Obowiązkową, trwającą pięć tygodni praktykę studencką, będącą jednym z elementów wchodzących w zakres programu nauczania w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. Witelona w Legnicy odbyłem w Legnickiej Bibliotece Publicznej.
Gospodarowanie zasobem ludzkim.
Kłopoty finansowe zmuszają Bibliotekę do ograniczania liczby pracowników, sporadycznie zatrudnia się wykwalifikowane osoby, planowanie zasobów ludzkich odbywa się przeważnie na bieżąco albo sięga zazwyczaj w niedaleką przyszłość. Nie oznacza to bynajmniej, że Bibliotece nie jest znany przebieg cyklu personalnego. Wszystkie jego etapy (planowanie, obsada, ocena, wynagradzanie, kształcenie i rozwój uczestników) w LBP zachodzą, ale głównie dotyczą one pracowników już zatrudnionych.
W Legnickiej Bibliotece występuje obecnie znikomy ruch kadrowy. Głównie obsadza się stanowiska pracowników odchodzących na emeryturę, rentę. Rekrutacja odbywa się głównie po linii wewnętrznej Wolne wakaty pracownicze uzupełnia się własnymi zasobami pracowników. Przy awansowaniu, zmianie stanowiska czy przekwalifikowaniu się pracownika bierze się pod uwagę kwalifikacje, staż pracy, umiejętności kierowania zespołem pracowników, dotychczasowe osiągnięcia zawodowe. Oceny dokonuje Kolegium Dyrektora LBP, składające się z kierowników działów i przedstawicieli związków zawodowych, działających w Bibliotece.
W sytuacji, gdy pracownik, któremu zaproponowano nowe stanowisko, odmówi przyjęcia go lub gdy nie znajdzie się odpowiedniej osoby, Biblioteka rozpoczyna akcję rekrutacyjną na zewnątrz.
Pomocą służy Powiatowy Urząd Pracy w Legnicy, do którego Dział Organizacyjny LBP wysyła informacje o wolnych stanowiskach pracy, informując równocześnie o wymaganiach stawianych wobec kandydatów.
Po poinformowaniu Powiatowego Urzędu Pracy o procesie rekrutacji, do Kierownika Działu Organizacyjnego kandydaci składają odpowiednie dokumenty. Po przeanalizowaniu ofert przez Dyrektora i Kierownika Dz. Organizacyjnego, wybrane osoby zaprasza się na rozmowę kwalifikacyjną z Dyrektorem i Komisją Rekrutacyjną. Ocenie podlega przede wszystkim ich wykształcenie, kwalifikacje, znajomość języków, obsługa komputera, jak też sama postawa kandydata. Luźna (często jedynie z pozoru) rozmowa z Dyrektorem i Komisją jest ważnym elementem procesu selekcji - bliżej poznaje się kandydata: jego osobowość, sposób wyrażania się o innych, jego stosunek do pracy itp. W przypadku pozytywnej oceny kandydata, przedkłada mu się ofertę zatrudnienia.
Pozostałym (nie wybranym) Dyrektor pisemnie dziękuje za zainteresowanie okazane Bibliotece i wyjaśnia, że ich kwalifikacje nie odpowiadają wymogom konkretnego stanowiska. Dokumenty ich Biblioteka zatrzymuje, gdyż w przyszłości mogą okazać się przydatni dla instytucji.
Zamiast zatrudniać nowych pracowników, Biblioteka powierza niekiedy wykonanie określonych czynności osobom z zewnątrz na zasadzie umowy-zlecenia, umowy o dzieło. Po wykonaniu określonego zadania umowa wygasa. LBP chętnie z takiej formy korzysta, gdyż nie pociąga to za sobą skutków finansowych w postaci ubezpieczeń, urlopów bądź ekwiwalentów.
Legnicka Biblioteka Publiczna w porozumieniu z Powiatowym Urzędem Pracy korzysta również z pomocy stażystów oraz osób na przygotowaniu zawodowym. Kandydaci muszą spełniać podstawowe kryterium tj. min. średnie wykształcenie (niekoniecznie kierunkowe). Osoby te również uzupełniają zatrudnienie w Bibliotece, stanowią pomoc w codziennej jej działalności. Biblioteka nie ponosi kosztów związanych z ich zatrudnieniem (czyni to Urząd Pracy w ramach programu: Europejski Fundusz Socjalny), więc często korzysta z propozycji Urzędu Pracy, a tym samym przyczynia się do bardzo znikomego zmniejszenia bezrobocia. Niekiedy osoby te, kończące w LBP staż czy przygotowanie zawodowe, kontynuują lub też podejmują na nowo naukę o profilu bibliotekarskim. Biblioteka korzysta również z pomocy studentów legnickich szkół średnich i wyższych, odbywających praktyki studencie i zawodowe w działach, filiach bibliotecznych.
Personel ten jest dla Biblioteki „tani”, mało wymagający, można gospodarować nim o wiele bardziej elastycznie niż stałymi pracownikami.
Liczba pracowników wyniosła 97 osób, przy czym w udostępnianiu pracowało 71 osób (w tym 12 osób to stażyści zatrudnieni okresowo na mocy porozumienia z Wojewódzkim Urzędem Pracy, Oddział w Legnicy)
Zasób rzeczowy
Na zasób rzeczowy Legnickiej Biblioteki Publicznej składają się zbiory biblioteczne stanowiące księgozbiór i zbiory specjalne oraz lokale i ich wyposażenie. Księgozbiór obejmuje wydawnictwa nieperiodyczne (książki i broszury wydane po 1800 r.) i wydawnictwa periodyczne (gazety i czasopisma). Jednostką obliczeniową księgozbioru jest wolumin, czyli tom (zawartość jednej okładki) zarejestrowany w księdze inwentarzowej. W przypadku periodyków za wolumin uważa się zbiór (zazwyczaj roczny) numerów jednego tytułu gazety lub czasopisma stanowiący jedną pozycję inwentarzową.
Zbiory specjalne są obliczane w jednostkach inwentarzowych ściśle ustalonych dla każdego rodzaju zbioru (np. zwój, płyta, mapa, kaseta, taśma, norma), co jest regulowane rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077). Wyróżnia się wśród nich kilka podstawowych grup:
rękopisy - teksty napisane ręcznie niezależnie od rodzaju pisma, materiału pisarskiego i techniki, także nie powielone maszynopisy,
mikroformy są to zminiaturyzowane formy dokumentów piśmienniczych (mikrofilmy - utrwalone na taśmie filmowej - zwojowej; mikrofisze - utrwalone na materiale fotograficznym w postaci błony płaskiej).
materiały audiowizualne są to dokumenty zawierające zapis obrazu i/lub dźwięku, jak: filmy, przeźrocza, płyty gramofonowe i kompaktowe, taśmy magnetofonowe, kasety magnetofonowe, kasety wideo, DVD itp. Według zaleceń UNESCO dzieli się je na trzy kategorie zbiorów: audialnych, wizualnych i połączonych (audiowizualnych). W praktyce polskiej podział ten nie jest stosowany.
dokumenty elektroniczne - zaliczono tu CD-ROM-y, dyskietki, taśmy i inne nośniki
z danymi i/lub programami komputerowymi wymagającymi odpowiednich urządzeń do ich odczytu.
Legnicka Biblioteka Publiczna dokonuje zakupów zgodnie ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zgodnie z tymi przepisami możliwymi do stosowania przez biblioteki są następujące tryby udzielania zamówień:
przetarg nieograniczony (stanowią o nim przepisy ustawy „Prawo zamówień publicznych” w art. 39 - 46) - to tryb udzielania zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy wykonawcy. Publikacja ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych jest obligatoryjna, jeśli wartość dostawy ma przekroczy równowartość 60.000 euro
przetarg ograniczony (art. 47-53 powoływanej ustawy) - to tryb udzielania zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert; występuje tu wstępna kwalifikacja wykonawców.
zamówienie z wolnej ręki (art. 66-68 ustawy) - to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą). Także i tu muszą występować warunki pozwalające na udzielenie zamówienia w tym trybie, określone w art. 67, m.in. dostawy, które mogą by świadczone tylko przez jednego wykonawcę, bądź też gdy „ze względu na wyjątkową sytuację która nie wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć , wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia” [art. 67 ust. 1 pkt 3]. Zamówienie z wolnej ręki obejmuje także usługi, które zamawiającemu, np. Bibliotece, świadczyć może artysta, m.in. plastyk. Ta forma udzielania zamówienia obejmuje także działalność twórczą i artystyczną
zapytanie o cenę (art. 69-73 ustawy) - to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybieranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert.
Przykładem stosowania przez Legnicką Bibliotekę Publiczną w/w Ustawy jest przetarg z Dnia 07.12.2005 r. LBP ogłosiła przetarg nieograniczony na dostawę czasopism i prasy dla Biblioteki zgodnie z art. 10 ust. 1 oraz art. 39-46 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. Termin wykonania zamówienia publicznego obejmuje dostawę czasopism i prasy w okresie jednego roku od daty podpisania umowy do czasu wygaśnięcia prenumeraty na rok 2006. W odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęła jedna ważna, kompletna oferta: „RUCH” S.A. - Oddział Dolnośląski we Wrocławiu, Zespół w Legnicy z/s w Lubinie, Lubin , ul. Słowiańska 13, LBP zawarła dnia 28.12.2005 r. z w/w umowę na realizację zamówienia.
Zasób finansowy
Legnicka Biblioteka Publiczna prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych dla instytucji kultury zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (art. 29 pkt. 2 lit. a) ustawy z dnia 21.01.2000 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z funkcjonowaniem administracji rządowej (Dz. U. Nr 12, poz. 136).
Zgodnie ze Statutem LBP: „Biblioteka gospodaruje samodzielnie mieniem, prowadzi gospodarkę finansową na podstawie planów działalności, zatwierdzonych przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji ustalonej przez organizatora”.
Działalność Biblioteki jest finansowana:
ze środków przekazanych przez organizatora,
z budżetu powiatu legnickiego - w części dotyczącej realizacji zadań powiatowych na podstawie odrębnego porozumienia (odnawiane co roku)
ze środków własnych,
ze środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych,
z innych źródeł.
W myśl Ustawy o bibliotekach z dnia 27 czerwca 1997 r. i § 19 i 20 Statutu Biblioteka może, w granicach obowiązujących przepisów, pobierać opłaty za swoje usługi i wydawnictwa, a wpływy przeznaczać na cele statutowe; prowadzić działalność gospodarczą wg zasad określonych w odrębnych przepisach. Dochód uzyskiwany z tej działalności Biblioteka powinna przeznaczać na realizację celów statutowych. Wartość rocznej dotacji na działalność Legnickiej Biblioteki Publicznej ustalana jest corocznie przez Radę Miejską w Legnicy, jako część składowa budżetu miasta.
Dyrektor Biblioteki w terminie do 31 sierpnia każdego roku przedkłada projekt planu wydatków budżetowych LBP na rok następny, który jest weryfikowany przez Wydziały Urzędu Miasta Legnicy. Plan działalności Biblioteki zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji.
Legnicka Biblioteka Publiczna pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskanych przychodów, którymi są: wpływy z usług, dotacje Urzędu Miasta. Najwyższy procent przychodów stanowi dotacja samorządowa i jest głównym źródłem finansowania wydatków Biblioteki.
Dodatkowy źródłem finansowania Legnickiej Biblioteki Publicznej są usługi dzięki którym ta instytucja może nadal funkcjonować, nie zmniejszając przy tym swojej bazy lokalowej i ofert działalności kulturalno-oświatowej
Na wpływy z usług składają się:
kary za przetrzymywanie książek przez czytelników
opłaty za wykonywanie odbitek kserograficznych
przychód ze sprzedaży książek na kiermaszach
opłaty administracyjne i kaucje
dobrowolne wpłaty czytelników w formie cegiełek
wpłaty za zagubione książki
dary książkowe i gotówkowe
kaucje za materiały biblioteczne (płyty CD, kasety magnetofonowe, kasety video, książki)
opłaty za usługi internetowe, bibliograficzne, informacyjne
opłaty za wypożyczanie materiałów audiowizualnych.
Wyżej wymienione opłaty, kary, kaucje wprowadzone zostały Zarządzeniem Dyrektora LBP na podstawie Statutu Legnickiej Biblioteki Publicznej i Ustawy o bibliotekach z dnia 27.06.1997 r.
Legnicka Biblioteka Publiczna jako jednostka sektora finansów publicznych jest obowiązana ustawą o finansach publicznych do sporządzania sprawozdań z wykonania procesów, o których mowa w art. 6 zwane dalej „sprawozdaniami budżetowymi”.
Roczne sprawozdania finansowe Biblioteki zatwierdza Zarząd Miasta Legnicy
4. Zasób informacyjny
Zgodnie z definicja biblioteka jest to jednostka posiadająca uporządkowany zbiór książek, czasopism i innych materiałów piśmienniczych, liczący co najmniej 300 jednostek inwentarzowych, udostępniany czytelnikom w sposób kontrolowany. W związku z tym musi ona gromadzić informacje zarówno o posiadanym księgozbiorze jak i o czytelnikach.
Dane o czytelnikach dotyczą osób korzystających z wypożyczalni, tzn. otrzymujących materiały biblioteczne do wykorzystania poza terenem biblioteki. Podstawowym dokumentem służącym do gromadzenia danych o czytelnikach w bibliotece jest aktualna karta wypożyczeń (karta czytelnika) lub inny dokument służący do rejestracji
Informacje o czytelnikach zostały pogrupowane według wieku i zajęcia, zgodnie
z klasyfikacją stosowaną w “Dzienniku biblioteki publicznej” W dokumentacji przyjmuje się na podstawie “kart zapisu-zobowiązań” następujące grupy wieku czytelników: do lat 15, 16-19 lat, 20-24 lata, 25-44 lata, 45-60 lat i powyżej 60 lat oraz kategorie społeczno-zawodowe czytelników: robotnicy, rolnicy, pracownicy umysłowi, uczniowie (młodzież ucząca się, niepracująca), studenci (studiujący w szkołach wyższych w systemie dziennym), inni zatrudnieni, niezatrudnieni.
Ze względu na charakter przetwarzanych danych Legnicka Biblioteka Publiczna ma obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Ustawę stosuje się przede wszystkim do danych zawartych w zbiorach, szczególnego znaczenia nabiera definicja zbioru danych. Jest nim zestaw danych osobowych uporządkowanych w sposób pozwalający na bezpośredni dostęp do poszukiwanej informacji. Tym, co odróżnia zbiór danych od innych zestawów danych, jest istnienie cechy lub cech pozwalających na odnalezienie informacji bez potrzeby przeglądania całego zestawu. Najlepszy przykład stanowi zbiór uporządkowany alfabetycznie stosowany przez filie Legnickiej Biblioteki Publicznej. Należy podkreślić, że nie każdy zestaw informacji zawierający dane osobowe będzie zbiorem danych osobowych w rozumieniu omawianej ustawy. Będzie nim tylko taki zestaw, w którym dostęp do danych będzie możliwy poprzez jakiekolwiek kryterium „osobowe” . Na przykład nie będzie zbiorem danych zbiór akt sądowych (choć są w nich niewątpliwie dane na temat osób), jeżeli jedynym kryterium porządkującym jest np. numer sprawy. Wtedy bowiem, aby dotrzeć do danych o konkretnych osobach, należałoby przejrzeć wszystkie akta lub ich sporą część.
Zgodnie z Art. 36. Art. 36.1. Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dane osobowe czytelników chronione są w różny sposób, zależny od formy przechowywanych danych. W filiach, gdzie dane przechowywane są w postaci „kopertek” zawierających dane osobowe - stosowane są zabezpieczenia w postaci specjalnych szaf zamykanych metalowymi sztabami, natomiast w przypadku danych w postaci elektronicznej stosowane są programy zabezpieczające oraz system haseł uniemożliwiający dostęp osobom niepowołanym.
1