Analiza systemu oceny okresowej pracowników.

1. Cele i zadania okresowej oceny pracowników.

2. Podstawowe zasady dobrego systemu oceny okresowej pracowników.

3. Zagrożenia związane z systemem okresowej oceny pracowników.

4. Przykładowe arkusze okresowej oceny pracowników.

1. Cele i zadania okresowej oceny pracowników.

Systemy oceny są we współczesnym świecie wszechobecne i mamy z nimi do czynienia codziennie, zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Oceniamy i jesteśmy oceniani.

W życiu codziennym podlegamy ocenie społecznej, gdzie oceniane jest nasze postępowanie jak i poglądy. Na płaszczyźnie zawodowej oceniana jest skuteczność naszego działania, czy tez przydatność zawodowa dla danej organizacji.

W systemach ocen pracowniczych istnieją trzy zasadnicze cele ocen :

• korekcyjny - gdzie ocena jest korektorem działań i ma służyć poprawianiu błędów i eliminowaniu

• stabilizujący- gdzie ocena utwierdza ocenianego w słuszności działań realizowanych poprawnie i zachęca do ich kontynuowania

• rozwojowy- gdzie znaczenie oceny sprowadza się do określania przyszłych celów czy standardów do osiągnięcia przez ocenianego.

Reasumując, celem okresowych ocen pracowniczych jest, zgodnie ze współczesną wiedzą o zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz obowiązującym w Polsce prawem, stwierdzenie przydatności pracownika na zajmowanym stanowisku i tworzenie tzw. rezerwy kadrowej a wiec jest instrumentem motywacji pozytywnej i rozwoju pracowników.

Może tez być podstawa do eliminowania pracowników nie nadających się do zatrudnienia na wyższym stanowisku lub takich, z którymi stosunek pracy należy rozwiązać ze względu na ich nieprzydatność.

2. Podstawowe zasady dobrego systemu ocen pracowniczych

Funkcjonowanie ocen pracowniczych w organizacji służy poszerzeniu przez kadrę menedżerską wiedzy o posiadanym potencjale pracowniczym, jego wynikach w pracy, a również zidentyfikowaniu mocnych i słabych stron pracowników w celu lepszego wykorzystania ich możliwości lub podjęcia działań uzupełniających ich kwalifikacje. Dlatego też projektując system ocen, należy przestrzegać następujących zasad:

1. systematyczności, zgodnie z którą ocenianie powinno mieć stały i okresowy charakter

2. powszechności, oznaczającą, że ocenie podlegają wszyscy pracownicy

3. elastyczności zakładającą dostosowanie kryteriów i technik oceniania do konkretnej sytuacji.

4. jawności zgodnie z którą pracownicy powinni być zaznajomieni z celami i kryteriami oceniania.

5. Prostoty, w myśl której system powinien być zrozumiały i łatwy w posługiwaniu się nim przez oceniającego.

Można przyjąć, że oceny dokonuje się najczęściej w trzech różnych momentach aktywności zawodowej: przy przyjmowaniu do pracy, w okresie zatrudnienia oraz przy ich odchodzeniu z firmy. W każdym z trzech przypadków inne będą cele, warunki i związane z nimi kryteria oceniania. Ogół możliwych do zastosowania kryteriów oceniania można podzielić na cztery główne grupy:

Kryteria kwalifikacyjne – obejmujące ogół wiedzy i umiejętności nabytych w szkole, uczelni, na kursach, umożliwiające prawidłowe wykonywanie czynności na danym stanowisku pracy.

Kryteria efektywnościowe- obejmujące wyniki pracy w ujęciu rzeczowym i wartościowym osiągane przez indywidualnego pracownika lub zespół pracowniczy.

Kryteria behawioralne – służące do oceniania zachowań pracowników lub zespołów w przypadku gdy niemożliwe jest zmierzenie efektów pracy.

Kryteria osobowościowe – obejmujące względnie stałe cechy psychiki człowieka, które są istotne z punktu widzenia wymogów stanowisk pracy.

Biorąc powyższe „zasady kierunkowe” można sformułować szereg zasad na których powinien opierać się dobry system oceny pracowniczej.

Zasada celowości

Ocenianie okresowe jest działaniem zmierzającym do realizacji wcześniej przyjętych celów długofalowych, nie zaś incydentalną akcją

Zasada użyteczności

Rozumianej jako pełne i konsekwentne wykorzystanie wyników ocen okresowych do prowadzenia bieżącej i perspektywicznej polityki kadrowej w organizacji

Zasada powszechności

Oceny okresowe powinny obejmować ogół zatrudnionych, ze stażem pracy w organizacji powyżej pół roku – od najwyższych stanowisk kierowniczych aż po stanowiska wykonawcze – celem załagodzenia niepokojów towarzyszących tego typu przedsięwzięciom.

Zasada kompleksowości

Ocena powinna być dokonywana z punktu widzenia różnorodnych aspektów bieżącej i perspektywicznej działalności osób ocenianych w miejscu pracy.

Zasada adekwatności

Wyraża się w dokładności analizy specyfiki działalności poszczególnych kategorii pracowników i jej uwzględnieniu przy formułowaniu kryteriów oceny okresowej

Zasada stałości i okresowości

Rozumiana jako możliwość porównywania poszczególnych pracowników i analizowania ich rozwoju w ściśle określonych przedziałach czasowych

Zasada ciągłości

Oznacza wymóg poprzedzenia każdej kolejnej oceny analizą wyników poprzednich ocen ze szczególnym uwzględnieniem realizacji wniosków w nich zawartych.

Zasada systemowości

Ocenianie powinno być powiązane z pozostałymi podsystemami polityki kadrowej, w tym z doborem, motywowaniem, doskonaleniem, a także wewnętrzną spójnością.

Zasada metodyczności

Oparta na ściśle określonej i bezwzględnie przestrzeganej procedurze oceniania

Zasada fachowości

Przejawia się w szerokim korzystaniu z usług ekspertów spoza organizacji gwarantujących nie tylko profesjonalizm i obiektywizm, ale też przeszkolenie oceniających, w zakresie prawidłowego wykorzystania narzędzi oceny.

Zasada etapowości

Ocena powinna przebiegać etapowo, zgodnie z hierarchią organizacyjną- od góry do dołu.

Zasada formalizacji

Wyniki oceniania okresowego powinny mieć charakter dokumentów dołączonych do akt personalnych

Zasada poufności

Prawo każdego ocenianego do utajnienia jego wyników oceny.

Zasada odwołań

Umożliwia ocenianemu zakwestionowanie wniosków wypływających z oceny dokonanej przez przełożonych i ponownego ich rozpatrzenia przez komisją odwoławczą.

3. Zagrożenia związane z systemem okresowej oceny pracowników.

Do najczęściej obserwowanych w praktyce błędów oceniania należą:

błędy techniczne – czyli niezrozumienie celów, zasad i procedury oceniania, pomyłki w procedurze ( narzędziach ), nie przygotowanie psychologiczne, merytoryczne i organizacyjne ocenianych i oceniających.

Błędy „w sztuce oceny” z których najczęściej występują:

• Zjawisko promieniowania- kierowanie się w ocenie wrażeniem ogólnym, naginanie ocen cząstkowych ocenianego do wrażenia ogólnego

• Hallo efekt – sugerowanie się jedną lub kilkoma cechami pozytywnymi (negatywnymi) i uogólnianie ich na cechy pozostałe

• Efekt kontaktu – formułowanie oceny tym bardziej pozytywnej im częstszy jest kontakt oceniającego z ocenianym.

• Mechanizm projekcji – podświadome przenoszenie cech własnych na osoby oceniane.

• Mechanizm atrybucji – nieświadome przenoszenie na ocenianego cech innych osób, z którymi wiążemy lub łączymy ocenianego

• Tendencje centralne – ocenianie wszystkich na skali przeciętności

• Faworyzowanie osób – lub zaniżanie oceny na skutek sympatii, znajomości albo urazy i niechęci.

• Uleganie koneksjom i powiązaniom.

• Obawa przed narażeniem się.

• Uleganie stereotypom

4. Przykładowy arkusz oceny

Ocena pracownika (ściśle poufne)

Proponuję podwyżkę płacy.........................

Proponuje awans.........................................

Nazwisko............

Stanowisko..........

Zakład..................

DATA..........................

OCENA PRACOWNIKA

DOBRA OCENA	A	B	C	D	E	ZŁA OCENA
Pracownik w niewielkim stopniu Wymaga nadzoru i pomocy przełożonego aby osiągnąć dobre wyniki						Pracownik wymaga ciągłej opieki
Popełnia niewiele błędów						Bezustannie popełnia błędy
Troszczy się o jakość pracy i dąży do jej poprawy						Nie dba o jakość, nie interesuję się jej poprawą
Podnosi wydajność pracy						Zadowolony ze swojej wydajności
Zdolny do tego aby wziąć na siebie więcej obowiązków jeśli to konieczne						Obecne obciążenie jest maksymalnym
Potrafi współpracować i jest dobrym kolegą						Konfliktowy, nie umie współpracować
Dokładny i precyzyjny						NIedbały
Pełen inicjatywy						Brak inicjatywy
Potrafi przewidzieć problemy i zastanawia się nad ich rozwiązaniem						Rozwiązuje problemy wówczas gdy wystąpią
Rozwija i udoskonala metody						Ogranicza się do przestrzegania przepisów i wypełniania obowiązków
Charakteryzuje się trafności osądu						Powolny ociężały w osądach i percepcji
Skłonny do podejmowania ryzyka						Nieskłonny do podejmowania ryzyka
Elastyczny, otwarty na nowe rozwiązania						Dogmatyczny iż zamknięty na nowe pomysły
Dar wymowy , ekspresja						Wyraża się w sposób niejasny i obojętny
Chętnie deleguje uprawnienia decyzyjne						Zazwyczaj nie deleguje uprawnień
Zrozumienie i wrażliwość dla innych ludzi ich uczuć i ambicji						Ignoruje lub bagatelizuje problemy i odczucia innych
Interesuje się rozwojem podwładnych ich pracą i przyszłością						Nie zainteresowany, dba tylko o wykonanie zadań
Wszystkie główne zadania i cele komórki/wydziału zrealizowane						Część zadań niezrealizowana , cele mało ambitne, często nie zrealizowane

Podsumowanie oceny pracownika..........................................

Bezpośredni przełożony.........................................................

Płaca z XII ubiegłego roku......................................Data podwyżki.............................

Ostatnia podwyżka....................................

Obecna płaca.............................................

Sugestie dotyczące podwyżki płacy...............................................

8