GOSPODAROWANIE ZASOBAMI MAJĄTKOWYMI
Teoria gospodarowania zapasami – dział teorii badań operacyjnych dotyczący systemów gromadzenia, przechowywania, zużywania i uzupełniania zapasów. Przez zapas rozumie się dowolne niewykorzystane w danej chwili artykuły lub zasoby. Z ekonomicznego punktu widzenia zarówno brak bądź niedostateczny poziom, jak i nadmiar zapasów nie są wskazane. Zadaniem teorii gospodarowania zapasami jest opracowanie jak najlepszych w danych warunkach sposobów określania optymalnej ilości zapasów oraz modelowanie i optymalizacja procesów ich zbierania, magazynowania, zużywania i uzupełniania. Wykorzystuje się w tym celu pojęcia i metody matematyczne stosowane w teorii prawdopodobieństwa, programowaniu matematycznemu, teorii przepływów sieciowych, teorii decyzji, teorii gier i inne.
Podstawowymi pojęciami teorii gospodarowania zapasami są: zapotrzebowanie, uzupełnienie zapasów i zamówienie na uzupełnienie, przy czym każde z nich daje się wyrazić jako realizacja pewnej zmiennej deterministycznej lub losowej. Zmienna ta może być dyskretna lub ciągła. Zapasy można gromadzić ze stałą bądź zmienną intensywnością. Jeżeli istnieje możliwość oddziaływania na sposób gromadzenia zapasów w taki sposób, że jest on przerywany z chwilą osiągnięcia pewnego ich poziomu i wznawiany, gdy ich wielkość spadnie poniżej tego poziomu, to mówi się o sterowaniu zapasami. Gospodarowanie zapasami może dotyczyć pojedyńczego składu, magazynu lub bazy, albo odnosić się do sieci takich obiektów. Przedmiotem gromadzenia może być produkt jednorodny lub niejednorodny. Obiekt lub sieć obiektów magazynowanych może działać w sposób ciągły bądź w wybranych momentach czasu. Podstawową charakterystyką czasową systemu gromadzenia zapasów jest
- 2 -
poziom zapasów, który może być dodatni lub ujemny i zmieniać się w sposób dyskretny lub ciągły.
Zapasy często stanowią najważniejszą część aktywów, ponieważ większość przedsiębiorstw handlowych i produkcyjnych nie mogłaby bez nich funkcjonować. Są one mniej ważne dla przedsiębiorstw usługowych, gdzie pod pojęciem zapasów występują środki konsumpcji, jak np. materiały piśmienne. Oprócz sprzedawania i kupowania środków konsumpcji przedsiębiorstwa handlowe mają towary na sprzedaż. Przedsiębiorstwa produkcyjne mają „wyroby gotowe”, a także „surowce”, od których zaczynają pracę, aby przekształcić je w wyroby gotowe, a także te, nad którymi praca jeszcze nie została zakończona („produkcja w toku”).
Z zasady kosztu historycznego wynika, że zapasy powinny być wyceniane według kosztu nabycia. W rzeczywistości to ogólna reguła jest modyfikowana przez zasadę przezorności, na wypadek gdyby wartość sprzedaży spadła poniżej kosztu, np. z powodu spadku cen rynkowych, uszkodzenia, nadmiaru lub przeterminowania. Dlatego zapasy powinny być księgowane według kosztu lub rzeczywistej wartości, w zależności od tego, która wielkość jest niższa. Jeżeli przygotowanie zapasów do sprzedaży wymaga nakładu pracy, to ich wielkość należy jeszcze pomniejszyć o wartość niezbędnej pracy. Jest to podejście bardziej pesymistyczne, ale zgodne z zasadą przezorności. Z zasady zestawienia wynika, że sprzedaż powinna być zestawiona z kosztami poniesionymi w celu jej osiągnięcia.
W bilansie chcemy przedstawić wartość wszystkich zapasów. Nie musimy w tym celu liczyć, mierzyć i ważyć wszystkiego, co mamy w składzie. Jednak musimy zidentyfikować każdy rodzaj zapasów i obliczyć, według przyjętych metod, jak dużo ich jest. Właśnie podczas porównywania tych obliczeń z zapisami w księgach wykrywamy straty powstałe wskutek kradzieży oraz rzeczy uszkodzone i znajdujące się nie na swoim miejscu. Po stwierdzeniu tych faktów należy dokonać korekty zapisów. Następnie trzeba porównać uzyskane wyniki z cenami w celu otrzymania wartości zapasów na dzień zamknięcia działalności, tj. na dzień daty bilansu. W rzeczywistości jest więcej do zrobienia, niż by się wydawało.
Po pierwsze, zgodnie z zasadą zestawienia, należy uwzględnić „uzasadniony podział” wszystkich kosztów ogólnych w wartości zarówno produkcji w toku, jak i wyrobów gotowych. A więc nie możemy ich po prostu wycenić po koszcie surowców.
Co więcej, jest kilka sposobów określenia kosztu.
- 3 -
Możemy oszacować wartość sprzedaży wykorzystując kolejność rozdysponowania naszych zakupów, tzn. według metody „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (First In First Out – FIFO). Na tej podstawie oceniamy wartość naszych zakupów według cen ostatniego zamówienia, które w czasach inflacji będą cenami najwyższymi. Metoda ta często naśladuje politykę obrotu zapasami firmy, chociaż te dwa zagadnienia nie są ze sobą powiązane.
Metoda kosztu przeciętnego (Average Costing Method - AVCO) polega na oszacowaniu wartości zapasów na podstawie średniego ważonego kosztu w ciągu roku.
Metoda „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (Last In First Out – LIFO) jest przeciwieństwem metody FIFO, ponieważ zakłada, że ostatnia zakupiona pozycja jest sprzedawana jako pierwsza.
Zastosowana metoda oddziałuje z roku na rok zarówno na zysk, jak i na wycenę zapasów, w zależności od skali zmian cen. Nie ma natomiast wpływu na całkowity zysk. Dlatego też zmiany sposobu szacowania kosztów nie powinny być dokonywane bez przyczyny, a nawet wtedy gdy są przyczyny – nie za często, aby nie naruszać spójności rozwiązań.
Objaśnienia do rachunku zazwyczaj podają metodę wyceny zapasów.
Środki trwałe są to składniki majątku przedsiębiorstwa, wyodrębnione prócz środków obrotowych, obejmują środki pracy – maszyny i urządzenia, budynki, narzędzia, itp.; środki trwałe charakteryzuje ich użytkowanie przez dłuższy okres, stopniowe zużywanie się, jednorazowe ich odtwarzanie po pełnym zużyciu, stopniowe przenoszenie ich wartości – w miarę zużywania – na wytwarzane za ich pomocą produkty; środki trwałe są najważniejszym czynnikiem określającym możliwości produkcyjne przedsiębiorstwa. Prócz środków trwałych o przeznaczeniu produkcyjnym, występują środki trwałe o charakterze nieprodukcyjnym – obiekty mieszkalne, socjalno – kulturowe oraz ich wyposażenie.
Po stronie aktywów przedsiębiorstwa dwie główne grupy to majątek trwały i majątek obrotowy.
maszyny, urządzenia techniczne i środki transportu;
ulepszenia w obcych środkach trwałych;
pozostałe, w tym także inwentarz żywy.
- 2 -
Środki trwałe mogą być klasyfikowane z punktu widzenia:
własności,
rodzaju,
przeznaczenia,
sposobu wykorzystania,
ośrodków odpowiedzialności.
W zależności od charakteru i zastosowania ogół środków można podzielić według rodzaju na następujące grupy:
grunty,
budynki i budowle,
urządzenia techniczne, maszyny, wyposażenie produkcyjne i handlowe,
środki transportu i inne.
Majątek trwały obejmuje te składniki, których okres użytkowania jest dłuższy niż rok, a ich wartość jest na tyle wysoka, że jednorazowe odpisanie ich wartości w koszty spowodowałoby zniekształcenie wyniku finansowego jednostki ( wobec tego wymagają one stopniowego umarzania ). Majątek trwały podlega amortyzacji (umorzeniu), tzn. wartość poszczególnych składników majątku trwałego z roku na rok maleje na skutek dokonywania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych). Majątek trwały jest wykazywany w bilansie według wartości netto, tzn. po koszcie nabycia pomniejszonym o dotychczasowe umorzenie (skumulowaną amortyzację).
Umorzenie majątku trwałego stanowi równowartość skumulowanych, dokonanych dotychczas odpisów amortyzacyjnych. Podstawę dokonania odpisów amortyzacyjnych stanowi aktualny plan amortyzacji, określający kwoty i stawki amortyzacji poszczególnych środków trwałych. Kwoty rocznych odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) ustala się drogą systematycznego rozłożenia wartości początkowej danego środka trwałego na przewidywane lata jego używania, proporcjonalnie do upływu czasu w równych ratach (metodą liniową) lub w odniesieniu do mających charakter produkcyjny maszyn, urządzeń, środków transportu w ratach malejących w kolejnych latach (metodą degresywną). Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z planem amortyzacji, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po
- 3 -
miesiącu, w którym przyjęto do używania środek trwały, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych
(umorzenia) z jego wartością początkową, lub w którym środek trwały przeznaczono do likwidacji, sprzedano lub stwierdzono jego niedobór.
Umorzenie (utrata wartości obiektu na skutek stopniowego zużycia) i amortyzacja (koszt stopniowego zużycia obiektu) są sobie równe. Równowartość umorzenia i amortyzacji księguje się co miesiąc w wysokości wynikającej z obliczeń dokonanych w tabeli amortyzacji.
Dla obliczenia bieżącej księgowej wartości środków trwałych (wartości bilansowej) od salda Dt odpowiedniego konta „Środka trwałego” odejmuje się saldo Ct odpowiadającego mu konta „Umorzenie Środków trwałych” (dotychczasowe zużycie).
Zazwyczaj w celu określenia rocznej lub miesięcznej kwoty amortyzacji stosuje się prostą kalkulację, która jest tania, szybka i efektywna. Wartość ta może nie być bardzo dokładna dla każdego aktywu i w każdym roku, ale nie ma to większego znaczenia, o ile ogólna zasada jest mniej więcej poprawna. Dopóki traktujemy firmę jako działające przedsiębiorstwo, dopóty odchylenia nie mają znaczenia. Jeżeli jednak dana pozycja bilansu przestaje istnieć z jakiegokolwiek powodu, rozsądek sugeruje, że powinno się uznać stratę natychmiast i niezwłocznie spisać wartość księgową na straty. Ale taż przeciwnie, wartość niektórych aktywów trwałych może wzrosnąć (np. ziemi lub budynków).
Aby prawidłowo wycenić wartość aktywów trwałych, powszechnie stosuje się ich przeszacowanie. W rezultacie zwiększona wartość księgowa aktywów trwałych jest zrównoważona przeszacowaniem rezerw, które dodaje się w bilansie do pozycji kapitał. Zasada realizacji nie uznaje tych „zysków na papierze” dopóty, dopóki nie zostaną one zrealizowane drogą sprzedaży aktywów. W końcu, nie można traktować amortyzacji jako substytutu planowania odtworzenia zużytych aktywów trwałych. Amortyzacja jest sposobem zapisywania kosztów zakupu aktywu. Nie powoduje ona przepływu środków pieniężnych. Pieniądze przechodzą z rąk do rąk tylko podczas zakupu aktywu. Tylko wtedy, gdy gotówka jest rzeczywiście odprowadzana na fundusz amortyzacyjny, będą tam pieniądze na wymianę aktywu. Rzeczywisty koszt jego wymiany zazwyczaj, ale nie zawsze, jest wyższy z powody inflacji niż koszt początkowy.
- 4 -
Należy pamiętać, że przedsiębiorstwo musi posiadać majątek trwały, aby móc działać oraz że są one wykorzystywane w sposób ciągły w trakcie działalności firmy. Sumaryczna wartość tych aktywów często pojawia się w rachunkach końcowych. Bilans może zawierać tylko jedną liczbę pokazującą całkowitą wartość księgową wszystkich aktywów trwałych. Uwagi do bilansu z reguły dostarczają więcej informacji na temat różnych rodzajów aktywów trwałych: ziemi i budynków, instalacji i wyposażenia, urządzeń i pojazdów. Mimo to każdy rodzaj aktywów trwałych może w rzeczywistości składać się z kilku różnych pozycji. Na przykład przedsiębiorstwo może mieć wiele różnych pojazdów ujętych pod jednym nagłówkiem.