TEMAT: Motywacja jako funkcja kierowania.

1. Motywowanie pracowników

Kierownik, który określił cele działania oraz zbudował lub zmodyfikował istniejącą organizację, a także zaangażował personel, może realizować następny etap procesu zarządzania, czyli zaprojektować system motywacyjny.

Motywowanie jest to takie oddziaływanie na ludzi zaangażowanych w osiąganie założonych celów, aby zachowując się w określony sposób, robili to skutecznie i efektywnie.

Każda organizacja powinna tworzyć system motywacyjny zbudowany z dwóch elementów:

1. Zasad ogólnych, które wynikają z istniejących przepisów prawnych.

2. Specyficznych metod motywowania, które zostały przyjęte w danej organizacji i stanowią element kultury organizacyjnej.

1. Elementy procesu motywowania

2. Model motywacji według Maslowa

1. Mechanizm motywacji

1. System nagród i kar jako czynnik motywacyjny

Nagrody i kary są istotą systemu motywacyjnego gdyż stanowią główne narzędzie oddziaływania na pracowników. Aby zapewnić skuteczność oddziaływania systemu motywacyjnego należy:

• Zapoznać pracowników ze stosowanym w organizacji systemem nagród – obowiązek ten spoczywa na pracowniku.

• Przyczynić się do zaakceptowania systemu przez osoby, których on dotyczy, szczególnie ważne jest uzyskanie akceptacji co do kategorii zachowań zasługujących na nagrodę lub karę oraz rodzaju i wielkości odpowiadających im wzmocnień.

• Stworzyć system, w którym nagrody będą odpowiednio atrakcyjne, a kary dotkliwe.

• Przestrzegać zasady gradacji nagród i kar, polegającej na tworzeniu ścieżki kariery zawodowej, ewentualnie ścieżki porażek, która jest na tyle długa, że daje czas na refleksję i „zatrzymanie się”.

• Szybko wzmacniać zachowania, np. wypłacać wynagrodzenie za zrealizowaną pracę lub specjalne osiągnięcia.

• Konsekwentnie stosować wzmocnienia; każde pożądane zachowanie powinno być nagradzane, a każde niewłaściwe karane.

• Przyczyniać się do utrzymywania jak najlepszych jakościowo relacji emocjonalnych między przełożonymi i podwładnymi.

• Indywidualizować system nagród i kar w odniesieniu do osobowości podwładnych oraz tego co jest dla nich ważne; każdy człowiek wykazuje wrażliwość na działanie innego rodzaju nagród i kar; warto określić tę indywidualną strukturę możliwości i wykorzystać ją jako czynnik motywacyjny.

1. Przywództwo w organizacji (Leadership)

W celu skutecznego motywowania pracowników, kierownik powinien mieć wpływ na ich postępowanie, a więc powinien pełnić funkcje przywódcze. Przywództwo definiuje się jako:

Proces, czyli niepolegające na przymusie wykorzystanie wpływu do kształtowania celów grupy lub organizacji, motywowanie zachowań nastawionych na osiągnięcie tych celów oraz pomaganie w określaniu kultury grupy lub organizacji.

Odpowiednimi przywódcami są ludzie, którzy:

1. potrafią oddziaływać na zachowania innych bez potrzeby uciekania się do użycia siły;

2. są akceptowani przez innych w roli przywódcy;

1. Motywacja

W procesie pracy człowiek kieruje się z reguły wieloma różnymi motywami. Dąży do zaspokojenia różnych potrzeb. Kierownik, aby skutecznie podnosić efektywność pracy, powinien poznać jakie motywy kierują podwładnymi, jakie potrzeby chcą zaspokoić w pracy i poprzez pracę. Bodźce mogą być pozytywne (nagrody) lub negatywne (kary). Nagroda wzmacnia zachowanie pracownika, natomiast kara nie zawsze eliminuje naganne zachowanie u pracownika.

Zasady stosowania bodźców:

• Konieczne jest dostosowanie bodźców do potrzeb pracownika i potrzeb przedsiębiorstwa, dlatego należy stale rozpoznawać oczekiwania podwładnych i dostosowywać odpowiednie do nich narzędzia motywacyjne.

• Jasne określenie zasad systemu motywacyjnego i zapoznanie z nimi pracowników powoduje, że będą działały przez sam fakt istnienia. Pracownik powinien mieć jasny obraz jakie pozytywne i negatywne skutki może powodować jego działanie.

• Stosowanie odpowiedniej wielkości bodźca. Zachęty zbyt duże i zbyt małe są dla przedsiębiorstwa stratą środków, gdyż nie spełniają swojej roli motywacyjnej.

• Szybkość stosowania bodźców. Bodziec działa tym skuteczniej, im krótszy odstęp czasu dzieli czyn nagrodzony od otrzymanej nagrody.

• Ważne jest, aby czyn nie był jednocześnie nagradzany i karany.

Menadżerowie muszą zdobyć wiedzę na temat tego jak motywować pracowników. Motywować może sposób w jaki menedżerowie podejmują decyzje, formułują i realizują cele, w jakiej kulturze organizacyjnej się funkcjonuje, ponieważ kultura organizacyjna jest nośnikiem określonych postaw, preferencji, wartości i symboli, które wyznaczają określony system motywacyjny.

Mc Gregor sformułował w ramach teorii stosunków międzyludzkich tzw. teorię XY. Autor ten wskazał na ważne uwarunkowania motywacji:

1. Teoria X:

• Przeciętny człowiek nie lubi pracować i jeśli to możliwe, unika pracy.

• Większość ludzi wymaga zmuszania ich do pracy i dla osiągnięcia celów organizacji konieczne jest jego kontrolowanie, karanie i presja na jego zachowania.

• Przeciętny człowiek lubi być kierowany i unika odpowiedzialności, nie jest ambitny, a głównym jego pragnieniem jest potrzeba bezpieczeństwa socjalnego.

1. Teoria Y:

• Dla człowieka naturalne są zarówno wysiłek fizyczny i umysłowy, jak i zabawa i wypoczynek.

• Kontroli i kar nie można uznawać za jedyne środki zapewniające osiągnięcie celów organizacji; możliwe i właściwe jest samokierowanie i samokontrola pracowników.

• Realizowanie zadań jest funkcją koniunkcji (powiązania) nagród z osiągnięciami.

• W odpowiednich warunkach ludzie uczą się nie tylko przyjmowania na siebie obowiązków, ale także poszukiwania ich.

• W rozwiązywaniu problemów organizacji zdolność działania ludzi odznacza się dużym stopniem wyobraźni, pomysłowości i kreatywności.

• We współczesnym społeczeństwie potencjał intelektualny pracowników wykorzystywany jest na ogół tylko częściowo.

Zadania menedżera w motywowaniu pracowników:

• Menedżer powinien sam mieć motywację, aby przekazać pracownikom własne zaangażowanie.

• Poczucie świadomości własnych celów. Pracownik powinien mieć jasno wyznaczony cel, aby mógł w pełni rozwijać swoje zdolności i umiejętności.

• Świadomość realności celu.

• Pracownik musi wiedzieć jakie relacje zachodzą między działaniem, a możliwością uzyskania nagrody.

• Nie nagradzaj wszystkich jednakowo. Stosowanie równych nagród dla wszystkich powoduje ignorowanie wybitnych osiągnięć. Nagroda uzyskiwana przez pracowników jest dla nich źródłem szacunku społecznego, uznania dla samego siebie, może stanowić miarę powodzenia.

• System motywacyjny powinien być atrakcyjny dla pracowników.

• Pracownicy powinni wiedzieć co robią źle.

• Dostęp do rzetelnej informacji.

• Uznanie za wykonaną pracę.

Działania antymotywacyjne:

• Spoufalanie się z pracownikami.

• Faworyzowanie niektórych pracowników.

• Nielojalność.

• Brak działań dyscyplinujących.

1. Motywowanie jako funkcja kierowania

Motywować pracownika, czyli:

• Wyposażyć podwładnego w motywy, których wcześniej nie miał.

• Zdiagnozować motywy podwładnego i zaoferować mu możliwość ich realizacji.

• Wyzwolić w podwładnym entuzjazm, dopingować go.

• Uruchamiać odpowiednie, dobrane do sytuacji bodźce.

Zadaniem menedżera jest:

1. Pielęgnowanie motywacji:

• Motywacja jest sprawą wewnętrzną, indywidualną – zadaniem menedżera jest dać jej szansę na zaistnienie.

• Brak wolnej przestrzeni do samorealizacji w pracy prowadzi do samorealizacji poza pracą, czyli naturalną energię do działania wyprowadzamy poza pracę.

  1. Podtrzymywanie gotowości do działania u pracowników.

  2. Rozwijanie ich zdolności do działania.

  3. Zapewnienie i możliwości działania w kierunku wspólnego celu.

  4. Kwestionowanie aktualnego stanu w firmie, pobudzanie do myślenia – jak można inaczej, lepiej, taniej, nowocześniej?

1. Aby organizacja mogła przetrwać musi spowodować u swoich członków trzy rodzaje zachowań:

   1. Włączenia się do systemu i chęć pozostania w nim;

• Łatwa rekrutacja (duża ilość chętnych do zatrudnienia się w firmie).

• Niska absencja.

• Mała płynność kadr.

  1. Niezawodność zachowań, pełnienia ról;

• Wypełnianie lub przekraczanie ilościowych i/lub jakościowych norm zadań.

  1. Zachowania innowacyjne i spontaniczne; wykonywanie zadań wykraczających poza wymagania pełnionych ról, np.:

• Zadania kooperacyjne.

• Działania chroniące system.

• Działania twórcze, ulepszające organizację.

• Samokształcenie.

• Tworzenie korzystnej dla organizacji atmosfery w środowisku.

1. Jak motywować

   1. Siła motywacji – zależy od:

• Atrakcyjności celu; cel jest tym bardziej atrakcyjny, im: większy jest stopień niezaspokojenia potrzeb, większa jest wartość przewidywanej nagrody.

• Przekonania o możliwości osiągnięcia celu.

  1. Siła oddziaływania bodźca:

• Nadprogowa – wywiera wpływ na krótki okres. Potem wpływ jest neutralny lub częściej negatywny.

• Optymalna – wywiera długotrwały pozytywny wpływ na efekty pracy i zachowania pracownika.

• Podprogowa – wywiera negatywny (rzadziej neutralny) wpływ na efekty pracy i pracownika.