Zarządzanie – jest to sztuka bądź praktyka rozumnego stosowania środków dla osiągnięcia wyznaczonych celów.
Struktura organizacyjna – pewien wzór relacji między pozycjami i człowiekiem w danej organizacji. Jest to także ogół różnych zależności (np. funkcjonalnych, hierarchicznych) między poszczególnymi elementami (takimi jak stanowiska organizacyjne, komórki, jednostki) organizacji umożliwiających kierowanie organizacją. Istotą SO jest odpowiednie spojenie celów i zadań z ludźmi i sposobami oddziaływania na nich w procesach pracy, czyli utworzenie w organizacji pewnych części, a następnie powiązanie ich ze sobą, aby efektywniej nią kierować.
Analiza struktury organizacyjnej, można ją rozpatrywać z punktu widzenia następujących czynników:
1. specjalizacja czynności – dotyczy ona podziału pracy na poszczególne zadania i łączenia tych zadań w jednostki robocze;
2. normalizacja czynności – odnosi się ona do procedur stosowanych przez organizację w celu zwiększenia możliwości przewidywania jej funkcjonowania oraz doprowadzenia do jednorodności i zwartości pracy;
3. koordynacja czynności – dotyczy procedur, które integrują funkcje działów danej organizacji;
4. centralizacja i decentralizacja podejmowania decyzji – czynnik, który dotyczy lokalizacji uprawnień decyzyjnych;
5. wielkość jednostki roboczej – chodzi tutaj o liczbę pracowników w danej grupie roboczej.
Nie ma jednak stałej, najlepszej struktury dla danej organizacji. Będzie się ona zmieniać w czasie w miarę rozwoju organizacji.
Podział struktur organizacyjnych
Struktury organizacyjne można podzielić ze względu na:
- więzi organizacyjne – stanowią rodzaj stosunków między częściami organizacji (czyli ludźmi i składnikami zasobów rzeczowych), które wpływają na powodzenie i funkcjonowanie organizacji;
- rozpiętość kierowania – określa ona maksymalną liczbę pracowników, którymi efektywnie może kierować jeden przełożony.
Podział ze względu na więzi organizacyjne:
- wieź służbowa – określa zależność przełożonego od podwładnego;
- więź funkcjonalna – występuje między przełożonymi funkcjonalnymi albo między członem funkcjonalnie uzależniającym a członem funkcjonalnie uzależnionym;
- więź techniczna – charakteryzuje się wzajemnym uzależnieniem członków zespołu przy wymianie zasileń i informacji;
- więź informacyjna – to jednostronne lub wzajemne informowanie się o istniejącym stanie rzeczy lub jego zmianie.
Podział ze względu na rozpiętość kierowania:
- smukłe – charakteryzuje się dużą ilością szczebli kierowania i względnie małą rozpiętością kierowania;
- płaskie – duża rozpiętość kierowania, niewiele szczebli pośrednich, szybkie procesy podejmowania decyzji.
Funkcje struktury organizacyjnej:
1. stanowią ramy działań organizacyjnych;
2. regulują działania poszczególnych pracowników i zespołów;
3 umożliwiają osiągnięcie określonego poziomu realizacji potrzeb pracowników;
4. zapewniają efektywną realizację celów organizacji
5. kształtują zależności hierarchiczne i funkcjonalne
6. dzielą uprawnienia decyzyjne i odpowiedzialność.
Zasady kształtowania poszczególnych charakterystyk SO:
1. zasada celowości, która zakłada, że zadania i czynności stanowisk powinny wynikać z całego układu celów organizacyjnych i być powiązane z celami innych części struktury;
2. zasada optymalnej specjalizacji – zadania powinny być przystosowane do urządzeń i kwalifikacji pracowników;
3. zasada należytej szczegółowości – zadania poszczególnych stanowisk powinny być wyraźnie rozgraniczone;
4. zasada przystosowalności – ważne jest takie przystosowanie czynności do kwalifikacji pracownika, by były one wykonane na odpowiednim poziomie, a pracownik mógł maksymalnie wykazać się swoimi umiejętnościami.