PROCEDURA ADMINISTRACYJNA
Zasady postępowania administracyjnego :
Zasada legalności
Zasada prawdy obiektywnej (tzw. słusznego interesu strony)
Zasada pogłębiani zaufania obywateli do organów Państwa oraz ich kultury prawnej
Zasada informowania stron i pozostałych uczestników postępowania
Zasada czynnego udziału stron w postępowaniu
Zasada wysłuchania stron
Zasada przekonywania
Zasada szybkości i ograniczonego formalizmu
Zasada ugodowego rozstrzygania spraw administracyjnych
Zasada pisemności
Zasada dwuinstancyjności
Zasada trwałości decyzji
Zasada sądowej kontroli aktów administracyjnych
STRONA W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM
Stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek (art..28 K.p.a.)
Stronami mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nie posiadające osobowości prawnej.
Zakończenia sprawy może polegać na:
wydaniu decyzji administracyjnej,
wydaniu postanowienia,
pozostawieniu sprawy bez rozpoznania
WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO
Wszczęcie postępowania następuje :
na wniosek strony,
z urzędu
Istotna jest data wszczęcia postepowania – jest nią zgodnie z art.61 § 3 i 3a kpa dzień doręczenia organowi żądania, (np.złożenia wniosku przez stronę).
Istotnym jest wysłanie stronie (wnioskodawcy) zawiadomienia o wszczęciu postępowania w sprawie .
W tym piśmie należy poinformować także o przysługującym stronie prawie wynikającym z art.10 kpa (o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań).
Możemy także wręczyć pismo zawiadamiające o wszczęciu postępowania stronie w siedzibie OPS (zgodnie z treścią art 42 § 2 kpa), z pisemnym pokwitowaniem odbioru.
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
Od dnia doręczenia organowi wniosku z żądaniem biegnie termin do załatwienia sprawy.
Podstawową zasadą jest załatwienie sprawy bez zbędnej zwłoki, czyli jak najszybciej.(art.35§1 kpa)
Jeśli sprawa wymaga przeprowadzenia postepowania wyjaśniającego powinna zostać załatwiona w okresie 1 miesiąca od wszczęcia postepowania. (art.35§ 3 kpa)
Jeżeli sprawa jest szczególnie skomplikowana powinna zostać załatwiona przez organ administracji nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postepowania
ZAWIADOMIENIE STRONY O ZWŁOCE W ZAŁATWIENIU SPRAWY
Stanowi zawiadomienie o przekroczeniu ustawowego terminu załatwienia sprawy
Wg art.36§ 1 i 2 kpa o każdym niezałatwieniu sprawy w terminie należy zawiadomić stronę pisemnie i podać:
przyczynę zwłoki
nowy termin załatwienia sprawy (wskazując datę)
Obowiązek powyższy ciąży na organie administracji publicznej, również jeżeli zwłoka w załatwieniu sprawy powstała niezależnie od nas.
UWAGA: Stronie służy zażalenie jeżeli nie nastąpi załatwienie sprawy w terminie i jej on tym nie powiadomiono.
POZOSTAWIENIE PODANIA BEZ ROZPATRZENIA
Są dwa przypadki wymieniana przez art.64§ 1 i 2 kpa, w których można pozostawić sprawę bez rozpatrzenia:
jesli wnoszący podanie nie wskazał swego adresu i nie można go ustalić na podstawie posiadanych danych,
jeżeli strona wezwana do usunięcia braków formalnych nie uczyni tego w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania (które zawiera pouczenie, że nieusunięcie wskazanych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia)
Pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia (rozpoznania) następuje w formie odpowiedniej adnotacji w aktach sprawy
(wg Komentarza do Kodeksu postepowania administracyjnego Adamiak, Borkowski nie powinno się stosować w tym wypadku ani formy decyzji, ani formy postanowienia)
Zgodnie z treścią art.72 czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności
PRAWO STRONY DO PRZEGLĄDANIA AKT I CZYNIENIA ODPISÓW I NOTATEK
W każdym etapie postępowania administracyjnego my (jako organ administracji publicznej) jesteśmy zobowiązani umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy i sporządzanie z nich notatek i odpisów.
Informujemy o tym prawie wnioskodawcę w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania administracyjnego, zgodnie z art.10 i 73 kpa
ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA
Zawieszenie postępowania:
gdy obowiązek zawieszenia postępowania wynika z ustawy (charakter obligatoryjny),
gdy zawieszenie następuje na wniosek strony (charakter fakultatywny).
ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA
OBLIGATORYJNE
Organ administracji publicznej zawiesza postępowanie: (czyli ma obowiązek zawieszenia postępowania zgodnie z art.97 §1 kpa:
1) w razie śmierci strony lub jednej ze stron, jeżeli wezwanie spadkobierców zmarłej strony do udziału w postępowaniu nie jest możliwe i nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 30 § 5 (czyli nie ma osób sprawujących zarząd majątkiem masy spadkowej, ani nie ustanowiono kuratora spadku), a postępowanie nie podlega umorzeniu jako bezprzedmiotowe (art. 105),
2) w razie śmierci przedstawiciela ustawowego strony,
3) w razie utraty przez stronę lub przez jej ustawowego przedstawiciela zdolności do czynności prawnych,
4) gdy rozpatrzenie sprawy i wydanie decyzji zależy od uprzedniego rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd.
Gdy ustana przyczyny w/w zawieszenia organ administracji podejmuje postepowanie z urzędu lub na wniosek strony.
ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA FAKULTATYWNE
Organ administracji publicznej może zawiesić postępowanie (zawieszenie fakultatywne) jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu.
Jeżeli w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania żadna ze stron nie zwróci się o podjęcie postępowania, żądanie wszczęcia postępowania uważa się za wycofane.
Postępowanie zawieszamy w drodze POSTANOWIENIA, na które stronie PRZYSŁUGUJE ZAŻALENIE
UMORZENIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE (art.105 kpa)
Może się okazać, że postępowanie w sprawie stało się z jakiś przyczyn bezprzedmiotowe (np. nastąpi śmierć strony przed wydaniem decyzji, wycofanie wniosku związane z rezygnacją strony z udzielanej jej pomocy), przed wydaniem decyzji w sprawie.
DECYZJĘ O UMORZENIU POSTĘPOWANIA w sprawie wydaje się na podstawie art.105 kpa.
WYDANIE DECYZJI (art.104-113 kpa.)
Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
Decyzja rozstrzyga sprawę, co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
DECYZJA ADMINISTRACYJNA
Decyzja powinna zawierać:
- oznaczenie organu administracji publicznej,
- datę wydania,
- oznaczenie strony lub stron,
- powołanie postawy prawnej,
- rozstrzygnięcie,
- uzasadnienie faktyczne i prawne,
- pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie,
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego
osoby upoważnionej do wydania decyzji.
Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.
UZASADNIENIE DECYZJI
Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie :
faktów, które organ uznał za udowodnione,
dowodów, na których się oparł, oraz
przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił
wiarygodności i mocy dowodowej,
uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej
decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
Zasadą jest, iż decyzje doręcza się stronom na piśmie.
UWAGA: PAMIĘTAĆ należy aby:
za każdym razem sprawdzić w ustawie i decyzji podstawę prawną, czy na pewno cytujemy odpowiedni artykuł dotyczący pomocy udzielanej w opisanej formie
zamieścić właściwe pouczenie ze wskazaniem trybu odwoławczego.
SPROSTOWANIE BŁĘDÓW PISARSKICH, RACHUNKOWYCH i OCZYWISTYCH OMYŁEK
W drodze postanowienia organ administracji może z urzędu lub na żądanie strony prostować błędy pisarskie, rachunkowe oraz oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach.
UWAGA: Na postanowienie o sprostowaniu błędów pisarskich, rachunkowych oraz oczywistych omyłek stronie PRZYSŁUGUJE ZAŻALENIE
POSTANOWIENIA
Postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się:
na piśmie lub
za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Postanowienia mogą być stronom ogłaszane ustnie , gdy przemawia za tym interes strony i przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie (zgodnie z art. 14 § 2 kpa)
Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.
ODWOŁANIE OD DECYZJI ADMINISTRACYJNEJ
Od decyzji stronie przysługuje odwołanie do organu wyższego stopnia.
Strona wnosi odwołanie w terminie czternastu dnia od dnia doreczenia stronie decyzji (art.129 § 1 kpa)
Jeżeli strona wniesie odwołanie od wydanej przez nas decyzji mamy dwie drogi postępowania:
albo uznając racje odwołującego się jako zasadne, uwzględniamy odwołanie i wówczas nie przesyłamy dokumentów wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu, wydajemy wówczas (na podstawie art 132 kpa) nową decyzję, w której uchylamy lub zmieniamy decyzję, co do której strona złożyła odwołanie. Od nowej decyzji stronie także służy odwołanie.
albo, jeżeli nie widzimy podstawy do uwzględnienia żądań zawartych w odwołaniu i zmiany lub uchylenia decyzji, to jako organ I instancji jesteśmy zobowiązani przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu (w naszym przypadku Samorządowemu Kolegium Odwoławczemu) w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymaliśmy odwołanie (art.133 kpa)
ZAŻALENIE NA POSTANOWIENIE
Natomiast na wydane w toku postepowania postanowienia służy stronie zażalenie, , gdy kodeks tak stanowi.
Do zażaleń mają zastosowanie przepisy o odwołaniu od decyzji w sprawach nieuregulowanych.
Zażalenie może być wniesione w terminie 7 dni od dnia doręczenia stronie postanowienia.
W razie nieuwzględnienia zażalenia na nasze postanowienie przesyłamy zażalenie wraz z aktami sprawy do organu II instancji (dla nas Samorządowego Kolegium Odwoławczego)
WZNOWIENIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE
Może się zdarzyć, iż wznawiamy sprawę zakończoną już decyzja ostateczną (tzn. taką, od której strona nie wniosła odwołania w przysługującym jej terminie)
Są to jednak bardzo ściśle określone przypadki, o których mowa w art.145 § 1 kpa
WZNOWIENIE POSTĘPOWANIA
W sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli:
1) dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe,
2) decyzja wydana została w wyniku przestępstwa,
3) decyzja wydana została przez pracownika lub organ administracji publicznej, który podlega wyłączeniu,
4) strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu,
5) wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nie znane organowi, który wydał decyzję,
6) decyzja wydana została bez uzyskania wymaganego prawem stanowiska innego organu,
7) zagadnienie wstępne zostało rozstrzygnięte przez właściwy organ lub sąd odmiennie od oceny przyjętej przy wydaniu decyzji (art. 100 § 2),
8) decyzja została wydana w oparciu o inną decyzję lub orzeczenie sądu, które zostało następnie uchylone lub zmienione.
POSTANOWIENIE O WZNOWIENIU POSTĘPOWANIA
Zgodnie z treścią art.145a, można żądać wznowienia postępowania również w przypadku, gdy Trybunał Konstytucyjny orzekł o niezgodności aktu normatywnego z Konstytucją, umową międzynarodową lub z ustawą, na podstawie którego została wydana decyzja.
Wydać należy wówczas POSTANOWIENIE O WZNOWIENIU POSTĘPOWANIA W SPRAWIE, w którym podajemy w uzasadnieniu przyczynę uprawniającą nas do wznowienia postępowania {przewidziana w art.145 § 1 kpa).
UWAGA: NA TO POSTANIOWIENIE NIE PRZYSŁUGUJE STRONIE ZAŻALENIE
WZNOWIENIE POSTĘPOWANIA
Jeżeli strona wnosi o wznowienie postepowania , a my nie znajdujemy uzasadnienia w obowiązującej nas regulacji prawnej wówczas wydaje mu DECYZJĘ O ODMOWIE WZNOWIANIA POSTĘPOWANIA (z pouczeniem o prawie do wniesienia odwołania).
Po wydaniu postanowienia o wznowieniu postępowania w sprawie i przeprowadzeniu postępowania administracyjnego jeśli istnieje, ku temu podstawa następuje uchylenie decyzji i wydanie nowej, w której zawiera się nowe rozstrzygnięcie, na podstawie art. 151 § 1 pkt 2 w związku z art.145 § 1 (odpowiedni punkt - w zależności od zaistniałej podstawy wznowienia postepowania).
UCHYLENIE DECYZJI
1) Uchylenie lub zmiana decyzji administracyjnej może nastąpić za zgodą strony (art.155 kpa)
Decyzja ostateczna, na mocy której strona nabyła prawo, może być w każdym czasie za zgodą strony uchylona lub zmieniona przez organ administracji publicznej, który ją wydał, lub przez organ wyższego stopnia, jeżeli przepisy szczególne nie sprzeciwiają się uchyleniu lub zmianie takiej decyzji i przemawia za tym interes społeczny lub słuszny interes strony .
UWAGA: W takiej sytuacji w podstawie prawnej decyzji musimy:
umieścić art 155 kpa oraz
co bardzo istotne, w aktach sprawy posiadać pisemną zgodę strony na zmianę lub uchylenie danej decyzji.
2) Uchylenie lub zmiana decyzji administracyjnej może nastapić bez zgody strony (art.163 kpa)
Organ administracji publicznej może uchylić lub zmienić decyzję, na mocy której strona nabyła prawo, także w innych przypadkach oraz na innych zasadach niż określone w niniejszym rozdziale, o ile przewidują to przepisy szczególne (np. ustawa o pomocy społecznej, o świadczeniach rodzinnych, o osobach uprawnionych do alimentów, o dodatkach mieszkaniowych itp.)
UWAGA: Wówczas w podstawie prawnej decyzji podajemy art.163 kpa.
STWIERDZENIE WYGAŚNIĘCIA DECYZJI ADMNISTRACYJNEJ (art.162 kpa)
Możemy również jako organ I instancji wydać decyzję stwierdzającą wygaśnięcie decyzji.
Ustawa przewiduje następujące przyczyny stanowiące podstawę wygaśnięcia decyzji:
1) jeżeli decyzja stała się bezprzedmiotowa, a stwierdzenie wygaśnięcia takiej decyzji nakazuje przepis prawa albo gdy leży to w interesie społecznym lub w interesie strony, jest to np. sytuacja śmierci wnioskodawcy, któremu przyznaliśmy świadczenie, w trakcie okresu jego pobierania
2) została wydana z zastrzeżeniem dopełnienia przez stronę określonego warunku, a strona nie dopełniła tego warunku.