FUNKCJE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
1. Filozofia audytu wewnętrznego
B. Sawyer, amerykański autor z zakresu audytu wewnętrznego:
A. Pozostaw każde miejsce trochę lepszym niż je zastałeś
Wykrywając nieuczciwą sytuację, nie można jej pozostawić bez usunięcia przyczyn.
B. Nie możesz stawiać ciężkich kroków, kiedy jesteś na kolanach… Znaj cele.
Walka na kolanach jest trudna
Bez koniecznego autorytetu wszystkie szlachetne próby, aby pozostawić miejsce nieco lepsze, są tylko mrzonką.
Audytor powinien mieć wsparcie ze strony zarządu, ponieważ wtedy jest osobą szanowaną przez pracowników.
Zaufanie zarządu oznacza dostęp do wszystkich dokumentów.
Znaj cele
Pierwszym krokiem w audycie jest znajomość celu przedsiębiorstwa, działu lub funkcji, która jest audytowana.
Badając jakąś operację, należy ją oceniać pod kątem celu.
Zidentyfikowane cele będą regulowały przebieg audytu
Identyfikacja fundamentalnych celów często nie jest łatwa
C.Nic się nigdy nie wydarza, dopóki ktoś czegoś nie sprzeda.
Dla audytora sprzedaż oznacza przekonanie pracowników do naprawienia błędu
•Sprzedaż rozpoczyna się od momentu rozpoczęcia audytu, a kończy na wprowadzeniu korekt do niepożądanych działań.
•Dla przekonania audytowanego audytor powinien przeprowadzić z nim rozmowę, w której zapewni, że sprawdzi, czy system kontroli wewnętrznej zapewnia efektywne osiągnięcie celów.
D.Każda niedoskonałość wynika z naruszeniu jakiejś zasady dobrego zarządzania.
Wadliwe zarządzanie
Niedoskonałości menedżerów można uzupełnić dobrymi audytorami.
E. Nigdy nie wierz w to, co mówi ci pierwsza osoba
Audytorzy wewnętrzni obserwują fakty, wyciągają z nich wnioski i rekomendują usprawnienia.
Jakość wniosków i rekomendacji zależy od oceny faktów i ich udokumentowania
Jakość dowodów audytowych
Wszystkie dowody powinny charakteryzować się następującymi cechami:
1.Być wystarczające, przekonujące i dawać przeświadczenie, że nie ma potrzeby zbierania dodatkowych dowodów;
2.Być pewne i solidne, potwierdzone oryginałem dokumentu;
3.Być logicznie związane z faktem;
4.Być ostateczne, z możliwością powrotu do ludzi i okoliczności udokumentowanych.
F.Najlepszym pytaniem jest: „Panie kierowniku, jak Pan się przekonuje , ze... .
Jeżeli menedżer kontroluje sytuację, będzie zadowolony, mogąc o tym powiedzieć.
Jeżeli nie udzieli odpowiedzi, to znaczy, że potrzebuje pomocy audytora, który powinien wnikliwie zająć się tą tematyką.
G.Polityka i kultura przeważnie wygrywa z zasadami i regulacjami.
Audytor a kultura organizacji
Istotą polityki jest sprawowanie władzy, a istotą kultury -przekonania i tradycje.
Ludzkim zachowaniem rządzą procedury i regulacje. Jeżeli regulacje wejdą w sprzeczność z polityką lub kulturą, to wygrywa polityka i kultura.
Dobrze więc, żeby audytorzy byli świadomi polityki i kultury organizacji.
H.Kiedy pokazujesz palcem, upewnij się, że paznokieć jest czysty.
Najlepszym sposobem na uzyskanie akceptacji audytowanych jest użycie formularza, który doprowadzi do potwierdzenia wyniku badania.
W formularzu należy wskazać fakty, rodzaje błędów i rekomendacje oraz osoby, z którymi fakty były dyskutowane i co zostało na ten temat powiedziane
Nie można dopuścić do kwestionowania opinii audytora.
I. Murphy był optymistą„
Jeżeli cokolwiek może pójść źle, na pewno tak będzie".
Audytor powinien być na to przygotowany.
Jeżeli będzie przestrzegał wszystkich standardów, pozostanie w przekonaniu, że dobrze wykonał swoje zadanie.
Zadanie audytu
Zadaniem audytu jest świadczenie usług kierownictwu, z korzyścią dla całej organizacji, poprzez prowadzenie obiektywnych przeglądów rzetelności systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i rządzenia firmą
2. Zadania audytu wewnętrznego
Do zadań podstawowych audytu zalicza się:
•przeprowadzenie analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej,
•wydanie opinii o wiarygodności sprawozdania finansowego po dokonaniu oceny systemu kontroli wewnętrznej,
•przedstawienie opinii o efektywności zarządzania ryzykiem,
•ocenę racjonalności zarządzania.
Funkcje audytu wewnętrznego:
•Kierowanie audytorów do obszarów najbardziej priorytetowych;
•wykonywanie pracy zgodnie z profesjonalnymi normami postępowania;
•bezstronne badanie rzeczy mających rzeczywiste znaczenie dla przedsiębiorstwa;
•dostarczanie wystarczających i rzetelnych dowodów na potwierdzenie wniosków z audytu;
•informowanie kierownictwa firmy o sposobach doskonalenia kontroli wewnętrznej;
•współpraca z kierownictwem i personelem na rzecz zapewnienia, by w całej organizacji funkcjonowała kontrola wewnętrzna.
Najważniejszą funkcją nowoczesnego audytu wewnętrznego jest niezależna identyfikacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli wewnętrznej
Funkcjonowanie audytu
wyłania kluczowe obszary tworzenia wyniku finansowego oraz istotne operacje, programy i projekty organizacji;
ocenia systemy kontroli i ustalone mechanizmy kontroli wewnętrznej w stosunku do celów, ryzyka, praktyki i okoliczności, wyłaniając mocne i słabe strony systemu kontroli i oceniając prawidłowość rozwiązań stosowanych przez kierownictwo firmy;
ustala, czy systemy kontroli są należycie wdrażane i czy działają na rzecz osiągania celów korporacyjnych i operacyjnych oraz ochrony przed istotnym ryzykiem;
formułuje opinie i raporty na temat poziomu kontroli, możliwości poprawy działania operacyjnego oraz podaje przykłady istotnych strat, błędów, nieprawidłowości lub zagrożeń;
proponuje rozsądne, praktyczne i efektywne kosztowo rozwiązania na rzecz wzmocnienia kontroli i rozwiązywania problemów.
Zakres audytu wewnętrznego
Zakres audytu wewnętrznego dotyczy:
•wszystkich czynności organizacji: finansowych, operacyjnych, administracyjnych, kierowniczych, handlowych i innych;
•wszystkich poziomów struktury organizacyjnej: od spraw strategicznych, korporacyjnych, czy polityki firmy z udziałem członków zarządu i dyrekcji, po lokalne zdecentralizowane czynności bieżącego zarządzania merytorycznego;
•wszystkich obszarów działalności gospodarczej
Audyt nie może i nie powinien…
•nie może i nie powinien kontrolować wszystkiego,
•jest zasobem, który nie powinien być wykorzystywany jako instrument kierownictwa,
•jego niezależność nie oznacza izolacji i odmowy uczestnictwa w kontroli działalności,
•audytorzy nie powinni przejmować odpowiedzialności dyrektorów i tym samym zwalniać ich z pewnych obowiązków.
Zadania audytu
1.Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych,
2.Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej,
3.Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy,
4.Ocenę zabezpieczenia mienia jednostki,
5.Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki,
6.Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami,
7.Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.
3. Usługi doradcze audytu wewnętrznego
Audyt wewnętrzny szczególnie nadaje się do tego, aby wykonywać czynności doradcze, ponieważ przeprowadza kompleksowe kontrole wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Jeśli audytor wewnętrzny ogranicza się tylko do działań kontrolnych, to jest to marnotrawstwo zasobów przedsiębiorstwa
Zastrzeżenia funkcji doradczych
neutralność, obiektywizm i bezstronność audytora wewnętrznego w procesie kontroli może ulec ograniczeniu, jeżeli przedmiot doradztwa będzie później obiektem kontroli;
doradztwo może spowodować wzrost wymagań stawianych audytowi wewnętrznemu;
audyt wewnętrzny może zagrozić swojej egzystencji, jeżeli zaniedba kontrole;
współpraca, na przykład działem controllingu lub organizacjami zewnętrznymi, stwarza szanse rozszerzenia doradztwa.
Kategorie działań doradczych w przedsiębiorstwie:
1.Strategia/planowanie,
2.Fuzje i przejęcia/prywatyzacja,
3.Restrukturyzacja/obniżka kosztów,
4.Marketing/dystrybucja,
5.Organizacja/zarządzanie/reengineering,
6.Technologia,
7.Systemy informacyjne.