Niestandardowa numeracja tabeli w Excelu

• Najpopularniejszym sposobem numerowania wierszy jest wstawienie kolejnych liczb porządkowych. Niekiedy, jest nam jednak potrzebna niestandardowe numeracja w naszej tabeli, np. zestawy kolejnych liczb lub cyfry z dodanym tekstem. Do tego celu najwygodniej wykorzystać formuły. Niestandardowa numeracja tabeli w Excelu

W naszym arkuszu ma się pojawić niestandardowa numeracja tabeli. Kolejne pozycje listy mają być ponumerowane zestawami liczb od 1 do 8. Do numeracji ma być ponadto dołączony tekst. Przy wykonywaniu tego zadania nie wystarczy wprowadzić pierwszego oznaczenia i przeciągnąć w dół komórki za pomocą uchwytu wypełnienia.

Rysunek 1. Fragment przykładowego zestawienia

• Aby określić wzrost liczb do wartości 8, a następnie ponowne odliczanie od jedności:

1. Wprowadzamy do komórki A3 następującą formułę:

=MOD(WIERSZ(A3)-3;8)+1

2. Skopiujmy tę formułę na wszystkie komórki zestawienia.

Zauważmy, że formuła poprawnie ponumerowała wiersze do numeru 8, a następnie rozpoczęła nową numerację.

Rysunek 2. Formuła ponumerowała wiersze do granicznej wartości 8

• Dzięki odpowiedniemu połączeniu funkcji WIERSZ oraz MOD, która zwraca resztę z dzielenia, nadawane jest zestawieniu właściwe numerowanie. Przy czym formuła również zabezpiecza numerację przed zmianą liczby wierszy.

W kolejnym kroku możemy rozszerzyć formułę o tekst -grupa. Efekt dodania tekstu do liczby osiągniemy dzięki zastosowaniu operatora &, który pozwala łączyć ciągi znaków ze sobą, bez względu na to, czy mamy do czynienia z tekstem czy z liczbą. Rozszerzona formuła w komórce A3 powinna więc mieć następującą postać:

=MOD(WIERSZ(A3)-3;8)+1&"-grupa"

Poprawioną formułę skopiujmy na wiersze, w których powinna ona działać. Dzięki temu dodamy do numeracji niezbędny fragment tekstu.

Rysunek 3. Do numeracji dołączono ciąg tekstowy

• Jak cofnąć błędne sortowanie danych

Jeżeli wykonamy sortowanie danych w naszej tabeli i zamkniemy plik, to nie będzie możliwe przywrócenie pierwotnej kolejności wierszy. To może stanowić duży kłopot, a zatem warto wiedzieć, jak się przed tym zabezpieczyć. Jak cofnąć błędne sortowanie danych

Załóżmy, że od swojego współpracownika otrzymaliśmy listę danych ułożonych chronologicznie. W arkuszu brakuje kolumny z datami, a my przez przypadek wykonaliśmy sortowanie danych tekstowych, przez co transakcje zostały ułożone w porządku alfabetycznym. Skoroszyt został zapisany i zamknięty, więc nie możemy skorzystać z polecenia Cofnij. W tym momencie szybki powrót do pierwotnego układu danych będzie w zasadzie niemożliwy. Sprawdźmy, jak uniknąć takiej sytuacji.

Przykładową listę transakcji przedstawia poniższy rysunek.

Pierwotna kolejność danych

• Jeśli planujemy sortować listę i chcemy mieć pewność, że będziemy mogli w każdej chwili naprawić swój błąd przy sortowaniu danych, wystarczy, że ponumerujemy wiersze w pustej kolumnie na końcu zestawienia.

   W tym celu:

• Zaznaczamy komórkę D2 i wpisujemy do niej liczbę 1.

• Klikamy prawym przyciskiem myszy prawy dolny róg komórki D2 i przeciągamy zawartość w dół aż do samego końca listy.

• Po zwolnieniu przycisku myszy pojawi się menu, z którego wybieramy pozycję Wypełnij serią.

<a href='http://ad.wip.pl/www/delivery/ck.php?n=adad21b2&amp;cb=INSERT_RANDOM_NUMBER_HERE' target='_blank'><img src='http://ad.wip.pl/www/delivery/avw.php?zoneid=3117&amp;cb=INSERT_RANDOM_NUMBER_HERE&amp;n=adad21b2' border='0' alt='' /></a>

Szybki sposób ponumerowania wierszy

• Wiersze zostały ponumerowane, więc możemy dowolnie sortować swoją listę. Pamiętajmy jednak, aby przy tej operacji zawsze uwzględniać kolumnę pomocniczą. Zakres komórek do posortowania musi zatem obejmować kolumnę D.

Załóżmy, że ułożyliśmy dane wg kolumny Kwota w porządku rosnącym.

Aby powrócić teraz do pierwotnego układu, wykonujemy następujące czynności:

• Zaznaczamy całą listę razem z wierszem nagłówkowym i kolumną pomocniczą.

• Z menu Dane wybieramy polecenie Sortuj (w Excelu 2007/2010 uaktywniamy kartę Narzędzia główne, w grupie poleceń Edycja klikamy Sortuj i filtruj/Sortowanie niestandardowe).

• Z pierwszej rozwijanej listy wybieramy pozycję (Kolumna D) i określ kolejność Rosnąco (w Excelu 2007/2010: Od najmniejszych do największych).

Kryteria sortowania

Po zatwierdzeniu OK dane w arkuszu zostaną ułożone w początkowej kolejności jak to przedstawia rysunek 1.