SYSTEMOWA KONCEPCJA ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA

I. Istota ujęcia systemowego

Za twórców naukowych podstaw podejścia systemowego uważa się Ludwika von Bertalanffy'ego (biolog, stworzył ogólną teorię systemów) i Norberta Wienera (matematyk, stworzył cybernetykę jako naukę o sterowaniu maszyn i organizmów żywych).

Klasyczny paradygmat: ob­jaśnianie zjawisk złożonych, za pomocą wyodrębnionych z nich prostszych elementów; rezygnacja.

Przyjęcie względnie nowego (ale wywodzącego się od Arystotelesa) paradygmatu: całość to więcej niż suma jej części, zatem konieczne jest badanie poszcze­gólnych elementów nie w oderwaniu od siebie, ale wraz z uwzględ­nieniem relacji zachodzących między nimi.

Podejście systemowe (w rozwiniętych, wybranych określeniach) definiuje się jako:

• Identyfikowanie, analizowanie i ewentualnie projektowanie obiektów z uwzględnieniem wszech związków między elemen­tami będącymi ich częściami składowymi oraz między tymi ele­mentami a elementami otoczenia; widzenie wielokierunkowych wzajemnych relacji przede wszystkim w kategoriach procesów zmian.

• Całościowe postrzeganie obiektu (badań, projektowania), iden­tyfikowanie innej, całościowej jakości, różnej od jakości jaką daje proste złożenie (dodanie) części.

Podstawowa kategoria ujęcia systemowego - system:

• zbiór celowo wyodrębnionych elementów, na któ­rym określono relacje o pewnych właściwościach,

• zbiór elementów (rzeczywistych, pojęciowych) w interakcji.

Konsekwencją ujęć systemowych jest świadomość, że:

1. Suboptymalizacja (optymalizacja lokalna) w systemie może nie tylko nie polepszać funkcjonowania całości, ale w niektórych przypadkach może pogarszać funkcjonowanie całości.

2. Istnienie związków bezpośrednich i pośrednich wyklucza istnie­nie wyłącznie korelacji lokalnych; zjawiska pozornie odległe w czasie i w przestrzeni, są ze sobą skorelowane.

3. Rodzaj i siła związków między elementami decydują o wzmoc­nieniu lub osłabianiu wzajemnych oddziaływań. W efekcie może się zdarzyć, że pozornie istotny czynnik (element), utraci swoją moc lub przeciwnie, niewielki pierwotny impuls (odchylenie), powoduje lawinowe narastanie zjawiska. Pozornie nieistotny czynnik (element), decyduje o istotnej zmianie w strukturze i funkcjonowaniu całego systemu.

II. Ujęcie systemowe w teorii organizacji i zarządzania

Organizacja jest szczególnym rodzajem systemu;

Organizacja jest to system zachowujący się roz­myślnie, zawierający przynajmniej dwa zachowujące się roz­myślnie składniki, mające wspólne zamierzenie, ze względu na które zachodzi w systemie funkcjonalny podział pracy; jego funkcjonalnie oddzielne składniki mogą na wzajemne zachowa­nie się odpowiadać w formie obserwacji albo łączności i przy­najmniej jeden podzestaw pełni funkcję kontrolno-kierowniczą.

Systemy zachowujące się rozmyślnie:

1. do­bierają środki i metody potrzebne do osiągnięcia celów,

2. są w stanie samodzielnie wyznaczać sobie cele, które realizują.

Główny rozwój ujęcia systemowego w naukach organizacji i za­rządzania nastąpił w latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych.

Cechy organizacji jako systemu:

1. Organizacje są systemami otwartymi, tzn. stale prowadzą z otoczeniem wymianę dóbr materialnych, energii i informacji.

2. Organizacje są ustrukturalizowanymi, czyli uporządkowanymi w pewien sposób systemami społeczno-technicznymi, tzn. że organizacja to system złożony z czterech podsystemów: celów i zadań, ludzi - uczestników organizacji, wyposażenia materialno-technicznego, technologii (procedur).

3. Organizacje są systemami celowo tworzonymi przez ludzi do realizacji określonych funkcji, tzn. że mogą być projektowane podobnie jak twory techniczne z uwzględnieniem specyfiki tworzywa społecznego.

4. Systemy organizacyjne charakteryzują się budową hierarchiczną, tzn. że system zbudowany jest z podsystemów, które z kolei dzielą się na podsystemy (subsubsystemy) te zaś na elementy niższego rzędu itp.

5. Systemy organizacyjne mają zdolność doskonalenia się, podnoszenia swojej sprawności i stopnia zorganizowania.

6. Organizacje zdolne są do osiągania względnie stałych stanów równowagi dynamicznej z otoczeniem systemu, tzn. że system, w celu utrzymania na niezmienionym poziomie zasilania energetycznego z otoczenia, zmienia swoją strukturę.

7. Funkcje kontrolno-kierownicze w organizacjach znajdują wyraz w procesach sterowania i regulacji. Dla prawidłowego przebiegu tych procesów szczególne znaczenie mają informacyjne sprzężenia zwrotne z otoczeniem.

8. Systemy będące organizacjami charakteryzują się ekwifinalnością, tzn. że podobne efekty mogą być osiągane w różnych typach struktur organizacyjnych i w wyniku poważnie różniących się od siebie procesów organizacyjnych.

Wyróżnia się następujące nurty (wg K. Koźmińskiego):

1. systemowa teoria organizacji,

2. badania operacyjne,

3. analiza systemowa,

4. modele dynamiki przemysłowej,

5. cybernetyka ekonomiczna.

Systemowa teoria organizacji obejmuje analizę organizacji jako systemu społecznego złożonego z takich elementów jak : role spo­łeczne, cele, wartości, układy informacyjno-decyzyjne, techni­ki i metody zarządzania nawiązujące do całościowego mo­delu systemu organizacji (np. zarządzanie przez cele, metody optymalizacji alokacji zasobów i koordynacji działań).

Badania operacyjne stosując metody modelowania matematycz­nego, heurystycznego i symulacyjnego służą do podejmowania decy­zji w sferze zarządzania; (podstawą takiego modelowania musi być systemowa wizja wszechstronnych uwarunkowań procesów decyzyj­nych).

Analiza systemowa, jest metodą rozwiązywania złożonych pro­blemów organizacyjnych (związanych przede wszystkim z doskona­leniem organizacji), których nie można modelować matematycznie (słabo strukturalizowanych); analiza systemowa powinna się opierać na wszechstronnym modelowaniu wszystkich istotnych dla rozwiązy­wanego problemu aspektów funkcjonowania systemu oraz na empi­rycznej wiedzy o nim.

Modele dynamiki przemysłowej są próbą zastosowania modeli cybernetycznych typu serwomechanizmu do sterowania dynamiką produkcji, zatrudnienia i zapasów we wzajemnym powiązaniu.

Cybernetyka ekonomiczna była dziedziną wykorzystującą przede wszystkim cybernetyczne modele sterowania i regulacji do uogólnionego opisu, analizy oraz projekto­wania procesów i struktur zarządzania w skali organizacji gospodar­czej lub całej gospodarki narodowej (jej aplikacje miały znaczenie raczej w byłym scentralizowanym systemie zarządzania państwem.

III. Metodologia systemowa

Ujęcie systemowe zakłada istnienie i konieczność badania wszech związków rzeczy.

Podstawa metodologii systemowej: rzeczy skompli­kowane należy badać w ich skomplikowaniu; koncepcja rewolucyjna w stosunku do klasycznego podejścia redukcjonistyczno-izolacyjnego.

Podstawowe narzędzie badawcze - model; w ujęciach systemowych koncentruje się nie na wyizolowanych, cząstkowych zjawiskach, ale na ujmowaniu w modelach wielu czynników i wielu relacji, wszech­stronnie charakteryzujących modelowane zjawiska.

Osobliwości metodologii systemowej związane są z modelami:

• przyjęcie abstrakcyjnej podstawy, jaką sta­nowi ogólna teoria systemów,

• modele tworzy się nie po to, aby poznać rzeczywistość, lecz po to aby ją kształtować (odróżnia to zarządzanie jako naukę od innych nauk w ogóle, w tym od innych nauk społecznych).

Rodzaje modeli: modele matematyczne, werbalne (głównie scenariuszowe modele organizacji), hybrydowe.

Cel stosowania - przede wszystkim symulowaniu skutków projektowanych decyzji.

Konsekwencja - interdyscyplinarności podejść, (skutek ze­wnętrznych źródeł inspiracji i generowania „przez analogię” pomysłów zaczerpniętych z dorobku innych nauk).

Ogólna teoria syste­mów dąży do:

• identyfikacji tego co uniwersalne, czyli modeli procesów badawczych wspólnych dla wszystkich systemów,

• tworzenia swoistych archetypów dla wszelkich ujęć systemowych.

Podstawowymi elementami myślenia systemowego są:

• sprzężenia zwrotne wzmacniające (sprzężenia dodatnie),

• sprzężenia zwrotne równoważące (sprzężenia ujemne),

• opóźnienia.

Sprzężenia zwrotne wzmacniające, dotyczące zjawisk pozy­tywnych, jak i negatywnych, mają znaczenie dla całej teorii rozwoju systemów tak w skali mikro-, jak i makroekonomicznej.

Sprzężenia zwrotne równoważące mają podstawowe znaczenie w zarządzaniu. Likwidowanie odchyleń od przyjętych norm zachowa­nia się i jego skutków, stanowi istotę zarządzania operacyjnego.

IV. Zastosowania

Przykładowe zastosowania:

• analizowanie sytuacji na rynkach,

• badanie zachowań organizacyjnych,

• kształtowanie struktur,

• analiza otoczenia w zarządzaniu strategicznym,

• analizowanie sytuacji w przypadku fuzji czy przejęć.

V. Ocena

Podejście systemowe umożliwia kompleksową identyfikację zjawisk zachodzących w procesie zarządzania, przyczynia się do poprawy racjonalności decyzji.

1

---