Nazwa ośrodka: Centrum Informacji Gospodarczej przy Stowarzyszeniu "Wolna Przedsiębiorczość" w Gdańsku, PARP

Tytuł pakietu: Skuteczne przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych

Grupa: Zarządzanie przedsiębiorstwem

Autor: Małgorzata Makiewicz

Aktualizacja: Paweł Czyż

Data aktualizacji: 10.06.03r.

Rozmowa kwalifikacyjna (wywiad) jest najpowszechniej stosowaną metodą oceny kandydata do pracy – stosowana jest niemal w 100% przypadków, niezależnie od tego czy naboru dokonuje samodzielnie zainteresowana firma, czy też na jej zlecenie - agencja doradztwa personalnego.

Wielu polskich menedżerów organizuje wywiady kwalifikacyjne “z marszu”, opierając się na przekonaniu, że doświadczenie i “nos” pozwolą im na wskazanie najlepszego kandydata. Optymizm ten nie znajduje jednak uzasadnienia w rzeczywistości. Rozmowy kwalifikacyjne mogą być prowadzone przez jedną osobę. Dobrze jest jednak, kiedy w ocenie uczestniczy zespół zainteresowanych bezpośrednio osób – specjalista zarządzania zasobami ludzkimi, menedżer, przyszły zwierzchnik (w zależności od możliwości i zasobów firmy).

Podobnie jak pozostałe metody selekcyjne, również rozmowy kwalifikacyjne mają swoje naturalne ograniczenia. Metoda ta jest dosyć dobrym sposobem oceny ogólnej inteligencji kandydata, a także jego społecznych umiejętności, komunikowania się i współpracy w zespole. Znacznie bardziej sceptycznie ocenia się możliwość trafnej identyfikacji trwałych, pozytywnych motywacji pracowniczych.

Scenariusz rozmów kwalifikacyjnych powinien wynikać z założeń całego postępowania selekcyjnego. Istotne jest, jakie stanowisko obsadzamy, ilu mamy kandydatów, jakie doświadczenie i umiejętności selekcyjne mają ludzie przeprowadzający rozmowy, ile rozmów zostanie przeprowadzonych (często stosuje się system rozmów wielostopniowych) i przede wszystkim - czy rozmowy kwalifikacyjne będą odgrywały rolę pomocniczą wobec innych metod selekcyjnych, czy też zakładamy ich decydujące znaczenie.

Typ zastosowanego wywiadu

Typy wywiadu zwykle wyróżnia się na podstawie takich cech jak: stopień standaryzacji pytań zadawanych kandydatom, zakres informacji, których zebranie jest celem rozmowy, stopień specjalizacji ról prowadzących rozmowy. Można tu wymienić:

wywiady wstępne (krótkie, prowadzone przez jedną osobę; mają na celu wstępny odsiew kandydatów na podstawie najłatwiej stwierdzalnych cech dyskwalifikujących);

wywiady ustrukturalizowane (wystandaryzowane pytania i problemy stawiane kandydatom; wywiady tego typu wymagają wyraźnej i precyzyjnej identyfikacji kluczowych informacji potrzebnych pracodawcy; oszczędzają czas i wysiłek prowadzących wywiady);

wywiady pogłębione (prowadzone w swobodnej formie, bez obligatoryjnego zestawu pytań)

wywiady panelowe (prowadzone kolejno przez różnych specjalistów i kierowników organizacji przy użyciu zróżnicowanych metod uzyskiwania potrzebnych informacji);

wywiady stresowe (prowadzone w aranżowanej, silnie stresogennej sytuacji).

Przygotowanie właściwych pytań

Przygotowanie właściwych pytań jest szczególnie ważne, nawet w przypadku wywiadu nieustrukturalizowanego, dającego prowadzącemu dużą swobodę w dotarciu do interesujących pracodawcę informacji. Podstawowe ich kategorie to pytania:

1. dotyczące kwalifikacji, kompetencji i doświadczenia zawodowego

2. dotyczące inteligencji i zdolności kandydata

3. dotyczące osobowości i postawy kandydata

4. dotyczące oczekiwań wobec pracy i pracodawcy

Przykłady właściwych pytań z każdej kategorii

5. pytania dotyczące kwalifikacji, kompetencji i doświadczenia zawodowego

Proszę opowiedzieć o głównych problemach, jakie napotkał Pan w ostatnim miejscu pracy; w jaki sposób Pan sobie poradził ?

Proszę opisać typowy dzień w Pana obecnej (ostatniej) pracy.

Gdyby zetknął się Pan z następującą sytuacją (typowy problem na danym stanowisku), to jak by Pan postąpił?

Co Pan uważa za swoje największe osiągnięcie w Pana poprzedniej pracy?

6. dotyczące inteligencji i zdolności kandydata

W jaki sposób podejmuje Pan ważne decyzje?

Co Pan wie o naszej firmie?

Co Pana poprzednia firma mogłaby zrobić, żeby odnosić sukcesy?

7. dotyczące osobowości i postawy kandydata

Dlaczego postanowił Pan opuścić poprzednie miejsce pracy?

Co Pan zazwyczaj robi spotykając się z krytyką swojej pracy lub zachowania?

Jak sobie Pan radzi z ludźmi, których Pan nie lubi, a z którymi musi Pan współpracować?

Ile chciałby Pan zarabiać za dwa lata?

Dlaczego interesuje się Pan tą pracą?

Jakie ryzyko podejmował Pan w poprzednich miejscach pracy i co z tego wynikło?

Czy jest coś, co uważa Pan za niepowodzenie w swoim życiu zawodowym, a jeśli tak, to co było jego powodem?

8. dotyczące oczekiwań wobec pracy i pracodawcy

Co dla Pana najbardziej liczy się w karierze zawodowej?

Czy jest coś, co chciałby Pan osiągnąć w ciągu najbliższych kilku lat?

Przygotowanie miejsca rozmów

Ważne jest także staranne przygotowanie miejsca rozmów. Jeżeli organizatorom zależy na swobodzie wypowiedzi kandydatów, powinni zadbać o należyty komfort i otoczenie sprzyjające dobremu samopoczuciu pytanych (pokój, w którym nie dzwonią telefony, wygodne, “demokratycznie” ustawione krzesła, kawa).

Reguła ta nie dotyczy wywiadów stresowych, których zadaniem jest sprawdzenie reakcji kandydata na działanie silnych stresów. Wówczas “prezydialny” układ siedzeń, kręcące się po pokoju osoby postronne lub dzwoniące telefony mogą być czynnikiem wspomagającym przebieg wywiadu.

Niektóre pułapki rozmowy kwalifikacyjnej

Podczas przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych należy unikać:

1. zadawania pytań w sposób niejasny

2. przerywania, gdy pytany przeprowadza “myślenie wstępne” przed zasadniczą odpowiedzią

3. ucinania odpowiedzi, które pytany uważa za ważne

4. niedostrzegania tzw. “małych oznak wielkich negatywów”

5. pozwalania pytanemu na krążenie wokół pytania (zbaczanie z tematu)

6. stosowania pytań naprowadzających (czy nie sądzisz, że...)

7. zadawania pytań zamkniętych (na które można odpowiedzieć “tak” lub “nie”)

Źródła:

Barbara Milewska

Nowoczesne Metody Doboru i Oceny Personelu, red. Tomasz Witkowski

4