SYSTEMOWA KONCEPCJA ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA
I. Istota ujęcia systemowego
Za twórców naukowych podstaw podejścia systemowego uważa się Ludwika von Bertalanffy'ego (biolog, stworzył ogólną teorię systemów) i Norberta Wienera (matematyk, stworzył cybernetykę jako naukę o sterowaniu maszyn i organizmów żywych).
Klasyczny paradygmat: objaśnianie zjawisk złożonych, za pomocą wyodrębnionych z nich prostszych elementów; rezygnacja.
Przyjęcie względnie nowego (ale wywodzącego się od Arystotelesa) paradygmatu: całość to więcej niż suma jej części, zatem konieczne jest badanie poszczególnych elementów nie w oderwaniu od siebie, ale wraz z uwzględnieniem relacji zachodzących między nimi.
Podejście systemowe (w rozwiniętych, wybranych określeniach) definiuje się jako:
Identyfikowanie, analizowanie i ewentualnie projektowanie obiektów z uwzględnieniem wszech związków między elementami będącymi ich częściami składowymi oraz między tymi elementami a elementami otoczenia; widzenie wielokierunkowych wzajemnych relacji przede wszystkim w kategoriach procesów zmian.
Całościowe postrzeganie obiektu (badań, projektowania), identyfikowanie innej, całościowej jakości, różnej od jakości jaką daje proste złożenie (dodanie) części.
Podstawowa kategoria ujęcia systemowego - system:
zbiór celowo wyodrębnionych elementów, na którym określono relacje o pewnych właściwościach,
zbiór elementów (rzeczywistych, pojęciowych) w interakcji.
Konsekwencją ujęć systemowych jest świadomość, że:
Suboptymalizacja (optymalizacja lokalna) w systemie może nie tylko nie polepszać funkcjonowania całości, ale w niektórych przypadkach może pogarszać funkcjonowanie całości.
Istnienie związków bezpośrednich i pośrednich wyklucza istnienie wyłącznie korelacji lokalnych; zjawiska pozornie odległe w czasie i w przestrzeni, są ze sobą skorelowane.
Rodzaj i siła związków między elementami decydują o wzmocnieniu lub osłabianiu wzajemnych oddziaływań. W efekcie może się zdarzyć, że pozornie istotny czynnik (element), utraci swoją moc lub przeciwnie, niewielki pierwotny impuls (odchylenie), powoduje lawinowe narastanie zjawiska. Pozornie nieistotny czynnik (element), decyduje o istotnej zmianie w strukturze i funkcjonowaniu całego systemu.
II. Ujęcie systemowe w teorii organizacji i zarządzania
Organizacja jest szczególnym rodzajem systemu;
Organizacja jest to system zachowujący się rozmyślnie, zawierający przynajmniej dwa zachowujące się rozmyślnie składniki, mające wspólne zamierzenie, ze względu na które zachodzi w systemie funkcjonalny podział pracy; jego funkcjonalnie oddzielne składniki mogą na wzajemne zachowanie się odpowiadać w formie obserwacji albo łączności i przynajmniej jeden podzestaw pełni funkcję kontrolno-kierowniczą.
Systemy zachowujące się rozmyślnie:
dobierają środki i metody potrzebne do osiągnięcia celów,
są w stanie samodzielnie wyznaczać sobie cele, które realizują.
Główny rozwój ujęcia systemowego w naukach organizacji i zarządzania nastąpił w latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych.
Cechy organizacji jako systemu:
Organizacje są systemami otwartymi, tzn. stale prowadzą z otoczeniem wymianę dóbr materialnych, energii i informacji.
Organizacje są ustrukturalizowanymi, czyli uporządkowanymi w pewien sposób systemami społeczno-technicznymi, tzn. że organizacja to system złożony z czterech podsystemów: celów i zadań, ludzi - uczestników organizacji, wyposażenia materialno-technicznego, technologii (procedur).
Organizacje są systemami celowo tworzonymi przez ludzi do realizacji określonych funkcji, tzn. że mogą być projektowane podobnie jak twory techniczne z uwzględnieniem specyfiki tworzywa społecznego.
Systemy organizacyjne charakteryzują się budową hierarchiczną, tzn. że system zbudowany jest z podsystemów, które z kolei dzielą się na podsystemy (subsubsystemy) te zaś na elementy niższego rzędu itp.
Systemy organizacyjne mają zdolność doskonalenia się, podnoszenia swojej sprawności i stopnia zorganizowania.
Organizacje zdolne są do osiągania względnie stałych stanów równowagi dynamicznej z otoczeniem systemu, tzn. że system, w celu utrzymania na niezmienionym poziomie zasilania energetycznego z otoczenia, zmienia swoją strukturę.
Funkcje kontrolno-kierownicze w organizacjach znajdują wyraz w procesach sterowania i regulacji. Dla prawidłowego przebiegu tych procesów szczególne znaczenie mają informacyjne sprzężenia zwrotne z otoczeniem.
Systemy będące organizacjami charakteryzują się ekwifinalnością, tzn. że podobne efekty mogą być osiągane w różnych typach struktur organizacyjnych i w wyniku poważnie różniących się od siebie procesów organizacyjnych.
Wyróżnia się następujące nurty (wg K. Koźmińskiego):
systemowa teoria organizacji,
badania operacyjne,
analiza systemowa,
modele dynamiki przemysłowej,
cybernetyka ekonomiczna.
Systemowa teoria organizacji obejmuje analizę organizacji jako systemu społecznego złożonego z takich elementów jak : role społeczne, cele, wartości, układy informacyjno-decyzyjne, techniki i metody zarządzania nawiązujące do całościowego modelu systemu organizacji (np. zarządzanie przez cele, metody optymalizacji alokacji zasobów i koordynacji działań).
Badania operacyjne stosując metody modelowania matematycznego, heurystycznego i symulacyjnego służą do podejmowania decyzji w sferze zarządzania; (podstawą takiego modelowania musi być systemowa wizja wszechstronnych uwarunkowań procesów decyzyjnych).
Analiza systemowa, jest metodą rozwiązywania złożonych problemów organizacyjnych (związanych przede wszystkim z doskonaleniem organizacji), których nie można modelować matematycznie (słabo strukturalizowanych); analiza systemowa powinna się opierać na wszechstronnym modelowaniu wszystkich istotnych dla rozwiązywanego problemu aspektów funkcjonowania systemu oraz na empirycznej wiedzy o nim.
Modele dynamiki przemysłowej są próbą zastosowania modeli cybernetycznych typu serwomechanizmu do sterowania dynamiką produkcji, zatrudnienia i zapasów we wzajemnym powiązaniu.
Cybernetyka ekonomiczna była dziedziną wykorzystującą przede wszystkim cybernetyczne modele sterowania i regulacji do uogólnionego opisu, analizy oraz projektowania procesów i struktur zarządzania w skali organizacji gospodarczej lub całej gospodarki narodowej (jej aplikacje miały znaczenie raczej w byłym scentralizowanym systemie zarządzania państwem.
III. Metodologia systemowa
Ujęcie systemowe zakłada istnienie i konieczność badania wszech związków rzeczy.
Podstawa metodologii systemowej: rzeczy skomplikowane należy badać w ich skomplikowaniu; koncepcja rewolucyjna w stosunku do klasycznego podejścia redukcjonistyczno-izolacyjnego.
Podstawowe narzędzie badawcze - model; w ujęciach systemowych koncentruje się nie na wyizolowanych, cząstkowych zjawiskach, ale na ujmowaniu w modelach wielu czynników i wielu relacji, wszechstronnie charakteryzujących modelowane zjawiska.
Osobliwości metodologii systemowej związane są z modelami:
przyjęcie abstrakcyjnej podstawy, jaką stanowi ogólna teoria systemów,
modele tworzy się nie po to, aby poznać rzeczywistość, lecz po to aby ją kształtować (odróżnia to zarządzanie jako naukę od innych nauk w ogóle, w tym od innych nauk społecznych).
Rodzaje modeli: modele matematyczne, werbalne (głównie scenariuszowe modele organizacji), hybrydowe.
Cel stosowania - przede wszystkim symulowaniu skutków projektowanych decyzji.
Konsekwencja - interdyscyplinarności podejść, (skutek zewnętrznych źródeł inspiracji i generowania „przez analogię” pomysłów zaczerpniętych z dorobku innych nauk).
Ogólna teoria systemów dąży do:
identyfikacji tego co uniwersalne, czyli modeli procesów badawczych wspólnych dla wszystkich systemów,
tworzenia swoistych archetypów dla wszelkich ujęć systemowych.
Podstawowymi elementami myślenia systemowego są:
sprzężenia zwrotne wzmacniające (sprzężenia dodatnie),
sprzężenia zwrotne równoważące (sprzężenia ujemne),
opóźnienia.
Sprzężenia zwrotne wzmacniające, dotyczące zjawisk pozytywnych, jak i negatywnych, mają znaczenie dla całej teorii rozwoju systemów tak w skali mikro-, jak i makroekonomicznej.
Sprzężenia zwrotne równoważące mają podstawowe znaczenie w zarządzaniu. Likwidowanie odchyleń od przyjętych norm zachowania się i jego skutków, stanowi istotę zarządzania operacyjnego.
IV. Zastosowania
Przykładowe zastosowania:
analizowanie sytuacji na rynkach,
badanie zachowań organizacyjnych,
kształtowanie struktur,
analiza otoczenia w zarządzaniu strategicznym,
analizowanie sytuacji w przypadku fuzji czy przejęć.
V. Ocena
Podejście systemowe umożliwia kompleksową identyfikację zjawisk zachodzących w procesie zarządzania, przyczynia się do poprawy racjonalności decyzji.
1