kategoria są procesy, które w niej przebiegają. Najważniejsze z procesów, które są w organizacji to te, które spinają naszą organizację z otoczeniem zewnętrznym.
Zgodnie z literaturą wyróżniamy następujące procesy organizacyjne w firmie:
Usługowe
Produkcyjne
Informacyjne
Tworzenia wiedzy
Tworzenia wartości dla klienta
Transformacyjne, które przerabiają zasoby na produkty
Firma musi realizować świadomy model biznesu, który dotyczy dwóch obszarów.
Co sprzedawać
Jak sprzedawać
Odpowiedzi na te pytania powinna prowadzić menadżera do stworzenia produktu, który zaspokaja nierozpoznane przez konkurencję jakąś unikalną potrzebę klienta.
Zaspokojenie potrzeb klienta wymaga przede wszystkim prawidłowego wsłuchania się w otoczenie zewnętrzne.
Proces rozpoznawania otoczenia zewnętrznego przeprowadzamy w sposób następujący:
Poprzez kontakty z najważniejszymi grupami odbiorców
Poprzez zbieranie informacji od dostawców i magazynowanie tych danych w specjalnie zaprojektowanych systemach w firmie.
Formalizacja - w firmie to pisemne sformułowanie zasad norm i reguł rządzących w naszej firmie. Jest to zło konieczne i należy stosować ją wtedy, kiedy naprawdę trzeba.
Powstaje pytanie, w jakim celu wdrażać formalizację w firmie?. Jest na to tylko jedna odpowiedź - wiadomo czego się można spodziewać i w jakich okolicznościach, ponieważ mamy procedurę. Ponadto formalizacja przeciwdziała również spontanicznym działaniom pracowników firmy, które mogą być złe.
Plusem formalizacji jeszcze jest to, że zdejmuje z kadry kierowniczej konieczność każdorazowych ingerencji.
U podstaw formalizacji i działanie firmy leżą trzy przesłanki:
Potrzeba ujednolicenia procesów w firmie,
Potrzeba powtarzalności działań
Potrzeba przewidywalności.
Trzeba jednak pamiętać, że
Formalizacja może mieć również negatywne efekty. Nadmiar przepisów prowadzi do usztywnienia firmy, czyli nie mamy gwarancji, że standardowe procedury będą dobrą odpowiedzią na nieprzewidywalne sytuacje rynkowe.
Po drugie spowolnienie reakcji naszej firmy - zanim przebijemy się przez gąszcz przepisów potrzeba działania może być już dawno nieaktualna.
Biurokrację należy odróżnić od dobrej administracji, która jest niezbędna w pewnym sensie dla każdej firmy, ponieważ ogarnia papiery a ktoś musi to robić.
Współczesna firma musi zatem zachować równowagę między dobrą formalizacją a swobodą działania. Używamy tutaj dwóch miar:
a) zasięgu -zasięg formalizacji to zakres spraw, procesów i zachowań w firmie, które regulują formalne przepisy. Skrajnym przykładem jest np. wojsko i inne służby mundurowe.
b) rygoryzmu formalizacji - to dokładność i częstotliwość kontroli przestrzegania formalnych przepisów. Po drugie surowość sankcji za ich nieprzestrzeganie.
Formalizacja znajduje swój wymiar w dokumentach.
Dokumenty te z reguły dotyczą następujących obszarów firmy:
zakresy obowiązków i odpowiedzialności pracowników
hierarchia, czyli kto komu i co może nakazać
droga służbowa czyli zasady obiegu informacji w firmie
różnego rodzaju procedury, które określają precyzyjnie przebieg stale zachodzących w firmie procesów.
W nowoczesnych organizacjach formalizuje wspierają systemy informatyczne, które wymuszają określone operacje, jak np. przetwarzanie informacji.(np. dziekanatxp)
Zasięg i poziom formalizacji w firmie ulega zmianom. Mogą polegać na:
Nasileniu.
Nasilenie formalizacji - powstaje ono wtedy, kiedy mamy orientację na kontrolowanie wszystkiego. Mamy tutaj dwa przypadki:
- kontrola ze strony grupy trzymającej władzę. Formalizacja nasila się, gdy w firmie przewagę zyskują ludzie, dla których priorytetem jest kontrola, przewidywalność i stabilność. Często są to tak zwani służbiści.
- zagrożenie handlu, - kiedy w firmie brakuje koordynacji tego, co się w niej dzieje (lewica nie wie, co czyni prawica). Wówczas często pojawia się formalizacja, jako pozorny lek na całe zło.
b) osłabieniu formalizacji.
Bardzo ważnym zadaniem dobrej formalizacji jest utrzymanie równowagi wewnątrz firmy w taki sposób, żeby spontaniczne działanie pracowników nie miały charakteru patologicznego.
Formalizacja reguluje wówczas następujące spontaniczne zachowania pracowników w firmie:
1. uwarunkowania sytuacyjne np. uwarunkowanie będące efektem działań człowieka - konkurencja, współdziałanie, normy prawne, struktury.
2. cechy osobowości tj. inteligencja, odwaga, skłonność do ryzyka, wrażliwość, szybkość reakcji, kreatywność, szybkie przyswajanie wiedzy.
3. przyswojone przez pracownika reguły sztuki uprawiania zawodu.
4. Kultura organizacyjne, która jest przyswajana w drodze socjalizacji poprzez nieformalną presję na pracowników, czyli kary i nagrody.
5. Realizacja własnych interesów i prywatnych celów. Pracownicy często próbują ugrać coś extra kosztem organizacji, działając niezgodnie z misją firmy.
Podsumowując można powiedzieć, że formalizacja we współczesnych firmach powinna łagodnieć a systemy informatyczne stawać się coraz bardziej elastyczne i inteligentne.
Powstaje tutaj pytanie jak unikać negatywnych konsekwencji formalizacji?.
1. Należy unikać wielkich monolitycznych (jednorodnych) organizacji na rzecz autonomicznych mniejszych jednostek.
2. Orientacja proefektywnościowa, czyli za wszelką cenę dążymy w firmie do osiągania skuteczności, wydajności i oszczędności w realizacji celu.
3. Trzeci sposób na uchronienie się przed formalizacją jak twierdzą niektórzy jest umacnianie kultury organizacyjnej i etyki - ci, którzy są etyczni raczej nie będą okradać firmy.- dlatego nie trzeba ich regulować formalizacją.
4. Tolerancja dla błędu- karać należy nie za popełnianie błędu, ale za zaniedbanie i wstrzymanie się od działania.
5. Zatrudniamy pracowników o najwyższych kwalifikacjach dzięki temu oszczędzamy na kontrolowaniu ich, bo wiedzą jak pracować i „robić” robotę i dlatego nie trzeba regulować ich formalnymi przepisami.
6. W firmie, aby ustrzec się przed formalizacją należy systematycznie przeglądać obowiązujące przepisy. Martwe przepisy działają jak rak i kumulując się powodują coraz większą formalizację.
7. Systemy informatyczne - W kontekście formalizacji warto odnieść się do historii zarządzania i wspomnień - znany model biurokracji wedle Marksa Webera. To on wprowadził rozróżnienie biurokracji i biuroktartyzmu.
Biurokracja jest godna naśladowania w myśl Webera.
Organizację biurokratyczną modelu Webera charakteryzuje:
ciągłość istnienia i dziania
rozdział władzy na podstawie bezosobowych przepisów
jasno określona hierarchia i system kontroli
rozdzielenie życia osobistego i prywatnych przekonań od wykonywanych funkcji.
uzależnienie awansu od umiejętności i zasług a nie od pochodzenia i znajomości.
dokładne określenie procedury działania
Drugi wątek historyczny, o którym warto tu wspomnieć to działalność jednego z pierwszych twórców teorii zarządzania Fayola. Sformułował on 14 zasad, które jego zdaniem umożliwiały optymalne działanie firmy pozbawione zarówno nadmiernej jak i zbyt małej formalizacji.
podział pracy - dzięki specjalizacji zadań osiągamy większą efektywność.
autorytet - jest konieczny by korzystać z władzy. Dzielimy go na formalny i osobisty.
dyscyplina
jedność rozkazodawstwa, czyli każdy pracownik powinien mieć tylko jednego kierownika.
w każdej organizacji powinien być jeden kierownik, który ogarnia wszystko
podporządkowanie interesu jednostki interesom ogółu
centralizacja - decyzje są podejmowane tak wysoko jak się tylko da
hierarchia
ład
równe traktowanie pracowników
stabilizacja personelu
inicjatywa
sprint the corp. - harmonia, zgranie personelu
wynagrodzenie - musi być odpowiednie do wykonywanej pracy.
Z nazwiskiem Fajola łączy się jeszcze tzw. kładka Fajola. Chodzi o to, że pracownicy z różnych działów mogą pomijając hierarchię służbową kontaktować się ze sobą w celu przyczyniania się do powodzenia organizacji.
STRUKTURA
Struktura organizacyjna to architektura organizacji czyli zbiór relacji pomiędzy poszczególnymi departamentami firmy. Struktura wyznacza kształt powiązań firmy z otoczeniem zewnętrznym, sposób w jaki firma wyróżnia się w środowisku oraz schemat współpracy pomiędzy komórkami wewnątrz organizacji.
Struktura organizacyjne rozdziela:
1. zadania czyli kto z kim może i powinien kontaktować się i współpracować a jakie związki są zakazane.
2. struktura organizacyjna rozdziela władzę, czyli kto o czym i o kim decyduje i kto komu w jakiej sprawie i jak podlega.
3. struktura rozdziela odpowiedzialność kto za co i za kogo odpowiada i w jaki sposób
4. rozdziela informację - kto, co i od kogo wie i jak ma tę wiedzę wykorzystywać
5. rozdziela prestiż i zasoby czyli jaki jest podział korzyści i przywilejów pomiędzy członków organizacji.